教育局檔案收集工作存在的問題與對策探討

陳春亞

【摘要】教育局檔案牽涉的面廣，如何做好收集工作，需要多部門的配合和支持，然而在實際工作中卻存在諸多問題，使得教育局檔案收集內(nèi)容失真、材料遺漏、不及時等，應(yīng)從做好充分宣傳、充分收集、及時收集和提高檔案工作人員素質(zhì)等方面加以改進。

【關(guān)鍵詞】教育局檔案 問題 對策

【中圖分類號】G27 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）07-0023-01

教育局檔案的收集工作，是按照法律及黨和國家有關(guān)規(guī)定，通過接收和征集的辦法，將分散在教育局機關(guān)各科室和個人手中的檔案，以及散失在學(xué)校里的重要檔案，歸到教育局的綜合檔案。局機關(guān)任何科室和個人不得以任何理由不交，更不得據(jù)為己有。由于收集工作是綜合檔案室工作的起點。因此，沒有收集工作，就不可能有完整的檔案，也就不可能有健全的檔案工作。教育局檔案收集工作的要求：首先是要確保綜合檔案室歸檔材料齊全、完整，其次是要確保收集渠道暢通、信息靈敏。收集工作是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實際的管理對象，直接影響檔案工作的其他環(huán)節(jié)。收集工作是否科學(xué)決定了檔案收集數(shù)量的多少和質(zhì)量的高低，所以，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質(zhì)量，更好地提供服務(wù)。所謂檔案收集工作是檔案館、室按照國家規(guī)定，接收或征集檔案，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。

一、檔案收集工作中存在的問題

1.檔案載體形式的變化，使收集工作難度增加

如今，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，教育局在日常的工作、管理中產(chǎn)生了大量的電子文件，檔案存儲方式將逐漸走向“數(shù)字化”，檔案工作進入紙質(zhì)與電子文件并存的時代。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案工作的內(nèi)容發(fā)生了全新的變化。而檔案載體形式的變化，也給檔案收集、管理工作帶來了一定的難度。

2.文件材料收集不充分，材料遺漏。

很多檔案材料只反映活動的結(jié)果，其中間過程收集不充分或遺漏。隨著近幾年機構(gòu)編制和用人制度的改革，教育局各科室管理檔案的人員變動較頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向局機關(guān)綜合檔案室報送哪些材料，致使教育局檔案中材料短缺較嚴(yán)重。如有的科室平時對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于歸檔制度執(zhí)行不嚴(yán)格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

3.檔案工作隊伍建設(shè)相對薄弱

由于教育局檔案工作不像教育局行政工作能直接為學(xué)校師生、為社會群眾服務(wù)，其社會效益和經(jīng)濟效益得不到直接的反映。教育局各科室的檔案隊伍不穩(wěn)定，隊伍配備不全，如我局很多科室沒有專職的檔案員，基本上都是兼職，而且局科室兼職檔案人員變動也較頻繁，工作缺乏連續(xù)性，直接影響了檔案的收集。

二、做好檔案收集工作的對策

1.充分宣傳

要加大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識。所謂檔案意識，是指局機關(guān)各科室人員對于檔案工作這一客觀事物的了解和認(rèn)識程度。

首先局領(lǐng)導(dǎo)和各科室檔案工作人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》等國家有關(guān)文書處理工作的規(guī)定，充分利用召開會議、組織培訓(xùn)等多種形式，增強全員檔案法制觀念，提高檔案意識；其次，應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識到文件歸檔是對歷史、對現(xiàn)實工作負(fù)責(zé)的一項嚴(yán)肅的工作，文件材料辦理完畢后，要按照《檔案法》的規(guī)定主動向綜合檔案室上交檔案資料，要把這一項工作作為每名員工應(yīng)自覺遵守的行為準(zhǔn)則；再次，應(yīng)定期召開檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組會議，經(jīng)常溝通交流，與科室兼職檔案員建立良好的協(xié)作關(guān)系，及時了解各科室的工作活動與動向，督促幫助他們解決收集工作中的困難。

2.充分收集

要做到充分收集，須建立歸檔制度。要根據(jù)教育局機關(guān)的工作特點建立嚴(yán)格的歸檔制度，這是做好收集工作的必備條件。通過這些制度的建立，把檔案管理工作納入制度化、規(guī)范化和法制化的軌道。建立歸檔制度不應(yīng)理解為把幾條規(guī)定寫出來掛在墻上就算完成了，而應(yīng)在程序、時間、各科室負(fù)責(zé)人落實等方面作出具體規(guī)定，并認(rèn)真執(zhí)行。

要做到充分收集，應(yīng)加強組織領(lǐng)導(dǎo)。收集工作的好壞，與領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作有密切關(guān)系。由于單位所形成的檔案，一部分是產(chǎn)生于領(lǐng)導(dǎo)的工作活動中，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，這部分檔案將大量流失。如何避免和減少檔案流失，我們檔案管理人員要積極與領(lǐng)導(dǎo)進行溝通和交流，做到及時匯報、及時請示。

同時須建立相對穩(wěn)定的檔案網(wǎng)絡(luò)小組，各科室要配備兼職檔案人員，建立起一套行之有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并明確一名單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作具體抓、具體管。

要做到充分收集，就要加強外界聯(lián)絡(luò)。我們檔案管理人員不能只把檔案室內(nèi)部工作做好就心滿意足，需要在空暇時間內(nèi)加強與其它同級單位的聯(lián)系，吸取經(jīng)驗，使檔案收集得更加齊全。

3.及時收集

手段的多樣化。最大限度地收集有價值的檔案，必須尋求全面出擊、形式多樣的收集辦法，以達到及時、齊全、系統(tǒng)、完整收集檔案的目的。

主動收集。文件材料收集不能靠年底或階段性突擊征集，在平時工作中，做到腦勤、腿勤、嘴勤。注意工作中重大活動的動向，摸清文件形成的規(guī)律，局里有重大活動，就及時提醒有關(guān)科室，要求他們收集保管好活動中形成的全套文件材料；平時注意主動到各科室收集文件材料，及時追問文件材料的下落，以防遺漏。

定期送交。逐步建立各科室在文件材料辦理完畢的第二年初，自覺按照單位檔案收集歸檔范圍及歸檔時間、歸檔質(zhì)量的要求，及時移交局綜合檔案室。

聯(lián)系催要。定期召開兼職檔案員會議，采取個別溝通聯(lián)系等措施和手段，進行分散、集中相結(jié)合的方式，特別是在遇到阻力時，必須堅持不怕麻煩，反復(fù)說清道理，幫助解決保管和利用的矛盾等切實可行的方法收集檔案。

以用促收。檔案管理根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化。只有在提高檔案利用的效率和效果上下功夫，到檔案室查閱檔案快速方便，各科室就能積極配合檔案室主動將應(yīng)歸檔材料交至檔案室。

動態(tài)收集。檔案材料收集完整與否是決定和影響檔案價值的重要因素。檔案管理員平時要及時掌握了解局里工作的新內(nèi)容、新情況，并及時按要求加以收集整理，做到隨時產(chǎn)生隨時收集歸檔。

4.提高檔案工作者素質(zhì)

檔案收集工作是一項政策性較強的工作，要求檔案工作者必須有高度的事業(yè)心和責(zé)任感。而高度的事業(yè)心和責(zé)任感是建立在以史為鑒、為歷史負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上的，是建立在全心全意為群眾服務(wù)上的。因此，檔案管理工作者要有不計名利的工作精神，才能把檔案的收集工作做得更好。加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)管理水平，讓檔案管理的發(fā)展跟上時代發(fā)展的步驟，力爭檔案工作再上一個新臺階！