論招聘系統(tǒng)在大型IT企業(yè)中的運用

宋婷婷 韓宇

摘要：隨著我國網(wǎng)絡(luò)使用普及率的不斷上升及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)招聘逐漸受到眾多求職者及招聘企業(yè)——尤其是IT企業(yè)的青睞。對于大型IT企業(yè)，招聘職位多、流程長，如何選擇適合的招聘系統(tǒng)，對招聘流程進行監(jiān)督和管理，提高招聘效率，在招聘到適崗人才的同時，提升企業(yè)雇主品牌形象，是每位從事招聘工作的人力資源從業(yè)者需要認(rèn)真思考的問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；招聘；網(wǎng)絡(luò)；招聘系統(tǒng)；雇主品牌

當(dāng)今人才市場競爭日趨激烈，可謂“千金易得，一將難求”。在白熱化的人才競爭中，各企業(yè)無不采用各種方式，希望獲得候選人的青睞。對于大型IT企業(yè)來說，競爭對手之間對于人才的爭奪更是如此。眾企業(yè)為了在短期內(nèi)招聘到優(yōu)秀的人才，紛紛請專家、做廣告。有些企業(yè)拋出百萬千萬年薪的橄欖枝，就是為贏得一員大將。但在投入了大量的人力物力之后卻發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的招聘仍然存在著如下特點及問題：

1. 企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大，雇員人數(shù)多，匯報層級復(fù)雜，招聘牽涉人員眾多；

對于大型IT企業(yè)來說，整個公司往往由幾個乃至十幾個業(yè)務(wù)單元（Business Unit）構(gòu)成。業(yè)務(wù)單元之間財務(wù)上相對獨立，統(tǒng)一向中央?yún)R報；各個業(yè)務(wù)單元的招聘統(tǒng)一由中央平臺的招聘部門負(fù)責(zé)；招聘部門由十幾名至幾十名招聘人員組成；一般情況下，一至兩名招聘人員負(fù)責(zé)一個業(yè)務(wù)單元的招聘，同一時間一名招聘人員往往負(fù)責(zé)十幾個甚至幾十個崗位在招；而每個崗位的招聘，都至少需要牽涉到所招崗位的一線經(jīng)理（經(jīng)理級別）、二線經(jīng)理（總監(jiān)級別）、部門HR Business Partner（下稱HRBP，部門HR事務(wù)的接口人）三位相關(guān)人員；級別高的招聘，甚至需要涉及到部門副總裁及HRBP負(fù)責(zé)人等；也就是說，每位招聘人員在同一時間需要管理十幾個崗位的招聘，需要與幾十個同事進行溝通；如果沒有適當(dāng)?shù)恼衅赶到y(tǒng)及工具，往往導(dǎo)致招聘人員“顧頭不顧尾”、“按下葫蘆浮起瓢”，無法有效的記錄每個職位的進展情況，對招聘的流程及時間點無法進行監(jiān)督和控制，自然無法達到預(yù)期的招聘效果。同時，過程中如果涉及到經(jīng)理或者招聘人員的離職、變更，候選人的簡歷、評語，往往不能進行有效的保存、傳達，這在效率效能上是極大的浪費；

2. 每個職位從開始招聘到結(jié)束、新員工入職，需要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門審批、編制審批、招聘及入職辦理等許多階段，手續(xù)復(fù)雜，流程長；

招聘人員往往感到，相較于迅速擴張的業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)部門迫切的用人需求，招聘速度似乎永遠(yuǎn)慢了一拍；而招聘流程的復(fù)雜，似乎更是招聘部門的“原罪”。在招聘前期，從財務(wù)預(yù)算的審批，到崗位要求的審批，涉及到財務(wù)、HRBP、二線經(jīng)理等人，環(huán)節(jié)確實較多；招聘的人選確定之后，從薪水在系統(tǒng)里面的記錄，到所有入職材料在系統(tǒng)中的保存，又會涉及到HRBP、人事平臺等一系列同事；這一整套手續(xù)走下來，往往需要一兩個月的時間。如何在為企業(yè)把好招聘關(guān)的基礎(chǔ)上，使招聘流程更加順暢，招聘速度更加快捷，相關(guān)業(yè)務(wù)部門感受更良好，相信是每個招聘人員的奮斗方向。

3. 各種招聘方法同時使用，增大了招聘資源管理整合的難度；

招聘資源所指有三，其一為招聘渠道，其二為招聘團隊，其三為收到的簡歷；

3.1招聘渠道的管理及整合

在使用網(wǎng)絡(luò)進行招聘的同時，企業(yè)往往還會采用其他渠道開展招聘工作。中國的企業(yè)招聘正處于"繁雜"的狀態(tài)，表現(xiàn)為同時使用多家人才網(wǎng)站、多家獵頭公司、招聘會、內(nèi)部舉薦、社交媒體、招聘流程外包（下稱RPO）①，還有報刊雜志、招聘人員的主動搜索等；溝通的方式是EMAIL、電話、網(wǎng)站、微博、微信、書面材料并存；這些招聘渠道的使用，與傳統(tǒng)的招聘方式與流程相比較，確實已經(jīng)大幅降低了成本、縮短了招聘周期；但同時，面對眾多的招聘渠道，該如何進行科學(xué)管理，如何評估各種渠道的優(yōu)劣并根據(jù)評估結(jié)果有選擇性地進行使用？同時，鑒于部分候選人會通過多個渠道進行同一職位的申請，比如會進行網(wǎng)絡(luò)的投遞，又會通過自己的朋友在企業(yè)內(nèi)部進行推薦，同時還會在社交媒體上與企業(yè)的招聘人員進行互動，還會通過獵頭進行推薦；對于候選人來說，這種做法完全無可厚非，但對于企業(yè)來說，由于不同招聘渠道的費用相去甚遠(yuǎn)，所以對招聘渠道的精確判斷和認(rèn)定至關(guān)重要。而如果沒有統(tǒng)一的接口，候選人的簡歷就將零散的分布在各個渠道中，根本無法進行比較。

3.2招聘團隊的管理

招聘團隊的管理主要是指對招聘人員手中的簡歷進行管理。簡歷一般為兩種形式，電子版及傳統(tǒng)的紙質(zhì)版。企業(yè)不斷地在流失簡歷資源，因為它們都分散在不同區(qū)域、不同部門、不同招聘人員電腦里或手中；甚至很多時候，在參加過一場招聘會后，很多紙質(zhì)簡歷就直接被丟棄，沒有收到認(rèn)真的對待。同時，隨著人員的變動，這些信息不是從企業(yè)資產(chǎn)轉(zhuǎn)變成個人資產(chǎn)，就是成為垃圾。尤其在使用RPO的企業(yè)中，招聘外包公司的人員作為駐場HR進駐公司，他們手中的簡歷，也恰恰是企業(yè)人才庫重要的組成部門。如何杜絕私家簡歷庫，防止招聘人員離職導(dǎo)致招聘信息全部消失的狀況？是每個招聘團隊領(lǐng)導(dǎo)，甚至人力資源領(lǐng)導(dǎo)迫切需要解決的問題。

3.3簡歷的管理

其實招聘渠道、招聘團隊的管理說到底，還是對簡歷、對候選人的管理。通過建立統(tǒng)一的系統(tǒng)，將所有招聘渠道收集上來的簡歷匯總保存到這統(tǒng)一的系統(tǒng)上，簡歷無需被下載，所有信息的傳輸都通過系統(tǒng)來操作，這就實現(xiàn)了一種理想的“All in One”狀態(tài)，即建立了企業(yè)級的人才庫；而人才庫的建立僅僅是一個開始，如何記錄每份簡歷的來源；記錄每個職位的情況—推薦了多少份簡歷、有多少候選人進入了復(fù)試；記錄每份簡歷在企業(yè)中的流動—被哪些面試官面試過、評語如何；通過系統(tǒng)給不合適的候選人發(fā)感謝信；定期給候選人發(fā)送問候及職位更新的郵件；同時，在候選人應(yīng)聘成功后，如果將其信息導(dǎo)入企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理系統(tǒng)，將其面試評語與未來的培訓(xùn)、頂級、漲薪、績效考核，甚至離職信息聯(lián)系在一起；通過以上一系列行為，有效的記錄、管理、優(yōu)化招聘流程，科學(xué)的整合招聘資源，最終達到提高招聘效率并提升企業(yè)雇主品牌形象的目的，是招聘人員，乃至整個人力資源部人員工作的重要目標(biāo)。

通過以上分析我們發(fā)現(xiàn)，作為招聘人員，為了向客戶（業(yè)務(wù)部門的同事）提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，我們需要科學(xué)管理供應(yīng)商（各種招聘渠道），充分利用、妥善管理手中資源（所有簡歷），優(yōu)化自身流程；而我們的產(chǎn)出就是高效率的招聘工作、最適合企業(yè)的人才，以及不斷提升的企業(yè)雇主品牌形象。

為了解決整個招聘流程中出現(xiàn)的各種問題，企業(yè)一般選擇網(wǎng)絡(luò)工具借以輔助進行招聘，而較成熟的招聘系統(tǒng)一般是大型IT企業(yè)的選擇。針對以上提出的問題，招聘系統(tǒng)的解決方案一般如下：

1. 利用統(tǒng)一的系統(tǒng)發(fā)布職位，收集簡歷；

在此系統(tǒng)上創(chuàng)建并發(fā)布職位，通過系統(tǒng)向公司招聘網(wǎng)頁及外部招聘網(wǎng)站（Chinahr、Zhaopin、51job、Linkedin等）進行發(fā)布；職位無論在哪里出現(xiàn)，都有統(tǒng)一的編碼；候選人通過各種途徑看到招聘廣告，可以通過各種途徑進行職位的申請，但最終簡歷都會匯集到統(tǒng)一的系統(tǒng)上，包括內(nèi)部推薦、校園招聘、招聘會、RPO服務(wù)商、獵頭等。因為匯集到了統(tǒng)一的系統(tǒng)，簡歷出現(xiàn)的時間會非常明確，從而對候選人最初的來源判斷，也會非常公開明了。

再者，將全部簡歷匯總到統(tǒng)一的系統(tǒng)上，系統(tǒng)設(shè)置了一定的功能，只允許有權(quán)限的人進行下載、轉(zhuǎn)發(fā)或打印，不會因為任何員工的離職導(dǎo)致簡歷的丟失。在杜絕“私家簡歷庫”的同時，為之后的管理工作奠定了一個良好的基礎(chǔ)。

2. 招聘相關(guān)的全部工作都在線上進行，每個步驟、每個時間點均有記錄；

從招聘需求的提交開始，一切步驟都在網(wǎng)上進行；編制審批，部門審批，每一次推薦簡歷的時間和數(shù)量，部門面試的時間和反饋評語，候選人入職轉(zhuǎn)正的情況、未來工作表現(xiàn)、實際服務(wù)時間等都被完整的記錄在系統(tǒng)上。這樣詳細(xì)而準(zhǔn)確的記錄全部數(shù)據(jù)，恰恰符合近期興起的大數(shù)據(jù)熱潮。而這樣做，有兩大顯著好處；

2.1每季度、半年或一年的招聘評估變得非常簡便了：通過系統(tǒng)將包含完整數(shù)據(jù)的報表導(dǎo)出，全部招聘崗位數(shù)量、完成招聘崗位數(shù)量、招聘周期、推薦簡歷的成功率、新員工的來源（招聘渠道）、試用期通過率、入職后的表現(xiàn)，服務(wù)時間長短等各種情況一目了然。在報表上，招聘的全部情況都通過數(shù)字及圖表表現(xiàn)出來，打破了只憑感覺判斷好壞的傳統(tǒng)人力資源管理模式。在什么階段發(fā)布、通過哪種渠道發(fā)布、部門下一年編制的增減、哪些崗位通過獵頭招聘效果更好、從什么渠道入職的候選人更加符合企業(yè)文化，下一階段招聘費用的分配及使用，這種種問題的解決，都恰恰建立在充分的數(shù)據(jù)記錄基礎(chǔ)之上；

2.2全部候選人參加面試的情況都有評語和記錄，是招聘部門進行知識管理的重要手段：在使用統(tǒng)一的系統(tǒng)之前，每個招聘人員都有自己的簡歷庫，候選人溝通面試的情況只有自己知道。常常會出現(xiàn)兩個部門同時約候選人來面試的情況，或者候選人通過一個部門的面試，完全不符合公司文化，卻又被另一個部門約來面試的情況；類似情況的出現(xiàn)會大大影響公司在候選人心目中的形象，同時又會降低招聘效率，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門投訴情況的發(fā)生。而通過使用統(tǒng)一的招聘系統(tǒng)，則可以完全避免此種情況。每位面試官都被要求將面試的評語寫在候選人的附錄里，這個評語將會伴隨候選人的簡歷一直保存在系統(tǒng)中；招聘人員在約見某位被面試過的候選人之前，必定會讀到他的評語，對他的大概情況有所了解，從而避免低水平錯誤的發(fā)生；同時能夠看到候選人目前是否正在申請其他職位，進展如何，也可以避免兩個部門同時約見候選人的情況了。這樣充分的前期準(zhǔn)備，能夠大大提供招聘的效率效能；同時，對于部門相中的優(yōu)秀候選人，如果暫時因為編制緊張或薪水問題不能成功入職，更可以在系統(tǒng)中進行清晰的標(biāo)注，一直保持緊密聯(lián)系，以備未來再行招募。

3. 在系統(tǒng)上通過簡單的操作，對人才庫的候選人進行管理，提升企業(yè)雇主品牌形象；

所有投遞簡歷到公司來的候選人，必定都懷著對公司一定的感情。因此不論是否可以面試，也不論最終的面試結(jié)果如何，我們都應(yīng)該給予候選人及時的反饋，并階段性的與候選人保持聯(lián)系。尤其在目前社交媒體盛行的時代，這樣的維系工作更是變得極為重要。一旦操作不當(dāng)或有些疏忽，甚至有可能在網(wǎng)絡(luò)上造成軒然大波，對企業(yè)雇主品牌形象帶來極為惡劣的影響，導(dǎo)致未來的招聘工作困難重重。但是，若想將這樣維系的工作做好，如果僅靠招聘人員手工一個一個去處理，必將耗費大量的時間和精力，準(zhǔn)確度有限。而通過系統(tǒng)進行批量性的處理，則會讓情況變得簡便易行。在候選人將自己的簡歷投遞到某個職位之后，系統(tǒng)會根據(jù)事先設(shè)置的一定條件進行基本的篩選，將一些基本條件不符合的簡歷直接過濾掉，同時發(fā)送郵件給這些候選人，在感謝他們對公司職位關(guān)注的同時，也告知他們，他們的自身條件與這個崗位不匹配；對于那些經(jīng)過篩選進入筆試、面試的候選人，招聘人員手動調(diào)整他們的狀態(tài)并對他們在上一輪的表現(xiàn)進行評價，系統(tǒng)會根據(jù)候選人狀態(tài)的變化自動發(fā)送相關(guān)的通知郵件。最終，經(jīng)過重重面試，選定了候選人，系統(tǒng)也根據(jù)招聘人員的設(shè)置向此位候選人發(fā)出工薪邀請（Offer Letter），一切流程都通過系統(tǒng)來完成，大大節(jié)約了人工成本，而且能夠完全避免簡歷石沉大海的情況發(fā)生。

除了對特定崗位的候選人簡歷進行管理之外，系統(tǒng)還能夠?qū)θ瞬艓炖锩娴娜亢啔v進行管理。招聘人員可以進行這樣的設(shè)置：在預(yù)先征得候選人同意的基礎(chǔ)上，每隔3個月或半年向人才庫里面全部候選人發(fā)出問候郵件，郵件內(nèi)容可以自行設(shè)計，比如向候選人介紹企業(yè)近期經(jīng)營活動、社會貢獻等；在感謝候選人對企業(yè)的關(guān)注之外，提醒候選人更新他們在系統(tǒng)上面的簡歷，同時附上企業(yè)最新招聘的職位；這樣階段性的與候選人進行聯(lián)系，能夠讓候選人感到非常溫暖，感到公司對他們的重視和關(guān)注；一旦他們考慮換個工作環(huán)境，相比其他不聞不問的公司，候選人第一時間想到的就是此家重視人才的企業(yè)。同時，即使暫時自身沒有調(diào)換工作崗位的想法，很多候選人甚至愿意為這樣的公司推薦身邊的朋友。而公司的雇主品牌，也必將會隨著口口相傳得以升華。

根據(jù)企業(yè)的招聘特點及招聘系統(tǒng)的優(yōu)勢，越來越多的大型企業(yè)選擇招聘系統(tǒng)作為工具輔助招聘工作。根據(jù)太德（中國）軟件有限公司2008年6月份對177家在華世界500強企業(yè)的調(diào)查結(jié)果，其中141家企業(yè)都有自己的招聘頁面，在這141家企業(yè)中，有11%使用了招聘系統(tǒng)，其他公司的招聘人員也紛紛表示有引入招聘系統(tǒng)的計劃。由此可見，招聘系統(tǒng)在中國企業(yè)中的應(yīng)用是越來越大；但同時，由于此類招聘系統(tǒng)一般都是由國外軟件公司研發(fā)設(shè)計，很多功能與中國的實際情況有出入，且很多系統(tǒng)根本不接受定制化配置，或定制化配置的費用極高；同時招聘系統(tǒng)價格不菲，只有較大型的企業(yè)才能夠承受這筆費用；再者，這類招聘系統(tǒng)的技術(shù)支持人員往往均在國外，時差及語言交流，對很多公司也是阻礙。這幾個特點也給國外招聘系統(tǒng)在中國的推廣帶來了一定的阻礙。所幸近幾年來，國內(nèi)不少人力資源系統(tǒng)公司，也在深入了解人才市場、企業(yè)需求的基礎(chǔ)上，逐步開發(fā)出符合中國人才市場實際情況的招聘系統(tǒng)。國內(nèi)的招聘系統(tǒng)，優(yōu)點在于符合國情，可定制化程度高，服務(wù)器一般也會設(shè)置在國內(nèi)，系統(tǒng)運行速度較快；同時，系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理、技術(shù)支持人員也都是國人，語言交流沒有障礙；當(dāng)然，國內(nèi)招聘系統(tǒng)的穩(wěn)定性、全球化程度、國內(nèi)公司的知名度、可信任度，都還有提升的空間。而對于企業(yè)的招聘人員來說，在選擇招聘系統(tǒng)的過程中，如何將系統(tǒng)與企業(yè)的自身情況緊密結(jié)合起來，對功能進行選擇和定制，使其發(fā)揮出最大的功能；如何對使用人員進行培訓(xùn)，對使用情況進行后期跟蹤，都是需要認(rèn)真思考的事情。（作者單位：1.聯(lián)想（北京）有限公司；2.搜狐新媒體信息技術(shù)有限公司）

注釋：

①招聘流程外包：RPO（Recruitment Process Outsourcing）服務(wù)屬于人力資源外包（HRO）的一種方式，是企業(yè)內(nèi)部招聘工作的一部分，它管理著企業(yè)內(nèi)部招聘的整個流程，包括雇主品牌管理、內(nèi)外部招聘渠道的管理、直接尋訪中高級管理人才等。

參考文獻：

[1]Edward Lee、《177家在華世界500強企業(yè)招聘專欄調(diào)查報告》，http：//bbs.hrsalon.org/viewthread.php tid=120573，2008，6；

[2]丁雪峰等，《中國雇主品牌藍(lán)皮書》，中國文聯(lián)出版社，2007.10 ISBN 978-7-5059-5692-6