石化工程項目文件歸檔審核要點及方法

王緋

摘要：石化工程項目文件歸檔關(guān)系著公司檔案的質(zhì)量，為其他部門利用提供堅實有力的基礎(chǔ)。本文通過剖析歸檔審核工作的意義和重要性，探討歸檔審核工作對相關(guān)檔案人員的要求，并提出應(yīng)分層次分內(nèi)容對歸檔材料進(jìn)行審核，確保石化工程項目文件歸檔得以高質(zhì)量完成。

關(guān)鍵詞：石化工程項目文件歸檔審核

中國昆侖工程公司，成立于百業(yè)待興的1952年，是新中國最早組建的國家級勘察設(shè)計單位之一。公司長期致力于石油化工、紡織化纖、煤化工等領(lǐng)域項目的建設(shè)。成立六十年來，承擔(dān)設(shè)計和建設(shè)石油化工、化纖等工程近千項。為實現(xiàn)零事故、零缺陷、國內(nèi)領(lǐng)先、國際一流的質(zhì)量目標(biāo)，公司實行全面質(zhì)量管理，制定誠實守信、精益求精、消除隱患、避免事故的質(zhì)量方針，把質(zhì)量方針貫徹在公司工作的每一個環(huán)節(jié)中。我們檔案部門嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)，以達(dá)到歸檔檔案完整、準(zhǔn)確及有效提供利用的要求。本人結(jié)合工作實踐，就如何做好歸檔審核工作談?wù)勛约旱恼J(rèn)識。

一、歸檔審核工作的意義和重要性

石化工程項目檔案是每個建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗收等全過程中形成的，具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。根據(jù)石化工程項目的特點，項目的建設(shè)和生產(chǎn)運行通常是在有毒、有害、易燃、易爆的環(huán)境下進(jìn)行，并且由于石化裝置設(shè)備繁多，工藝復(fù)雜，稍有差錯，就會引發(fā)嚴(yán)重的事故。在石化項目的設(shè)計、制造、生產(chǎn)過程中，安全責(zé)任重于泰山，而保證設(shè)計、制造和安全生產(chǎn)運行的重要依據(jù)就是設(shè)計圖紙及相關(guān)資料。因此，必須認(rèn)真做好歸檔審核工作，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案完整就是要按《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》所確定的內(nèi)容，將建設(shè)項目全過程中應(yīng)當(dāng)歸檔的項目文件歸檔，各種文件原件齊全。檔案準(zhǔn)確，要求項目檔案的內(nèi)容真實反映建設(shè)項目的實際情況和建設(shè)過程，圖物要相符，簽字手續(xù)完備。檔案系統(tǒng)，要求項目檔案按其所形成規(guī)律，保持各部分之間的有機聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。

二、歸檔審核工作對檔案人員的要求

歸檔審核是一項專業(yè)技術(shù)性較強的工作，因此需要檔案人員不僅要掌握檔案業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理制度，并且要熟悉國家有關(guān)建設(shè)管理方面的政策，掌握項目規(guī)劃與設(shè)計、招投標(biāo)、監(jiān)理、質(zhì)量檢測與工程驗收等方面的相關(guān)規(guī)程、規(guī)范、要求。

三、分層次對歸檔材料進(jìn)行審核

石化工程項目中形成的檔案主要分為：文書、圖紙及其他類型載體的檔案。歸檔審核工作主要分為三個層次：一是對歸檔范圍的審核；二是對歸檔文件材料內(nèi)容真實性的審核；三是對歸檔案卷質(zhì)量的審核。

（一）對歸檔范圍的審核

要嚴(yán)格按照《國家重點工程項目文件歸檔范圍和保管表》所確定的接收內(nèi)容，抓住項目的特點和形成規(guī)律，分階段將工程前期、設(shè)計階段、采購階段、實施階段、試車和開車階段、工程收尾階段所形成的各類文件材料收集齊全，及時查漏補缺，保證歸檔檔案的完整、齊全。

（二）對歸檔文件材料內(nèi)容真實性的審核

1.審核文件材料內(nèi)容是否填寫完整

石化工程項目檔案的內(nèi)容直接反映了工程項目建設(shè)的實際情況，是評定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。由于技術(shù)人員的檔案意識不強，往往造成施工技術(shù)文件的內(nèi)容填寫不完整，無法反映工程項目的詳細(xì)情況，例如，在施工文件中只有施工單位的申報意見，沒有監(jiān)理單位的審核意見；竣工文件中缺少監(jiān)理單位的意見等。針對內(nèi)容填寫不完整的情況，要由施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員根據(jù)實際情況補充完整后方予歸檔。

2.審核圖紙的更改與作廢是否符合規(guī)定

全面質(zhì)量管理對于圖紙更改與作廢的要求是：確保圖紙的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。確保圖紙保持清晰，易于識別。防止作廢圖紙的非預(yù)期使用，如果出于某種目的而保留作廢檔案，需要對圖紙做相應(yīng)的標(biāo)識。為保證底圖的真實性，在底圖發(fā)生修改、替換、作廢時，由修改人員填寫《工程底圖修改、替換、作廢申請單》，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)、簽字，才能調(diào)出底圖進(jìn)行修改。若變更不大，可由設(shè)計人員用刀片直接在底圖上刮去需要變更的部分，進(jìn)行局部修改后再歸檔。檔案人員要認(rèn)真檢查修改部分是否做好修改標(biāo)識，修改變更欄是否標(biāo)明修改日期、修改內(nèi)容、修改人。若需用新圖替換作廢的舊圖，要檢查新版圖紙是否標(biāo)明新版次，并在卷內(nèi)目錄上注明替換圖紙的圖號、替換時間、新圖版次。同時，要及時對歸檔的藍(lán)圖進(jìn)行修改或替換，與實際情況一致。設(shè)計更改記錄要歸檔保存?zhèn)洳?。在作廢的底圖和藍(lán)圖上，要加蓋作廢章，由檔案部門定期集中統(tǒng)一銷毀。這樣，可以確保歸檔圖紙的真實性、準(zhǔn)確性，防止因更改造成的工程圖紙與實際狀況的不符，而給設(shè)計、生產(chǎn)、工程維修造成損失。

（三）對案卷質(zhì)量的審核

1.審核案卷分類、組卷、編目是否符合要求

審核案卷的分類是否準(zhǔn)確，案卷題名是否正確，是否能夠簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系。同期限、同事項的文件應(yīng)組合在同一卷冊中。案卷頁號要按規(guī)定要求填寫，只要有文字就要編寫頁碼，卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表不編頁號。頁號編寫位置要符合：單面書寫的文件在右下角編寫頁號；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。案卷封面要填寫準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄與原目錄相符，卷內(nèi)備考表要填寫完整，案卷脊背要按要求填寫，案卷裝訂要美觀、整齊。

2.審核文件材料是否為原件

原件是石化工程項目檔案作為法律憑證最有力的依據(jù)。我國實行建設(shè)工程質(zhì)量終生負(fù)責(zé)制，文件的簽名和蓋章意味著參與工程建設(shè)的單位和個人對工程質(zhì)量負(fù)責(zé)。在審核工程建設(shè)活動中形成的各種文件、圖紙、試驗記錄、施工記錄等材料時，若發(fā)現(xiàn)有漏蓋章、漏簽名時，要及時找有關(guān)人員補齊蓋章和簽名，絕對不允許代簽名。此外，復(fù)印件、傳真件字跡易掉色，不利于檔案的長久保存，因此，檔案人員要重點檢查，盡量避免歸檔復(fù)印件和傳真件。

3.審核文件材料是否符合耐久性要求

為保證檔案能夠長久保存，歸檔時，要審核歸檔文件材料的制成材料、書寫材料是否符合耐久性的要求。用紙方面，文件材料不能采用熱敏紙、復(fù)寫紙。在書寫材料方面，由于一些人的隨意性行為，有一些文件用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書寫，這些不耐久的字跡會隨時間的推移而褪色。發(fā)現(xiàn)這些現(xiàn)象，要及時采取補救措施，有條件的，要更改為耐久材料，無法更改的，采用復(fù)印件加蓋印章，將復(fù)印件在前，原件在后，一并存檔。

4.用紙及書寫格式是否符合國家規(guī)定

文件材料用紙格式及書寫格式要符合國家有關(guān)規(guī)定，字跡工整、圖樣清晰、圖表整潔，裝訂邊的空白間隙內(nèi)不得留有書寫信息。歸檔文件材料必須標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，便于檔案的保管及提供利用。

5.對圖紙質(zhì)量的審核

工程底圖送交檔案館時，檔案人員要認(rèn)真辦理底圖交接手續(xù)，防止由于交接手續(xù)不全，造成底圖歸檔的遺漏。要對照底圖移交清單，嚴(yán)格依據(jù)驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清點、驗收。首先，要檢查圖紙的圖幅是否符合標(biāo)準(zhǔn)；是否扎好圖邊；字跡、圖形是否清晰。然后，要檢查簽字、蓋章是否完全；圖紙目錄內(nèi)容是否與圖紙相一致；圖紙的工程名稱、工程號、子項號、專業(yè)號是否相符。還要對照底圖賬本，與之前歸檔的圖紙有無矛盾，檢查有無重復(fù)歸檔。發(fā)現(xiàn)問題，要及時找有關(guān)人員進(jìn)行修改。檢查合格的底圖，要在圖紙右下角加蓋底圖歸檔章后，才正式成為底圖檔案，保存?zhèn)洳?。對項目竣工圖的歸檔審核是：檢查圖紙是否逐張加蓋并簽署了竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容是否填寫齊全、清楚，簽名不得由他人代簽或以個人印章代替。對藍(lán)圖的歸檔要求是系統(tǒng)、成套，圖紙必須采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，字跡和線條清晰、整潔，并按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》的要求，統(tǒng)一折疊成手風(fēng)琴式，A4幅面，圖簽外露（右下角），便于查閱。

6.對其他載體檔案的審核

針對石化項目設(shè)計建設(shè)過程中形成的特殊載體文件材料，如磁盤、光盤、照片、影像資料等的審核，應(yīng)確保其今后可有效提供利用。要審核從建設(shè)項目的提出到竣工投產(chǎn)全過程中形成的聲像材料是否完整，符合歸檔要求。對事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要具備相關(guān)說明。建設(shè)工程形成的電子文件也要與紙質(zhì)文件一起歸檔，歸檔時應(yīng)審核載體有無病素、劃痕，電子文件儲存介質(zhì)是否符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。電子文件儲存介質(zhì)和軟、硬件平臺技術(shù)條件是否一致。對歸檔份數(shù)的要求是：聲像文件一般一式二份，電子文件一般一式三份。

實踐證明，認(rèn)真做好石化工程項目文件的歸檔審核工作，有效地提高了本公司檔案的質(zhì)量，為本公司歷年順利通過質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門的核查奠定了良好的基礎(chǔ)。充分發(fā)揮和利用檔案這一寶貴資源，對于提高本企業(yè)的自主創(chuàng)新能力，使企業(yè)在激烈的市場競爭之中立于不敗之地具有重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛康惠.淺談新疆下坂地水利樞紐工程竣工資料的歸檔審核[J].水利建設(shè)與管理，2012（12）.

[2]邵仲偉.水利工程建設(shè)項目檔案的歸檔審核[J].蘭臺世界，2006（12）.

作者單位：中國昆侖工程公司