淺談教學(xué)秘書(shū)的溝通與協(xié)調(diào)能力的重要性

錢(qián)桂榮

教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者。教學(xué)秘書(shū)高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)秩序正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，是學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行連接的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善相互關(guān)系的作用。教學(xué)秘書(shū)溝通能力協(xié)調(diào)能力學(xué)校管理教學(xué)秘書(shū)是學(xué)院（系）教學(xué)管理崗位不可或缺的。行政上由學(xué)院（系）主任領(lǐng)導(dǎo)，并且接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是學(xué)院（系）領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)管理工作的得力助手，起到聯(lián)系學(xué)校教務(wù)部門(mén)、老師和學(xué)生的紐帶的作用，是保障教學(xué)工作秩序得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該選擇那些責(zé)任心強(qiáng)、對(duì)教學(xué)管理工作相對(duì)熟悉的工作人員擔(dān)當(dāng)。一、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的角色定位1.助手參謀作用教學(xué)秘書(shū)首先是院（系）領(lǐng)導(dǎo)的助手。部分教學(xué)秘書(shū)自身還擔(dān)負(fù)教學(xué)和科研工作的任務(wù)。因此，他們除了做好本身的工作外，還要處理大量院（系）的日常教學(xué)科研事務(wù)。作為教學(xué)秘書(shū)不僅要協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)處理院（系）里面的具體教學(xué)科研事務(wù)，還要當(dāng)好院（系）領(lǐng)導(dǎo)的參謀，充分發(fā)揮“上情下達(dá)”作用，務(wù)必準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，并及時(shí)把要求傳達(dá)給老師和學(xué)生。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)要經(jīng)常走到師生中間、教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)中去，積極搜集各種教學(xué)信息，經(jīng)過(guò)分析總結(jié)，將師生的想法、意見(jiàn)傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，供院（系）領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)參考。2.服務(wù)保障作用教學(xué)秘書(shū)工作在院（系）教學(xué)管理中應(yīng)該屬于最具體層次，這樣就決定了它的工作是將綜合性管理與服務(wù)融為一體的工作。教學(xué)秘書(shū)主要是通過(guò)對(duì)教學(xué)運(yùn)行管理、日常教務(wù)工作管理、學(xué)籍管理、教材管理、教師授課情況及工作量統(tǒng)計(jì)管理、排課管理、科研立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)等的管理工作，從而實(shí)現(xiàn)為教學(xué)、科研、師生服務(wù)的目標(biāo)。教學(xué)秘書(shū)的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為師生服務(wù)，這是教學(xué)秘書(shū)一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。由于老師和學(xué)生是學(xué)校的主體，因此，教學(xué)秘書(shū)的工作必須要在真心實(shí)意，急老師所急，解學(xué)生之難，全心全意為師生服好務(wù)。3.溝通協(xié)調(diào)作用教學(xué)秘書(shū)是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)部門(mén)、院（系）、師生的紐帶，起著承上啟下、合理統(tǒng)籌的十分重要的溝通協(xié)調(diào)作用。比如，對(duì)于教學(xué)任務(wù)執(zhí)行的協(xié)調(diào)安排，課程表、考試安排的協(xié)調(diào)等，日常的教學(xué)科研管理中及時(shí)與教務(wù)、科研等行政職能部門(mén)的溝通等。正是由于教學(xué)秘書(shū)的溝通協(xié)調(diào)作用，才保證了院（系）教學(xué)和科研活動(dòng)的有序開(kāi)展。二、教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)1.上令下達(dá)，要準(zhǔn)確及時(shí)上令下達(dá)，保障準(zhǔn)確的把學(xué)校、教務(wù)、科研等行政職能部門(mén)各種規(guī)章制度和相關(guān)規(guī)定傳達(dá)到學(xué)院每位老師和每位同學(xué)，保證院（系）教學(xué)工作有序進(jìn)行。主要表現(xiàn)在：學(xué)校教學(xué)任務(wù)落實(shí)情況匯報(bào)，學(xué)校調(diào)課、聽(tīng)課的通知，學(xué)校教學(xué)檢查的通知，選課通知，補(bǔ)考、重考的考試通知，期中、期末考試安排等，教學(xué)秘書(shū)都必須及時(shí)準(zhǔn)確地通知到師生。2.為教師的教學(xué)科研服務(wù)學(xué)校老師的主要任務(wù)就是教學(xué)和科研。而教學(xué)秘書(shū)則是教師教學(xué)科研的密切配合者。比如，老師教學(xué)任務(wù)的安排、學(xué)生成績(jī)的統(tǒng)計(jì)、教師新開(kāi)課或開(kāi)新課的老師資格審查，老師由于特殊原因需要變動(dòng)課程表或者更換教室等一系列問(wèn)題，教學(xué)秘書(shū)都必須及時(shí)的處理，來(lái)保障教學(xué)工作順利進(jìn)行，從而提供優(yōu)質(zhì)的教學(xué)服務(wù)。3.為學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù)教學(xué)秘書(shū)的工作定位，決定了他要經(jīng)常面對(duì)廣大學(xué)生，在整個(gè)教學(xué)過(guò)程中廣泛接觸學(xué)生，向同學(xué)們傳達(dá)有關(guān)信息，比較清楚的掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，通過(guò)接觸，深入了解學(xué)生在學(xué)習(xí)中遇到的困難，積極為他們解決這些困難，讓教學(xué)管理體現(xiàn)在服務(wù)育人工作中。通過(guò)踏實(shí)的工作作風(fēng)、體貼的語(yǔ)言、嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)影響學(xué)生，這樣能有效幫助學(xué)生形成正確的人生觀(guān)和價(jià)值觀(guān)，養(yǎng)成優(yōu)良的道德品質(zhì)，從而有利于培養(yǎng)優(yōu)良的學(xué)風(fēng)和校風(fēng)。三、如何有效發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的溝通與協(xié)調(diào)能力人是社會(huì)動(dòng)物，社會(huì)是人與人相互作用的產(chǎn)物。馬克思指出，“人是一切社會(huì)關(guān)系的總和。”因此，溝通與協(xié)調(diào)能力是一個(gè)人生存與發(fā)展的必備能力，也是決定一個(gè)人做好本職工作的必要條件。溝通協(xié)調(diào)是每個(gè)人都所需要的，一般的溝通是指社會(huì)中的個(gè)人與組織基于一定的需要，通過(guò)語(yǔ)言、文字、圖片、行為等方式，交流思想、觀(guān)念、意見(jiàn)、情感等信息的行為。1.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)（1）強(qiáng)化對(duì)服務(wù)對(duì)象的服務(wù)意識(shí)教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)對(duì)象主要是院系領(lǐng)導(dǎo)和師生，教學(xué)秘書(shū)在院系領(lǐng)導(dǎo)和師生之間起到橋梁和紐帶作用。教學(xué)秘書(shū)既有為院系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的職責(zé)，也有為師生服務(wù)的職責(zé)。所以，教學(xué)秘書(shū)要經(jīng)常了解師生的意見(jiàn)和建議，并及時(shí)把這些意見(jiàn)和建議傳遞給院系領(lǐng)導(dǎo)，幫助他們作決策時(shí)參考；同時(shí)也要積極主動(dòng)的服務(wù)師生的教學(xué)科研和學(xué)習(xí)，及時(shí)為他們解決一些問(wèn)題，爭(zhēng)取為全院師生提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。（2）保障服務(wù)重點(diǎn)內(nèi)容教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容十分繁雜，但是也要注意保證教學(xué)管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，注意對(duì)主次工作的梳理。面對(duì)教學(xué)管理中的眾多信息，教學(xué)秘書(shū)要善于多渠道、多方位地收集與教學(xué)和科研有關(guān)的信息，做好統(tǒng)計(jì)分析工作并且篩選出有價(jià)值的信息及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提供給領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)做參考。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)也要做好教學(xué)質(zhì)量調(diào)查分析，通過(guò)與師生的溝通，收集課程體系及教學(xué)內(nèi)容的改進(jìn)情況。2.充分做好“上情下達(dá)，下情上報(bào)”工作教學(xué)秘書(shū)要將上級(jí)教學(xué)管理部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)準(zhǔn)確的傳達(dá)給院系領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生，這樣才能保障教學(xué)秩序順利進(jìn)行。如果傳達(dá)不及時(shí)就會(huì)延誤教學(xué)工作的進(jìn)行。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)也要確保“下情上報(bào)”，要客觀(guān)公正。教務(wù)部門(mén)與師生有一定的“距離”，因此，這兩者的信息傳遞與交流的任務(wù)，就必須得由教學(xué)秘書(shū)來(lái)完成。教學(xué)秘書(shū)要負(fù)責(zé)師生反饋上來(lái)的信息加以分析整理，及時(shí)、客觀(guān)公正的相關(guān)部門(mén)。3.利用現(xiàn)代科技提高溝通的效率由于教學(xué)秘書(shū)要經(jīng)常傳達(dá)一些教學(xué)通知，涉及到師生比較多，因此，他們迫切需要采用現(xiàn)代溝通工具來(lái)提高工作效率。對(duì)于一些時(shí)效性強(qiáng)的信息，我們可以通過(guò)飛信的形式，及時(shí)傳達(dá)到師生本人。對(duì)于一些時(shí)效性不時(shí)很強(qiáng)的信息，可以通過(guò)院系建立的Q群進(jìn)行溝通和聯(lián)系，成員也能及時(shí)的給予反饋意見(jiàn)，這兩種方式都是比較高效的溝通方式。

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