高校院系科研秘書工作淺析

樸梓瑋

隨著高?？蒲性趪?guó)家科技研究中重要位置的逐漸體現(xiàn)，高校科研經(jīng)費(fèi)逐年增長(zhǎng)，科研管理工作也日趨重要起來(lái)。因此，高校科研主管部門對(duì)科研秘書工作的重視和科研秘書對(duì)自身工作能力的提高勢(shì)在必行。

高校院系科研秘書管理工作在科技高速發(fā)展的時(shí)代，高校在為國(guó)家培養(yǎng)人才的同時(shí)，也成為了我國(guó)高技術(shù)領(lǐng)域原始創(chuàng)新和基礎(chǔ)研究的主要力量之一，在我國(guó)科技研究工作中高校的科研工作逐漸體現(xiàn)其重要地位。隨著高校科研經(jīng)費(fèi)逐年大幅增長(zhǎng)，科研的管理工作日趨重要起來(lái)，已成為管理工作的要點(diǎn)，而院系科研管理工作是學(xué)?？蒲泄芾砉ぷ髦胁豢扇鄙俚慕M成部分，是學(xué)?？蒲泄ぷ鞯幕A(chǔ)。院系的科研秘書作為科研工作的承擔(dān)者，是學(xué)校科研主管部門和學(xué)院及學(xué)院科研人員聯(lián)系的紐帶，起著上傳下達(dá)的重要作用。詳細(xì)透徹地了解科研秘書的工作內(nèi)容及職責(zé)，逐步提升科研秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)學(xué)院及學(xué)校的科研管理工作有著重要的意義。

一、工作內(nèi)容及職責(zé)

1.日常管理工作

日常管理工作中主要是各種信息的上傳下達(dá)?？蒲忻貢鑼⒏鞣N學(xué)校關(guān)于科研的信息及要求通過(guò)郵件、電話等方式及時(shí)快速地傳達(dá)給學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和教師，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及教師盡可能提供足夠的時(shí)間去消化了解信息并做出反饋，并在領(lǐng)導(dǎo)和教師做出反饋后第一時(shí)間送至學(xué)?？蒲兄鞴懿块T，保證按時(shí)完成任務(wù)。日常工作中還包含了部分的學(xué)科建設(shè)工作，如“985”項(xiàng)目、“211”項(xiàng)目、重點(diǎn)學(xué)科項(xiàng)目的申報(bào)、總結(jié)、驗(yàn)收及項(xiàng)目預(yù)算等相關(guān)材料的整理、上交、備案等。

2.科研項(xiàng)目管理工作

在科研項(xiàng)目管理工作中，科研秘書的主要任務(wù)是協(xié)助學(xué)院教師進(jìn)行各種項(xiàng)目的初期申報(bào)、中期考核及項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收等。特別是項(xiàng)目申報(bào)初期申請(qǐng)書在學(xué)院的初審，由于教師一般都將大部分精力放在項(xiàng)目的核心內(nèi)容上，對(duì)一些基本細(xì)節(jié)的地方不是十分了解，而這些就需要科研秘書來(lái)提醒，科研秘書協(xié)助教師審核申請(qǐng)書的版本、格式、基本信息、經(jīng)費(fèi)分配比例、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字是否齊全等，讓一些最基本的問(wèn)題在最短時(shí)間里得到解決?？蒲忻貢挠行f(xié)助保證了整個(gè)流程的通暢，提高了項(xiàng)目申報(bào)的效率，為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人節(jié)約了更多的時(shí)間和精力。

3.科研檔案的統(tǒng)計(jì)與整理

統(tǒng)計(jì)與整理學(xué)院的科研檔案，是院系科研秘書的重要工作之一。科研秘書需將歷年學(xué)院教師獲得的科研項(xiàng)目、科研獎(jiǎng)項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)撥款單、發(fā)表的文章等科研相關(guān)紙質(zhì)文件整理歸檔，并形成系統(tǒng)的電子文檔進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。這些對(duì)院系來(lái)說(shuō)是相當(dāng)重要的文件數(shù)據(jù)，在每次的學(xué)院調(diào)研、學(xué)科評(píng)估、教師的評(píng)聘等工作中，這些科研檔案都是十分重要的參考數(shù)據(jù)。

4.學(xué)術(shù)活動(dòng)的組織管理

在高校，學(xué)術(shù)活動(dòng)是必不可少的，而院系的學(xué)術(shù)活動(dòng)一般都是由科研秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織安排的，如學(xué)術(shù)報(bào)告時(shí)間、地點(diǎn)的安排，報(bào)告人及報(bào)告內(nèi)容的宣傳。在校際學(xué)術(shù)交流中，活動(dòng)的時(shí)間、內(nèi)容、流程協(xié)調(diào)安排等?？茖W(xué)合理的活動(dòng)安排，不僅提高了活動(dòng)的效率，也保證了活動(dòng)的順利進(jìn)行。

從科研秘書的主要工作內(nèi)容我們可以看出，科研秘書的工作性質(zhì)包含了服務(wù)性、繁雜性、協(xié)助性等特點(diǎn)。科研秘書是院系科研工作基層的管理人員，是為學(xué)院及學(xué)院教師服務(wù)的，及時(shí)的為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及教師提供各種科研相關(guān)信息、相關(guān)政策，查閱相關(guān)文獻(xiàn)及材料，及時(shí)的反饋?lái)?xiàng)目中存在的問(wèn)題，為各種科研任務(wù)做好提前準(zhǔn)備和收尾工作，這些都體現(xiàn)其工作的服務(wù)性。同時(shí)，科研秘書的工作量很大，面向的工作對(duì)象很多，涉及內(nèi)容更是繁雜，甚至有些工作內(nèi)容彼此間是沒(méi)有任何關(guān)聯(lián)的，如項(xiàng)目、文章、獎(jiǎng)項(xiàng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、科研津貼等，這些又決定了其工作的繁雜性?？蒲忻貢隽舜罅康墓ぷ鳎渲杏幸徊糠止ぷ?，不是他能獨(dú)立完成的，而他在完成過(guò)程中的角色是協(xié)助，如協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，完成各種學(xué)校要求的科研材料，完成學(xué)術(shù)活動(dòng)的安排與執(zhí)行，又如協(xié)助學(xué)院教師，完成各種科研項(xiàng)目、科研獎(jiǎng)項(xiàng)的申報(bào)、驗(yàn)收等。

二、建議

1.深化內(nèi)部科研管理機(jī)制改革

學(xué)校要加大對(duì)科研工作的重視力度，積極推進(jìn)院系的管理機(jī)制，深化內(nèi)部科研管理機(jī)制改革，完善管理機(jī)制，適當(dāng)增加獎(jiǎng)勵(lì)條例。完善的規(guī)章制度，是提高工作質(zhì)量及工作效率的基本保障，而獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制則是激發(fā)工作熱情的有效手段。

2.科研秘書本人要特別重視專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

科研主管部門應(yīng)最大限度的為科研秘書提供專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，而科研秘書本人也要特別重視專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)是科研秘書提升自身工作能力非常難得的機(jī)會(huì)，因?yàn)樵趨⒓訉I(yè)技術(shù)培訓(xùn)的時(shí)候，科研秘書可以先將工作放到一邊，集中一段時(shí)間全身心投入到學(xué)習(xí)當(dāng)中，學(xué)習(xí)效果顯著。同時(shí)，在培訓(xùn)期間也為院系科研秘書與學(xué)?？蒲兄鞴懿块T、其他院系科研秘書、外?？蒲腥藛T的交流溝通提供了便利條件。

3.加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)

一是要學(xué)習(xí)本學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，科研秘書服務(wù)及協(xié)助的對(duì)象都是極具專業(yè)性的，且是高層次的，甚至有的專業(yè)還要分很多研究方向，科研秘書要盡可能了解專業(yè)知識(shí)，更好的融入到學(xué)科中去，為專業(yè)教師提供更好的服務(wù)。二是要加強(qiáng)信息化辦公的學(xué)習(xí)，在這個(gè)信息化的時(shí)代，辦公離不開電腦及網(wǎng)絡(luò)，科研秘書應(yīng)熟練掌握各種需要的辦公軟件及系統(tǒng)，如Office辦公室系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，同時(shí)還要經(jīng)常通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)更好的工作辦法，汲取更多的工作經(jīng)驗(yàn)。三是加強(qiáng)道德修養(yǎng)及政治理論學(xué)習(xí)，高尚的道德修養(yǎng)和過(guò)硬的政治素質(zhì)是管理人員必須具備的，確保思想及行動(dòng)上與國(guó)家政策、學(xué)校規(guī)定保持一致，這是能為學(xué)校、為學(xué)院、為教師更好服務(wù)的前提保證。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著高?？蒲性趪?guó)家科技研究中重要位置的逐漸體現(xiàn)，隨著高?？蒲薪?jīng)費(fèi)逐年增長(zhǎng)，科研管理工作也日趨重要起來(lái)，高?？蒲兄鞴懿块T對(duì)科研秘書工作的重視和科研秘書對(duì)自身工作能力的提高勢(shì)在必行。

參考文獻(xiàn)：

[1]張錦榆.高校二級(jí)學(xué)院科研秘書工作探微.2012.

[2]王鋼鋼，張琦.二級(jí)學(xué)院科研秘書的角色定位.2013.