職校學生電子檔案管理現(xiàn)狀與對策

紅杰

【摘 要】中等職業(yè)教育學校也在朝著更高層次的發(fā)展，建立學生電子檔案，全面記錄學生的成長歷程，是規(guī)范中職學校招生和辦學行為，認真做好學生評價工作的重要手段，是幫助學生肯定成績，發(fā)現(xiàn)不足，促進學生全面而有個性發(fā)展的重要措施，是落實高校招生自主權，促進職校招生多元化的基礎工作，是為學生就業(yè)、升職提供的重要參考。學生檔案的管理對于開展學生工作的意義重大。

【關鍵詞】中職學生 檔案管理 現(xiàn)狀與對策

在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。

一、中職學生電子檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案人員觀念及專業(yè)素質(zhì)滯后“重藏輕用”“為保管而保管”的傳統(tǒng)觀念仍然存在，長期形成的封閉、被動、單一等傳統(tǒng)思維，影響了醫(yī)院綜合檔案信息資源開發(fā)利用工作的深入開展；缺乏真正既懂檔案業(yè)務、又能熟練掌握計算機技術的復合型人才。難以適應網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的開發(fā)利用。

（二）學校電子檔案管理混亂。電子文檔管理的關鍵是標準化，標準化的標志是建設樞紐性的檔案信息數(shù)據(jù)中心，并安裝能夠對接轉換各部門檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡版管理軟件。有些學校雖然已經(jīng)使用辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)，但是由于種種原因，電子文檔處于無序、放任和無人管理的狀態(tài)，大量的電子文件積壓散存在學生管理科或班主任的電腦里。實際上還沒有建立一個對接各部門信息數(shù)據(jù)的檔案信息數(shù)據(jù)中心，也沒有安裝網(wǎng)絡版的檔案管理軟件。檔案載體將以電子為主，每年將產(chǎn)生大量的電子文件，如果在電子文件的形成、收集、整理、歸檔、檢索、傳遞、保護、利用等各個環(huán)節(jié)上缺乏一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模式和檔案管理軟件，電子檔案就不能相互轉化，文檔不能有效對接，直接影響電子政務的正常運轉。

（三）是學校硬件投入嚴重不足，專業(yè)設施設備空白。搞檔案信息化，需要有專用軟件，配置計算機、服務器、高速掃描儀、縮微機，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，配套信息安全防護措施等，這是一個系統(tǒng)工程，需要一次性投入一筆資金，這些設施設備在有些職業(yè)學校是空白。從總體來看，學校對學生檔案工作管理工作應給予大力支持和資金投入，如果沒有上述設備，信息化建設只能是紙上談兵。遠距離傳遞頻繁：由于學生入學、轉學、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生，學生的流動性強，所以檔案也經(jīng)常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時常出現(xiàn)的情況。

二、中職學生電子檔案管理對策

（一）健全組織提高素質(zhì)改善服務要從資源共享出發(fā)，建立健學校綜合檔案室，配備專職檔案員。建立規(guī)范的各類檔案庫房，指定專人管理。在各科室都應配備兼職檔案員。在信息采集、加工、組織、服務方面，要面向網(wǎng)絡環(huán)境，實行開放型的服務，擺脫單個、重復、被動、瑣碎的手工服務，多提供編研“精品”，通過最快捷的檢索途徑把檔案信息及時傳遞給班主任。建立健全校檔案與其他信息融合的一體化管理模式，實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、運行高效的信息中心。要加強檔案信息資源管理專門人才隊伍的建設。堅持以人為本，始終把培養(yǎng)人才、建設隊伍、提高人的素質(zhì)放在第一位。加大培訓力度，有針對性地安排各種形式的業(yè)務培訓，特別要加強計算機專業(yè)知識的培訓，不斷提高信息專業(yè)技能。

（二）加強基礎設施建設優(yōu)化資金計劃，加大經(jīng)費投入。要以辦公自動化和內(nèi)部局域網(wǎng)建設為基礎，以互聯(lián)網(wǎng)主頁網(wǎng)絡建設為重點，把檔案信息資源軟硬件基礎設施建設納入學校建設的總體格局，把檔案管理現(xiàn)代化與專業(yè)、版主熱和學生管理職能部門辦公自動化同步安排、同步建設、同步發(fā)展。要把計算機檔案管理軟件的開發(fā)與應用作為檔案信息化建設的基本環(huán)節(jié)來抓，使那些符合業(yè)務規(guī)范、技術水平高的檔案管理軟件產(chǎn)品在學校檔案室得以廣泛采用，切實提高科學管理和有效利用的水平。

（三）加強領導、明確職責。學生電子檔案建設是一項開創(chuàng)性、基礎性的工作，各級教育行政部門和學校要切實加強領導，確保學生電子檔案建設工作順利實施。各級教育行政部門要認真做好招生和學籍管理工作，及時處理學生異動，防止因異動處理不及時影響電子檔案建立，要加強學校課程開設、學分認定、綜合素質(zhì)評價、體質(zhì)健康測試的督查力度，督促學校開齊課程、開足課時，及時完成學生評價的各項工作。建立學生電子檔案的主要責任在學校，校長是第一責任人，校長要立足于促進每一個學生健康成長，為學生終身發(fā)展負責，認真負責的為每一個學生建立電子檔案。

（四）合理分工，責任到人。學生電子檔案內(nèi)容多、時間長、要求高、責任大，學校要把電子檔案建立工作與學校日常教育教學工作有機結合起來，合理分配到相關職能部門、學科教師、班主任和年級組，并責任到人，防止把建立電子檔案工作簡單性的交由學籍管理員、信息技術課教師或信息管理員處理。

中職學生檔案作為人事檔案的重要組成部分其管理工作要不斷改進和更新，作為中職學生檔案者我們必須不斷探索新的工作思路和管理理念，不斷優(yōu)化工作方法、提高工作效率，并從日常工作實踐分析入手，提煉研究出多種潛在的檔案管理理念和方法，積極把人事單位和畢業(yè)生個體對檔案信息的需求結合起來，加大檔案信息的調(diào)研與開發(fā)；以為社會和學生提供捷徑和便利為根本，提高中職學生檔案信息利用的實效性和可操作性，努力為人事單位提供最直接、最準確、最可信的信息數(shù)據(jù)，為人才的開發(fā)利用及社會和諧發(fā)戰(zhàn)做出積極貢獻。

【參考文獻】

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