淺談中等學(xué)校檔案收集工作的難點與對策

陳艷艷

[摘要]學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成的具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料，隨著社會的發(fā)展，檔案的信息資源作用日益突出，做好檔案工作有利于學(xué)校更好地發(fā)揮其作用和價值，而檔案的收集作為檔案工作的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵，然而現(xiàn)階段學(xué)校的檔案收集工作仍然存在著許多難點，本文將就此闡述學(xué)校檔案收集工作的難點與對策。

[關(guān)鍵詞]檔案收集；難點；對策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.046

[中圖分類號]G275[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0081-02

檔案的收集工作，既是檔案工作的基礎(chǔ)，又是一項較難的工作。檔案收集工作的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量及利用效果，但檔案的收集工作是一項長期的、經(jīng)常性的、需要細(xì)心和耐心的工作，并非是一件輕而易舉的事。

經(jīng)過了多年工作實踐，我認(rèn)為現(xiàn)階段學(xué)校檔案收集工作存在以下的難點：① 各部門的檔案兼職人員的不穩(wěn)定和被動的工作方式，導(dǎo)致文件歸檔難以完整、及時。② 檔案人員在日常工作中較注重紙質(zhì)材料的系統(tǒng)性，而忽視了其他載體材料的完整 。③ 制度執(zhí)行不力，缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo)制度，收集工作難以有效開展。④ 隨著社會公眾檔案意識不斷加強，各單位、各部門以至普通公民都進(jìn)一步認(rèn)識到了檔案的多重價值，尤其是檔案的收藏價值和經(jīng)濟價值，出現(xiàn)了個人私藏檔案的現(xiàn)象。以下就此闡述學(xué)校檔案收集工作的難點與對策。

1 學(xué)校檔案收集工作的難點

1.1 各部門的檔案兼職人員的不穩(wěn)定和被動的工作方式，導(dǎo)致文件歸檔難以完整、及時

按照要求，學(xué)校的各個職能部門都需配備一名檔案兼職人員，但對于檔案的兼職工作，人們往往有許多錯誤的認(rèn)識，普遍認(rèn)為檔案的兼職工作是項簡單的工作，只需檔案部門要什么就給什么，誰都可以擔(dān)任，于是就出現(xiàn)了檔案兼職人員變更頻繁的現(xiàn)象，這樣一來，雖然檔案部門要求歸檔的內(nèi)容不變，但由于每個人主觀判斷的不同，收集的范圍以及整理的方式都因人而異，容易導(dǎo)致文件的遺漏或不需要的材料也歸檔，不僅使得歸檔的案卷質(zhì)量不高，也給檔案部門造成更大的負(fù)擔(dān)。同時由于檔案的兼職人員不同于檔案的專門人員一樣擁有專業(yè)的知識和經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，他們往往只是出于工作的需要跟本單位的檔案人員學(xué)習(xí)日常文件歸檔所需的一些基本知識，對檔案的整套業(yè)務(wù)流程不夠熟悉，平時缺乏主動性，到立卷歸檔時，臨時拼湊，遇到問題時往往表現(xiàn)得手足無措，需不斷地向檔案部門搬救兵，對檔案部門人員產(chǎn)生了依賴心理，這樣一來不但影響工作效率，而且也不利于檔案按時歸檔。

1.2 檔案人員在日常工作中較注重紙質(zhì)材料的系統(tǒng)性，而忽視了其他載體材料的完整

在學(xué)校的日常工作中，常常需要舉辦各式各樣的活動，相應(yīng)地就產(chǎn)生了許多的照片、錄音、錄像等材料，隨著各種現(xiàn)代化電子設(shè)備的出現(xiàn)，以磁、電、光等介質(zhì)為載體的文件也不斷地應(yīng)運而生，產(chǎn)生了大量的電子檔案，這些材料的收集是否齊全完整，對日后的查詢利用工作起了至關(guān)重要的影響，然而，檔案人員卻常常忽視了這類檔案的完整性。長期以來檔案人員以接觸紙質(zhì)檔案為主，隨著時代的進(jìn)步，聲像和電子檔案逐漸普及，檔案人員已意識到了這類檔案的存在，并開始對此進(jìn)行收集，但由于缺乏及時的再培訓(xùn)學(xué)習(xí)，檔案人員對這塊新領(lǐng)域的認(rèn)識和了解甚少，對于這類檔案如何收集完整更是一個難題，一方面容易導(dǎo)致忽視了此類檔案的收集價值，另一方面不能有效地進(jìn)行分類保管，造成了此類檔案的遺失或者保管不善無法利用。

1.3 制度執(zhí)行不力，缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo)制度，收集工作難以有效開展

收集工作是檔案部門行政管理職能的充分體現(xiàn)，因為收集工作的目標(biāo)雖然是檔案實體，但是它的工作對象卻是人。在學(xué)院的各個部門里都有明確的規(guī)章制度，詳細(xì)地說明了需要歸檔材料的范圍與內(nèi)容，并規(guī)定檔案的移交時間，但檔案部門的收集工作卻不盡人意，很多檔案的兼職人員在收集工作中拖拖拉拉，到了歸檔的時間，卻遲遲收集不齊全，移交工作一拖再拖，學(xué)校缺乏有效的監(jiān)督和指導(dǎo)制度，嚴(yán)重影響了檔案的收集工作。

1.4 隨著社會公眾檔案意識不斷加強，各單位、各部門以至普通公民都進(jìn)一步認(rèn)識到了檔案的多重價值，尤其是檔案的收藏價值和經(jīng)濟價值，出現(xiàn)了個人私藏檔案的現(xiàn)象

往昔，在事業(yè)單位里收集較多的是各級各類的紅頭文件、各種會議記錄等等。現(xiàn)今，隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位對內(nèi)對外活動的日增，各種各樣的題字、書畫、禮品等相應(yīng)產(chǎn)生，成為檔案收集工作的新難點。近年來，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)受邀出席各種各樣的紀(jì)念慶典活動日益頻繁，單位內(nèi)外部的聯(lián)誼活動日益密切，各種各樣既有紀(jì)念價值又有收藏價值的紀(jì)念品一批又一批地產(chǎn)生，這些題字、書畫、禮品、紀(jì)念品等都是檔案收集的范疇，然而，收集這類檔案卻比收集紅頭文件難很多。隨著檔案宣傳力度不斷加深，社會公眾檔案意識普遍增強，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識有了極大的提高，越來越注重檔案帶來的多重價值。而面對檔案帶來的種種利益誘惑，很多人就會自覺或者不自覺地站在個人的立場上，把檔案私藏在自己的手里。還有些人出于自己工作上的利用方便，有意識或者無意識地將檔案材料保存在自己的手中，造成檔案收集難齊全。

2 解決存在的難點的幾點對策

2.1 宣傳貫徹檔案法，強化檔案法律意識

檔案法明文規(guī)定，對應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，任何人不得占為己有，必須向本單位的檔案機構(gòu)或檔案人員移交，集中管理。各級各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做好執(zhí)行檔案法的帶頭人，在增強自身檔案意識的同時，深入宣傳檔案法，實行依法治檔。只有在全體成員中做好檔案法的宣傳教育工作，使成員認(rèn)識到私藏檔案或者拒交檔案都是違法的，增強成員自覺歸檔的意識，是為檔案的收集工作提供有效的法律保障的基礎(chǔ)。

2.2 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于管理利用及保證信息的準(zhǔn)確傳達(dá)

檔案的收集對象是面向單位的廣大成員，收集范圍廣，內(nèi)容多樣，僅僅靠各部門的檔案兼職人員和檔案部門的專職人員是很難完成的。為了能夠及時、準(zhǔn)確、完整地把具有保存價值的檔案收集起來，建立單位檔案網(wǎng)絡(luò)是非常必要的。學(xué)校可建立了一個比較系統(tǒng)的，完善的，橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)，加強檔案部門與其他部門之間的聯(lián)系。在日常工作中，檔案部門可以通過網(wǎng)絡(luò)通知到各部門的具體人員，同時可具體要求收到信息者進(jìn)行回復(fù)，以確保通知到位，這樣一來，既省時高效，又可以避免以往的口頭通知所造成的疏漏，保證了信息傳達(dá)的及時、準(zhǔn)確和通暢。另一方面，檔案部門與其他部門可以借由網(wǎng)絡(luò)的渠道相互聯(lián)系感情，克服因距離而產(chǎn)生的困擾，拉近彼此的情誼。

2.3 對移交的檔案及時進(jìn)行整理，以促進(jìn)檔案的收集

各部門的檔案兼職人員把每學(xué)期形成的文件材料及時進(jìn)行收集整理，在歸檔日期向檔案部門移交，檔案部門對移交來的檔案要及時、系統(tǒng)地進(jìn)行整理核對，經(jīng)過詳細(xì)的審查就可以發(fā)現(xiàn)問題，對那些內(nèi)容不全、字跡不明、不按要求的材料實行退回原則，及時讓檔案的兼職人員負(fù)責(zé)補充齊全和修補，提高案卷的質(zhì)量，保證文件的完整性，避免時間久了造成補救的困難。在整理案卷過程中，常常會出現(xiàn)復(fù)印件等非原始材料，或者在文件上缺少相應(yīng)的蓋章等問題，檔案部門在發(fā)現(xiàn)問題后可用白色小紙條注明問題，夾在相應(yīng)的頁面上，及時通知相關(guān)的部門兼職人員來領(lǐng)回案卷，按照紙條上所注明的問題一一進(jìn)行修補，然后交還檔案部門。如果檔案部門沒有及時整理，成堆的案卷不斷積累，時間久了才發(fā)現(xiàn)問題就很難追根求源，找不到或者記不清當(dāng)時的相關(guān)負(fù)責(zé)人，損壞了案卷的完整性和準(zhǔn)確性。

2.4 健全檔案的歸檔制度，與檢查指導(dǎo)和獎懲制相互結(jié)合起來

事業(yè)單位各部門、各科室辦理完畢的文件，凡有保存價值的都要經(jīng)過整理立卷，定期向檔案部門移交，由檔案部門統(tǒng)一保管，檔案的完整與安全是檔案工作的基本內(nèi)容，沒有收集完整、保管安全的檔案是不健全的檔案，不健全的檔案是無法為審判工作和其他各項工作服務(wù)的。檔案部門應(yīng)該遵照國家和檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況，制定出本單位的文件材料的歸檔范圍，應(yīng)明確指出哪些材料必須歸檔，哪些材料不需要歸檔，必須歸檔的材料有什么具體的要求，建立健全各項規(guī)章制度，使檔案管理有章可循，有法可依。

對于各部門的檔案工作是否認(rèn)真貫徹和落實是整個單位檔案工作的關(guān)鍵，把落實單位檔案工作與適時的檢查指導(dǎo)結(jié)合起來成為一項非常必要的工作。檔案部門人員要經(jīng)常深入到各部門去了解情況，發(fā)現(xiàn)問題，給予指導(dǎo)和監(jiān)督，幫助各部門順利完成檔案的收集工作，這樣做不但保證了檔案的數(shù)量和質(zhì)量，而且還減輕了檔案人員的工作量，實現(xiàn)了專職和兼職人員收集整理的結(jié)合，分散收集和集中收集整理的結(jié)合，使檔案的收集工作得以有效的開展。

同時要有適當(dāng)?shù)募顧C制，建立獎懲制，對認(rèn)真做好檔案收集整理工作的人員給予晉升、獎金等鼓勵，對損壞檔案、遺失檔案、拒不歸檔、私藏檔案的人員給予嚴(yán)厲處罰直至追究法律責(zé)任?！皺n案部門還要同紀(jì)律監(jiān)察部門將具有較大收藏價值和經(jīng)濟價值的書畫、禮品、紀(jì)念品等檔案的收集工作列入反腐倡廉的議事日程，把隱匿不報和拒交這類檔案上升到反腐倡廉的高度來認(rèn)識，并視同貪污受賄提請紀(jì)律監(jiān)察部門進(jìn)行處理”。

2.5 轉(zhuǎn)變觀念，保持人員的穩(wěn)定，重視非紙質(zhì)檔案的收集

檔案工作人員要改變以往的觀念，充分認(rèn)識到檔案的價值及檔案工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，檔案人員在做好本職工作的基礎(chǔ)上，還必須充分發(fā)揮主觀能動性，不能僅僅靠坐收檔案，還需采取各種有效的措施廣為收集。檔案部門人員要經(jīng)常深入到各部門去了解情況，發(fā)現(xiàn)問題，切實掌握應(yīng)收集的檔案的形成、流動和積累情況，尤其是一些書畫、禮品等非紙質(zhì)檔案的流向情況。收集工作中要加強對非紙質(zhì)載體材料的收集，過去許多事業(yè)單位對非紙質(zhì)檔案不大重視，在檔案的收集范圍上十分狹窄。隨著時代的發(fā)展，各種各樣的非紙質(zhì)載體檔案不斷更新問世，給檔案工作提出了新的要求，檔案的收集范圍需要不斷擴展。一般來說，非紙質(zhì)檔案具有比紙質(zhì)檔案更大的通用價值，例如照片檔案，它所反映的是真人真事和具體事物，有些時間通過文字很難表達(dá)清楚，但通過真實形象的照片就能清晰展現(xiàn)在眼前。一份珍貴的照片常常被有關(guān)單位從不同角度去使用，它的真實性、形象性和交流性是一般文字檔案所不能代替的。因此，在實際工作中，應(yīng)該特別重視非紙質(zhì)材料的收集，便于滿足日后各方面的需求。

在檔案工作中還要保持工作人員的穩(wěn)定，把收集工作落實到具體的個人，各職能部門應(yīng)當(dāng)明確各自的檔案業(yè)務(wù)范圍和內(nèi)容，確定一位專職或兼職的檔案人員，成為負(fù)責(zé)收集管理本部門檔案的具體個人，由于檔案工作專業(yè)性較強，人員變動頻繁，新手上任，業(yè)務(wù)生疏，導(dǎo)致檔案工作很難順利展開。學(xué)校應(yīng)將卷宗歸檔工作納入各科室崗位責(zé)任制，明確了各科室領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作方面的分工與職責(zé)，并明確檔案工作是教職工年終考評的依據(jù)。同時，應(yīng)對各科室的案卷歸檔質(zhì)量實行通報制度，對不符合要求的卷宗要求在規(guī)定時間內(nèi)整改，對歸檔質(zhì)量高的部門進(jìn)行表揚。

2.6 加強和拓展檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高隊伍素質(zhì)，培養(yǎng)工作熱情

檔案工作是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作，它要求檔案人員具備多種知識，具備多種技能。在新的科學(xué)領(lǐng)域不斷拓展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新的今天，檔案工作早已超越傳統(tǒng)的領(lǐng)域與內(nèi)容，檔案事業(yè)的規(guī)范日益擴大，檔案收集內(nèi)容日益豐富，檔案載體日益多樣，檔案管理現(xiàn)代化手段日益更新，這都要求檔案人員要有堅實的檔案理論基礎(chǔ)和較強的工作能力，要經(jīng)常學(xué)習(xí)，不斷充電，掌握檔案學(xué)科前沿動態(tài)的新思想、新方法、新成果，積極參加上級舉辦的各種專業(yè)培訓(xùn)與交流，豐富完善自我，提高綜合素質(zhì)。另一方面要加強檔案人員的職業(yè)道德教育，樹立正確的責(zé)任感和事業(yè)心，培養(yǎng)工作熱情，主動積極參與檔案工作，掌握工作動向，增強檔案的敏銳性，在平時工作中注意積累材料，搞好檔案立卷歸檔工作。

檔案工作是學(xué)校的一項極為重要的工作，檔案工作做得好壞直接影響著學(xué)校發(fā)揮其職能的效果。而檔案的收集工作又是檔案工作的基礎(chǔ)，只有在基礎(chǔ)上把好關(guān)才能為檔案工作的有效開展提供堅實的保障，在新形勢下，學(xué)校的檔案工作必須適應(yīng)新時期的形式和任務(wù)，發(fā)現(xiàn)自身存在的問題，及時解決問題，更好地為人民服務(wù)。

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