發(fā)揮教學秘書在高校教學管理中的作用

鄔蓓蕾

【摘要】在現(xiàn)代化的教務信息管理中，教學秘書發(fā)揮著相當關鍵的作用，其業(yè)務技能及管理水平的高低，對學校的教學管理質(zhì)量產(chǎn)生著直接的影響。筆者認為在目前高校教學管理不斷改革的環(huán)境下，教學秘書應當從提高自身業(yè)務水平入手，不斷完善自己以適應信息化教學管理的要求，本文通過分析教學秘書在教務管理中的作用，提出了如何加強高校教學管理的具體措施，供各位同行參考。

【關鍵詞】教學管理 教學秘書 職能 素質(zhì) 作用

隨著信息技術的迅速發(fā)展，我國高校教學管理工作也邁上了一個新臺階，所有高校都建立了自己的教務信息管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，既極大地方便了學生對考試信息的查詢，也方便了教師將學生考試成績信息上傳至數(shù)據(jù)庫，大大減輕了人工的勞動。教學秘書作為教務信息管理的中間環(huán)節(jié)，是教學主管領導的助手，同時又是教學工作的基層管理者，發(fā)揮著不可替代的作用。因此，科學認知教學秘書的工作職責，不斷推進教學管理工作的信息化是一項十分重要的工作，具有明顯的現(xiàn)實意義。筆者認為，教學秘書在基層的教學管理中，擔負以下職責：

一、教學秘書在高校教學管理中的作用

（一）教學運行管理

在日常的教學活動中，教學秘書要切實履行在較快的時間內(nèi)搜集整理教務及教學信息的責任，在教務信息管理系統(tǒng)中，及時發(fā)布需要公開的信息。例如，在開學之初，制訂出本學期各個學科的教學計劃，對上學期學生的成績單進行整理，同時對其補考安排表進行制訂，還要對需要進行補考的同學及時通知，以能夠讓學生按時參加補考，并將補考成績記錄并入學生成績信息數(shù)據(jù)檔案。組織期中教學質(zhì)量的檢測活動，對教學計劃的具體實施進行監(jiān)督，認真總結(jié)其發(fā)現(xiàn)的問題，并提出合理的對策，同時還要對優(yōu)秀教師的教學經(jīng)驗積極進行推廣，協(xié)助教務處完成對教師工作表現(xiàn)的考核。在學期末，完成教學的整個過程總結(jié)，對以后的教學提出具有針對性的指導意見。這樣就使教學秘書在教學管理運行過程中的作用充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)高效的教學管理。具體來說，可以將教學秘書需要完成的工作分為以下幾類：

1.教學實施細則的管理，這主要是指根據(jù)教務處教學大綱的要求，協(xié)助各位任課教師制訂出各個學科的教學實施細則，包括理論教學與實習實訓的具體計劃，完成對學生的培養(yǎng)達到學校要求的標準的教學任務。

2.教學任務的實施管理，這主要包括有：組織和指導學生進行選課，并對其選課結(jié)果進行統(tǒng)計，制訂出相應的課程表，還要把其上課學生以及任課教師的名單進行記錄存檔，對各門課程的教學時間以及地點科學合理的進行安排，不能發(fā)生沖突，一般來說，需要按照周教學計劃將學生要參與的教學活動做出合理規(guī)劃，比如學生在上完專業(yè)課之后，可以安排一些公共基礎課，最好不要將專業(yè)課連續(xù)排列，因為這樣會使學生的大腦過于疲勞，影響教學效果。

3.教材的預訂與管理，這項工作需要根據(jù)教務處的各個專業(yè)的培養(yǎng)目標的要求，組織系部有教學經(jīng)驗的優(yōu)秀教師，根據(jù)當前已經(jīng)公開發(fā)行的教材的現(xiàn)狀，選擇各門課程的教學使用教材和參考教材，并將最終確定下來的結(jié)果經(jīng)教學主管領導批準后報教務處教材科，通過教務處提報財務處購置相應學科的教學使用教材和參考教材。

4.學籍考務的管理，主要負責本系部學生學籍信息的注冊，統(tǒng)計，編制基層教學單位和學生的學號，配合教務處處理學生的休學、復學、退學等學籍異動情況，管理本教學單位內(nèi)組織的各類資格考試，計算機等級考試及大學英語等級考試等，幫助教務處把畢業(yè)生的畢業(yè)資格審查工作做好，并將畢業(yè)生的各種統(tǒng)計報表進行填寫。

5.教學信息的管理，教學秘書還要在課堂、實驗室以及實訓場地進行深入調(diào)查，以能夠?qū)虒W活動的具體實施情況進行詳細的了解，對其教學過程運行進行監(jiān)督，對各類教學工作座談會進行組織，對老師和學生的教學反饋信息仔細進行搜集，并及時作出相應的解釋和說明，對教學過程的實施情況做出符合實際的評估。

（二）教學檔案的管理

教學秘書還要對搜集和管理教學檔案工作進行重視，保證檔案的完整性和正確性。具體來說，教學檔案是指教學實施過程中所產(chǎn)生的一切需要保存的文件，包括教學計劃、考試試題、成績記錄等一系列的文件。它具有繁雜性、廣泛性和連續(xù)性。教學秘書要將搜集的文件分門別類，專柜專用，便于以后查找。對教學檔案管理工作進行完善，可以對這個學院（系）的教學成果進行體現(xiàn)，還可以對教師的教學成果進行鮮明的表現(xiàn)，從而為之后的教學工作提供一定的經(jīng)驗。它同樣還可以使教學主管領導做出教學管理決策有據(jù)可依，是開展教研活動不可或缺的重要參考資料。顯然，對教學秘書來說，做好教學檔案的管理工作，是一項重要的工作職責。

二、教學秘書在教學管理中的作用的充分發(fā)揮

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，其教學管理是一項關系學校生機與活力的重要工作的認識不斷深化，教學秘書在高校教學管理發(fā)展中占有重要的地位。所以高校應該對其教學秘書在教學管理中的作用進行充分的發(fā)揮，其可以從外部環(huán)境創(chuàng)設以及秘書自身建設兩個方向著手。

（一）外部環(huán)境創(chuàng)設

1.為教學秘書創(chuàng)造良好的學習機會，不斷提高其業(yè)務技能。人才的成長離不開他所處的環(huán)境，沒有人能隨隨便便的成功，教學秘書的發(fā)展離不開學校的支持。在學校方面?？梢云刚埥虒W管理經(jīng)驗豐富的的專家教授對教學秘書在工作中遇到的難題進行指導培訓，還可以組織教學秘書到知名高等院校參觀交流，以達到讓他們不斷拓寬視野，轉(zhuǎn)變思維觀念，提高業(yè)務能力的目的。

2.建立激勵性的管理制度，促進教學秘書隊伍的健康發(fā)展。例如，高?？梢圆捎脥徫回熑纹溉沃?，明確其工作職能，建立健全考評機制，實行目標績效管理，獎優(yōu)罰劣，對工作特別突出者給予合理的職位晉升，當然另一方面，對無法勝任崗位的人員要及時通知人事部門，解除聘用。通過這些相關措施，促進教學秘書綜合素質(zhì)的提高，進而最終提高教學質(zhì)量。

3.提升教學秘書在教學管理中的地位，組建一支高素質(zhì)的教學秘書隊伍。高校需要切實加強對教學秘書的關懷，把有較強教學管理實際經(jīng)驗和教學理論的人員吸收到教學秘書隊伍中來，另外，還需要在職稱評定以及收入分配制度上予以合理的政策保障。

（二）自身素質(zhì)建設

1.加強思想素質(zhì)的培養(yǎng)，提高敬業(yè)精神。

因為教學秘書處于教學管理工作的基層，其工作比較繁雜，其一定要學會以包容的心態(tài)對待工作中的師生的抱怨，克服自身的不良情緒，樹立管理育人，服務育人的理念，不斷提高自身素質(zhì)。

2.不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合能力。作為教學秘書，要不斷學習工作領域中的新知識，關注教學過程中出現(xiàn)的新問題，培養(yǎng)分析問題，解決問題的能力，切實提高管理水平，適應高校教學管理的新要求。

3.培養(yǎng)開拓創(chuàng)新意識，探索教學管理新思路。由于當今社會是一個知識爆炸的時代，教學秘書要不斷學習新的管理方法，創(chuàng)新管理模式，探索出一條適合高等教育教學管理發(fā)展的新思路，實現(xiàn)高校教學管理的新的跨越式發(fā)展。

綜上所述，教學秘書在高等院校的教學管理中起到了極為關鍵的作用，不斷加強教學秘書隊伍建設，是建立健全科學高效的教學管理體系的重要前提，而只有通過建立完善的教學管理體系，才能不斷提高學校的影響力，建設高水平國際化一流大學，為社會培養(yǎng)出更多更優(yōu)秀的國際化專業(yè)人才。

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