電子數(shù)據(jù)采集在計算機(jī)審計中的實踐

周林森 羅明

[摘要]電子數(shù)據(jù)作為新時期被審計單位財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存在形式，要求廣大審計人員需要掌握相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)手段和方式對其進(jìn)行采集工作，本文主要介紹了審計電子數(shù)據(jù)采集的意義、采集步驟和方法，充分發(fā)揮計算機(jī)輔助審計的優(yōu)勢。

[關(guān)鍵詞]審計；數(shù)據(jù)采集；信息系統(tǒng)；電子數(shù)據(jù)

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.016

[中圖分類號]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0029-02

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)以其廣泛的影響和強大的生命力向社會生活的各個領(lǐng)域、環(huán)節(jié)迅速擴(kuò)展和滲透，計算機(jī)審計作為一種專業(yè)性很強的新興學(xué)科，很快在現(xiàn)代審計領(lǐng)域中占據(jù)了相當(dāng)重要的角色，它是傳統(tǒng)審計與現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是現(xiàn)代審計發(fā)展的必然趨勢。這其中，如何對被審計單位的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，是擺在廣大計算機(jī)審計業(yè)務(wù)人員面前的第一要務(wù)，如果處理得不好，將使審計人員面臨進(jìn)不了門、打不開賬的尷尬局面。因此，作為審計人員，我們一定要對電子數(shù)據(jù)采集做一個全面的了解。

1 理解電子數(shù)據(jù)采集的意義

（1）電子數(shù)據(jù)是現(xiàn)代計算機(jī)審計的核心內(nèi)容。目前，隨著計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，我國各行各業(yè)各部門的財務(wù)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)都將實現(xiàn)計算機(jī)信息化管理或者正向著這個方向發(fā)展。我國的審計事業(yè)也在與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，應(yīng)用計算機(jī)輔助審計技術(shù)，適應(yīng)當(dāng)前的審計業(yè)務(wù)需求。電子數(shù)據(jù)作為被審計單位數(shù)據(jù)資料存在的重要形式，具有全面、原始、相對真實的特點，是審計人員開展審計工作之前，應(yīng)該被鎖定的重要信息來源。從某種程度上講，電子數(shù)據(jù)正在逐步占據(jù)財務(wù)與業(yè)務(wù)管理的主導(dǎo)地位，它具有傳統(tǒng)管理方式所無法比擬的優(yōu)越性，可以說，審計人員如果成功地采集了被審計單位的電子數(shù)據(jù)，就相當(dāng)于吃下了一顆定心丸，對接下來的審計工作具有相當(dāng)重要的奠基作用。

（2）電子數(shù)據(jù)采集決定審計工作能否高效準(zhǔn)確的開展。隨著我國審計信息化程度不斷提升，審計署發(fā)布了從現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)2008版到現(xiàn)在的2011版（以下簡稱AO2011），其目的是最大限度地幫助廣大審計人員，通過計算機(jī)應(yīng)用手段對取得的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行采集分析并獲取有價值的分析資料。如果AO2011是一臺審計機(jī)器，那么電子數(shù)據(jù)就是使這臺機(jī)器運轉(zhuǎn)的原料，審計結(jié)論便是它的制成品。

2 規(guī)范電子數(shù)據(jù)采集的步驟

2.1 準(zhǔn)備階段

審計人員在與被審計單位接觸之前，必須認(rèn)真研究和明確本次審計工作方案中的審計范圍、審計內(nèi)容及重點，以此來確認(rèn)電子數(shù)據(jù)采集的范圍、內(nèi)容及重點，特別是在不能完全采集被審計單位電子數(shù)據(jù)的情況時，比如有些單位的數(shù)據(jù)具有敏感性、涉密性或者是電子數(shù)據(jù)的量非常龐大，一方面被審計單位在提供電子數(shù)據(jù)時會考慮一下電子數(shù)據(jù)能否正常提供，另一方面有選擇地確認(rèn)采集數(shù)據(jù)范圍，能夠減輕我們審計人員的工作負(fù)擔(dān)。這期間，也可以查看往年的對該單位審計項目的檔案，對該單位電子數(shù)據(jù)的情況有一個初步的了解。

2.2 調(diào)查階段

在向被審計單位送達(dá)審計通知書之前，審計組可以安排人員提前與被審計單位接觸，針對被審計單位的電子數(shù)據(jù)做一個初步的調(diào)查了解，這其中主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：

（1）被審計單位是否實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)信息化，是否建立財務(wù)或業(yè)務(wù)方面的電子數(shù)據(jù)，以及分別從何時建立起來的。

（2）被審計單位的財務(wù)或業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)分別應(yīng)用的什么應(yīng)用軟件以及該軟件具體使用的什么類型的后臺數(shù)據(jù)庫，還有就是能否聯(lián)系到具體的軟件開發(fā)商客服。

（3）財務(wù)軟件建立了哪些年度的哪些賬套，業(yè)務(wù)軟件具體包括哪些功能模塊、哪些模塊正在使用。

（4）財務(wù)或業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)的存儲類型，是單機(jī)系統(tǒng)還是有專門應(yīng)用服務(wù)器做C/S訪問。

2.3 實施階段

經(jīng)過對被審計單位電子數(shù)據(jù)情況的調(diào)查了解工作，審計人員已經(jīng)可以分析制訂具體的數(shù)據(jù)采集的方法步驟了，通過對比我們的審計方案，確定好被審計單位電子數(shù)據(jù)中存在的，我們審計需要采集的具體年度范圍、賬套類型、業(yè)務(wù)屬性的電子數(shù)據(jù)，通過相應(yīng)的計算機(jī)技術(shù)手段并與被審計單位協(xié)商解決電子數(shù)據(jù)的采集工作。

在電子數(shù)據(jù)的實施階段，有一些事項需要注意：

（1）按要求嚴(yán)格管理審計人員的存儲介質(zhì)及電腦使用，采集數(shù)據(jù)時最好是被審計單位提供存儲介質(zhì)，或者在被審計單位人員的監(jiān)督下，使用干凈的存儲介質(zhì)進(jìn)行操作。

（2）在采集相關(guān)電子數(shù)據(jù)時，要嚴(yán)格按需采集，不相關(guān)的數(shù)據(jù)不要采集，避免審計風(fēng)險。

（3）完成電子數(shù)據(jù)采集以后，一定要還原被審計單位的電子數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境，不能影響其正常運行。

（4）如果需要軟件服務(wù)商技術(shù)人員的協(xié)助，應(yīng)以被審計單位的名義，并獲得授權(quán)，方可向其索要相關(guān)數(shù)據(jù)或技術(shù)文檔。

3 電子數(shù)據(jù)采集的方法

當(dāng)前，針對市面上五花八門的財務(wù)和業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件，審計人員要保持一個清晰的頭腦，學(xué)會分門別類和靈活使用。

財務(wù)軟件一般數(shù)據(jù)量不會太大，使用的后臺數(shù)據(jù)庫也就是Access、MSD、MS SQL Server等。財務(wù)電子數(shù)據(jù)的采集分為2種情況：

（1）被審計單位使用的財務(wù)軟件如果是現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)中采集模板所包含的類型及版本，那就直接從該財務(wù)軟件中備份出相關(guān)數(shù)據(jù)，或者把其后臺原數(shù)據(jù)庫文件拷貝出來，通過現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)的采集模板輕松地導(dǎo)入相關(guān)數(shù)據(jù)。

（2）如果數(shù)據(jù)類型不在采集模板的范疇內(nèi)，則審計人員就只能通過技術(shù)能力找出該電子數(shù)據(jù)的原始數(shù)據(jù)庫文件，根據(jù)其數(shù)據(jù)庫類型轉(zhuǎn)換導(dǎo)入成計算機(jī)審計通用的數(shù)據(jù)類型，像txt、mdb、mdf等格式，然后通過數(shù)據(jù)清理，再導(dǎo)入到現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)中，以完成最終的數(shù)據(jù)采集。

大多業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)都比較龐大，一般都有專用的服務(wù)器提供服務(wù)，使用的數(shù)據(jù)庫也是比較大型的orcal，db2，mysql，sybase等，給審計人員的采集工作帶來了難度。在能力允許的前提下則可以通過ODBC這個萬能工具把被審計單位的數(shù)據(jù)庫和審計人員的客戶端數(shù)據(jù)庫連接起來，配置好相應(yīng)的設(shè)置項，對應(yīng)電子字典把數(shù)據(jù)采集出來，同時拷貝相關(guān)的電子字典以備后用?；蛘咄ㄟ^具體的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出指令把需要的數(shù)據(jù)導(dǎo)出成相應(yīng)的格式數(shù)據(jù)表；如果采集過程超出了審計人員的技術(shù)能力，也可以與被審計單位的技術(shù)人員溝通，讓他們協(xié)助進(jìn)行相關(guān)采集，或者聯(lián)系軟件開發(fā)技術(shù)人員進(jìn)行采集，此時應(yīng)注意的是采集數(shù)據(jù)的完整性和原始性。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集同樣也要注意防范風(fēng)險，盡量采用遠(yuǎn)端客戶端采集數(shù)據(jù)，而不要直接接觸服務(wù)器數(shù)據(jù)，同時最好選擇間隙時段，避開使用高峰時段，減少對被審計單位工作的影響。

電子數(shù)據(jù)成功采集是審計人員開展計算機(jī)審計的先決條件，為審計人員接下來有效減輕審計工作量，提高審計質(zhì)量，快速發(fā)現(xiàn)審計疑點奠定了基礎(chǔ)。電子數(shù)據(jù)采集是審計人員應(yīng)掌握的技術(shù)手段，是新時期審計人能力的體現(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]董化禮，劉汝焯，等.計算機(jī)審計數(shù)據(jù)采集與分析技術(shù)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2009.

[2]胡玲.淺談數(shù)據(jù)采集中的注意事項[J].審計月刊，2011（6）.