淺談ERP系統(tǒng)實施后如何完善企業(yè)內(nèi)部控制制度建設

胡雪梅

ERP是企業(yè)資源規(guī)劃Enterprise Resource Planning的縮寫。企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP 不僅僅是一個軟件，更重要的是一個管理思想，它實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關的外部資源的整合。通過軟件把企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷及相應的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等緊密地集成起來，實現(xiàn)資源優(yōu)化和共享。

內(nèi)部控制是以實現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略為目標，提高經(jīng)濟效益為中心，防范和控制經(jīng)營風險為目的，規(guī)范公司各種業(yè)務流程為內(nèi)容而建立的一整套責任體系。因此，內(nèi)部控制要求既能強化基礎管理工作，又能提升經(jīng)濟效益，是一項宏大的系統(tǒng)工程。

ERP與企業(yè)內(nèi)部控制制度，前者提升企業(yè)的管理水平，后者為企業(yè)發(fā)展保駕護航，兩項工作都是企業(yè)各項工作的重中之重。作為兩項還在不斷發(fā)展完善的系統(tǒng)工程，ERP和內(nèi)控交叉在一起，相互之間必然產(chǎn)生密切的聯(lián)系和深遠的影響， ERP的上線給現(xiàn)有的內(nèi)控制度帶來了新的沖擊。

一、ERP上線對現(xiàn)有內(nèi)控制度的影響

ERP環(huán)境下的內(nèi)控制度的設置和檢查有其特殊性，與傳統(tǒng)內(nèi)控有了很大區(qū)別。對已經(jīng)建立了一套完整的內(nèi)控制度的企業(yè)來說，ERP系統(tǒng)的全面上線意味著內(nèi)部控制工作需要結合ERP系統(tǒng)運行的特點進行必要的調整和改善。任何一種新生事物的出現(xiàn)，都會對現(xiàn)有體制帶來正反兩方面的影響，ERP也不例外。ERP系統(tǒng)實施運行后，對企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)控的作用既有其積極的一面，也有其消極的一面。下面我們從兩方面分析一下ERP對企業(yè)內(nèi)控制度的影響。

（一）ERP的實施對內(nèi)部控制實現(xiàn)的積極作用

1.ERP的集成性與內(nèi)部控制的要求一致。ERP的實施將企業(yè)產(chǎn)、供、銷、費用的發(fā)生等等方方面面都集成到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，而這與內(nèi)部控制的全面性原則——“內(nèi)部控制應當貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的各種業(yè)務和事項”相一致。從這個意義上來看，ERP與內(nèi)控基本規(guī)范的要求是一致的。它可將原來分散在各個環(huán)節(jié)的信息納入一個集成的系統(tǒng)中，有利于對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進行全面的把握和控制，從而有利于內(nèi)控流程的制定與檢查。

2.ERP有助于優(yōu)化內(nèi)控流程。ERP 不僅處理信息，還可以將合理的管理流程固化在系統(tǒng)中。通過實施ERP，改善企業(yè)內(nèi)部的流程，促使企業(yè)結構的更加優(yōu)化，減少管理層次，提高效率，降低成本和庫存，從各個層面提高企業(yè)的管理水平。這使得企業(yè)的內(nèi)控流程也更加的清晰和有效，易于理清流程，找出關鍵控制環(huán)節(jié)。

3.ERP很大程度上減少了“人為因素”的干擾。由于ERP可促進企業(yè)實現(xiàn)實物流、信息流、資金流的統(tǒng)一，減少人為的差錯，提高生產(chǎn)經(jīng)營的效率和效益，因此，在ERP系統(tǒng)中，某些原來很重要的、需進行人工核對的工作已經(jīng)失去意義，這樣就使得內(nèi)控的控制點相應地變得更加簡化，內(nèi)控測試工作也從繁雜的核對工作中脫離出來，有更多的精力可以放在權限和流程的測試評價上。

（二）實施ERP也給企業(yè)的內(nèi)控工作帶來了一些新的問題

1.業(yè)務集成造成測試線索消失。根據(jù)內(nèi)控五要素的解釋，檢查和評估是內(nèi)控框架體系的一部分。這里的檢查評估除了日常對企業(yè)各個業(yè)務操作的檢查評估外，也包括對正在實施的內(nèi)控系統(tǒng)的檢查評估。因此內(nèi)部控制自查、測試以及外部審計機構的檢查也是內(nèi)控系統(tǒng)的重要組成部分。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務集成，實現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務處理。在這種情況下，ERP系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結果是：用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計線索在ERP系統(tǒng)的引入后消失了，如紙質單據(jù)的減少、業(yè)務操作的轉移等。

2.ERP系統(tǒng)運行帶來了新的風險。ERP在系統(tǒng)的運行過程存在著數(shù)據(jù)、轉換、二次開發(fā)、安全等風險；系統(tǒng)中的許多數(shù)據(jù)操作不夠直觀、透明帶來的錯誤、舞弊的風險；崗位的設置通過ERP操作權限來界定帶來的風險，等等。因此，我們必須對運行過程中的各種風險加以識別并給以控制，來保證系統(tǒng)的安全順利運行。

二、完善內(nèi)控體系，適應ERP管理的要求

通過上面的分析可以看出，ERP實施后，管理層次和業(yè)務流程都發(fā)生了很大的變化，我們需要從以下幾個方面來完善內(nèi)控體系，使之更好地符合新的控制環(huán)境，適應ERP管理的需要。

（一）我們應該對現(xiàn)有內(nèi)控流程進行重新梳理、分類

從內(nèi)控具體流程角度來分析，ERP實施后，對現(xiàn)有內(nèi)控流程的影響分為三類：一類是影響很少或幾乎沒有影響內(nèi)控流程。這主要是指非集成業(yè)務流程，如貨幣資金、合同管理、財務報告等流程；另一類是影響較大的內(nèi)控流程。這主要指集成業(yè)務流程，如采購、銷售、修理費、人工成本等涉及到跨部門的業(yè)務流程；第三類是原來沒有現(xiàn)在需要新增的內(nèi)控流程。如信息系統(tǒng)操作權限方面的相關流程。

1.對第一類流程，我們可以繼續(xù)沿用既定的控制點，同時根據(jù)信息化的特點對電子檔案的保存方式做適當調整。

2.對第二類流程，就需要根據(jù)ERP流程的中的相關業(yè)務點刪除已經(jīng)合并或取消的控制點，增加與新業(yè)務點相對應的控制點。以修理費流程為例，在ERP系統(tǒng)中，修理材料的入賬由原來財務根據(jù)料單手工入賬變更為由物資裝備部門根據(jù)車間提報、設備部門審批的物資計劃直接發(fā)料到維修工單，形成費用；同樣，修理勞務也由財務經(jīng)設備部門審核，審計部門審定的決算書、發(fā)票入賬，變更為直接由設備管理部門根據(jù)審核、審定后的決算書、發(fā)票執(zhí)行ERP中的“收貨”操作，形成修理費用。因此，該流程的控制點“修理費用的確認與核算”就應該做出較大的改動，將原流程描述為“各級財務部門根據(jù)審定后的工程結算書或其他報銷原始單據(jù)，結合修理預算，審核并編制會計憑證，經(jīng)財務部門負責人復核無誤后登記入賬”的責任部門為“設備管理部門”，執(zhí)行業(yè)務改為“收貨并生成相應集成憑證”，復核責任人為“設備管理部門負責人”，并可增加由財務部門復核的條款。經(jīng)過修改，該流程的控制點才能與實際業(yè)務達到一致，真正起到明確責任、控制風險的作用。

3.對于第三類流程，比較具有代表性的就是ERP系統(tǒng)權限管理業(yè)務。目前雖然內(nèi)控制度中沒有增加相應的流程，但外部審計機構的內(nèi)控穿行測試已經(jīng)把該流程作為重點項目，可見ERP權限管理的重要性已經(jīng)越來越得到關注和重視。在原先只有財務信息系統(tǒng)的管理條件下，權限管理的范圍較窄，只是對財務人員錄入憑證、查詢賬簿、編制報表等業(yè)務的操作進行控制；在ERP系統(tǒng)中，若干可操作的事務碼構成了一個具體的“角色”，一個“角色”就對應著企業(yè)現(xiàn)實中一個具體的崗位，它涉及到企業(yè)方方面面的業(yè)務，貫穿了各個管理層次和業(yè)務部門，涉及的人員也就廣泛得多；同時，透過權限和角色的設置，可以清晰地掌握每個崗位、每個具體操作人員的業(yè)務職能，有助于更好的設置不相容崗位，或及時發(fā)現(xiàn)某崗位賦予的權限不合理的問題。因此，增加權限管理業(yè)務流程，在ERP管理模式下是非常有必要的。具體控制點可以從以下幾個方面來設置：角色的設計、角色與崗位的對應、角色的具體分配、權限的管理等。每一個大的控制點都應該明確業(yè)務流程和具體執(zhí)行、審批和復核的部門和責任人。如角色的設計，先由ERP各模塊關鍵用戶根據(jù)標準角色和企業(yè)實際進行設計，再由模塊負責人復核，業(yè)務部門負責人審批確定；設計好的角色提交到信息管理部門，由其權限管理負責人、業(yè)務負責人層層審批后，最終由權限管理人員在系統(tǒng)中配置。通過補充類似的流程，我們就能對ERP系統(tǒng)帶來的新的風險進行較好的防范與控制。

（二）進一步加強會計、業(yè)務和信息檔案的管理工作

針對ERP運行中大量紙質單據(jù)不再使用、數(shù)據(jù)流直接在系統(tǒng)中體現(xiàn)給內(nèi)控帶來的不利影響，我們應該重視各種檔案的保留、存檔，包括集成憑證及單據(jù)的裝訂、數(shù)據(jù)庫備份等。另外還應根據(jù)權限和管理的要求增加一些書面檔案。ERP系統(tǒng)的一個優(yōu)點是每一個操作都會在系統(tǒng)中留下痕跡。如編制會計憑證，ERP系統(tǒng)無法對編制錯誤的憑證進行更改，只能通過沖銷錯誤憑證并錄入新憑證的方法來改正，但可以對憑證抬頭數(shù)據(jù)如附件張數(shù)、摘要等相對次要的內(nèi)容進行更改，但更改時也會在系統(tǒng)中記錄更改的時間、內(nèi)容及操作人員的用戶名；又如成本中心主數(shù)據(jù)、內(nèi)部訂單主數(shù)據(jù)、分配和分攤循環(huán)等重要數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與更改等都會在系統(tǒng)中留下痕跡，因此，對這些創(chuàng)建和更改除嚴格權限控制外，其相關信息也應該形成紙質文檔并作為檔案留存，以防止隨意更改、影響會計核算一貫性并可明確相關責任。

（三）加強內(nèi)控流程負責人員和審計人員ERP系統(tǒng)應用的培訓

這是非常重要的一項內(nèi)容。內(nèi)控流程的負責人員、審計人員只有全面掌握了ERP系統(tǒng)的特點、各種業(yè)務數(shù)據(jù)的查詢方法、某項業(yè)務在ERP中的流程、可能產(chǎn)生錯誤或舞弊的業(yè)務點，才能有針對性地完善內(nèi)控流程、發(fā)現(xiàn)存在的問題。這就不僅要求上述人員“會用”ERP，還要求他們“精通”ERP，否則內(nèi)控管理、測試工作根本無法有效地開展。

綜上所述，ERP作為控制環(huán)境的一部分，深刻影響著各個控制要素，為企業(yè)內(nèi)部控制提供更強有力的技術支持，帶來一些新的控制方法，但同時企業(yè)內(nèi)部控制也隨著會計信息的應用出現(xiàn)許多新問題，實現(xiàn)信息化后，企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、控制點以及風險特征都會有所變化，因而相應的對企業(yè)內(nèi)部控制體系就要提出更多更高的要求，而這一過程也是完善企業(yè)內(nèi)控的必由之路。我們應該充分利用ERP下新的控制手段，同時通過完善內(nèi)控體系應對ERP帶來的新的風險，提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)發(fā)展筑牢根基。

責任編輯：張莉莉