對圖書檔案電子化問題的思考

馮艷艷

摘 要：圖書檔案的電子化是網絡時代下建設數(shù)字圖書館的重要一環(huán)，是提高圖書檔案管理的重要手段。圖書檔案的電子化有著諸多優(yōu)點，但同時，電子檔案也為圖書檔案管理提出了新的要求，如何更好地推動圖書檔案電子化的發(fā)展還需進一步探索。

關鍵詞：圖書檔案 電子化 電子檔案

1.目前圖書檔案信息電子化工作存在的問題：

一是多數(shù)檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。目前，多數(shù)圖書檔案部門各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的軟件系統(tǒng)。由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進程。

二是在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是、層次不一、規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

三是標準化、規(guī)范化工作有待提高。由于歷史原因，檔案管理工作業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，無法全面實施和推廣統(tǒng)一標準。

四是檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮。現(xiàn)行的檔案整理分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應檔案信息電子化的要求。

五是檔案信息管理人員的素質有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作，而目前許多檔案部門缺乏高技術人才，其中檔案信息處理的復合型人才就更奇缺。

2.圖書檔案電子化的目標要求

首先，必須提高電子文件的標準化、規(guī)范化。

目前，電子文件信息管理中的難點是電子文件標準化、規(guī)范化滯后以及可應用軟件的繁多雜亂，這些都嚴重影響了電子系統(tǒng)整體水平的應用和提高。但目前電子系統(tǒng)應用中的主要矛盾并不是硬件設備的缺乏，而是硬件設備的功能并沒有得到充分的發(fā)揮利用。

其次，選擇適當?shù)碾娮游募w檔方式和歸檔途徑

（1）借助計算機信息管理網，開通電子文件的歸檔專遞網線

隨著計算機信息管理網的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過專門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是保存管理的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應對電子文件進行編目整理，這也利用網絡技術向管理部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各保存管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統(tǒng)。

（2）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔

為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)，也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。

3.實現(xiàn)圖書檔案電子化的途徑

首先，應做好歸檔圖書電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將己歸檔的電子文件改為只讀性文件——即不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。

其次，解決好圖書電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題足有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

第三，圖書檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的圖書檔案管理是呈直線狀態(tài)的。隨著人們對檔案利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

第四，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施抓好檔案人員的知識更新，多途徑、多層次培養(yǎng)人才， 引進消化信息技術的成果，推進檔案信息電子化。

總之，圖書檔案信息電子化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程。隨著社會的不斷進步、計算機被廣泛運用，辦公自動化、無紙化、信息電子化已成為當今政治、經濟、文化等各領域的普遍現(xiàn)象。檔案的生成使用和管理方式也發(fā)生很大變化。圖書檔案由紙質文件向電子信息文件轉換，從閱讀、查閱紙質文件向計算機查尋、打印、下載、復制等模式轉移，圖書檔案信息電子化已成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。加大圖書館電子文件普及是圖書館發(fā)展的必然趨勢，這要求我們在提高對電子文件保存管理認識的同時，要加強業(yè)務學習，切實做好書籍文件的保存和管理工作，提高圖書檔案管理系統(tǒng)的工作效率，努力實現(xiàn)圖書檔案管理工作的全面現(xiàn)代化。