如何提高醫(yī)院辦公室效率探討

任玉環(huán)

摘 要：辦公室是醫(yī)院的綜合辦公機(jī)構(gòu)， 起著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通四方的樞紐作用，也是醫(yī)院的信息中心、參謀總部和后勤基地。醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量的好壞，直接影響到醫(yī)院全局， 也影響到醫(yī)院的形象。本文主要對(duì)如何提升醫(yī)院辦公室效率進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室 效率 提升

醫(yī)院辦公室的行政管理工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜，涉及全院工作的方方面面，它的主要職能可以概括為管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)三項(xiàng)，其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。時(shí)至今日，人類(lèi)社會(huì)發(fā)展已經(jīng)步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。較之以往，從硬件方面看，廣大患者就醫(yī)環(huán)境的舒適性、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的先進(jìn)程度等都有了很大改善；從軟件方面看，醫(yī)院醫(yī)療人員的整體素質(zhì)、醫(yī)療技術(shù)的科技含量等都得需要處理時(shí)，要注意與有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員商量后慎重處置，做到既不能誤事，又不能出事。

1. 醫(yī)院辦公室的職能和作用

1.1參謀助手作用。醫(yī)院辦公室是院領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀機(jī)構(gòu)， 在領(lǐng)導(dǎo)決策和決策的落實(shí)中起著參謀作用。一方面， 向領(lǐng)導(dǎo)提建議、意見(jiàn)、出謀劃策、提供被選方案。辦公室要關(guān)心全局， 對(duì)于事關(guān)全局性、戰(zhàn)略性的工作， 擬進(jìn)行的重大活動(dòng)和中心工作， 在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)形成方案、計(jì)劃、意見(jiàn)之前， 要發(fā)揮綜合性強(qiáng)， 聯(lián)手面廣的優(yōu)勢(shì)， 加強(qiáng)調(diào)查研究， 實(shí)事求是地反映情況。特別是從實(shí)際出發(fā)， 遵循上級(jí)有關(guān)規(guī)定和政策， 提供可資領(lǐng)導(dǎo)選擇的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的參考方案、設(shè)想、意見(jiàn)、第一手資料，提出切實(shí)可行的對(duì)策建議， 扶助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)工作和進(jìn)行科學(xué)的管理。另一方面， 在重大工作部署或計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中， 發(fā)揮參謀作用。在決策執(zhí)行過(guò)程中， 辦公室要跟蹤動(dòng)態(tài)， 了解反饋信息， 針對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的具有普遍意義的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，提出推廣和解決意見(jiàn)， 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及時(shí)調(diào)整方案。

1.2綜合協(xié)調(diào)作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)辦公室發(fā)號(hào)施令， 醫(yī)院的形象、權(quán)威、作用、效率等， 很大程度上取決于辦公室的指揮協(xié)調(diào)工作做得如何。醫(yī)院辦公室協(xié)調(diào)工作的范圍和種類(lèi)包括： 政策協(xié)調(diào)， 即在醫(yī)院管理中職能科室根據(jù)職責(zé)和管理制定一些相關(guān)政策和制度， 由于部門(mén)角度不同， 往往會(huì)帶有片面性， 這就需要辦公室按上級(jí)要求制定出較為完善、可行的政策和制度； 計(jì)劃協(xié)調(diào)， 即要會(huì)同有關(guān)職能部門(mén)對(duì)需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題提出具體意見(jiàn)， 提供領(lǐng)導(dǎo)決策參考， 還要注意跟蹤發(fā)現(xiàn)計(jì)劃執(zhí)行中出現(xiàn)的新情況， 及時(shí)解決。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院和各科室的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐， 要發(fā)揮好指揮和協(xié)調(diào)作用， 要求在協(xié)調(diào)工作中應(yīng)堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則： 堅(jiān)持局部服從全局的原則； 堅(jiān)持以黨和國(guó)家的政策法令為依據(jù)。

1.3服務(wù)督察作用。醫(yī)院辦公室醫(yī)院的心臟， 又是一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)， 服務(wù)質(zhì)量和水平如何， 關(guān)系到醫(yī)院整體行政效率的提高。所以， 辦公室要把服務(wù)是否到位作為衡量辦公室工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。要努力從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。從事后服務(wù)向趨前服務(wù)轉(zhuǎn)變， 從常規(guī)性服務(wù)向創(chuàng)造性服務(wù)轉(zhuǎn)變。在為院領(lǐng)導(dǎo)和臨床科室提供更好的服務(wù)同時(shí)， 還要抓好督察， 確保醫(yī)院各項(xiàng)工作落到實(shí)處。醫(yī)院確定的目標(biāo)任務(wù)、工作要點(diǎn)， 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批示的文件是否落實(shí)和執(zhí)行， 這一督辦任務(wù)主要由醫(yī)院辦公室來(lái)完成。醫(yī)院辦公室努力做到督辦工作！有為有位， 思想上有位置， 日程上有安排， 工作上有部署， 措施上有要求。每一項(xiàng)工作， 每一個(gè)文件都有專人落實(shí)跟蹤、及時(shí)把工作進(jìn)度和存在問(wèn)題反饋給院領(lǐng)導(dǎo)， 有力推動(dòng)醫(yī)院重大決策的貫徹落實(shí)。

2.新時(shí)期醫(yī)院辦公室工作面臨的新挑戰(zhàn)

作為一家醫(yī)院的辦公室不僅是內(nèi)部的核心， 更代表了醫(yī)院的外部形象， 在醫(yī)院各項(xiàng)工作中具有重要地位。

2.1服務(wù)多元化。醫(yī)院辦公室事多人雜， 隨著醫(yī)務(wù)工作面向市場(chǎng)， 其服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式都出現(xiàn)了新的變化， 使辦公室工作服務(wù)性呈現(xiàn)了多元化的發(fā)展趨勢(shì)。它不僅要為整個(gè)醫(yī)務(wù)行政機(jī)關(guān)工作服務(wù)， 也要為院務(wù)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。隨著現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)不斷提高， 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作提出了更高的服務(wù)要求， 從過(guò)去的文牘性、事務(wù)性服務(wù)轉(zhuǎn)變到為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)化決策服務(wù)， 在更高更深的層次上發(fā)揮參謀助手作用。這就進(jìn)一步要求辦公室工作人員不僅要有較強(qiáng)的文字功底， 而且必須掌握一定的現(xiàn)代科技知識(shí)， 能夠熟練地運(yùn)用各種現(xiàn)代辦公手段， 以適應(yīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)多元化的服務(wù)要求。

2.2管理科學(xué)化。為積極順應(yīng)醫(yī)療改革、滿足社會(huì)需求， 許多醫(yī)院更加強(qiáng)調(diào)科學(xué)管理， 紛紛學(xué)習(xí)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)理念和做法。以往， 由于缺乏完善的制度保證體系和有效的制度監(jiān)督制約， 醫(yī)院辦公室工作缺少制度化和穩(wěn)定性， 在不同人員、不同時(shí)間、不同條件下， 工作效能經(jīng)常產(chǎn)生較大偏差。因此，新形勢(shì)下， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前的形勢(shì)和任務(wù)的需要設(shè)置相應(yīng)的工作機(jī)構(gòu)和建立健全以目標(biāo)管理為核心的各項(xiàng)管理制度。

3. 醫(yī)院辦公室行政效能提升的幾點(diǎn)建議

新形勢(shì)下， 如何積極改善醫(yī)院辦公室普遍存在的問(wèn)題和矛盾， 建立高效率的適合醫(yī)院管理特點(diǎn)的辦公室運(yùn)作形式， 真正發(fā)揮醫(yī)院辦公室職能作用， 已經(jīng)日益成為學(xué)界、衛(wèi)生行政部門(mén)以及醫(yī)院共同關(guān)注的一個(gè)話題。

3.1建立科學(xué)的信息管理模式。辦公室是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的耳目，是領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的主要渠道，也是一個(gè)單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，信息管理在辦公室工作中處于十分重要的位置。因?yàn)椋t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)辦公室提供的及時(shí)、準(zhǔn)確地信息來(lái)進(jìn)行科學(xué)決策，使醫(yī)院工作能適應(yīng)外界環(huán)境和內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)需要。所以，辦公室只有通過(guò)各種方式收集豐富、準(zhǔn)確地信息，并對(duì)大量的信息進(jìn)行綜合分析、加工處理，才能及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的依據(jù)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用， 并在決策的實(shí)施中，及時(shí)進(jìn)行信息反饋，不斷調(diào)節(jié)， 以達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。

3.2不斷提高工作人員的素質(zhì)、水平。一是樹(shù)立奉獻(xiàn)精神強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。辦公室是醫(yī)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)、服務(wù)機(jī)構(gòu)和管理職能部門(mén)， 所從事的工作更多的是服務(wù)型、協(xié)調(diào)性的， 每一個(gè)工作人員都是后勤人員， 必須樹(shù)立全心全意為病人服務(wù)， 為臨床第一線服務(wù)的思想， 不能以管理者自居， 要有奉獻(xiàn)精神。辦公室工作人員要主動(dòng)履行職責(zé)， 由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變， 克服過(guò)去那種領(lǐng)導(dǎo)布置什么工作就做什么工作，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有安排就不去做的狀況。要強(qiáng)化服務(wù)于決策之內(nèi)的觀念。辦公室工作人員應(yīng)積極參與了解決策的全過(guò)程， 做好在決策過(guò)程中應(yīng)由辦公室做的事情。不要認(rèn)為決策是領(lǐng)導(dǎo)行為， 是書(shū)記考慮的事情， 與辦公室無(wú)關(guān)。如提供決策信息， 為黨委決策落實(shí)搞好督促檢查， 做好協(xié)調(diào)服務(wù)工作等都是辦公室應(yīng)盡之責(zé)。要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展工作， 克服傳統(tǒng)觀念和舊的思維方式。二是加強(qiáng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 不斷吸取新知識(shí)、充電。目前， 辦公自動(dòng)化正在被不斷地運(yùn)用到辦公室的工作中來(lái)。這是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)， 使辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中， 由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源， 提高工作效率和工作質(zhì)量， 輔助決策， 以取得更好的效果。