人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

徐艷

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事制度改革的進(jìn)程不斷推進(jìn)，企業(yè)人事檔案管理工作也面臨著新情況，需要我們認(rèn)真分析人事檔案管理的現(xiàn)狀，把握其未來的發(fā)展趨勢，惟有如此才能夠做好人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 現(xiàn)狀 趨勢

人事檔案是掌握人才信息的重要途徑，是選賢舉能、管理人才的重要手段?，F(xiàn)代社會是一個向管理要效益的社會，企業(yè)人力資源管理水平的高低，直接決定了企業(yè)未來的發(fā)展。同時，高效率的人事檔案管理既是檔案管理人員實現(xiàn)自身價值的重要體現(xiàn)，也是企業(yè)管理水平提升的重要標(biāo)志。為此，我們必須要對企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀有一個宏觀的把握，才能夠保證人事檔案的管理水平有所提升。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人才對檔案的重視程度日趨弱化

隨著改革開放的不斷深入，企業(yè)的經(jīng)營模式正在朝著多元化的方向發(fā)展，在這樣一個社會背景下，傳統(tǒng)的人力資源分配制度逐漸被淘汰?，F(xiàn)代企業(yè)的人才引進(jìn)，多數(shù)采用聘用制，用人單位更加重視人才的能力，而非資歷。同時，目前的轉(zhuǎn)檔手續(xù)周期長、程序繁復(fù)，這直接導(dǎo)致人才在工作變動過程中放棄轉(zhuǎn)檔。特別是沿海地區(qū)，由于這一地區(qū)的人員工作變動更為頻繁，加之很多人認(rèn)為檔案在求職就業(yè)過程中發(fā)揮的作用并不大，尤其是一些非黨員、年輕人更是如此。據(jù)相關(guān)資料顯示，在我國各級人才市場中，保存的人事檔案有將近60萬份無法于主人取得聯(lián)系，而且這一數(shù)字還在持續(xù)增長。

（二）檔案管理水平有待加強(qiáng)

由于社會對檔案管理工作的不重視，企業(yè)對于檔案管理人才選拔的標(biāo)準(zhǔn)也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數(shù)為非專業(yè)人士，檔案知識相對匱乏。比如認(rèn)識不到檔案管理工作的重要性；對檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練；許多企業(yè)中的檔案管理人員身兼數(shù)職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理水平的提升。從檔案管理設(shè)備配備方面看，多數(shù)企業(yè)幾乎沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，而是集辦公、倉庫、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護(hù)措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術(shù)仍然十分落后。許多檔案由于反復(fù)使用，加之陽光照射，已經(jīng)出現(xiàn)了紙張發(fā)黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。

（三）檔案的信息化程度較低

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)滲透到社會生活諸多領(lǐng)域。目前，檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)建立，并且逐步得到推廣。但是多數(shù)企業(yè)的檔案管理信息化還停留在對將個人信息輸入電腦中的階段，很多技術(shù)并沒有應(yīng)用于檔案管理中去，部分企業(yè)的資料檢索、檔案查閱仍然采用手工方式，實現(xiàn)無紙化閱檔、信息化管理還有很長的路要走。

（四）非公企業(yè)忽視檔案管理

社會對檔案管理的不重視，除了表現(xiàn)為個人放棄檔案之外，還有就是非公企業(yè)忽視檔案管理?，F(xiàn)代企業(yè)越來越重視人才的能力，用人機(jī)制也日益靈活，企業(yè)管理者認(rèn)為考察檔案不如考察人才的工作表現(xiàn)更為直接。這直接導(dǎo)致員工的職業(yè)道德、性格特點(diǎn)、個人資歷等信息無法讓下一個企業(yè)了解，而且斷檔也有可能給員工的工作、學(xué)習(xí)、生活帶來一些困擾。

二、人事檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）檔案管理電子化程度不斷加強(qiáng)

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化、電子化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在這種形勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)出現(xiàn)種種弊端，而無法適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的客觀需要。轉(zhuǎn)變檔案管理模式，推進(jìn)信息化、電子化進(jìn)程，已經(jīng)成為企業(yè)人事檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。其中，檔案資料的電子化，是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，也就是說只有正確的將紙質(zhì)檔案信息錄入到計算機(jī)中，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，才能夠正確的使用檔案，提高檔案的使用效率。然后再以電子化為基礎(chǔ)，逐步加快人事信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，引進(jìn)現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)，使其他部門能夠快捷、迅速的查找、使用檔案，同時實現(xiàn)電子化檔案與原始檔案的協(xié)同配合，極大提高檔案的使用效率。而且檔案管理實現(xiàn)電子化之后，能夠提高檔案的科技含量，同時還能夠有效防止對原始檔案的磨損與破壞，降低檔案管理的成本風(fēng)險。

（二）檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是建立在電子化基礎(chǔ)上的，而檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提則是遵循國家的相關(guān)保密規(guī)定。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是充分利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。企業(yè)在推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程時，必須要與檔案信息保密建設(shè)同步進(jìn)行，要對檔案資源使用的部門設(shè)置一定權(quán)限，沒有權(quán)限的部門或者個人，將無法查閱相關(guān)檔案資料。與此同時，我們還需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理工者的職業(yè)道德水平與業(yè)務(wù)技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠?qū)n案管理業(yè)務(wù)以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創(chuàng)新，從而依托現(xiàn)代的科技手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。

（三）檔案管理方式日益多元化

目前，人事代理已經(jīng)成為人力資源管理的新方式，這是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需求，也是人才產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的重要保障。從微觀層面上講，人事代理制度就是將“單位人”轉(zhuǎn)化為“社會人”，這種管理方式實際上就是將人事關(guān)系管理與人才使用管理相分離，簡單說就是企業(yè)只負(fù)責(zé)用人，而人事代理負(fù)責(zé)檔案管理。諸如工齡的計算、職稱的評定、各種保險的繳納等等，均由人事代理來負(fù)責(zé)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事代理的服務(wù)方式也在逐步得到拓展，比如“人才租賃”制度，已經(jīng)在部分地區(qū)開始實行。這種方式主要是由人才市場作為人員的雇主而存在，全面負(fù)責(zé)員工的人事管理，而用人企業(yè)與人才市場簽訂的是租賃合同。這種制度不但提高了人力資源配置的效率，同時也減輕了企業(yè)檔案管理的負(fù)擔(dān)。

綜上所述，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的管理環(huán)境。檔案管理者必須要把握時代發(fā)展的趨勢，以及企業(yè)發(fā)展的客觀需要，從檔案管理的現(xiàn)狀入手，不斷探尋管理的新技術(shù)、新方法來解決檔案管理過程中遇到的新問題，積極推進(jìn)檔案管理的信息化、電子化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，從而為企業(yè)的平穩(wěn)、健康發(fā)展提供有力保障。

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