淺析如何提升人事檔案管理效能

樊莉

摘 要：人事檔案的管理工作在人事工作中占有重要的比重，在現(xiàn)階段，許多企業(yè)人事部門的管理工作還是存在許多問題，所以必須對認識制度進行改革和深化。檔案作為社會進步的產(chǎn)物，同時也是人類文明進步的重要標志，檔案對社會的發(fā)展具有較大的影響力，對人事工作的展開也有著關鍵作用，企業(yè)應該深刻認識到檔案管理的效能，對檔案管理中出現(xiàn)的問題及時進行解決，不斷提高檔案管理的工作質量，促進人事管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：人事檔案 管理 效能 措施

前言：

人事檔案是對員工的經(jīng)歷、工作情況等內容的記錄和反映，為提拔員工提著重要的依據(jù)，同時也是國家檔案的重要部分。人事檔案的管理工作對人力資源有著重要的影響，它能夠幫助企業(yè)識別人才、選拔人才。人事檔案管理能夠促進人力資源的開發(fā)，同時人力資源的使用能夠促進人事檔案管理的發(fā)展。

一、提升人事檔案管理效能的意義

無論是在國家機關還是一般企業(yè)中，人事檔案的管理工作占據(jù)著十分重要的地位，尤其是在改革開放后，企業(yè)得到了空前的發(fā)展，所以人事檔案管理效能也提出了更高的要求，著名的管理學家西蒙曾說過，管理就是決策。任何組織在做出管理決策時，都需要以人事檔案中的內容作為依據(jù)，其中包括個人的經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、生活作風及思想作風方面的內容，這些內容能夠更好的幫助企業(yè)做出決策。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展的腳步也越來越快，認識檔案管理的效能慢慢得到人們的重視，所以提高其管理效能對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展來說是關鍵因素。良好的人事檔案管理效能能夠幫助企業(yè)提升高生產(chǎn)效率，在激烈的競爭中能夠站穩(wěn)腳步，不斷提升其核心競爭力。對人力資源管理的發(fā)展也起著關鍵作用。無論是國家機關，企業(yè)還是社會組織，都應該加大對人事檔案管理的重視力度，做到科學、合理地對人事檔案進行管理。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

（一）缺乏時效性

在對人事檔案進行管理的過程中，許多企業(yè)的檔案材料過于老舊，內容已經(jīng)無法跟上企業(yè)發(fā)展的需要，由于受到長期擱置，許多檔案資料都沒有進行再次鑒定，信息缺乏時效性，另外，許多檔案的管理工作并沒有得到落實，只是流于形式，無法真實反映員工的現(xiàn)狀和人事的實際情況，給企業(yè)的人事管理工作帶來了較大的阻礙。

（二）檔案管理工作不夠規(guī)范

就目前而言，我國的人事檔案管理工作并沒有形成完善的規(guī)范制度，也缺乏相應的法律制度對其進行約束，也沒有設置相應的人事管理小組，同時缺乏系統(tǒng)的規(guī)范對人事工作進行管理。企業(yè)沒有落實對員工的培訓工作，員工的專業(yè)技能無法得到提升，專業(yè)知識無法得到更新，導致工作效率低下，工作方法過于傳統(tǒng)。

（三）信息化程度低

長期以來，我國企業(yè)大多數(shù)都是以手動操作的方式進行檔案的管理工作，其過程十分繁瑣且枯燥，耗費了大量的時間，并且效率也不高。由于相關操作人員的缺乏，面對大量的工作任務，無法進行有效的整理，許多材料的真實性無法得到核實，企業(yè)檔案管理的信息化程度較低，對企業(yè)的管理水平有著不利的影響，無法符合科學管理的要求。

三、提升人事檔案管理的相關措施

（一）建立規(guī)范化的檔案管理制度

要想人事檔案的管理工作具備高質量，必須運用科學的手段來管理。所以要建立完善的信息化管理模式，從而提高人事檔案管理工作的效能。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應企業(yè)和社會發(fā)展的需要，具有一定的局限性，企業(yè)應該根據(jù)自身的實際情況，將人事檔案的管理工作推向信息化的進程。

（二）充實人事檔案管理內容

在激烈的市場競爭下，企業(yè)要想快速找到針對性人才，就必須對員工信息進行深入的了解，才能夠合理安排工作任務，更好的提高其工作質量。認識檔案的內容包括個人的生活經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、性格、愛好、專長等方面，同時還應該將其職業(yè)水平和信用記錄同時放入檔案的記錄當中，提升檔案記錄的價值，為企業(yè)用人工作提供便利。

（三）完善人事檔案信息

針對企業(yè)的中高級干部，需要完善其檔案信息，保證信息化管理工作的順利開展。人事檔案的管理工作對需對企業(yè)來說是一個弱項，所以，為了提高其管理職能，需要不斷完善中高級干部的檔案資料，結合先進的計算機技術提高企業(yè)檔案管理工作的質量，建立創(chuàng)新的管理方式，為企業(yè)的專業(yè)人才提供保障，同時，相關理論的學習也十分必要，管理人員需要不斷提升自我的工作水平和技能。

（四）對人事管理工作進行評估

具體可以從三個方面進行：第一，定期對主管部門進行考核，對人事檔案進行監(jiān)督；第二，實行人事檔案測評制度，該制度在人力資源管理中占據(jù)著重要的地位；第三，實行個人監(jiān)督制度，將人事檔案交給檔案本人和管理部門共同審核和鑒定，對主觀內容進行反復審查，對出現(xiàn)異議的部分進行核實，對企業(yè)和個人負責。

四、提高文書檔案管理效能

在文書檔案管理中還有許多問題需要解決，例如：檔案的數(shù)量越來越多，給管理人員的工作帶來了一定的困難，傳統(tǒng)的管理方法無法適應現(xiàn)代的文書檔案管理工作，只有不斷提高管理工作的質量才能更好的保證檔案質量。

1、掌握先進的管理方法，提高管理人員的綜合素質。利用現(xiàn)代化技術完成文件的起草、修改、檢索等工作，文書檔案的管理人員應該不斷提高自身的操作水平，不斷提高其業(yè)務素質。

2、優(yōu)化立卷方式。傳統(tǒng)的立卷方式無法適應，目前的檔案鑒定工作，所以必須對傳統(tǒng)的立卷方式進行改革，利用計算機技術作為輔助方法，對檢索工具進行調整、刪改，提高立卷的工作效率。

五、科技檔案的管理辦法

（一）科技檔案管理的內容包括圖紙、文字材料、照片、錄音等。應該實行統(tǒng)一的管理，由專門的檔案室來管理。

（二）其工作內容包括收集、整理、統(tǒng)計等。需要保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性。

（三）建立專門的檔案鑒定小組，經(jīng)過上級批準，對超過保管期限的檔案實行銷毀動作。

結束語：

隨著我國信息化腳步的不斷加快，計算機技術已經(jīng)廣泛應用與我們生活中的各個方面，并使許多企業(yè)的完成來了改革創(chuàng)新工作，其中也包含人事檔案管理工作，企業(yè)需要對人事檔案管理工作進行深入的了解，發(fā)現(xiàn)其存在的問題，制定針對性的措施提升其管理職能，這是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

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