淺談如何加強(qiáng)學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的思考

山其米格

摘要：教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)識(shí)之一，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對(duì)推進(jìn)教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價(jià)值?；谶@一認(rèn)知，對(duì)教學(xué)檔案的管理工作進(jìn)行探討，以期推進(jìn)該項(xiàng)工作的探索和完善。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理 歸檔 制度

教學(xué)檔案是學(xué)校師生在進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理過程中的歷史記錄和真實(shí)反映。教學(xué)檔案由文字材料、圖表、音像、照片等材料匯總而成，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的客觀反映和具體總結(jié)。建立完整的教學(xué)檔案，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)研究、提升教學(xué)管理水平，具有重要的意義。

一、教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)識(shí)之一，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對(duì)推進(jìn)教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價(jià)值。

1.它是提高教學(xué)質(zhì)量和提高教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，同時(shí)，它又會(huì)反過來促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提高。在日常教學(xué)活動(dòng)中，各種工作的不足和問題都會(huì)在相關(guān)的教學(xué)記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析、研究、總結(jié)這些教學(xué)記錄上的內(nèi)容，可以直接發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提升。

2.它是進(jìn)行教學(xué)改革和教學(xué)研究的重要依據(jù)。

作為教學(xué)工作情況的重要記錄，教學(xué)檔案記載了長(zhǎng)期的教學(xué)活動(dòng)情況、科研情況，以及教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，當(dāng)教學(xué)活動(dòng)或教學(xué)管理需要做出新的決策時(shí)，教學(xué)檔案可以提供針對(duì)性的參考和以往所總結(jié)出的各種經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)管理部門及時(shí)有效制定出符合本單位實(shí)際的相關(guān)決策。

3.它是支撐教學(xué)評(píng)估工作的重要依據(jù)。

在教學(xué)評(píng)估過程中，教學(xué)檔案是支撐教學(xué)評(píng)估工作最直接、最堅(jiān)實(shí)的方面，教學(xué)檔案的管理和利用水平直接反映了學(xué)校的辦學(xué)水平和能力。在教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，專家主要通過查閱和閱讀檔案資料，尤其是教學(xué)檔案的資料來掌握相關(guān)的具體情況，如果沒有完整、真實(shí)和相應(yīng)的教學(xué)檔案，將無從佐證教學(xué)活動(dòng)和管理的水平，從而缺乏說服力和實(shí)證性。因此，從教學(xué)評(píng)估的角度來看，教學(xué)檔案的管理尤為重要。

綜上所述，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要作用，努力提升教學(xué)檔案的管理水平，是當(dāng)前學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的必然。

二、教學(xué)檔案管理工作的具體展開

教學(xué)檔案管理工作涉及到教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高教學(xué)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)性和有效性，將規(guī)范具體教學(xué)教務(wù)工作的展開。

1.教學(xué)檔案的搜集

教學(xué)檔案的搜集是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員在日常的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理等活動(dòng)中，形成了諸多具有保存價(jià)值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學(xué)檔案的管理人員，必須對(duì)這些資料進(jìn)行積極的搜集、整理、分類、歸檔等，從而做好教學(xué)檔案的管理工作。同時(shí)，作為教學(xué)檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)合理把握教學(xué)文件材料歸檔的范圍，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理計(jì)劃，力爭(zhēng)做到對(duì)教學(xué)檔案的搜集有計(jì)劃性和實(shí)效性。

2.教學(xué)檔案的歸檔

在教學(xué)檔案的管理過程中，應(yīng)尤其重視教學(xué)檔案的歸檔工作。教學(xué)檔案的整理是一項(xiàng)復(fù)雜并細(xì)致的工作，同時(shí)，在教學(xué)檔案整理的過程中必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行。每份教學(xué)檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經(jīng)過十幾項(xiàng)具體的內(nèi)容，如分類、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列、編頁碼、抄寫卷內(nèi)目錄等等。

3.教學(xué)檔案的保管

教學(xué)檔案的保管，包括教學(xué)檔案的保存、借閱、返還等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，必須要根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的實(shí)際情況，制定相應(yīng)完善的教學(xué)檔案管理制度，從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時(shí)，對(duì)于教學(xué)檔案的保管應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，應(yīng)盡量挑選政治素質(zhì)好，且具備一定的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的人員從事這項(xiàng)工作。

總之，對(duì)于教學(xué)檔案材料的管理，必須如實(shí)反映教學(xué)工作和教學(xué)管理過程中的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，同時(shí)應(yīng)從具體的實(shí)際工作出發(fā)，遵循其自然規(guī)律和邏輯聯(lián)系，客觀體現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)自身的特點(diǎn)。

三、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的具體舉措

1.建立健全教學(xué)檔案管理制度。

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作意義重大。具體來說，一方面要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本院系的具體情況，制定相應(yīng)的各項(xiàng)具體管理制度，如學(xué)院的教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負(fù)責(zé)，明確工作人物和職責(zé)范圍，做到責(zé)權(quán)明確。當(dāng)然，教學(xué)檔案管理工作較為復(fù)雜，不能只靠制度，還應(yīng)有其他相應(yīng)的管理手段為補(bǔ)充，如通過宣傳教學(xué)檔案歸檔的重要性，使教職工和學(xué)生充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，進(jìn)而自覺參加這項(xiàng)工作。這些都可以使教學(xué)檔案的管理工作朝著更加標(biāo)準(zhǔn)、更加科學(xué)的方向發(fā)展。

2.加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，配合教師積極做好歸檔查檔工作。

在教學(xué)檔案管理的過程中，要積極配合教師做好歸檔、查檔的工作。對(duì)于處在教學(xué)一線的教師來說，他們提供著教學(xué)檔案的一手材料，這些材料直接反映教學(xué)情況，如讓他們切實(shí)體會(huì)到歸檔的好處和價(jià)值，可以直接提升教學(xué)檔案管理工作的有效性。如，優(yōu)秀教師講稿的匯編、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、教學(xué)研究論文的匯總等，都直接反映了教學(xué)工作的情況和進(jìn)展?？傊瑧?yīng)充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，提高教學(xué)檔案管理，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用。

3.提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，進(jìn)而提升他們的業(yè)務(wù)水平，如案卷的整理、歸檔的內(nèi)容和范圍、編研的質(zhì)量等。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)具有責(zé)任精神和敬業(yè)精神，在工作中應(yīng)樹立超前意識(shí)，主動(dòng)摸索教學(xué)檔案管理工作的規(guī)律，從而優(yōu)化具體的教學(xué)檔案管理工作。這些對(duì)于提升教學(xué)檔案管理水平，具有重要的意義。

4.提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

隨著學(xué)校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，原先舊的教學(xué)檔案管理機(jī)制已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。在具體工作中，我們應(yīng)當(dāng)更新觀念，逐步將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備引入到具體的教學(xué)檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化。

總之，在學(xué)校的教育教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)檔案有著重要的作用。學(xué)校應(yīng)充分注重教學(xué)檔案管理工作的重要意義，提升教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和有效性，形成教學(xué)檔案管理的先進(jìn)科學(xué)模式，從而推動(dòng)教育教學(xué)工作的開展。