聯(lián)合編輯文檔你來定規(guī)矩

Coco

最近C小姐第一次負(fù)責(zé)本組的項目安排，工作完成后需要由全組人一起提交一份工作報告，最后還得加入老板的修改意見。但由于大家的編輯習(xí)慣不同，C小姐整理好的文檔格式在其他人手中傳來傳去就變了樣……

搭好格式框架

多人協(xié)同編輯時，不用樣式的人會使用Word默認(rèn)的正文格式一寫到底；而使用樣式的人則可能會根據(jù)自己的編輯習(xí)慣修改樣式主題（包括標(biāo)題及正文等各部分內(nèi)容的字體、字號、顏色、行間距、縮進(jìn)等格式），使原有格式發(fā)生改變。最后文檔一片混亂……

所謂“無規(guī)矩不成方圓”，既然總負(fù)責(zé)人是C小姐，那么就應(yīng)該由他來定好文檔的格式。比如正文該用幾號字以及不同層級的標(biāo)題該如何區(qū)分等，避免因不同的編輯習(xí)慣造成的文檔格式混亂。因此最好的辦法就是由C小姐定好整個文檔的格式框架，并通過設(shè)置“保護(hù)文檔”禁止格式設(shè)置與樣式主題切換，從而確保文檔始終保持規(guī)范的格式。

設(shè)置文檔格式

其實在Word中已經(jīng)對不同的格式設(shè)置了不同的樣式，如果沒有特殊需求可以直接套用軟件定義的格式。用Word 2007打開工作報告文檔后，先在“開始”選項卡的“樣式”列表中，右擊“正文”選擇“修改”，接著在彈出的窗口中按要求設(shè)置格式。重復(fù)此操作可以依次修改標(biāo)題、標(biāo)題1、標(biāo)題2、正文的樣式（一般來說，工作報告會涉及到四種層級，也可以根據(jù)需要自行添加，但不宜劃分太多層級）。然后分別選中文檔的各部分內(nèi)容，單擊樣式列表中的相應(yīng)樣式，用這四種樣式對文檔內(nèi)容進(jìn)行格式設(shè)置。

限制文檔格式

雖然訂好了規(guī)矩，但不能保證每個人都會遵守它。所以，C小姐可以將這個規(guī)矩定“死”，讓不安分的人也得乖乖遵守。在“審閱”選項卡中單擊“保護(hù)文檔”，從下拉列表中選擇“限制格式和編輯”。在出現(xiàn)的“限制格式和編輯”窗格中，單擊選中“限制對選定樣式設(shè)置格式”復(fù)選項。單擊下面的“設(shè)置…”打開“格式設(shè)置限制”窗口，先單擊一下“無”按鈕消除“當(dāng)前允許使用的樣式”列表中的所有選項，然后只選中標(biāo)題、標(biāo)題1、標(biāo)題2、正文文本這四項（就是前面報告中用到的那四項樣式）。再選中下面的“阻止主題或方案切換”和“阻止快速樣式集切換”復(fù)選項（如圖1）。單擊確定，會彈出提示“該文檔可能包含不允許的格式或樣式。您是否希望將其刪除”，選擇“是”完成設(shè)置。

回到“限制格式和編輯”窗格，單擊下面的“是，啟動強制保護(hù)”按鈕，會彈出密碼輸入窗口（如圖2），在新密碼和確認(rèn)密碼中輸入同一密碼，確認(rèn)完成保護(hù)設(shè)置。最后保存文檔再交與大家共同編輯即可。這個密碼是自己用來修改樣式的，不需要告訴其他人。