淺談高校教學(xué)秘書工作存在的問題及對策分析

劉釗慧

摘 要： 教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍的主力軍之一，是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處、各學(xué)院及師生的橋梁和紐帶，是教學(xué)工作正常運(yùn)行的中樞。本文以四川某高校為例分析當(dāng)前教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀和存在的主要問題著手，進(jìn)一步認(rèn)識教學(xué)秘書的角色定位和工作任務(wù)，并結(jié)合實(shí)際提出了對解決教學(xué)秘書工作問題的一些思考。

關(guān)鍵詞 ：教學(xué)秘書 問題 角色定位 對策

一、高校教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀和存在的問題

1.教學(xué)秘書工作沒有受到充分重視

當(dāng)前高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的一個(gè)現(xiàn)實(shí)是，許多高校高度重視師資和科研隊(duì)伍的建設(shè)，對于教學(xué)管理部分領(lǐng)導(dǎo)和教師認(rèn)為僅僅是打電話、簽收文件、排排課、管管成績、安排考試、整理資料等一些簡單的事務(wù)性工作，對教學(xué)管理更是抱有只要不出教學(xué)事故就行的態(tài)度。從而導(dǎo)致教學(xué)秘書無論在職稱、職務(wù)、評獎(jiǎng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面都比同學(xué)歷的教師機(jī)會(huì)少，例如四川某高校在教學(xué)環(huán)節(jié)方面每年度會(huì)評“教學(xué)十佳”、“優(yōu)秀教師”、“優(yōu)秀實(shí)驗(yàn)員”“優(yōu)秀輔導(dǎo)員”，而在教學(xué)管理方面沒有設(shè)置任何優(yōu)秀評定；并且教學(xué)秘書沒有評定職稱的機(jī)會(huì)，導(dǎo)[FL）]

致大部分教學(xué)秘書在工作了7、8年后還是初級職稱，工資水平一直處于最低水平。這樣嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書的工作積極性，造成隊(duì)伍不穩(wěn)定，一些高學(xué)歷、能力強(qiáng)的教學(xué)秘書轉(zhuǎn)為教師、輔導(dǎo)員或調(diào)出高校。

2.知識結(jié)構(gòu)單一，學(xué)歷層次和技術(shù)職稱偏低

下面以四川某高校為例，從2013年6月調(diào)查結(jié)果來看，教學(xué)管理隊(duì)伍現(xiàn)狀頗令人擔(dān)憂。如年齡結(jié)構(gòu)：35歲以下、35-50歲、50歲以上所占比例分別是51%、47%、1%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)：博士僅占0%、碩士僅占16%、本科占60%、大中專及以下占24%，職稱結(jié)構(gòu)：正高占0%、副高占5%、中級占45%、初級及無職稱者占50%。由此我們?nèi)菀装l(fā)現(xiàn)大多數(shù)教學(xué)秘書的學(xué)歷在本科及以下，技術(shù)職稱多在中級及以下，并且近年來招聘越來越多的編外人員做教學(xué)秘書。教學(xué)秘書既要參與教學(xué)計(jì)劃的修訂，教學(xué)任務(wù)的安排，教學(xué)過程的監(jiān)督和管理，還要協(xié)調(diào)教師和學(xué)生解決各種問題。因此，專業(yè)不對口、學(xué)歷和職稱偏低的現(xiàn)象決定教學(xué)秘書很難更好地履行職責(zé)。

3.教學(xué)秘書的工作程序不規(guī)范

教學(xué)秘書在行政上屬于院（系），在業(yè)務(wù)上卻從屬于教學(xué)管理部門（教務(wù)處），直接接受教務(wù)處安排。為此教學(xué)秘書工作經(jīng)常陷入重復(fù)交叉的“兩難”境地。再加上對教研室、教師和學(xué)生的臨時(shí)性服務(wù)工作，使教學(xué)管理工作經(jīng)常處于臨時(shí)的應(yīng)急狀態(tài)，沒有計(jì)劃性和規(guī)范性。例如，監(jiān)考教師在監(jiān)考的時(shí)候沒有按時(shí)監(jiān)考，我們的教學(xué)秘書不能發(fā)揮基層管理者的管理智能，而只有充當(dāng)“救火員”的角色頂替監(jiān)考，由此來避免教務(wù)處督導(dǎo)的巡查，保證學(xué)院的教學(xué)管理環(huán)節(jié)沒有教學(xué)事故。

4.管理知識和專業(yè)知識缺乏，教學(xué)管理方法陳舊

教學(xué)管理的主要任務(wù)是研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)管理工作，提高教學(xué)管理水平；建立穩(wěn)定的教學(xué)秩序，保證教學(xué)工作的正常運(yùn)行；研究并組織實(shí)施教學(xué)改革；努力調(diào)動(dòng)教師和學(xué)生教與學(xué)的積極性。教學(xué)秘書想要順利的開展這些工作，既要有教學(xué)管理知識又要有所在院系的專業(yè)知識，但是大多數(shù)教學(xué)秘書不是教育管理專業(yè)出身，不懂教學(xué)管理的相關(guān)知識，還有的雖然是教學(xué)管理專業(yè)畢業(yè)，但不懂所在院系的專業(yè)知識，還有一些教學(xué)秘書仍停留在事務(wù)型、經(jīng)驗(yàn)型的管理層面上，教學(xué)管理方法陳舊，只習(xí)慣于上傳下達(dá)、被動(dòng)接受任務(wù)，工作上缺少創(chuàng)造性、積極性和科學(xué)性。

二、教學(xué)秘書的角色定位和工作任務(wù)

教學(xué)秘書是高?；鶎咏虒W(xué)單位最直接的教學(xué)管理人員，是學(xué)校教務(wù)部門和院系教學(xué)主任的得力助手，是聯(lián)系教務(wù)處、各學(xué)院、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、督學(xué)專家和學(xué)生之間的紐帶，在教學(xué)工作中有著不可替代的作用。概括起來，教學(xué)秘書的角色定位和工作任務(wù)主要有：

1.教學(xué)秘書是服務(wù)者

這是教學(xué)秘書的基本職能，教學(xué)秘書要樹立“立足本職、開拓創(chuàng)新、服務(wù)至上”的理念，具體體現(xiàn)在為教學(xué)、科研服務(wù)；為全體師生服務(wù)；為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。主要是通過學(xué)籍管理、成績管理、考務(wù)管理、教學(xué)運(yùn)行的監(jiān)督管理、日常教務(wù)工作管理、教材的征訂和發(fā)放管理、教學(xué)檔案管理等工作得以實(shí)現(xiàn)。

2.教學(xué)秘書是基層管理者

教學(xué)秘書是院系教學(xué)管理的基層管理者、信息反饋者。一是協(xié)助院、系分管領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)工作的一般運(yùn)行進(jìn)行管理。如對教師調(diào)停課的管理、輔導(dǎo)答疑的管理、聽課的管理、教學(xué)計(jì)劃的管理等。二是教學(xué)質(zhì)量的保障和監(jiān)控管理。廣泛收集來自學(xué)生評教、教師評學(xué)、同行互評、教學(xué)督導(dǎo)專家和信息員的信息，對教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行全面調(diào)查管理和評議，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)運(yùn)行的全過程實(shí)施全程質(zhì)量管理。

3.教學(xué)秘書是溝通協(xié)調(diào)者

教學(xué)秘書在具體的工作中，既要面臨教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生等多層面的協(xié)調(diào)工作；也要涉及到與各教學(xué)部門、與有關(guān)職能部門之間的協(xié)調(diào)。具體來講，既要及時(shí)準(zhǔn)確的完成教學(xué)管理部門和院系領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作任務(wù)，又要客觀及時(shí)的將教學(xué)過程中的一些情況反饋上去。還要做好領(lǐng)導(dǎo)與教師、教師與學(xué)生之間的溝通協(xié)調(diào)關(guān)系。例如，每學(xué)期要根據(jù)教學(xué)計(jì)劃的要求落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)的教學(xué)任務(wù)，負(fù)責(zé)教師教學(xué)任務(wù)書、教師課表、學(xué)生課表等相關(guān)協(xié)調(diào)工作；協(xié)調(diào)課務(wù)安排與變動(dòng)事宜，并及時(shí)將課務(wù)安排與變更情況通知任課教師和學(xué)生；負(fù)責(zé)選課、考務(wù)工作中教務(wù)處、各學(xué)院、師生之間的協(xié)調(diào)工作等。

三、對解決教學(xué)秘書工作中存在問題的一些思考

為了保障高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性，保證教學(xué)工作正常進(jìn)行，維護(hù)良好的教學(xué)秩序。筆者針對目前高校教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀及存在的問題，提出了以下幾點(diǎn)對策：

1.重視教學(xué)秘書工作，調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性

學(xué)校應(yīng)明確教學(xué)管理在學(xué)校管理中的重要地位，各高校應(yīng)使工作在不同崗位的人員都能夠得到相當(dāng)?shù)拇觯瑘?jiān)持公開、公平、競爭、擇優(yōu)的用人原則和合理的教學(xué)秘書人員進(jìn)出機(jī)制。根據(jù)工作中的表現(xiàn)，給予教學(xué)秘書評優(yōu)、升職和相當(dāng)?shù)脑u職稱機(jī)會(huì)。由此來調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書工作的主動(dòng)性和積極性。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高教學(xué)秘書的專業(yè)能力和管理水平

教學(xué)秘書既要有一定的理論水平，也要具有較強(qiáng)的實(shí)踐能力才能順利的開展工作。具體來說，教學(xué)秘書要掌握一定的教學(xué)管理知識、所在院系的專業(yè)知識、熟悉現(xiàn)代化辦公的能力。這就要求各高校給教學(xué)秘書提供各種學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，著重提高和完善教學(xué)秘書的知識水平、管理水平、統(tǒng)籌計(jì)劃能力、研究問題和解決問題的能力、表達(dá)能力、公文處理能力、溝通協(xié)調(diào)能力、收集和處理信息資料的能力，不斷提高工作效益，使教學(xué)管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

3.加強(qiáng)教學(xué)秘書思想意識

教學(xué)管理復(fù)雜、多樣，涉及方方面面，即使一個(gè)很小的環(huán)節(jié)銜接不暢都會(huì)對教學(xué)運(yùn)行產(chǎn)生一定的影響。因此，學(xué)校應(yīng)鼓勵(lì)并要求廣大教學(xué)秘書不斷提高思想意識，充分利用空暇時(shí)間加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的知識水平和研究能力，使自己在做好日常教學(xué)管理的同時(shí)，能從一些瑣碎的教學(xué)事物中發(fā)現(xiàn)新情況和新問題，從中去總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，讓教學(xué)秘書從教學(xué)管理工作促進(jìn)教學(xué)管理研究，不斷提高教學(xué)管理工作的科學(xué)性、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平，

4.加強(qiáng)考核管理，引入評優(yōu)激勵(lì)制度

目前，很多高校，例如四川某高校，沒有教學(xué)秘書的考核管理辦法，只要不導(dǎo)致教學(xué)事故，干好干壞一個(gè)樣（特別是編外教學(xué)秘書在工資水平上與在編教學(xué)秘書相差較大），導(dǎo)致了一些教學(xué)秘書沒有進(jìn)取心和責(zé)任心，極大的影響了工作水平。因此，有必要開展教學(xué)秘書之間的崗位爭優(yōu)活動(dòng)。使教學(xué)秘書隊(duì)伍呈現(xiàn)優(yōu)勝劣汰的局面，對工作責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平高、業(yè)績突出者給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；恢復(fù)教學(xué)秘書的職稱評審資格，打破部分教學(xué)秘書工作了近10年還是初級職稱的境況。這樣能增強(qiáng)教學(xué)秘書的競爭意識和進(jìn)取精神，使教學(xué)秘書自覺提高個(gè)人修養(yǎng)、能力素質(zhì)、工作水平、責(zé)任意識和工作熱情等。

總之，進(jìn)一步提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量，就要正確認(rèn)識教學(xué)秘書在高校中的地位和作用，采取適當(dāng)?shù)膶Σ?，加?qiáng)對他們的思想教育，提高他們的個(gè)人綜合素質(zhì)，豐富他們的專業(yè)知識，提供合理的發(fā)展空間，提高他們的工作積極性、開發(fā)創(chuàng)造性，這樣才能推動(dòng)教學(xué)手段和教學(xué)方法改革，使教學(xué)秘書工作進(jìn)一步科學(xué)化、有序化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

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