應(yīng)對(duì)電子檔案 創(chuàng)新檔案管理

李振輝

摘 要：信息化快速發(fā)展的同時(shí)，產(chǎn)生了數(shù)量龐大的電子檔案，而相當(dāng)多的電子檔案正處于失控狀態(tài)；如何面對(duì)電子檔案帶給管理者的挑戰(zhàn)，擔(dān)負(fù)起延續(xù)歷史、傳承文明的重任，成為檔案管理者探析的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息化；電子檔案；管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-8122（2013）09-0152-02

近年來(lái)，世界各國(guó)信息化發(fā)展進(jìn)入了快車道，我國(guó)的信息化應(yīng)用也進(jìn)入大發(fā)展階段。新技術(shù)的應(yīng)用為社會(huì)各行各業(yè)帶來(lái)極大的便利，但與此同時(shí)產(chǎn)生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應(yīng)對(duì)新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創(chuàng)新檔案管理。

一、電子檔案產(chǎn)生的背景

自從1946年，世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)誕生以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異。與此同時(shí)，電子文件的的飛速發(fā)展與廣泛普及已是大勢(shì)所趨。人們普遍認(rèn)為，紙張的發(fā)明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當(dāng)下，正在發(fā)生的電子文件代替紙質(zhì)文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質(zhì)就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發(fā)生了變化，但是本質(zhì)卻是同樣的。

那么，就出現(xiàn)了一個(gè)問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題給他的管理者帶來(lái)了極大的困擾，即：發(fā)生了載體轉(zhuǎn)變的巨量的電子檔案如何有效管理？

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀

（一）電子檔案更難鑒定

國(guó)家檔案局在2003年7月28日頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)?！蹦敲矗瑔?wèn)題是，隨著各行各業(yè)信息化技術(shù)的應(yīng)用，例如不同辦公管理軟件的應(yīng)用，由此產(chǎn)生了不同形式、不同規(guī)格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復(fù)雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。

竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書(shū)檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質(zhì)上一致的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的非現(xiàn)行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應(yīng)當(dāng)是具備了一定的保存價(jià)值和利用價(jià)值的電子文件，并且被歸檔。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)化為文書(shū)檔案不同的是，電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)具備兩個(gè)特性：一是必須為真實(shí)可靠的反應(yīng)人們生活工作的原始記錄，同時(shí)還要具備內(nèi)容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，電子文件的格式應(yīng)當(dāng)局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個(gè)需要注意的是，電子檔案必須具有長(zhǎng)期可讀性。因?yàn)?，隨著新技術(shù)的革新，或許經(jīng)過(guò)一段時(shí)期，會(huì)發(fā)生因?yàn)槿藗冏x取信息設(shè)備的改變，而導(dǎo)致今天我們花費(fèi)了大量人力物力所保存的電子檔案出現(xiàn)無(wú)法順利利用的囧態(tài)?！拔覈?guó)90年代舉辦的一次重大的國(guó)際體育比賽的電子文件目前已完全無(wú)法讀取，20世紀(jì)80年代開(kāi)展的一次重要的全國(guó)普查活動(dòng)的99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失，某市政府大批20世紀(jì)80年代生成的電子文件無(wú)法讀取[1]。正因?yàn)樯鲜鲈颍娮游募阼b定為電子檔案的過(guò)程中比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更加困難。

（二）電子檔案管理失控

通過(guò)了解，現(xiàn)今大部分的檔案館對(duì)凡是屬于國(guó)家所有的、具有保存價(jià)值的實(shí)體檔案都進(jìn)行了歸檔、保存。但對(duì)于大量的電子文件產(chǎn)生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的依據(jù)）另外，各個(gè)電子檔案產(chǎn)生單位沒(méi)有相應(yīng)的電子檔案管理制度。

正所謂，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。因?yàn)闆](méi)有相關(guān)制度，各單位的電子檔案要么沒(méi)人管理，要么處于不科學(xué)、無(wú)序、混亂的管理狀態(tài)，甚至于因?yàn)楦鞣N原因，導(dǎo)致大量珍貴的電子檔案損毀、丟失而造成無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾?？梢?jiàn)電子檔案管理已經(jīng)失控。

（三）電子文件法律體系欠缺

在許多國(guó)家，電子文件的證據(jù)效力已得到法律認(rèn)可，而且法律強(qiáng)制政府機(jī)構(gòu)和公司有效管理電子文件，以保留業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)。在1998～1999年美國(guó)司法部針對(duì)微軟公司的訴訟案件中，訴訟雙方向法庭呈送的大約3000份證據(jù)大多數(shù)是電子郵件，美國(guó)司法部一位高級(jí)官員說(shuō)，電子郵件正是這次訴訟的一場(chǎng)革命[2]。我國(guó)在2004年通過(guò)了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，確認(rèn)了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應(yīng)性。電子文件法律體系亟待進(jìn)一步完善。

（四）電子檔案歸檔率很低

我國(guó)目前電子文件的利用率很低，電子檔案的利用率就更低了，這造成了大量紙張的浪費(fèi)。據(jù)四川省政府估計(jì)，推行無(wú)紙化辦公，一年可節(jié)省紙張約630萬(wàn)張[3]。在國(guó)家愛(ài)積極倡導(dǎo)綠色環(huán)保的今天，僅從保護(hù)環(huán)境，推行綠色辦公的方面講，電子文件代替紙質(zhì)文件都是應(yīng)當(dāng)被加快推廣；科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，相比電子文件及電子檔案的應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子檔案在利用方面效率十分低下，改變這一影響工作效率的局面刻不容緩。

（五）檔案人才匱乏

所有的工作都是圍繞人開(kāi)展的，尤其是具有一定才能的人。目前，在我國(guó)電子文件管理沒(méi)有相應(yīng)的職業(yè)，其中大多數(shù)是非計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員兼職收集檔案，即使是專業(yè)的檔案員也很少在具備檔案管理知識(shí)的同時(shí)具備較好的計(jì)算機(jī)技術(shù)，由此不難看出，在信息化的大背景下，檔案界缺乏一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。電子文件及電子檔案管理人才的匱乏，極大制約著我國(guó)電子檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、電子檔案管理創(chuàng)新

（一）管理理念創(chuàng)新

面對(duì)新生的事物，人們往往會(huì)有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現(xiàn)，甚至于趨向替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，這一形勢(shì)必將成為歷史的必然。面對(duì)這一必然趨勢(shì)，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)觀念，正確地認(rèn)識(shí)這一變化，以迎難而上的積極姿態(tài)迎接新生事物挑戰(zhàn)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)組織創(chuàng)新

信息化發(fā)展到今天，在電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的過(guò)渡期這一關(guān)鍵歷史階段，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的組織創(chuàng)新管理能力，縱觀歷史，優(yōu)秀的人才在歷史的某個(gè)階段產(chǎn)生的歷史的推動(dòng)力往往是難以估量的。這就要求各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部要樂(lè)于學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)，只有領(lǐng)導(dǎo)干部了解了信息化技術(shù)，才能更好的領(lǐng)導(dǎo)檔案隊(duì)伍，更好地開(kāi)展信息化建設(shè)，而只有領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭組織開(kāi)展信息化建設(shè)工作，才能有更有效地管理信息化工作產(chǎn)生的巨量電子文件，也才能為檔案管理者提供高品質(zhì)的電子檔案材料，為形成高質(zhì)量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎(chǔ)。

（三）管理機(jī)制創(chuàng)新

檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，電子檔案的管理更是一項(xiàng)需要著眼當(dāng)前、放眼未來(lái)的偉大工作。這項(xiàng)工作的有效開(kāi)展不僅僅需要今天的領(lǐng)導(dǎo)干部具備開(kāi)拓創(chuàng)新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項(xiàng)完整的機(jī)制來(lái)保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領(lǐng)導(dǎo)干部換屆導(dǎo)致工作政策的反復(fù)。在國(guó)家?guī)ь^起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級(jí)各類檔案管理部門也應(yīng)及時(shí)的，結(jié)合本行業(yè)、本單位實(shí)際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設(shè)事業(yè)持續(xù)地保駕護(hù)航。

（四）人才管理創(chuàng)新

任何事業(yè)的發(fā)展，都離不開(kāi)人才的培養(yǎng)，電子文件的有效管理，更是需要一只思想素質(zhì)較高，專業(yè)素養(yǎng)較好的的管理隊(duì)伍。目前，因?yàn)楦鞣N原因，例如：檔案工作者待遇偏低、社會(huì)地位不夠高、人們認(rèn)知度偏低等原因，導(dǎo)致檔案管理部門很難吸引到高學(xué)歷、高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才，現(xiàn)有的檔案管理人員往往是其他部門臨時(shí)調(diào)入檔案機(jī)構(gòu)的。因而，應(yīng)該從國(guó)家層面上制定相關(guān)鼓勵(lì)政策，比如落實(shí)對(duì)檔案工作者有毒有害物質(zhì)保護(hù)的待遇，加大對(duì)檔案工作者學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，尤其是從政策和資金上鼓勵(lì)涉及到電子文件及電子檔案信息化技術(shù)研究與開(kāi)發(fā)方面的研究，在各類大專院校開(kāi)設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步設(shè)立檔案信息類的公共選修課，培養(yǎng)年輕一代對(duì)檔案、電子檔案的認(rèn)知，從而逐漸提高全社會(huì)對(duì)檔案工作的了解。

總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來(lái)越快速，這就需要檔案管理者以大無(wú)畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

參考文獻(xiàn)：

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