ERP在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用及思考

馬玉晶

ERP系統(tǒng)是目前大中型企業(yè)廣為運(yùn)用的信息管理軟件，其系統(tǒng)化管理思想為企業(yè)發(fā)展決策與全面管理提供數(shù)據(jù)信息平臺(tái)。ERP系統(tǒng)綜合信息技術(shù)與先進(jìn)管理理念，成為現(xiàn)代企業(yè)在信息時(shí)代生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。它對(duì)于完善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)管理水平和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有顯著作用。ERP把企業(yè)里的流程用信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，各種單據(jù)使用信息系統(tǒng)來完成，使數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息收集和生產(chǎn)同步，從生產(chǎn)到銷售全部信息化處理。ERP已經(jīng)由簡(jiǎn)單的記錄數(shù)據(jù)方便查詢匯總發(fā)展到建立在全球基礎(chǔ)上的跨行業(yè)夸地區(qū)運(yùn)行體系，實(shí)現(xiàn)客戶供應(yīng)商信息共享、數(shù)據(jù)直接交換能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)間的共同發(fā)展聯(lián)合作戰(zhàn)。而這種系統(tǒng)的相互融合，有利于企業(yè)在財(cái)務(wù)管理方面做些前瞻性的分析與預(yù)測(cè)。

一、ERP在財(cái)務(wù)管理中作用

（一）ERP系統(tǒng)增加了財(cái)務(wù)管理全面性

ERP系統(tǒng)涉及財(cái)務(wù)管理各個(gè)方面，包括成本管理、應(yīng)收系統(tǒng)、應(yīng)付系統(tǒng)、固定資產(chǎn)、資金管理、總賬系統(tǒng)、項(xiàng)目管理等等。成本管理系統(tǒng)包括存貨核算系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)等；應(yīng)收系統(tǒng)包括銷售信用管理、賬齡分析、銷貨日?qǐng)?bào)表、客戶銷售分析、收款沖賬、匯率重評(píng)價(jià)等；應(yīng)付系統(tǒng)包括供應(yīng)商資料管理、暫估入庫(kù)管理、廠商應(yīng)付賬齡分析、采購(gòu)差異調(diào)整、匯率重評(píng)價(jià)等；項(xiàng)目管理可以直接讀取總賬憑證中數(shù)據(jù)、工資以及固定資產(chǎn)系統(tǒng)中的折舊數(shù)據(jù)作為項(xiàng)目費(fèi)用，結(jié)合庫(kù)存管理系統(tǒng)及存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算控制。ERP系統(tǒng)在初始化中進(jìn)行各種參數(shù)設(shè)置和基本會(huì)計(jì)資料維護(hù)，供應(yīng)鏈和生產(chǎn)制造端數(shù)據(jù)可以自動(dòng)拋轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)端再通過相應(yīng)的審核過賬后生成相應(yīng)的憑證，整個(gè)過程記錄工作可由系統(tǒng)自動(dòng)完成，數(shù)據(jù)計(jì)算和生成報(bào)告中的大部分工作也能通過系統(tǒng)設(shè)置而自動(dòng)完成。

（二）ERP系統(tǒng)使財(cái)務(wù)和生產(chǎn)管理相一致

在同一環(huán)境下，當(dāng)生產(chǎn)制造系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行時(shí)，很容易帶動(dòng)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)正常運(yùn)行，反之則非常難。我公司2009年成功地運(yùn)行了ERP生產(chǎn)制造管理系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上建立了有效的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)人員馬上感到成本控制能力和工作效率提高了，從根本上講，生產(chǎn)管理人員與財(cái)務(wù)人員面對(duì)著共同的環(huán)境與經(jīng)營(yíng)課題，只不過計(jì)量單位不同而已，前者用實(shí)物計(jì)量單位表示，后者用貨幣單位表示。所以，財(cái)務(wù)系統(tǒng)將會(huì)得到一套更為有效的數(shù)據(jù)作為后續(xù)工作的基礎(chǔ)。

（三）ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)化了成本核算

我公司ERP上線首先改變了成本核算方法，變計(jì)劃成本核算為實(shí)際成本核算體系，增加成本核算精度。目前，公司對(duì)所有物料收、發(fā)、存都采用實(shí)際成本核算，材料采用先進(jìn)先出法計(jì)入產(chǎn)品成本。成本核算對(duì)象進(jìn)一步細(xì)化，對(duì)每一種產(chǎn)品編制BOM表，對(duì)產(chǎn)品料件成本自動(dòng)進(jìn)行階數(shù)計(jì)算，通過不同庫(kù)位轉(zhuǎn)移實(shí)現(xiàn)材料內(nèi)部調(diào)撥，各產(chǎn)品人工制費(fèi)按照生產(chǎn)工時(shí)進(jìn)行分?jǐn)?。同時(shí)能通過材料采購(gòu)差異適時(shí)監(jiān)控采購(gòu)訂單的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格，及時(shí)了解原材料價(jià)格情況，通過對(duì)供應(yīng)商分析促進(jìn)對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行控制，保證公司有效降低成本、更加真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況。

二、ERP系統(tǒng)在本企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

我公司為中型電子產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，在ERP上線后，對(duì)銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)等全部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行了科學(xué)的梳理，建立了一套集成、高效的ERP操作流程，包括生產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程52項(xiàng)、財(cái)務(wù)管理流程20項(xiàng)。實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)過程實(shí)時(shí)控制，建立了訂單進(jìn)度、成本、采購(gòu)、資源管理的閉環(huán)控制系統(tǒng)。幫助企業(yè)更準(zhǔn)確的核算“人、機(jī)、材、費(fèi)”四大成本，通過與財(cái)務(wù)、采購(gòu)、制造系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，更快捷的反應(yīng)成本變化，及時(shí)作出決策。ERP成功運(yùn)行后，企業(yè)所有信息將會(huì)實(shí)時(shí)反映出來，財(cái)務(wù)人員將會(huì)對(duì)其相關(guān)信息實(shí)時(shí)進(jìn)行查詢分析。對(duì)材料成本情況、工單執(zhí)行情況、庫(kù)存情況等實(shí)施在線查詢分析，看是否存在異常狀況。對(duì)財(cái)務(wù)自有數(shù)據(jù)特別是費(fèi)用錄入要細(xì)化成本中心，費(fèi)用的報(bào)銷必須及時(shí)錄入到ERP系統(tǒng)，處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須運(yùn)用相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)路徑，對(duì)前端業(yè)務(wù)生成數(shù)據(jù)只做拋轉(zhuǎn)審核程序，促使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)搜集更加方便快捷。

由上可見ERP在企業(yè)中的運(yùn)用，規(guī)范了管理流程，遵循標(biāo)準(zhǔn)，依照程序，減少例外和人為操作。ERP系統(tǒng)依據(jù)國(guó)家財(cái)務(wù)方面法律法規(guī)和會(huì)計(jì)政策，將標(biāo)準(zhǔn)流程與企業(yè)財(cái)務(wù)管理的實(shí)際需要緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)的有效監(jiān)督，防止財(cái)務(wù)造假，大力提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的力度及經(jīng)濟(jì)效益。

三、ERP在企業(yè)應(yīng)用中存在的問題及原因分析

（一）ERP系統(tǒng)的實(shí)施與企業(yè)原有管理體制的沖突

ERP的實(shí)施要求有規(guī)范的管理體制及信息化良好的環(huán)境支持。系統(tǒng)的實(shí)施有賴于企業(yè)各項(xiàng)管理制度業(yè)務(wù)流程的重新營(yíng)建。因此必須是企業(yè)“一把手”工程，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的積極參與和必勝的決心是項(xiàng)目成功實(shí)施的根本保證。

（二）企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱成為系統(tǒng)運(yùn)行障礙

生產(chǎn)系統(tǒng)是制造企業(yè)管理基礎(chǔ)，也是企業(yè)管理比較復(fù)雜和重要的環(huán)節(jié)。生產(chǎn)運(yùn)行過程中可變因數(shù)非常多，企業(yè)為滿足需要也經(jīng)常采用靈活變通方式，這樣不符合ERP運(yùn)行條件，會(huì)給后續(xù)系統(tǒng)運(yùn)行帶來問題。ERP生產(chǎn)流程制定要充分考慮各種情況，讓管理者有章可循，能夠提供準(zhǔn)確和完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。生產(chǎn)過程不穩(wěn)定是制約ERP正常運(yùn)行及信息流暢傳遞的關(guān)鍵因素。但這也是不可避免的。企業(yè)的生產(chǎn)過程經(jīng)常由于等待材料、產(chǎn)品頻繁切換、設(shè)備故障、產(chǎn)品不穩(wěn)定而處于變化或停頓狀態(tài)。使得整個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃發(fā)生改變，工單無法結(jié)案、訂單不能正常完結(jié)，處于不可控制的狀態(tài)。因此要加強(qiáng)企業(yè)管理基礎(chǔ)工作保證ERP正常運(yùn)行。

（三）產(chǎn)品構(gòu)成復(fù)雜增加實(shí)施ERP系統(tǒng)難度

由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的多樣性和復(fù)雜的生產(chǎn)加工體系，增加了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集整理，使得大量數(shù)據(jù)運(yùn)行于一個(gè)系統(tǒng)之中，要嚴(yán)格執(zhí)行流程規(guī)定且按要求進(jìn)行控制，難度較大。企業(yè)核算涉及成本管理，不同結(jié)構(gòu)的成本核算又存在差異，增加了ERP實(shí)施難度。

四、ERP在企業(yè)應(yīng)用中改進(jìn)的對(duì)策及措施

（一）深化對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)

企業(yè)為贏得在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存和發(fā)展，必須借助于科學(xué)方法方法和先進(jìn)工具來提高管理水平，以降低成本，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。企業(yè)應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、自身需要選擇適合的ERP軟件，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人員的培訓(xùn)，重視“系統(tǒng)”與“人”的和諧建設(shè)，打造全面發(fā)展企業(yè)。提高ERP在企業(yè)的應(yīng)用效率，降低企業(yè)的學(xué)習(xí)成本，更快、更多的培養(yǎng)企業(yè)自己的應(yīng)用專家。從企業(yè)自身做起，整頓內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施，完善目標(biāo)定位。加大企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持力度，保證全員參與，積極協(xié)調(diào)實(shí)施過程中各種矛盾。

（二）財(cái)務(wù)系統(tǒng)屬于數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)，要保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

大部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接來自于業(yè)務(wù)端控制的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售子系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員對(duì)原始數(shù)據(jù)無法直接掌控，可增加審核程序，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，避免影響所有信息使用者。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，是系統(tǒng)有效運(yùn)行的保證。

采購(gòu)系統(tǒng)是供應(yīng)鏈管理的核心，對(duì)外它聯(lián)系各級(jí)供應(yīng)商，對(duì)內(nèi)它連接技術(shù)部門、制造生產(chǎn)部門和財(cái)務(wù)部門等，涉及到物流、資金流以及信息流的傳遞，是財(cái)務(wù)成本核算關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購(gòu)部門的原始數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，直接影響著總賬系統(tǒng)，報(bào)表系統(tǒng)。因此，對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)要密切注意，避免出現(xiàn)問題，可以通過系統(tǒng)設(shè)置入庫(kù)退扣未匹配明細(xì)表、采購(gòu)與發(fā)票價(jià)差明細(xì)表等進(jìn)行稽核。

成本控制系統(tǒng)是財(cái)務(wù)核算關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)為了提高制造費(fèi)用向產(chǎn)品分配的精確性，需要業(yè)務(wù)端對(duì)每個(gè)產(chǎn)品的實(shí)際工時(shí)、生產(chǎn)數(shù)量進(jìn)行維護(hù)，才能將制造費(fèi)用合理分配到每個(gè)產(chǎn)品。ERP系統(tǒng)中的成本計(jì)算比較復(fù)雜，用信息系統(tǒng)可以很輕松實(shí)現(xiàn)比較復(fù)雜的成本歸集和分配的過程。成本的數(shù)據(jù)可以從業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中取得，對(duì)于無法從現(xiàn)有系統(tǒng)中取得的數(shù)據(jù)可以手工錄入和維護(hù)，這樣系統(tǒng)更靈活，成本核算更加準(zhǔn)確。

銷售系統(tǒng)包括客戶信用額度控制、未交訂單控制、出貨對(duì)賬控制、銷售訂單處理跟蹤控制等等，通過以上控制保證交期和賬款安全，也為財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)保證。

（三）ERP壞境下的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)要求提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)

在ERP環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員直接處理的業(yè)務(wù)逐漸減少，但是需要接觸到整個(gè)系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，特別是了解企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程銜接好各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有所了解和判斷，這樣才能保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性。另外，財(cái)務(wù)人員還需要使用整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，包括KPI各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析。ERP系統(tǒng)改變了財(cái)務(wù)人員的工作與權(quán)限，擴(kuò)大了財(cái)務(wù)人員管理范疇，使財(cái)務(wù)人員由記賬會(huì)計(jì)上升到管理會(huì)計(jì)。

ERP系統(tǒng)用其先進(jìn)管理手段和思想對(duì)企業(yè)內(nèi)部外部資源進(jìn)行整合，提高企業(yè)管理水平和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。ERP又給了財(cái)務(wù)管理一個(gè)平臺(tái)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該在整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施中勇挑重?fù)?dān)，勇于創(chuàng)新，使ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮重要作用。