Excel報(bào)表技術(shù)在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中的應(yīng)用

王唐

【摘要】Excel作為一種普及型軟件已經(jīng)被運(yùn)用到各個(gè)辦公領(lǐng)域當(dāng)中，Excel報(bào)表技術(shù)就是基于Excel模板創(chuàng)建而成的。Excel報(bào)表技術(shù)的運(yùn)用能夠極大地提高財(cái)務(wù)管理的效率，能夠在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中得到很好的應(yīng)用。本文將介紹模板基礎(chǔ)上Excel報(bào)表技術(shù)的實(shí)現(xiàn)途徑，并提出Excel報(bào)表技術(shù)在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中的具體應(yīng)用方法。

【關(guān)鍵詞】Excel報(bào)表技術(shù)；財(cái)務(wù)管理；信息系統(tǒng)；應(yīng)用

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息管理需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，且容易出錯(cuò)，隨著辦公軟件的出現(xiàn)和升級(jí)，Excel報(bào)表技術(shù)已經(jīng)被很好地應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，保證了財(cái)務(wù)管理的效率和質(zhì)量。在具體的應(yīng)用方法上，財(cái)務(wù)人員還需進(jìn)行進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與研究，力求使Excel報(bào)表技術(shù)更好地服務(wù)于財(cái)務(wù)管理。

一、模板基礎(chǔ)上的Excel報(bào)表技術(shù)實(shí)現(xiàn)途徑

（一）創(chuàng)建模板

Excel當(dāng)中包含不變數(shù)據(jù)和變化數(shù)據(jù)這兩種類型的數(shù)據(jù)，列名、表頭等表現(xiàn)形式隸屬于不變數(shù)據(jù)的范疇，而變化數(shù)據(jù)指的是從數(shù)據(jù)庫或是程序當(dāng)中獲得的數(shù)據(jù)。如果以獲取方式為分類依據(jù)，那么變化數(shù)據(jù)則主要分為兩類，一類是通過數(shù)據(jù)庫查詢而獲得的，可以將數(shù)據(jù)庫的名稱、表明、字段名等添加到模板文件當(dāng)中；一類是從程序當(dāng)中獲取的，通常借由Servlet來進(jìn)行傳遞，模板文件是作為接收方而存在。

（二）讀取并分析模板

完成了模板創(chuàng)建，第二步就是讀取并分析模板。首先要對(duì)模板進(jìn)行拷貝，用參數(shù)為其命名，并將此模板設(shè)定為臨時(shí)文件。再選擇恰當(dāng)?shù)腅xcel文件讀取方法，以JExcelAPI為例，要使用這種Java程序來讀寫文件，就要先下載jxl.jar文件，將路徑同時(shí)添加到classpath環(huán)境中。然后在幫助文檔的輔助下，使用“類”來進(jìn)行模板分析。需要注意的是及時(shí)去除冗余信息，為Excel文件的分析提供良好條件。

（三）生成Excel文件

在完成準(zhǔn)備工作之后，就要以模板為依據(jù)來生成Excel文件，進(jìn)行數(shù)據(jù)寫入。Excel數(shù)據(jù)主要有三種：Number、Label、Date。需要操作者根據(jù)實(shí)際需要來完成操作代碼的編制，將數(shù)據(jù)寫入之后，一份基于模板的Excel文件就正式生成了。

二、Excel報(bào)表技術(shù)在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中的應(yīng)用

（一）設(shè)計(jì)報(bào)表格式

在建成新的工作表之后，首先要在工作表一欄中輸入財(cái)務(wù)報(bào)表的名稱，如“東方集團(tuán)三月份資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表”。然后從報(bào)表的篇幅出發(fā)，進(jìn)行頁面設(shè)置，從頁面設(shè)置這一選項(xiàng)中設(shè)定紙張類型，如370×473mm。再根據(jù)表格需要，進(jìn)行單元格的格式、大小及位置設(shè)置，完成報(bào)表的初步編制，劃分出實(shí)格報(bào)表范圍。注意自動(dòng)填充財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，要在Excel模板提供的報(bào)表之下進(jìn)行列項(xiàng)，防止在自動(dòng)填充的過程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)錯(cuò)位的問題。

（二）增設(shè)必要欄目

單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理信息通常比較繁雜，因而在使用Excel報(bào)表技術(shù)時(shí)，要針對(duì)主欄來增設(shè)其他的必要欄目。比如針對(duì)東方集團(tuán)當(dāng)月的財(cái)務(wù)規(guī)劃可以設(shè)置平均數(shù)欄、計(jì)劃數(shù)欄、上下兩月財(cái)務(wù)信息的比較欄等等。其中比較欄要設(shè)定出差額與百分比。為了保證財(cái)務(wù)報(bào)表的清晰明了，在欄目數(shù)量上要做好控制，可以在一個(gè)工作簿內(nèi)放置多個(gè)工作表，以此來展現(xiàn)不同的比較內(nèi)容，便于財(cái)務(wù)管理。

（三）確定分析指標(biāo)

在報(bào)表中要注意財(cái)務(wù)分析指標(biāo)的選擇，從單位的實(shí)際需求出發(fā)來進(jìn)行指標(biāo)確定，如很多財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)會(huì)采用杜邦財(cái)務(wù)分析體系。除此之外，速動(dòng)比率、現(xiàn)金流轉(zhuǎn)比率、資產(chǎn)收益率、負(fù)債率等也可被納入到分析指標(biāo)當(dāng)中。要注意指標(biāo)安排的位置，如要分析東方集團(tuán)的負(fù)債率，可以將負(fù)債分析指標(biāo)設(shè)置于財(cái)務(wù)報(bào)表的格式之下，以保證指標(biāo)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（四）設(shè)置函數(shù)關(guān)系

從實(shí)際需求出發(fā)，進(jìn)行函數(shù)關(guān)系的設(shè)置，在自動(dòng)運(yùn)算一欄中輸入“=函數(shù)關(guān)系”就能完成運(yùn)算，對(duì)于函數(shù)關(guān)系相同的單元格就可以采用復(fù)制的方式來進(jìn)行快速計(jì)算統(tǒng)計(jì)。比如要統(tǒng)計(jì)東方集團(tuán)的現(xiàn)金流轉(zhuǎn)比率，要對(duì)上期的流動(dòng)資金進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，就可以選定相關(guān)單元格，輸入“=”之后，點(diǎn)擊相關(guān)函數(shù)單元格，將函數(shù)關(guān)系符號(hào)輸入進(jìn)去就可以了。在統(tǒng)計(jì)完上期流動(dòng)資金之后，可以將單元格內(nèi)的函數(shù)關(guān)系進(jìn)行復(fù)制，以此來計(jì)算本期的流動(dòng)資金數(shù)，完成這一部分的財(cái)務(wù)信息統(tǒng)計(jì)和管理。

（五）填制報(bào)表數(shù)據(jù)

填制報(bào)表數(shù)據(jù)是財(cái)務(wù)管理的重要一步。具體填制方法分為兩種，一種是手工錄入，一種是自動(dòng)生成。而自動(dòng)生成也有兩種方法，第一種為電算會(huì)計(jì)報(bào)表，需要先將報(bào)表文件調(diào)出，另存為Excel格式的文件，關(guān)閉之后再用Excel的方式將另存的文件調(diào)出。第二種為數(shù)據(jù)庫自動(dòng)生成，要以Excel的方式打開數(shù)據(jù)庫文件，在完成分析內(nèi)容的輸入之后，進(jìn)行另存。如果財(cái)務(wù)信息較為簡單，就可以采用以上方法來編制，而對(duì)于較為復(fù)雜的財(cái)務(wù)信息則需要進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。以東方集團(tuán)季度利潤表為例，操作方式是：先將空白Excel表格打開，再打開DBF格式的企業(yè)利潤來源報(bào)表，將與統(tǒng)計(jì)無關(guān)的數(shù)據(jù)和行列刪除，再通過復(fù)制將財(cái)務(wù)信息轉(zhuǎn)移到編制報(bào)表所在的工作簿內(nèi)，在兩個(gè)報(bào)表中間設(shè)置好函數(shù)關(guān)系，進(jìn)行利潤統(tǒng)計(jì)編制。這樣的編制方法相對(duì)簡單，準(zhǔn)確率也可以得到保證，在財(cái)務(wù)信息的日常管理中較為適用。

（六）生成分析結(jié)果

運(yùn)用Excel報(bào)表技術(shù)完成了一系列編制工作之后，相應(yīng)的分析結(jié)果就可以顯示出來，如編制完“所有者權(quán)益變動(dòng)”的相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，相應(yīng)的變動(dòng)幅度、變動(dòng)速率等分析結(jié)果就清晰可見，這是自動(dòng)生成報(bào)表技術(shù)在發(fā)揮作用。為了滿足財(cái)務(wù)管理直觀明了的要求，還可以在圖表中顯示趨勢(shì)分析結(jié)果以及結(jié)構(gòu)分析結(jié)果，為財(cái)務(wù)管理提供更加明確的信息。

（七）進(jìn)行報(bào)表保護(hù)

單位內(nèi)部的重要財(cái)務(wù)報(bào)表需要受到嚴(yán)格的保護(hù)，Excel報(bào)表技術(shù)恰好可以提供保護(hù)功能，對(duì)誤刪、篡改、數(shù)據(jù)泄露等問題進(jìn)行有效控制。對(duì)各個(gè)項(xiàng)目或是有公式的單元格設(shè)定密碼，對(duì)于不方便顯示的公式，可以進(jìn)行隱藏處理。具體操作方法為：先將不需要進(jìn)行保護(hù)的單元格確定出來，通過選定→格式→單元格→保護(hù)→不鎖定這一系列操作步驟來將這部分單元格進(jìn)行排除；然后再鎖定并隱藏需要保護(hù)的單元格；再按照工具→保護(hù)→保護(hù)工作表→選項(xiàng)→內(nèi)容→輸入密碼→確定的順序完成工作表保護(hù)。當(dāng)需要打開工作表時(shí)，只有輸入了正確的密碼才能進(jìn)行下一步操作。要注意當(dāng)原本的欄次或者指標(biāo)失去應(yīng)用效力，就可以通過增加主欄、賓欄的方式來進(jìn)行分析項(xiàng)目追加。

三、結(jié)束語

Excel報(bào)表技術(shù)作為一項(xiàng)實(shí)用的辦公技術(shù)，為財(cái)務(wù)管理提供了極大的便利。通過技術(shù)的運(yùn)用，能夠大大提升信息處理效率，同時(shí)也能使信息安全得到保障，值得在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中大力推廣。

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