水利工程電子文件的歸檔及管理探討

唐海峰

摘要：基于計算機技術(shù)在水利工程設(shè)計行業(yè)中普遍應(yīng)用的這一發(fā)展趨勢，對歸檔和管理水利電子文件的重要性和必要性進行了分析。在此基礎(chǔ)上，就水利工程電子文件的歸檔及管理進行了較為深入的探討，這可給相關(guān)部門提供一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：水利工程 電子文件 歸檔 管理

1 概述

隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，使得計算機技術(shù)在水利工程的設(shè)計行業(yè)中得到了極為廣泛的應(yīng)用。當前，計算機技術(shù)主要廣泛應(yīng)用于有關(guān)水利工程的出圖以及設(shè)計等方面。正是把計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用于水利工程設(shè)計行業(yè)，使得其設(shè)計工作效率和設(shè)計產(chǎn)品的質(zhì)量均得到了大幅度提高，伴隨著設(shè)計工作效率及產(chǎn)品質(zhì)量提高的同時，也產(chǎn)生了大量水利工程的電子文件；正是這些大量水利工程電子文件的存在，使得及時進行歸檔和整理這些電子文件，就顯得特別的重要和迫切；正是基于此，以下就水利工程電子文件的歸檔及管理這個問題進行一些探討。

2 歸檔和管理水利電子文件的重要性和必要性分析

早在“八五”期間，我國相關(guān)部門就明確指出，要把計算機輔助設(shè)計技術(shù)進行大力推動和廣泛應(yīng)用，讓技術(shù)人員確實做到把圖版甩掉，不必再進行手工繪圖。當前我國很多省的水利設(shè)計勘測院已進行大量投入，確實做到把設(shè)計工作科技水平進行大幅度提高，真正促進了CAD輔助作圖替代了手工繪圖，大大提高了計算機作圖的效率。眾所周知，在水利設(shè)計這個行業(yè)，最為主要的生產(chǎn)產(chǎn)品就是這些設(shè)計文件；因計算機技術(shù)在其中的普遍應(yīng)用，這就是在水利設(shè)計這個行業(yè)中產(chǎn)生了數(shù)量眾多的電子文件，從而給有關(guān)檔案管理帶來了一個全新的課題。因為在普遍應(yīng)用計算機技術(shù)之前，水利設(shè)計行業(yè)在進行檔案歸檔工作過程中，主要是以紙介質(zhì)作為其工作對象的，這不僅顯得直觀、而且也比較具體，更為主要的是，在檔案歸檔和管理方面已經(jīng)形成了一整套相當完善的歸檔方法和管理制度。而歸檔和管理電子文件，因其載體為電子文件，具有一定的特殊性，當前我國也尚未出臺一套較為具體的電子文件歸檔方法和管理制度。當水利設(shè)計行業(yè)完成相關(guān)工程設(shè)計項目后，如果沒有及時歸檔這些電子文件，則極易散失于設(shè)計人員手中。隨著時間推移，將使很多有用信息因未及時歸檔、整理而日益被人們所忘卻，若以后需要再查找利用是很難的。因此，及時進行電子文件的歸檔和管理就顯得尤為重要和必要。事實上，對于電子文件信息記錄而言，不外乎是以往紙介信息記錄進行轉(zhuǎn)移的結(jié)果，對于那些要進行歸檔的電子文件，就一定要及時進行歸檔保存。就水利工程而言，因運用和管理建成后工程的任務(wù)相當繁重，其工程建成以后，進行相關(guān)運行、維護和管理的直接依據(jù)和憑證就是這些工程設(shè)計文件和圖紙。此外，對于水利工程而言，因其基本建設(shè)時間相當有限，故對于已有的設(shè)計成果必須進行有效利用，為把設(shè)計時間進行有效縮短，也一定要對已有的水利工程勘測設(shè)計成果進行重復(fù)利用。所以，從這個角度來看，也一定要對水利工程電子文件進行及時的歸檔和管理。

3 關(guān)于水利工程電子文件歸檔辦法的分析

有關(guān)水利工程計算書、項目報告書、說明書等這些工程圖紙和文字材料，就是水利工程設(shè)計所形成成果的主要表現(xiàn)形式。進行電子文件歸檔和管理，就是把以上這些具備一定保存價值的電子文件及相關(guān)支持軟件和數(shù)據(jù)等，通過數(shù)碼形式在光盤或者磁性材料上進行轉(zhuǎn)存，從而生成水利勘測設(shè)計的電子檔案，以達到長期保存的目的。有關(guān)CAD系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、水利工程設(shè)計行業(yè)自主開發(fā)的、經(jīng)專家鑒定可使用的軟件等，均為上述所提到的計算機軟件的范疇。通常，一份完整的電子文件應(yīng)由這幾部分所構(gòu)成：①文件之間的參見關(guān)系；②由操作系統(tǒng)、硬件環(huán)境、相關(guān)軟件版本及數(shù)據(jù)庫等所組成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)；③文件實體；④在保管過程中用于數(shù)據(jù)效驗的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)載。因此，結(jié)合以上所述，對水利勘測設(shè)計的電子文件進行歸檔和管理，可從以下這些途徑來進行電子文件的歸檔和管理。

3.1 制定出電子檔案的歸檔范圍

進行電子檔案的歸檔范圍制定，主要是要實現(xiàn)完整歸檔、齊全歸檔。因為電子文件具有這幾大特性：①具有多樣的文件格式；②具有較為復(fù)雜的形成過程；③具有相當廣泛的內(nèi)容；因此，對電子文件的歸檔范圍進行正確全面地劃定是非常有必要的，這是目前保證歸檔電子文件滿足完整齊全這一要求的有效途徑之一；因此，在對電子文件進行劃定歸檔范圍過程中，對以下這幾方面必須進行綜合全面考慮：①就檔案內(nèi)容而言，結(jié)合傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔習(xí)慣，若是具備傳統(tǒng)歸檔范圍內(nèi)容的電子文件，就一定要在電子檔案的歸檔范圍內(nèi)列入；此外，基于電子文件的特性，還需綜合考慮電子文件的相應(yīng)內(nèi)容、價值以責任等方面。例如，凡是在設(shè)計、勘測、基建等生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的、具備一定保存價值的技術(shù)文件，都要把它列入歸檔范圍，具體可參照我國水利相關(guān)部門所頒發(fā)的相關(guān)文件來進行執(zhí)行；同時，為了確保能夠有效識別歸檔電子文件，對于硬件設(shè)置的相關(guān)程序以及配置參數(shù)說明，也必須進行歸檔。②就文件類型而言，對于水利勘測設(shè)計所得到的工作成果，主要包括這五種類型形式：a圖形文件；b圖像文件；c數(shù)據(jù)文件；d計算機程序；e文本文件。因而在確定歸檔范圍時，一定要涵蓋這五種類型形式。③就勘測設(shè)計文件的生成過程來看，通常包括這幾大環(huán)節(jié)：a草稿；b定稿；c定稿的若干版本。在進行歸檔時，一定要以最后進行定稿的文件及主要的修改版本為準。④結(jié)合電子文件光盤存儲、歸檔以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，要一并歸檔電子文件載體及與其相配的紙質(zhì)文件；因為向客戶直接提供的正式出版稿通常是以紙質(zhì)文件為主，諸如圖紙、文字報告等，故有關(guān)紙質(zhì)文件也一起進行歸檔。

3.2 為做到隨時歸檔，有關(guān)歸檔要求一定要明確

通常，結(jié)合實際需要，可把歸檔的電子文件分為物理歸檔和邏輯歸檔這兩種形式。所謂物理歸檔，指的是基于脫機這種形式，把所歸檔電子文件在光盤或磁盤上進行歸檔儲存；所謂邏輯歸檔，指的是在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)條件下，隨時歸檔、整理、檢索及收集電子檔案。由于水利工作的設(shè)計工作，通常是由這三大設(shè)計階段所構(gòu)成：①可行性研究→②初步設(shè)計→③施工設(shè)計；因此，進行電子文件歸檔，也一定要分階段進行操作，具體歸檔操作時間，通常確定在各個設(shè)計階段完成以后再隨時進行；對于網(wǎng)絡(luò)條件下所實施邏輯歸檔的電子文件，為安全起見，在完成之后，也一定要予以物流歸檔。若是遇到進行加密的文件，一定要先予以解密，若是采用壓縮軟件，則應(yīng)一并歸檔此壓縮文件；此外，還要把以下這些內(nèi)容填寫在所歸檔載體的外包裝的標簽上：①題名；②檔號；③密級；④硬件環(huán)境；⑤軟件環(huán)境；⑥保管期限。

3.3 進行歸檔手續(xù)的辦理

對于工程項目相關(guān)負責人而言，一定要把電子文件整理出三套：其中第一套用于查閱、第二套用于封存保管、第三套用于異地保存；而且在每一套電子文件中，還應(yīng)包括著這些內(nèi)容：①相應(yīng)的電子文件機讀目錄；②配套的紙質(zhì)文件；③相關(guān)的軟件說明；④相應(yīng)的硬件配置參數(shù)說明；⑤電子檔案登記表。如果有提出需要使用權(quán)限保護的，還要對“電子檔案使用權(quán)限保護單”進行相應(yīng)的填寫；把有關(guān)“檔案移交清單”向雙方進行交接，并要求雙方進行相應(yīng)的簽字和蓋章，其中歸檔部門保持一份，檔案部門保持另一份。

4 關(guān)于水利工程電子文件的管理

對于所歸檔的電子檔案這種載體應(yīng)寫保護，因只許讀不能寫；一定要制定出一定的保護條件加以管理：諸如溫度和濕度的許可范圍，要與磁場、電場遠離，要對有害氣體進行隔離等等；要定期定時檢測已經(jīng)完成歸檔的電子文件載體，對于所歸檔的電子文件載體，要確保不存在劃痕、保持清潔，不受到病毒侵襲，有關(guān)材料一定要完善齊全，并且合格率一定要達到百分之一百。在管理電子文件過程中，一定要進行相應(yīng)的技術(shù)處理，例如，為確保電子檔案的可讀性，一定要其軟硬件環(huán)境與原軟硬件環(huán)境進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，若出現(xiàn)問題，一定要及時通過復(fù)制來加以解決。

5 結(jié)束語

總之，進行水利工程電子文件的歸檔及管理的目的，就是要進行利用；因電子文檔所特有的性質(zhì)，致使其與紙質(zhì)檔案有著不同的利用方式；因而在實際當中，進行電子文檔利用的最好方式就是提供進行一定技術(shù)處理的拷貝件，以讓利用者無法進行拷貝或者改寫，這對于保證水利工程電子文件的完整性和準確性、促使我國水利工程建設(shè)的持續(xù)快速發(fā)展均具有重要的作用。

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