基于用人單位視角的高校學(xué)歷檔案問題思考

崔劍 吳春明 趙軍

摘要：本文從用人單位視角入手，針對其所接收的學(xué)歷檔案現(xiàn)狀及存在的一系列問題展開分析，并提出相應(yīng)對策，旨在關(guān)口前移、探詢學(xué)歷檔案發(fā)展的新方向。

關(guān)鍵詞：高等院校學(xué)歷檔案檔案管理

學(xué)歷檔案是隨著學(xué)生畢業(yè)由高校轉(zhuǎn)遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據(jù)，用人單位作為學(xué)歷檔案的接收與使用方，對學(xué)歷檔案具有真實(shí)客觀的評價(jià)基礎(chǔ)。從用人單位看，目前從高校轉(zhuǎn)來的學(xué)歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認(rèn)為：一方面，有必要將關(guān)口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設(shè)角度找到突破性方法；另一方面，建立“學(xué)生電子檔案”并推廣至用人單位。

一、學(xué)歷檔案存在的主要問題

學(xué)歷檔案存在的主要問題有五個(gè)：

（一）學(xué)歷檔案失真

部分學(xué)歷材料失真，如：因?yàn)樯龑W(xué)或就業(yè)的需要，對某學(xué)科成績篡改過甚至對整份成績單進(jìn)行篡改；授予學(xué)位和畢業(yè)學(xué)歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如，我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有獲得學(xué)士學(xué)位的學(xué)生檔案中出現(xiàn)學(xué)位材料或把登記表中“不授予學(xué)士學(xué)位”標(biāo)記中的“不”字刮掉的情況；還有的學(xué)生大專和大本的入學(xué)時(shí)間相同，大本材料造假。在職學(xué)習(xí)材料的情況更為嚴(yán)重：有些干部初始學(xué)歷為本科畢業(yè)，卻在晉升職務(wù)、申報(bào)職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學(xué)歷、學(xué)位材料……這些虛假學(xué)歷材料已不能真實(shí)反映干部本身的學(xué)歷和水平。

（二）學(xué)歷檔案短缺

一方面是學(xué)歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院干部檔案自查工作中發(fā)現(xiàn)，有八成左右的干部檔案中缺少學(xué)生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關(guān)要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時(shí)間等。

（三）學(xué)歷檔案無序

學(xué)歷檔案的整理沒有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規(guī)范的卷內(nèi)目錄；一些檔案沒有系統(tǒng)的編頁。從中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院近些年來接收的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案情況看，九成以上的學(xué)生檔案未進(jìn)行過規(guī)范的整理裝訂，通常是一摞沒有經(jīng)過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉(zhuǎn)遞次數(shù)較多的學(xué)生檔案會(huì)出現(xiàn)檔案套疊的現(xiàn)象，即一個(gè)檔案袋套一個(gè)未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個(gè)未開封的檔案袋和一摞散材料。

（四）檔案分裝失誤

在學(xué)歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯(cuò)誤，導(dǎo)致某份學(xué)歷檔案的材料裝在另一份中甚至導(dǎo)致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個(gè)人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時(shí)經(jīng)常是該干部已經(jīng)畢業(yè)若干年后，失誤已經(jīng)難以彌補(bǔ)。

（五）人檔分離或轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、規(guī)范

由于目前就業(yè)形式多樣，除了一些進(jìn)入國家機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位的學(xué)生，還有很多學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權(quán)限，導(dǎo)致人檔分離，很多學(xué)生沒有檔案意識(shí)，把學(xué)歷檔案棄之不顧，當(dāng)需要檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)無從查找；還有一些學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校沒有及時(shí)把檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位，或者轉(zhuǎn)遞的途徑不規(guī)范，如由學(xué)生本人攜帶檔案至用人單位。

二、問題成因與根源追溯

（一）高校檔案工作的特點(diǎn)是主因

學(xué)生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點(diǎn)決定的，歸納有五：一是擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生檔案大幅增加，相應(yīng)工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學(xué)生來源不同導(dǎo)致學(xué)生檔案日益復(fù)雜化；三是碩博學(xué)歷人才比例快速增加，這些人學(xué)習(xí)經(jīng)歷豐富，其中不乏工作經(jīng)歷，檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，形成的檔案不規(guī)范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監(jiān)督指導(dǎo)，直接導(dǎo)致形成的檔案材料千差萬別；五是學(xué)生檔案具有暫時(shí)性、流動(dòng)性的特點(diǎn)，高校檔案管理人員普遍認(rèn)為保管時(shí)間較短，不必花費(fèi)過多時(shí)間管理，從而導(dǎo)致檔案材料散落、排放無序。

（二）學(xué)生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應(yīng)的監(jiān)管措施

教育部曾于2008年頒布最新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學(xué)生檔案管理的內(nèi)容卻非常少，缺乏對學(xué)生類檔案工作的指導(dǎo)性，不詳盡、缺乏統(tǒng)一性的要求，使得目前各個(gè)學(xué)校的學(xué)歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續(xù)不完善。另一方面教育部針對各學(xué)校檔案管理的落實(shí)情況監(jiān)管不夠，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)其制定《辦法》的既定目標(biāo)。

（三）學(xué)歷證書網(wǎng)上查詢共享程度不夠

目前教育部在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)網(wǎng)站開通了學(xué)歷證書電子注冊網(wǎng)上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網(wǎng)上信息免費(fèi)共享渠道，致使學(xué)歷公開透明力度大打折扣，公眾監(jiān)督與制約機(jī)制難以形成。

（四）高校檔案管理人員配備不足，素養(yǎng)不夠

高校檔案管理人員數(shù)量不足是較為普遍的現(xiàn)象，學(xué)生檔案數(shù)量龐大，進(jìn)出檔頻繁，使得檔案管理工作任務(wù)繁重，現(xiàn)有人員數(shù)量只能完成最基本的分裝工作。素養(yǎng)不夠主要體現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心以及對信息技術(shù)的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學(xué)生檔案的質(zhì)量，從而延伸至學(xué)生檔案的有效利用方面。

三、建議與改進(jìn)設(shè)想

（一）規(guī)范辦學(xué)秩序，從源頭上杜絕學(xué)歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規(guī)招生的單位國家均不予承認(rèn)其頒發(fā)的畢業(yè)證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學(xué)資格的學(xué)校擅自辦學(xué)、擅自頒發(fā)學(xué)歷證書行為的同時(shí)，檔案工作人員應(yīng)熟練掌握要領(lǐng)，學(xué)會(huì)鑒別不具備辦學(xué)資質(zhì)學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書的能力。

（二）制定管理辦法，從細(xì)節(jié)上規(guī)范學(xué)歷檔案管理

教育部應(yīng)制訂專門的學(xué)生檔案管理辦法，增強(qiáng)辦法的可操作性、指導(dǎo)性，各學(xué)校也應(yīng)該根據(jù)本校學(xué)生檔案的特點(diǎn)，制定出適合本校的學(xué)歷檔案管理措施，特別要注重完善現(xiàn)有學(xué)歷檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，使高校學(xué)歷檔案更加規(guī)范化，如：規(guī)范學(xué)歷檔案的裝訂順序、卷內(nèi)目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續(xù)；材料形成時(shí)間要準(zhǔn)確，填寫要規(guī)范等；與此同時(shí)，還應(yīng)保證學(xué)歷檔案的真實(shí)性、完整性；保持轉(zhuǎn)遞渠道的暢通；確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確、及時(shí)。

（三）通過聘用檔案專業(yè)人員和培訓(xùn)、自學(xué)等措施提高高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

一方面，高校應(yīng)盡量聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人員開展學(xué)歷檔案管理工作；另一方面，對現(xiàn)有檔案人員應(yīng)定期開展職業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案素養(yǎng)和對新技術(shù)、新趨勢的掌握和認(rèn)識(shí)；第三，檔案人員也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新技能，使自己滿足行業(yè)發(fā)展的需要。

（四）教育部應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制并跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制

首先，教育部應(yīng)建立監(jiān)督檢查工作組，形成監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案管理的定期監(jiān)督檢查，促進(jìn)并提高各高校對學(xué)歷檔案管理工作的重視程度。與此同時(shí)，教育部應(yīng)跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制，了解用人單位在接收和利用學(xué)歷檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積累的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，如總結(jié)分享各種鑒別檔案材料的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對可疑材料，及時(shí)前往調(diào)查，守住學(xué)歷材料進(jìn)入干部檔案的最后關(guān)口，杜絕假履歷、假學(xué)歷的發(fā)生，一經(jīng)查實(shí)造假應(yīng)嚴(yán)肅懲罰，切實(shí)維護(hù)學(xué)歷材料真實(shí)性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

（五）強(qiáng)化電子注冊，提供并推廣網(wǎng)上查詢學(xué)生學(xué)歷認(rèn)定

強(qiáng)化要求高校學(xué)歷證書電子注冊工作，根據(jù)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，符合資質(zhì)的各高校應(yīng)將本校全日制、成人以及自考的畢業(yè)生學(xué)歷信息進(jìn)行電子注冊，嚴(yán)厲打擊學(xué)歷造假行為。教育部門應(yīng)與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質(zhì)的各組織人事部門提供免費(fèi)注冊資格，提供網(wǎng)上信息查詢，推廣學(xué)歷認(rèn)定查詢，整治學(xué)歷造假現(xiàn)象，規(guī)范教育渠道，嚴(yán)把學(xué)歷教育的出口。

（六）建立學(xué)生電子檔案并利用信息技術(shù)管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和OA系統(tǒng)的普及，現(xiàn)在產(chǎn)生的學(xué)生檔案越來越多是電子文件形式，應(yīng)該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數(shù)字化，可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力。筆者認(rèn)為建立學(xué)生電子檔案應(yīng)注意幾個(gè)問題：

1.規(guī)范工作，關(guān)注細(xì)節(jié)

在建立學(xué)生電子檔案時(shí)工作人員應(yīng)善于運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，從細(xì)節(jié)處強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化。檔案原始材料的產(chǎn)生、收集、篩選、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)如有一個(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題都可能影響檔案，使學(xué)生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案，而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補(bǔ)充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案，并作為最后的依據(jù)。

2.高校學(xué)生電子檔案的保管維護(hù)

學(xué)生電子檔案作為一種電子數(shù)據(jù)除了需要注意物理安全性外，還要注意設(shè)置檔案的只讀性，即維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性和完整性，避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí)還應(yīng)注意進(jìn)行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。

3.高校學(xué)生電子檔案的傳遞

檔案傳遞的形式采用郵寄紙質(zhì)檔案的同時(shí)將電子檔案封裝打包發(fā)送至用人單位，實(shí)現(xiàn)電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發(fā)高校電子檔案系統(tǒng)平臺(tái)的話，不僅各高校統(tǒng)一使用，而且延伸至各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)高校與用人單位之間報(bào)送、接收電子個(gè)人檔案的無縫鏈接。

綜上所述，學(xué)歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發(fā)揮著非常重要的作用，只有加強(qiáng)多部門協(xié)作，開發(fā)利用高科技手段，才能更加地充分發(fā)揮各類學(xué)歷教育的根本作用，提高全民素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)國之路。

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