以檔促教，以教興檔——教育檔案的創(chuàng)新

【摘 要】教育事業(yè)的發(fā)展是一個(gè)完整的系統(tǒng)工程，在這個(gè)工程之中，教育檔案管理是一個(gè)重要組成部分。在學(xué)校教育中，教育檔案與學(xué)校教育的發(fā)展有著密切關(guān)系，如果教育檔案管理混亂就會(huì)阻礙教學(xué)活動(dòng)的進(jìn)行，教育檔案管理水平高將會(huì)促進(jìn)學(xué)校教育的發(fā)展。鑒于教育檔案工作在教育發(fā)展中的重要性，教育檔案被作為評(píng)價(jià)學(xué)校教育和管理水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。所以，在學(xué)校教育發(fā)展的新時(shí)期，我們通過創(chuàng)新不斷提高教育檔案管理工作水平十分必要。本文主要從“一個(gè)目標(biāo)”、“兩個(gè)保障”、“三個(gè)轉(zhuǎn)變”等方面來做好教育檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，以便更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求和滿足教育現(xiàn)實(shí)需要。

【關(guān)鍵詞】教育檔案；管理；制度；人員素質(zhì)

俗話說，百年大計(jì)，教育為本。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化的時(shí)代。在這種時(shí)代背景下，國家和社會(huì)各界更加注重我國教育事業(yè)的發(fā)展。教育事業(yè)的發(fā)展不是一朝一夕、一蹴而就的事情，它是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，一個(gè)完整的統(tǒng)一體，需要我們長時(shí)間的不斷努力和完善。在教育這個(gè)系統(tǒng)工程中，教育檔案是一個(gè)不可忽視的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。教育檔案在學(xué)校教研、管理等各個(gè)方面都發(fā)揮這種要作用，為真實(shí)地記錄學(xué)校發(fā)展歷史做出了重要貢獻(xiàn)。但是，在過去，由于教育檔案管理人員素質(zhì)低、管理方式落后、管理制度不健全等，造成教育檔案管理混亂等諸多問題。教育檔案的這些問題嚴(yán)重制約了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的進(jìn)行和教育事業(yè)的發(fā)展。所以，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新時(shí)期，我們要通過明確工作思路、建立健全教育檔案管理機(jī)構(gòu)和制度保障以及轉(zhuǎn)變工作方法和服務(wù)等，從而實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的新跨越和新發(fā)展，使教育檔案更好地發(fā)揮自身功效，更好地為我國教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步提供條件。

一、明確一個(gè)目標(biāo)，統(tǒng)領(lǐng)檔案管理全局

目前，我國教育事業(yè)改革正在不斷深化發(fā)展。在這種形勢(shì)背景下，如何圍繞著學(xué)校教學(xué)活動(dòng)中心做好教育檔案工作，這已經(jīng)成為一個(gè)亟需解決的新問題。眾所周知，無論任何工作，都要有明確的工作目標(biāo)和工作思路，教育檔案管理也不例外。為了打破過去落后的管理觀念和管理方法，解決過去教育檔案管理中存在的諸多問題，我們首先要明確新時(shí)期教育檔案的工作目標(biāo)，把它作為一個(gè)指導(dǎo)思想，從而統(tǒng)領(lǐng)教育檔案工作全局。為了迎接和應(yīng)對(duì)新時(shí)期教育事業(yè)發(fā)展新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們要明確“以檔促教，以教興檔”的工作目標(biāo)。在這種工作目標(biāo)的指導(dǎo)下，從而增強(qiáng)相關(guān)人員的教育檔案管理意識(shí)，完善教育檔案管理機(jī)構(gòu)和制度，融入一些現(xiàn)代管理理念和管理手段，形成一個(gè)教育中心、學(xué)校等多個(gè)部門共同重視分級(jí)管理的局面?？傊?，明確教育檔案的工作目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)教育檔案創(chuàng)新發(fā)展的首要問題和前提條件。

二、完善兩個(gè)基礎(chǔ)，提供檔案管理?xiàng)l件

教育檔案管理作為學(xué)校開展教育活動(dòng)的一個(gè)重要條件，對(duì)學(xué)校教育發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在教育檔案管理中，管理人員素質(zhì)和管理制度是兩個(gè)基本條件，我們要通過提高教育檔案工作人員素質(zhì)和完善教育檔案管理制度，從而為教育檔案的管理提供便利條件，才能使教育檔案更好地滿足學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展要求，為教育事業(yè)的不斷前進(jìn)提供服務(wù)。

（一）提高教育檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

教育檔案管理的好壞與具體的工作人員素質(zhì)有著直接關(guān)系。在新時(shí)期，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和滿足現(xiàn)實(shí)需要，必須要提高教育檔案管理人員素質(zhì)。其中，提高教育檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能就是一個(gè)重要方面。關(guān)于提高教育檔案管理人員業(yè)務(wù)技能方面，要從兩個(gè)方面著手。一方面，現(xiàn)在是學(xué)習(xí)型社會(huì)，教育檔案工作人員要自己不斷學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的各種新知識(shí)和新技能，另一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是教育檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，要定期或者不定期組織工作人員進(jìn)行教育檔案管理知識(shí)和技能的教育培訓(xùn)或者外出參觀等，從而使工作人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和各項(xiàng)新技能等?？傊?，通過對(duì)教育檔案工作人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，從而使每個(gè)工作人員都能從容應(yīng)對(duì)和處理現(xiàn)代教育檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，為實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新提供人員條件。

（二）建立健全教育檔案管理制度

建立健全教育檔案管理制度是保證教育檔案工作正常進(jìn)行的一個(gè)有力保障，也是開展日常教育檔案管理工作的一個(gè)基本條件。所以，實(shí)現(xiàn)教育檔案的創(chuàng)新，必須完善教育檔案管理部門的管理制度。比如，通過完善教育檔案管理制度，確保教育檔案管理機(jī)構(gòu)以及各個(gè)科室職權(quán)分明，形成一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)整體；通過完善教育檔案管理制度，使教育檔案的立卷有一定的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔有一定的范圍，借閱有相關(guān)的規(guī)定和手續(xù)，保密有一定的管理?xiàng)l例和措施等?？傊ㄟ^建立健全教育檔案管理制度，保證一切都依法運(yùn)行，有章可循，確保教育檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行下去。

三、實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變，確保檔案管理落實(shí)

為了促進(jìn)教育檔案工作在新時(shí)期的發(fā)展，在明確工作目標(biāo)和確立管理人員和管理制度兩個(gè)保障的基礎(chǔ)上，還需要轉(zhuǎn)變管理觀念、轉(zhuǎn)變工作模式以及轉(zhuǎn)變服務(wù)功能等三個(gè)方面，從而確保教育檔案管理的具體工作落到實(shí)處。具體來講，主要把握以下幾個(gè)要點(diǎn)。

（一）轉(zhuǎn)變教育檔案管理人員的觀念和意識(shí)

教育檔案是對(duì)學(xué)校教育發(fā)展變革的記錄。在過去，很多教育檔案管理人員認(rèn)為，只要把真實(shí)的記錄內(nèi)容保存下來就可以了。是的，對(duì)歷史記錄進(jìn)行保存是教育檔案的一個(gè)基本功能，但是，這僅僅是教育檔案管理工作的冰山一角。如何保存，如何整理，如何提高教育檔案的利用效率，這些都是教育檔案管理的工作內(nèi)容。尤其是新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為教育檔案管理提供了新的平臺(tái)和方法，但是各種新情況和新問題也層出不窮。面對(duì)這種形勢(shì)，教育檔案管理人員和具體的工作人員都必須轉(zhuǎn)變落后的管理觀念和工作思想，增強(qiáng)教育檔案管理意識(shí)，這樣才能在日常的教育檔案管理工作中高度重視自己的工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好教育檔案管理的各項(xiàng)工作。

（二）轉(zhuǎn)變教育檔案管理的工作模式

由于教育檔案管理設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)也比較多，也是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，工作模式的好壞直接影響到教育檔案的工作效率。在教育檔案發(fā)展的新時(shí)期，我們要轉(zhuǎn)變教育檔案管理的工作模式，從而實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第一，由被動(dòng)變主動(dòng)。在過去，很多教育檔案管理機(jī)構(gòu)都是坐等檔案信息的到來。現(xiàn)在，教育檔案管理工作人員可以根據(jù)工作的需要，由被動(dòng)變主動(dòng)，深入到學(xué)校教學(xué)活動(dòng)中去，挖掘各種教育檔案信息資源，不斷加強(qiáng)教育檔案資源庫建設(shè)。第二，由幕后走向前臺(tái)。在過去，教育檔案作為學(xué)校教育檢查的一個(gè)部分，為了迎接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查，很多教育檔案部門都建立了一個(gè)“迎檢教育檔案”，這種教育檔案純粹是為了迎接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校的檢查而準(zhǔn)備的，與教育檔案管理的實(shí)際情況并不相符。所以，教育檔案管理人員以及具體的工作人員要同心協(xié)力，克服種種困難，把教育檔案的混亂局面糾正過來，不再為檢查而建立“迎檢教育檔案”，而是為了教育檔案的建設(shè)發(fā)展而做好檔案工作，使教育檔案成為學(xué)校發(fā)展中的一個(gè)特色資源和亮點(diǎn)，使教育檔案也走向前臺(tái)。第三，由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代。如今，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用。教育檔案管理也要從傳統(tǒng)單獨(dú)的人工向現(xiàn)代化科技應(yīng)用管理轉(zhuǎn)變。比如，教育檔案管理可以借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，一方面可以實(shí)現(xiàn)教育檔案的數(shù)字化，另一方面可以通過網(wǎng)絡(luò)方式開展教育檔案服務(wù)工作。

（三）轉(zhuǎn)變教育檔案管理的服務(wù)功能

通過轉(zhuǎn)變教育檔案管理的服務(wù)方式，可以提高教育檔案信息的利用效率。以前，教育檔案主要負(fù)責(zé)教育檔案的保存服務(wù)功能，對(duì)教育檔案的利用功能的開發(fā)比較少。在當(dāng)代，在教育檔案管理工作中，管理人員可以著眼于未來，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)功能，加大對(duì)教育檔案信息資源的利用。比如，教育檔案管理部門可以建立一些特色檔案，為學(xué)校的發(fā)展和師生的學(xué)習(xí)提供指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)教育檔案由滯后保管向超前指導(dǎo)的跨越。具體來講，教育檔案管理部門可以建立完整的“學(xué)生成長檔案”，從而加強(qiáng)學(xué)校和教師對(duì)學(xué)生的認(rèn)識(shí)和了解，以便更好開展教學(xué)活動(dòng)。另外，教育檔案管理部門還可以建立“特色教師檔案”，在檔案中把這些特色教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)或者研究成果進(jìn)行歸類整理，從而為教師的借鑒和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供條件，加大了教育檔案的利用效率。

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，我國教育事業(yè)也在不斷向前推進(jìn)。教育檔案管理作為學(xué)校教育中的一個(gè)組成部分，涉及到教育檔案的收集、分類、整理以及檔案的管理和有效利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，也是一個(gè)系統(tǒng)的工程。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求和滿足現(xiàn)實(shí)的教育需要，教育檔案管理人員及其相關(guān)部門和人員要增強(qiáng)教育檔案管理意識(shí)，提高工作人員業(yè)務(wù)技能，借助于網(wǎng)絡(luò)等新科學(xué)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，使教育檔案的管理更加有序，更好地為學(xué)校教育的發(fā)展提供服務(wù)，最終推動(dòng)我國教育事業(yè)的整體前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛. 當(dāng)前我國高等檔案學(xué)教育面臨的危機(jī)與發(fā)展策略[J]. 檔案學(xué)通訊.2005（2）

[2]丁麗.學(xué)校檔案管理工作要做好“五個(gè)建設(shè)”[J].蘭臺(tái)內(nèi)外.2009（2）

[3]王艷.加強(qiáng)學(xué)校檔案工作 提高學(xué)校管理水平[J].黑龍江檔案.2010（5）

[4]朱忠燕.做好學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)體會(huì)[J].山東檔案.2010（1）

[5] 黃新榮，周生玉.信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案學(xué)專業(yè)的計(jì)算機(jī)教育問題[J].檔案學(xué)研究. 2003（1）

[6]張俊利.學(xué)生檔案管理對(duì)民辦高校內(nèi)涵建設(shè)的意義[J].蘭臺(tái)世界.2013（8）

作者簡介：

徐永慧（1981.7～ ），男，一級(jí)教師，學(xué)歷：本科，研究方向：中小學(xué)教育。