淺議學(xué)士學(xué)位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)采集中出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策

解利

國(guó)家學(xué)位辦自2008年9月1日起，要求各高校使用統(tǒng)一的學(xué)歷證書(shū)檔案信息平臺(tái)對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行學(xué)位申報(bào)，逐步完善全國(guó)統(tǒng)一的學(xué)歷證書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。高校統(tǒng)一學(xué)歷證書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，對(duì)打擊和杜絕虛假文憑發(fā)揮了重要作用，為用人單位對(duì)聘用人員的學(xué)籍檔案進(jìn)行查詢(xún)提供了有力數(shù)據(jù)依據(jù)。由于各高校的學(xué)位檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的管理平臺(tái)，并且學(xué)籍管理在不同的高校管理的方式也不同，各大高校的學(xué)籍信息管理電子化程度也不均衡等諸多原因，造成了各高校進(jìn)行本科生學(xué)位檔案上報(bào)時(shí)，只能根據(jù)各部門(mén)現(xiàn)有數(shù)據(jù)，組織大量人力進(jìn)行錄入、核對(duì)，然后才能使用平臺(tái)進(jìn)行申報(bào)。如何在上報(bào)之前形成正確的數(shù)據(jù)，提高工作效率，本文提出了用SQL SERVER企業(yè)資源管理器為工具，提出了一項(xiàng)解決方案。筆者認(rèn)為這是高校學(xué)籍檔案開(kāi)發(fā)應(yīng)用的研究方向之一。

一、本科生學(xué)士學(xué)位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)采集中存在的問(wèn)題

學(xué)士學(xué)位是碩士、博士學(xué)位的基礎(chǔ)，其授予質(zhì)量決定學(xué)校輸出人才的質(zhì)量，因此其授予工作政策性強(qiáng)。負(fù)責(zé)此工作的管理人員必須熟悉并認(rèn)真執(zhí)行學(xué)校關(guān)于學(xué)生學(xué)籍管理?xiàng)l例及學(xué)士學(xué)位授予工作細(xì)則。根據(jù)學(xué)校規(guī)定授予標(biāo)準(zhǔn)逐個(gè)審核應(yīng)屆本科畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和學(xué)位審核等檔案材料，然后提交校學(xué)位評(píng)定委員會(huì)，最后審批，這些工作每項(xiàng)都要求及時(shí)、準(zhǔn)確、無(wú)誤。

1.以我校在進(jìn)行2011-2012學(xué)年度第二學(xué)期學(xué)位檔案信息采集工作為例。學(xué)位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)采集中存在的問(wèn)題主要是我們教務(wù)處和學(xué)生處兩處的學(xué)生學(xué)籍檔案信息庫(kù)存在差異。我校本科學(xué)士學(xué)位授予量大，且涉及的學(xué)科門(mén)類(lèi)廣?，F(xiàn)有在校本科生16000余人，每年畢業(yè)4000余人。學(xué)籍檔案信息采集量大，電子檔案數(shù)據(jù)整理起來(lái)困難，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，作為管理部門(mén)相應(yīng)的工作量相當(dāng)繁重。學(xué)籍主要涉及有教務(wù)處和學(xué)生處兩個(gè)部門(mén)，而這兩個(gè)部門(mén)的管理是基本是獨(dú)立的，學(xué)生入校時(shí)由學(xué)生處管理，其學(xué)習(xí)階段的情況就由教務(wù)處來(lái)管理。然而學(xué)生畢業(yè)時(shí)學(xué)位申報(bào)必須兩處數(shù)據(jù)統(tǒng)一后才能上報(bào)。如：學(xué)生姓名、出生日期、民族、身份證號(hào)、政治面貌等有不同之處。原因形成主要是學(xué)生處中出生日期沒(méi)有“-”分隔符，而教務(wù)處中有“-”分隔符，造成我們?cè)诤蠋?kù)中報(bào)錯(cuò)信息條數(shù)多。學(xué)生處的身份證號(hào)和出生日期的信息正確率高，此項(xiàng)信息必須是統(tǒng)一格式再進(jìn)行合庫(kù)。

2.學(xué)位檔案信息采集時(shí)兩處在學(xué)生人數(shù)上也有不同，造成這種結(jié)果的原因就是學(xué)生處在學(xué)生產(chǎn)生學(xué)籍異動(dòng)時(shí)，如學(xué)生退學(xué)、死亡、參軍等情況的學(xué)籍異動(dòng)通知單末及時(shí)送達(dá)教務(wù)處，造成信息上報(bào)時(shí)總?cè)藬?shù)的不準(zhǔn)確。

二、利用SQL SERVER數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為工具，把教務(wù)處學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和學(xué)生處的學(xué)生檔案信息進(jìn)行比對(duì)，找出差異數(shù)據(jù)，分析出現(xiàn)差異的原因，然后根據(jù)相關(guān)學(xué)校的政策進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，統(tǒng)一兩處的數(shù)據(jù)

SQL Server是Microsoft公司推出的，無(wú)論用什么編程語(yǔ)言和開(kāi)發(fā)平臺(tái)，連接數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，SQL Server 數(shù)據(jù)庫(kù)的各方面性能都高于 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)我們想將分散在各處不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)庫(kù)匯總處理時(shí)，尤其是在進(jìn)行數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、凈化和轉(zhuǎn)換時(shí)，SQL Server為我們提供了強(qiáng)大、豐富的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，并且在導(dǎo)入導(dǎo)出的同時(shí)可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行靈活的處理。在處理學(xué)籍問(wèn)題時(shí)，教務(wù)處和學(xué)生處有不同管理平臺(tái)，為了解決兩處數(shù)據(jù)不一致的問(wèn)題，我們選用SQL SERVER企業(yè)資源管理器對(duì)學(xué)生處和教務(wù)處兩邊的學(xué)籍檔案信息進(jìn)行對(duì)比、整理、合庫(kù)。

1.找出教務(wù)處和學(xué)生處中存在差異的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)并處理。提取出學(xué)生處與教務(wù)處差異數(shù)據(jù)，存放在名為“學(xué)生處比教務(wù)處多”表中。查詢(xún)結(jié)果：3585（學(xué)生處人數(shù)）=3568（兩處都有的）+16（學(xué)生處比教務(wù)處中多的）+1（學(xué)號(hào)為空）。分析數(shù)據(jù)不一致原因是，學(xué)生處多的16人是入校在外訪學(xué)四年，教務(wù)處沒(méi)有記錄。對(duì)于這16人，教務(wù)處將從學(xué)生處獲得數(shù)據(jù)，補(bǔ)入教務(wù)處數(shù)據(jù)庫(kù)；1人沒(méi)有學(xué)號(hào)，是學(xué)生處錄入錯(cuò)誤，在學(xué)生處數(shù)據(jù)庫(kù)刪除。

2.提取教務(wù)處與學(xué)生處差異數(shù)據(jù)，存放于名為“教務(wù)處比學(xué)生處多”的表中。查詢(xún)結(jié)果：3614（教務(wù)處人數(shù)）=3568（兩處都有的）+46（教務(wù)處比學(xué)生多的）。分析數(shù)據(jù)不一致原因是，外校在我校借讀35人、退學(xué)4人，死亡2人、入伍未歸2人、轉(zhuǎn)入我校3人。經(jīng)調(diào)查落實(shí)，以上出現(xiàn)差異原因是由于學(xué)生處和教務(wù)處兩處信息資源沒(méi)有及時(shí)溝通對(duì)接，根據(jù)學(xué)校相關(guān)學(xué)籍政策，兩處對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一并入庫(kù)。

3.提取教務(wù)處與學(xué)生處兩相同學(xué)號(hào)的數(shù)據(jù)，存放于名為“教務(wù)處兩處相同記錄”的表中。兩者以學(xué)生學(xué)號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)建立聯(lián)結(jié)，教務(wù)處表（jwc）和學(xué)生處表（xsc）在學(xué)號(hào)上作等值內(nèi)連接運(yùn)算，得到兩處相同共有的學(xué)生記錄為3568人。

4.對(duì)于兩處學(xué)號(hào)相同的，但其他信息有差異的數(shù)據(jù)處理。兩處相同共有的學(xué)生記錄為3568人，但這些學(xué)生中只是兩處的學(xué)號(hào)相同，其他信息中還有不一致的問(wèn)題。仔細(xì)對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)有姓名、政治面貌、出生日期與身份證號(hào)中出生日期不同這三類(lèi)不一致的現(xiàn)象，對(duì)于這些數(shù)據(jù)，要針對(duì)問(wèn)題分別處理。找出教務(wù)處與學(xué)生處對(duì)應(yīng)學(xué)號(hào)中，姓名不一致的記錄，有5條。查詢(xún)?cè)蚴菍W(xué)生改名、信息變動(dòng)未及時(shí)和教務(wù)處申報(bào)，對(duì)于這類(lèi)信息，以學(xué)生處信息更新教務(wù)處學(xué)生的姓名。找出政治面貌不同的有6條。查詢(xún)?cè)蚴菍W(xué)生在校期間有入黨，政治面貌信息變動(dòng)學(xué)生處未及時(shí)和教務(wù)處申報(bào)，對(duì)于這類(lèi)信息，以學(xué)生處信息更新教務(wù)處學(xué)生的政治面貌。處理出生日期與身份證號(hào)中生日不一致的問(wèn)題。找出學(xué)生處中，身份證號(hào)中與出生日期不一致的記錄，有4條。找出學(xué)生處中，身份證號(hào)或出生日期格式非法的記錄，有1條。經(jīng)調(diào)查落實(shí)，出錯(cuò)原因主要是錄入出生日期的錯(cuò)誤，將兩處的對(duì)應(yīng)學(xué)籍檔案信息統(tǒng)一后，再用身份證號(hào)中的出生日期更新教務(wù)處中的出生日期，此步必須是在兩處其他學(xué)籍檔案信息處理一致后，才能進(jìn)行。處理后兩處的出生日期與身份證號(hào)中生日信息對(duì)應(yīng)一致。

三、學(xué)位授予檔案信息采集運(yùn)行中須注意的事項(xiàng)

1.學(xué)位檔案信息采集的所有上報(bào)數(shù)據(jù)項(xiàng)中數(shù)字均使用半角字符填報(bào)，必須是在英文狀態(tài)下的半角，不能在中文狀態(tài)使用半角字符填報(bào)，否則檔案系統(tǒng)會(huì)報(bào)錯(cuò)。學(xué)籍檔案信息中有關(guān)姓名、民族等字段中如有生僻字，每個(gè)生僻字用“？？”（半角）代替。如我校有個(gè)學(xué)生民族是“穿青族”，其民族在信息庫(kù)中沒(méi)有，就須用“？？”代替并將所有存在生僻字的信息一一對(duì)應(yīng)列出清單，加蓋公章上報(bào)。

2.學(xué)位檔案信息中上報(bào)信息中涉及學(xué)位證書(shū)填寫(xiě)內(nèi)容的，須與實(shí)際頒發(fā)的學(xué)位證書(shū)填寫(xiě)的信息一致。在填報(bào)學(xué)士學(xué)位檔案信息中的專(zhuān)業(yè)信息時(shí)，對(duì)于專(zhuān)業(yè)目錄調(diào)整，獲得學(xué)士學(xué)位的專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)在專(zhuān)業(yè)代碼庫(kù)中無(wú)法找到對(duì)應(yīng)代碼的，應(yīng)當(dāng)選擇相似專(zhuān)業(yè)的代碼填寫(xiě)。

3.為了保證學(xué)位證書(shū)網(wǎng)上查詢(xún)工作的順利實(shí)施，應(yīng)確保所有學(xué)生獲得學(xué)位證書(shū)信息通過(guò)學(xué)位信息年報(bào)（備案）系統(tǒng)上傳至數(shù)據(jù)中心。學(xué)位授予單位須仔細(xì)閱讀“數(shù)據(jù)校驗(yàn)錯(cuò)誤報(bào)告”，進(jìn)一步核實(shí)、修改相關(guān)學(xué)位檔案信息數(shù)據(jù)，確保上報(bào)學(xué)位檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和規(guī)范。

四、對(duì)學(xué)位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)采集運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施

1.更新教務(wù)管理平臺(tái)，可以采用Web頁(yè)面形式技術(shù)和使用BS模式系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與系統(tǒng)進(jìn)行交互，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的分散采集的辦法。其系統(tǒng)具有更好有擴(kuò)展性和使用靈活性。并且服務(wù)商對(duì)學(xué)籍檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)都要自動(dòng)進(jìn)行備份，這樣對(duì)高校學(xué)位檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供了保障。以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和科學(xué)化管理。管理人員只要電腦能上網(wǎng)隨時(shí)隨地上網(wǎng)維護(hù)學(xué)籍檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，為學(xué)籍檔案系統(tǒng)的管理提供了方便。例如上海金仕達(dá)多媒體有限公司特別針對(duì)性地開(kāi)發(fā)了我校新的教學(xué)管理平臺(tái)，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了教務(wù)處和學(xué)生處兩處學(xué)生學(xué)籍檔案信息資源的對(duì)接，從源頭上杜絕了學(xué)籍檔案信息的錯(cuò)誤性。采用統(tǒng)一的教務(wù)管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)教務(wù)處和學(xué)生處兩處學(xué)生學(xué)籍檔案信息資源的對(duì)接，從源頭上杜絕了學(xué)籍檔案信息的錯(cuò)誤性。從該學(xué)籍檔案系統(tǒng)導(dǎo)出的學(xué)位授予學(xué)籍檔案信息完全可以上傳到學(xué)位授予信息年報(bào)暨學(xué)位獲得國(guó)家備案系統(tǒng)上傳至數(shù)據(jù)中心。從而大大緩解了管理人員工作壓力，減少錯(cuò)誤，提高了管理人員的工作效率。使得學(xué)位授予工作更加準(zhǔn)確、規(guī)范。

2.高校的學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供在線查詢(xún)服務(wù)，保證利用者“有檔可查、真憑實(shí)據(jù)、查詢(xún)快捷”。電子學(xué)籍檔案的建立便于快捷、準(zhǔn)確、遠(yuǎn)程地核查學(xué)籍學(xué)歷情況，從而及時(shí)有效地打擊不法分子的違法造假行為，確保學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性。學(xué)籍檔案的利用服務(wù)不僅有利于大學(xué)生的就業(yè)，更對(duì)促進(jìn)高校自身建設(shè)、提升高校社會(huì)信譽(yù)度和社會(huì)公信力起到至關(guān)重要的作用。同時(shí)也是高校學(xué)籍檔案工作者的最終目標(biāo)。

3.加強(qiáng)教務(wù)管理人員信息安全意識(shí)，提高管理人員操作現(xiàn)代化設(shè)備的水平以及自我的責(zé)任感。管理人員的責(zé)任心、工作能力、技術(shù)水平都對(duì)學(xué)位檔案信息采集運(yùn)行產(chǎn)生直接的影響。學(xué)位檔案信息采集運(yùn)行是一項(xiàng)十分細(xì)致的工作，要求管理人員要注意進(jìn)行學(xué)位檔案信息采集運(yùn)行工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)性操作。學(xué)位檔案信息采集運(yùn)行工作的順利進(jìn)行，管理人員善于運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，做到從細(xì)節(jié)處強(qiáng)化學(xué)位信息采集管理工作的規(guī)范化程度，這樣才能確保學(xué)籍檔案信息的準(zhǔn)確、無(wú)誤。

（作者單位：寧夏大學(xué)教務(wù)處）