關(guān)于高職?？圃盒．厴I(yè)生檔案管理

葉小平

一、引言

高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學(xué)分或者學(xué)時的學(xué)生的個人檔案，檔案應(yīng)包括的內(nèi)容：學(xué)籍材料、社會活動表現(xiàn)情況、、黨、團(tuán)材料、獎懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。

畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，從而進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實意義的。

二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對其進(jìn)行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學(xué)校實行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。

服務(wù)被動化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準(zhǔn)確的人才信息的載體作用。

檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。

（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學(xué)生檔案來源的廣泛性。有來源于教學(xué)管理部門的，有來自系部的，有來自學(xué)生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點，有的材料是在學(xué)生進(jìn)校時形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時匆忙安排幾個學(xué)生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，經(jīng)驗缺乏，責(zé)任心不足，導(dǎo)致各種問題層出不窮。

（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績單》，各個系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。

管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實用權(quán)威性等特點，這些特點對高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學(xué)生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實行全過程的動態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔(dān)的。

三、實行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對策思考

加強(qiáng)畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識。

由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識嚴(yán)重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認(rèn)為自己比較了解，而超過七成的學(xué)生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認(rèn)為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強(qiáng)對學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時就對他們進(jìn)行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫檔案內(nèi)容時要規(guī)范、準(zhǔn)確、真實，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時，高校應(yīng)把該項工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認(rèn)識到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服務(wù)觀念，樹立創(chuàng)新意識。

真正從服務(wù)大學(xué)生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。

（1）工作中主動與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團(tuán)、入黨志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進(jìn)行鑒別整理。

（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。

加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)

目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強(qiáng)工作責(zé)任感和積極性。

有步驟、分重點推進(jìn)畢業(yè)生檔案信息化管理

在信息化時代，對畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對各類操作設(shè)備進(jìn)行升級換代，加快對軟件系統(tǒng)的升級更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

（2）加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學(xué)生入校時，應(yīng)著手建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，并以網(wǎng)上招生錄取時學(xué)生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學(xué)后學(xué)生學(xué)籍卡制成標(biāo)準(zhǔn)式的電子文件格式，同時必須及時維護(hù)和更新，把學(xué)生在校期間的德、智、體、美等動態(tài)地記錄每個大學(xué)生的成長歷程。

（3）開放畢業(yè)生檔案信息發(fā)布平臺。以學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫為載體，建立一套為用人單位招聘畢業(yè)生所需了解的相關(guān)信息發(fā)布平臺，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速傳遞，使畢業(yè)生檔案利用社會化。

（作者單位：安徽省桐城師范高等?？茖W(xué)校）