檔案管理信息化建設(shè)之我見(jiàn)

董秋運(yùn)

檔案管理信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件盒已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使傳統(tǒng)的檔案管理能夠更有利于檔案的科學(xué)利用和開(kāi)發(fā)。

一、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

1.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)過(guò)程的始終。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理成為檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要的工作。通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，是技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能有有機(jī)的聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案管理中得到最佳的效果。

2.檔案一體化。檔案一體化是檔案管理信息化建設(shè)的前提。將檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)、和提供利用按照統(tǒng)一計(jì)劃而行動(dòng)，形成有若干個(gè)相互依存相互制約的部分構(gòu)成整體。一是要求檔案工作制度的創(chuàng)新，要力求打破過(guò)去自身的條塊分割的局限，注重其工作制度的開(kāi)放性。使檔案職能管理部門(mén)能夠?qū)σ欢▍^(qū)域的檔案事業(yè)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布局、組織協(xié)調(diào)及具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二是要求大規(guī)模的全面管理模式，我們要把全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息作為一個(gè)信心整體進(jìn)行管理，在注重實(shí)體保管的基礎(chǔ)上，更注重檔案信息的合理利用與社會(huì)信息資源的共享。三是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，檔子技術(shù)的迅猛發(fā)展以及條碼技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)博客等都為檔案數(shù)字化提供了理想的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，我們要充分利用與整合科技成果，做到為我所用。

3.歸檔雙軌制。這是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子檔案大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)檔案的地位。所以，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子檔案必須要與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。

1.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、交換機(jī)、路由器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.檔案信息化資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，也是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容為：將現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

3.檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這是檔案管理信息化建設(shè)快速、有序、健康發(fā)展的保障。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。

4.檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面。各單位檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)依靠上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進(jìn)、使用和可靠的檔案管理軟件。

5.檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化建設(shè)的成功之本。在信息時(shí)代，檔案管理要提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)，檔案工作者就必須學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備和技術(shù)，適應(yīng)新的服務(wù)需求?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，學(xué)科之間的交叉和相互滲透，使越來(lái)越多的新技術(shù)如電子計(jì)算機(jī)、聲像技術(shù)、微縮技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)等陸續(xù)應(yīng)用于檔案管理工作的各個(gè)方面，原來(lái)的傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式已不能適應(yīng)要求，這就要求我們要培養(yǎng)及引進(jìn)檔案信息化管理高素質(zhì)人員，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。盡快掌握新知識(shí)、新技術(shù)，具備運(yùn)用新設(shè)備和開(kāi)發(fā)信息能力，適應(yīng)日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開(kāi)發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的需要。

三、檔案管理信息化建設(shè)的保障和措施

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化以及檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制的科學(xué)化。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，主要做好幾方面的工作。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。

加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關(guān)鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2.加大投入，增配軟、硬件設(shè)施。

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，并制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平，要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。作為上級(jí)檔案主管部門(mén)，也可以與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商、共同提出解決問(wèn)題的辦法，在政策上給下級(jí)部門(mén)創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

3.引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。

培養(yǎng)及引進(jìn)檔案信息化管理高素質(zhì)人員，針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案人員的檔案管理信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適當(dāng)引進(jìn)高素質(zhì)人才，打造一支適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求的專家型隊(duì)伍，向既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又懂得計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才邁進(jìn)。為此，一要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開(kāi)發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三要抓好檔案專業(yè)人員的在職培訓(xùn)、進(jìn)修，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。四要加強(qiáng)理論研討，增進(jìn)學(xué)術(shù)交流，提高編研水平。

（作者單位：河北高速公路石黃管理處）