淺談計算機在檔案管理中的應用

郝瑞英

摘要：隨著科學技術快速發(fā)展，計算機在工業(yè)、農(nóng)業(yè)、社會服務業(yè)特別是就業(yè)再就業(yè)領域得到了廣泛應用。目前計算機正向微型化、網(wǎng)絡化、智能化方向發(fā)展。檔案管理工作也由最初的手工作業(yè)進入了一個由電子計算機管理的全新的模式。

關鍵詞：計算機科 技檔案檔案管理 微機網(wǎng)絡系統(tǒng)

一、概述

現(xiàn)代檔案管理的重點就是要提高檔案整理速度和檢索速度。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機大量應用于檔案管理中，提高了檔案管理的速度。另外，計算機可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統(tǒng)計和分析等。這些業(yè)務一旦代替了人工操作，就能大大提高檔案信息處理能力，從而加快工作進度，提高工作質(zhì)量和效率。它的突出優(yōu)點除速度快、準確性高、信息量大外，再就是實現(xiàn)一次輸入，多次輸出，充分重復利用以及聯(lián)網(wǎng)檢索和資源共享。

二、計算機在檔案管理中的作用

1、自動整理編目。作為檔案管理工作的基礎，編目的整理是檔案從凌亂到系統(tǒng)的必經(jīng)步驟。計算機以其功能強大的軟件，整理相關的檔案信息，并在此基礎上適應檔案使用與管理的具體要求編制出目錄。運用計算機管理檔案之前，先要做好標引和著錄工作。標引著錄的時候一定要準確、全面，方能保證計算機檔案管理工作受到良好的效果。

2、自動統(tǒng)計。作為檔案管理工作中重要的一環(huán)，檔案統(tǒng)計是指在對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析的基礎上，用數(shù)字將檔案管理的規(guī)律表達出來的活動。計算機以其處理數(shù)據(jù)的強大功能，表現(xiàn)在兩個方面：一是統(tǒng)計檔案的數(shù)量，比如對某一類別、某一作者進行統(tǒng)計；二是統(tǒng)計檔案的利用情況，比如對某一年、某一個月份甚至某一日檔案的查詢利用次數(shù)的統(tǒng)計，并據(jù)此得出具體的年報、月報與日報，讓檔案管理工作者對檔案利用的構成與頻率有量化的了解，從而得出規(guī)律，對檔案日后需要的預測提供了有力的數(shù)據(jù)支持。

3、自動檢索。和手工檢索檔案相比，計算機自動檢索質(zhì)量更高，速度更快，檢索途徑更多，且檢索結(jié)果的顯示方式更多。用計算機進行檢索，目標能具體到文件，還能根據(jù)不同的檢索途徑的隨意組合，準確檢索出用戶所需文件。要計算機準確查找到用戶所需文件，用戶必須要注意提問方式。提問用詞應準確具體，不宜含混不清，另外，提問方式應合理簡潔，以利于計算機的高速檢索。

三、計算機在檔案管理中存在的問題

1、網(wǎng)絡安全問題。隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，網(wǎng)絡的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般認為，構成對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全威脅主要有：黑客入侵、計算機病毒的侵入、來自內(nèi)部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡的關鍵數(shù)據(jù)等。針對檔案管理有關的網(wǎng)絡及信息安全問題，我國檔案部門已在科研、標準化方面進行了重點支持。今后，將出臺更為系統(tǒng)的技術措施和標準。這些標準和技術措施將對檔案管理網(wǎng)絡安全等級劃分及測評檔案信息上 網(wǎng)前的密級控制、網(wǎng)絡中的檔案信息的安全管理等提供規(guī)范化的要求或解決方法。

2、電子文件的原始性易被破壞問題。第一是電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞，保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大，一旦被刪改、復制或篡改內(nèi)容都很難被識別。第二是電子文件檔案信息安全問題日益突出。隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡化時代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息 的安全受到嚴重威脅。

四、解決電子文件檔案管理問題的對策

1、提高計算機應用技術普及程度。由于種種原因，我國在計算機檔案管理應用的初期，使用計算機的單位不多，平均每個單位檔案部門中的計算機專業(yè)人員所占的比例發(fā)展緩慢，到2011年比例才打到3.1%。所以必需采取措施吸引和尋求社會各方面的科技人員參加和關心檔案管理工作的現(xiàn)代化，同時注意普及檔案工作者的計算機技術知識和對計算機的操作使用技能。

2、提高檔案工作的標準化程度。檔案工作現(xiàn)代化的基礎是標準化。計算機在檔案管理應用中涉及的每個問題，如數(shù)據(jù)著錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標準才能解決。

3、推進年應用服務。在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會服務，這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。

4、加快計算機知識普及。加快在檔案工作者中的計算機知識普及。盡快使計算機文化成為每個檔案工作者必須具備的基本職業(yè)技能。

五、未來檔案管理自動化的發(fā)展趨勢

從現(xiàn)狀不難看出，計算機在檔案管理的編目與自動檢索等環(huán)節(jié)存在一些問題。為了這些問題的解決，未來計算機技術在檔案的管理中會出現(xiàn)一些新趨勢：

1、更加重視計算機檔案管理軟件的開發(fā)，以使檔案自動化管理系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)，更為完善。

2、計算機儲存容量將進一步加大，機讀檔案的管理與開發(fā)力度將進一步加大，使計算機充分發(fā)揮其貯存與統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)的功能。

3、檔案標引著錄人員的專業(yè)化。由專業(yè)對口，即具有檔案學背景的人員專門負責檔案的標引著錄工作，以保證檔案輸入的準確性，保證接下來的檔案管理自動化工作的有序進行。

4、檔案館管理人員的整體素質(zhì)的提高?，F(xiàn)代科技的發(fā)展日新月異，檔案自動化管理工作必將跟隨著科技發(fā)展的腳步進一步發(fā)展。

六、結(jié)論

計算機和網(wǎng)絡的產(chǎn)生使我們進入網(wǎng)絡時代，信息化成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的趨 勢，檔案信息化管理的主要任務歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化。