如何做好人事檔案管理工作

摘要：人事檔案工作是人事工作的重要內(nèi)容之一，是記載和反映一個(gè)人的政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等原始材料。是歷史地、全面地考察了解人才的重要依據(jù)，本文闡述了人事檔案管理工作中存在的一些問題以及提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理

1.人事檔案管理工作存在的問題

1.1對人事檔案管理重視程度不夠

在實(shí)際工作中，部分部門和個(gè)人對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不夠，尤其對人事檔案收集工作不夠重視，檔案意識比較淡薄，或者認(rèn)為這是檔案管理員的事情，不注意對文件材料的保存積累，工作任務(wù)完成后就將其隨便放置一邊，還有些人為了自己以后使用起來方便，也出現(xiàn)不愿交檔案管理部門的現(xiàn)象，使人事檔案收集不全、收集難的問題得不到有效解決，給檔案管理工作帶來阻力。

1.2人事檔案收集力度不夠

由于有些單位和個(gè)人缺乏檔案材料及時(shí)歸檔意識，使部分檔案材料長期積壓和滯留在單位和個(gè)人手中，致使許多應(yīng)該歸檔的材料沒有及時(shí)歸檔，或沒有及時(shí)督促其他部門及時(shí)移交材料，造成職工檔案材料的缺失。

1.3人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟，管理手段落后

由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動(dòng)，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.4管理不嚴(yán)格，立卷歸檔不規(guī)范

隨著社會不斷發(fā)展，人事檔案在就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來越受到重視，這就要求人事檔案中每份材料的來源和內(nèi)容必須真實(shí)可靠，必須經(jīng)過組織嚴(yán)格認(rèn)真的審查核實(shí)。然而，在實(shí)際工作中卻發(fā)現(xiàn)不少問題，如檔案材料的內(nèi)容填寫前后不一；在檔案中將年齡、工齡填寫隨意，前后不符，使檔案資料缺乏準(zhǔn)確性和真實(shí)性。還有些檔案材料有破損，或紙質(zhì)差，或字跡模糊，不利于檔案的保存和利用，管理手段仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，已不適應(yīng)信息時(shí)代對檔案現(xiàn)代化管理的要求。

1.5人事檔案管理的信息化程度不高

在人事檔案管理上，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有廣泛運(yùn)用。即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于把個(gè)人信息、檔案目錄輸人計(jì)算機(jī)，其它如資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。

2.關(guān)于人事檔案管理的建議

2.1強(qiáng)化檔案意識

領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一加強(qiáng)對人事檔案工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作才能得到保證，將人事檔案管理工作納入單位的重要議事日程，加大投入，定期對人事檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)。同時(shí)，針對當(dāng)前檔案意識普遍不強(qiáng)的現(xiàn)狀，要加大《檔案法》的宣傳力度，讓大家充分認(rèn)識到人事檔案關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，使全社會真正認(rèn)識到人事檔案的重要性。

2.2提高人事檔案管理工作水平

首先，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，狠抓落實(shí)。要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案整理工作細(xì)則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。其次，檔案人員主動(dòng)與相關(guān)部門聯(lián)系，索要有關(guān)的各種材料，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。對不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，有效地提高檔案工作的準(zhǔn)確性和工作效率。

2.3加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感

對收集的檔案材料要認(rèn)真審核，把完整、真實(shí)、可靠的材料收入干部檔案，把好質(zhì)量關(guān)。檔案工作是細(xì)致入微的工作，應(yīng)杜絕粗心大意，在檔案鑒別過程中，管檔人員更要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案材料真實(shí)、完整。

2.4注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

逐步由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，檔案實(shí)行計(jì)算技術(shù)管理，可利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，逐步實(shí)現(xiàn)通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，對不屬于保密范圍的檔案信息實(shí)現(xiàn)有效共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。

2.5提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會的進(jìn)步發(fā)展，信息社會的到來，對人事檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。首先要有較高的政治思想和良好的職業(yè)道德，這是做好人事檔案管理工作的前提。人事檔案管理人員一定要做到政治合格，忠于職守，淡泊名利，嚴(yán)守秘密，勤奮敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)；其次要求人事檔案管理人員應(yīng)具備一定的科學(xué)理論知識和扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識，同時(shí)還要具備較強(qiáng)的工作能力、文字表達(dá)能力和相應(yīng)的外語知識。面對現(xiàn)代化建設(shè)和信息時(shí)代的高速發(fā)展，檔案管理人員還要懂得現(xiàn)代信息的管理技術(shù)，加強(qiáng)科學(xué)文化知識學(xué)習(xí)，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力使自己成為一種既熟悉人事檔案業(yè)務(wù)知識，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

總之，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而又艱巨的工作，我們要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索現(xiàn)代化檔案管理新技術(shù).要掌握黨和國家最新的人事政策、人事制度，培養(yǎng)認(rèn)真細(xì)致的敬業(yè)精神，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。做到與時(shí)俱進(jìn)，為新時(shí)期人才管理和使用，為人事工作提供好的服務(wù)。

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作者簡介：何琴，女，大學(xué)本科，科技檔案管理專業(yè)。