文書檔案管理信息的電子化應用

于蘭

摘要：文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應用對提高文書檔案管理的水平，及時提供準確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。筆者將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點，同時對其劣勢提出解決辦法。

關鍵詞：文書檔案 電子化

文書檔案重要的內容是社會發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時期領導的決策、部門建設、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進入了電子網(wǎng)絡時代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點

首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統(tǒng)計和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

第二，信息易于保管。與紙質載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟效益是無法估量的。網(wǎng)絡化的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡為載體進行資料的傳輸，并且相關資料存放在相應的資料庫內，人們可以通過協(xié)議進行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。

檔案管理實現(xiàn)了從外部的目錄管理到內部的內容管理，并且實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業(yè)務聯(lián)系。

第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點

首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

其次，網(wǎng)絡化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉換，這些問題丞待解決。

三、改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現(xiàn)的實際問題，筆者提出以下舉措。第一，針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡中設置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡內傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，針對人員素質低的現(xiàn)象，要加強工作人員的教育培訓。通過在工作中的培訓，讓管理人員及時掌握最新的電子化管理方法。同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等。

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