淺談如何做好新形勢下辦公室工作

汪平

面對鋼鐵行業(yè)產(chǎn)能過剩，產(chǎn)品供過于求，呈現(xiàn)低價格、高成本、低效益的嚴峻經(jīng)營形勢。企業(yè)的辦公室是一個單位的綜合機構(gòu)，具有承上啟下、上通下達、職能龐雜的特征，無論辦文、辦事、辦會，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產(chǎn)生很大的影響。因此，面對新的形勢和任務(wù)，辦公室工作開展得如何，直接影響和制約著各項工作的推進。

一、提高認識，增強辦公室工作的責(zé)任感

辦公室處于協(xié)調(diào)機關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能。擔(dān)負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，工作頭緒多、服務(wù)對象多、方方面面應(yīng)酬多、事情多而雜。特別是隨著機構(gòu)的變革和發(fā)展，很多部門撤并后，有些工作也移交到辦公室，辦公室的職能不斷拓展，任務(wù)日益加重。同時，經(jīng)濟社會的快速發(fā)展也對辦公室工作提出了新要求。根據(jù)職能職責(zé)的要求，辦公室的每項工作都與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營或者與職工群眾有著密切聯(lián)系，工作上哪方面做的稍有不慎不周，就會產(chǎn)生不良影響。因此，辦公室的每項工作都必須考慮周全并迅速地圓滿完成，用一句話來說，辦公室工作就得“召之即來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)則必勝?！弊鳛檗k公室工作人員首先就要認識到辦公室工作的特性，增強責(zé)任感、緊迫感，提高自覺性、主動性，不驕不躁，始終保持著高度的工作熱情。

二、明確重點，提高辦公室工作的效率

辦公室工作包括了文秘、調(diào)研、接待、企管、后勤事務(wù)、車輛管理等等，內(nèi)容紛繁復(fù)雜。如果眉毛胡子一把抓，就會找不到頭緒，很容易顧此失彼。但是只要抓住了要害，抓住了主要矛盾，一切問題就會迎刃而解。我認為辦公室工作要在黨政領(lǐng)導(dǎo)下，堅持“一個原則”，實現(xiàn)“二個轉(zhuǎn)變”，抓好“三項工作”，具體說：

1、堅持“一個原則”。

就是要堅持上為黨政領(lǐng)導(dǎo)分憂，下為職工服務(wù)的原則。辦公室工作涉及日常事務(wù)、后勤服務(wù)等方面，很多具體的事情關(guān)系到干部職工的切身利益。因此，必須把服務(wù)企業(yè)中心工作和服務(wù)干部群眾作為工作的出發(fā)點和落腳點，把“參與政務(wù)”、“管理事務(wù)”、“搞好服務(wù)”三大職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排，做到調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，服務(wù)圍繞職工轉(zhuǎn)，信息圍繞決策轉(zhuǎn)，使工作目標(biāo)更明確，重點更突出。

2、實現(xiàn)“二個轉(zhuǎn)變”。

一是實現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變。從原來的“領(lǐng)導(dǎo)交辦，辦就辦好”的思維方式向“怎樣去辦，怎樣辦好”的方式轉(zhuǎn)變，圍繞中心工作，統(tǒng)籌兼顧各項任務(wù)，做到工作有計劃、有安排、有檢查，保證工作有條不紊，落到實處。

二是實現(xiàn)工作方式的轉(zhuǎn)變。辦公室工作講的是團結(jié)協(xié)作，既要與兄弟部門協(xié)作，又要與外單位協(xié)作，很多工作僅僅靠一、兩個人單打獨斗是完成不好的，作為辦公室成員要思想上同心、目標(biāo)上同向、行動上同步、事業(yè)上同干，齊心協(xié)力扭成一股繩，發(fā)揮整體優(yōu)勢，創(chuàng)造一個良好的工作氛圍。

3、抓好“三項工作”。

一是抓好調(diào)查研究。辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，這就要求我們把調(diào)研工作作為一個重要任務(wù)來抓。想要當(dāng)好參謀助手，必須深入職工群眾進行調(diào)查研究，將職工的意見和呼聲傳遞給領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準確、最真實的依據(jù)。

二是抓好制度管理。沒有規(guī)矩不成方圓，辦公室工作復(fù)雜多樣，沒有具體的規(guī)章制度是很難做好每項工作的，首先是要根據(jù)本單位的實際情況建立健全各項工作制度，做到工作有章可循；其次是合理分工，根據(jù)辦公室的工作職責(zé)，將辦公室分成文秘、綜合、后勤等各個崗位，制定每個工作人員的工作職責(zé)，落實責(zé)任，各施其職，各盡其責(zé)；第三是工作要有目標(biāo)和計劃，要做到全年有工作要點，每季有工作安排，當(dāng)月有情況通報。在制定目標(biāo)時，要將總體目標(biāo)與突破工作項目結(jié)合起來，同時要建立監(jiān)督機制，提高辦事效率。對人們關(guān)心的熱點、焦點問題，要督辦督查，在規(guī)定時間完成；第四是建立激勵機制，嚴格督查考核。按照人員責(zé)任分工情況，將個人德、能、勤、績進行量化考核，將考核情況與獎金掛鉤。同時還應(yīng)制定專項激勵措施，對臨時性和突擊性工作實行獎勵，充分發(fā)揮辦公室人員的積極和創(chuàng)造性。

三是抓好勤政樹形象。辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，必須以高度責(zé)任感，加強自身的勤政建設(shè)，要做到“四勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力氣，把工作做實做細；二是手勤，平時多寫多記，把看到的聽到的記下來，為起草文字材料積累素材；二是腦勤，勤學(xué)善思，注重研究問題，解決工作中的難點問題，為領(lǐng)導(dǎo)獻計獻策；四是嘴勤，多向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，多向科室和有關(guān)部門通報情況，加強溝通，密切協(xié)作，樹立廉潔高效的社會形象。

三、開拓創(chuàng)新，激發(fā)辦公室工作的動力

面對新形勢新任務(wù)，辦公室的工作不創(chuàng)新就難以適應(yīng)，不創(chuàng)新就難以發(fā)展。只有堅持與時俱進、開拓創(chuàng)新，才能增加活力、激發(fā)動力，才能搞好辦公室的工作，才能真正發(fā)揮參謀助手作用。

一是在工作上要創(chuàng)新。辦公室常規(guī)性工作多，日常事務(wù)性工作多，工作創(chuàng)新就是要求我們善于在不變中求變，在常規(guī)中求新，在實踐中提高。要打破傳統(tǒng)的思維定勢，突破與形勢發(fā)展不適應(yīng)的工作理念和工作模式，用新思想、新辦法和新途徑來解決工作中遇到的新矛盾和新問題，努力實現(xiàn)從被動服務(wù)，向主動超前服務(wù)的轉(zhuǎn)變；從搞好事務(wù)服務(wù)為主，向注重大局服務(wù)的轉(zhuǎn)變；從完成具體事項，向加強綜合協(xié)調(diào)的轉(zhuǎn)變；從單純辦公、辦事，向強化督促檢查、推（下轉(zhuǎn)第137頁）（上接第102頁）動決策部署落實的轉(zhuǎn)變；從忙于事務(wù)，向深入調(diào)查研究，發(fā)揮參謀作用的轉(zhuǎn)變，使辦公室工作實現(xiàn)新的跨越式發(fā)展。

二是在機制上要創(chuàng)新。創(chuàng)新機制就是要樹立以人為本的理念，在辦公、辦事等方面，制定嚴格的工作程序，建立科學(xué)、高效、有序地運行機制。要嚴格崗位責(zé)任，做到事事有人管，人人有專責(zé)；要建立嚴格的崗位責(zé)任，合理、嚴格的考核制度，獎勤罰懶，獎優(yōu)罰劣，激勵先進，鞭策后進，形成有利于工作落實的良好機制，營造爭先創(chuàng)優(yōu)的工作氛圍，促進辦公室工作規(guī)范化、制度化。

三是在方法上要創(chuàng)新。適應(yīng)新的形勢不斷創(chuàng)新方式方法，是辦公室提高服務(wù)層次，當(dāng)好參謀助手的關(guān)鍵。辦公室要根據(jù)當(dāng)前企業(yè)改革發(fā)展的需要，結(jié)合新情況，研究新規(guī)律，探索行之有效的方式方法。特別是在科技、信息高速發(fā)展的前提下，辦公室工作人員必須學(xué)會運用新的科學(xué)技術(shù)和手段，充分利用電腦、互聯(lián)網(wǎng)、辦公室軟件、e-mail等提高辦事效率，利用internet建立辦公室自己的網(wǎng)站，利用多媒體生動多樣的文字、聲音、圖片、動畫等進行對外宣傳。不斷加快辦公自動化，信息網(wǎng)絡(luò)化，管理科學(xué)化建設(shè)，逐步改進服務(wù)手段，提高辦公室的整體功能和工作效率。

四、加強學(xué)習(xí)，增強服務(wù)意識和服務(wù)技能

辦公室工作做得好與壞，取決于辦公室人員素質(zhì)的高低、能力的強弱。辦公室工作的內(nèi)容很多，很多工作涉及到黨和國家方針、政策的貫徹，涉及到國家法律、法規(guī)、規(guī)章、制度的執(zhí)行，應(yīng)用的知識也很廣博。如不注意加強學(xué)習(xí)和不斷更新知識就無法適應(yīng)辦公室工作需要，不能很好地完成上級下達和單位領(lǐng)導(dǎo)安排的各項工作。因此，辦公室人員要有強烈的求知欲，善于學(xué)習(xí)、勤于學(xué)習(xí)、終生學(xué)習(xí)。不僅要熟知政治、經(jīng)濟和各項政策，有較高的理論修養(yǎng)，還應(yīng)了解管理、法律、文學(xué)等等。工作業(yè)務(wù)知識不僅要了解，還要熟知精通，能指導(dǎo)實踐，還要跟上時代步伐，跟上工作節(jié)奏。創(chuàng)新方式方法，就必須堅持先學(xué)一步，深學(xué)一層，善于汲取新的營養(yǎng)。同時，辦公室人員要經(jīng)常接觸各種密級文件、資料和信息，還要加強保密知識的學(xué)習(xí)，要對自己工作的特殊性、機密性、嚴肅性有明確的認識，認真學(xué)習(xí)保密工作法律法規(guī)和知識，提高個人保密技能，杜絕失密泄密事件發(fā)生。此外，還要虛心學(xué)習(xí)同行甚至外單位工作的先進做法和管理經(jīng)驗，加強橫向聯(lián)系，傳播信息，交流經(jīng)驗，取長補短，提高辦公室整體素質(zhì)。

（作者單位：馬鞍山市安徽馬鞍山鋼鐵股份公司一鋼軋總廠）