醫(yī)院POS卡付費的會計核算與風險防范

吳子洋

隨著新技術(shù)的發(fā)展，越來越多的商戶，都提供POS卡消費，特別是近幾年，醫(yī)院門急診量的增加和患者就醫(yī)需求的提升，患者希望收費的速度越快越好，將更多的時間留給醫(yī)生的診察、治療環(huán)節(jié)。另一方面，從醫(yī)院自身角度來講，診療收費項目種類繁多，門診收費單筆金額小，收費窗口收零頻繁，非常容易發(fā)生各種收費差錯風險[1]。因此各大醫(yī)院，也不遺余力在門診、住院收費窗口上推行POS刷卡機系統(tǒng)。最近蘇州還推出了“市民卡”，該卡作為參保人員醫(yī)?？?，不僅整合銀聯(lián)POS卡付費，還增加電子錢包功能，可以說一張POS卡，完成病人整個就醫(yī)的電子支付過程，給病人就醫(yī)帶來極大的便利。

財務(wù)部門作為醫(yī)院會計核算的載體，承擔著醫(yī)院經(jīng)濟數(shù)據(jù)的采集、整理、分類、錄入、分析、報告等工作。醫(yī)療收入又是醫(yī)院會計核算的重點，除了教學科研收入、財政補貼收入外，醫(yī)療收入來源于貨幣資金，按照資產(chǎn)的流動性由強到弱分別是：(1)現(xiàn)金交款；(2)POS卡付費；(3)醫(yī)療保險基金結(jié)付；(4)新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險結(jié)付。其中，現(xiàn)金交款是最為直接的付款方式，一般患者現(xiàn)金交費，收費員收到現(xiàn)金，表示醫(yī)療收入款項已經(jīng)入賬，因此流動性最強。POS卡付費，是使用有銀聯(lián)標志的銀行卡進行醫(yī)療活動付款的方式，一般通過銀聯(lián)公司每日匯總轉(zhuǎn)賬入醫(yī)院的基本結(jié)算戶，到賬周期為2-3天，流動性次之。醫(yī)療保險基金結(jié)付，是當?shù)厣绫Ｖ行闹贫ǖ?，按照醫(yī)保政策結(jié)付比例，逐月劃撥給定點醫(yī)療機構(gòu)款項，由于是按月結(jié)算，到賬周期一般為一個月，流動性不強。新型農(nóng)村合作醫(yī)療保險結(jié)付是一種跨區(qū)域，面向農(nóng)村居民，按照特定病種分期治療分期結(jié)付的方式，由于治療時間的長短不一，因此結(jié)付到賬時間也有差異，最短可能2個月，最長可能半年甚至一年，流動性較弱。

下文結(jié)合整個會計核算流程 談POS卡付費結(jié)算中的風險與防范。

會計核算流程就是自做憑證開始到編制會計報表這一過程，也叫會計循環(huán)。簡單點說就是根據(jù)原始憑證做記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證記明細賬，接著匯總，然后根據(jù)匯總表記總賬，最后依據(jù)總賬進行報表。POS卡付費結(jié)算，體現(xiàn)在整個會計核算流程之中，原始單據(jù)相當于“POS簽購單”，記賬憑證里含POS收款入賬通知單，明細賬里有逐筆POS卡付費記錄，報表中含有銀聯(lián)公司債權(quán)(POS未收到款項)。所謂的POS卡付費是依托多功能終端，把它安裝在信用卡的特約商戶和受理網(wǎng)點中與計算機聯(lián)成網(wǎng)絡(luò)，就能實現(xiàn)電子資金自動轉(zhuǎn)賬，具有支持消費、預(yù)授權(quán)、余額查詢和轉(zhuǎn)賬等功能。通過POS卡付費保證了資金的安全，防范現(xiàn)金的風險。因此POS卡付費結(jié)算的風險伴隨著整個會計核算流程。

1 原始憑證采集過程 收費員提交原始單據(jù)不同

1.1 案例簡述 宋麗(化名)是西塞山區(qū)一家醫(yī)院的門診收款員，癡迷購買福彩，從2004年起，她將手伸進醫(yī)院的醫(yī)療費，3年多來，警方調(diào)查發(fā)現(xiàn)她涉嫌挪用單位資金95萬余元，全部用于購買彩票。

1.2 風險提示 收費窗口作為醫(yī)院貨幣資金來源最直接的經(jīng)辦部門[2]，原先，收費員將每日現(xiàn)金匯總跟收入日報表核對，核對無誤后繳存銀行，銀行返還收入解款單，作為收入來源的原始憑證，并附在收入日報表上。這期間，如果收費員心存不良，不及時將現(xiàn)金繳存銀行，很容易造成挪用單位資金?！癙OS簽購單”作為醫(yī)院會計核算的外來原始單據(jù)，代替了原來的現(xiàn)金，從源頭上杜絕了挪用單位資金的風險。

1.3 會計核算及風險防范 由于“POS簽購單”數(shù)量較多且通過熱感應(yīng)打印，質(zhì)量一般，不宜保存，金額統(tǒng)計工作量大，收費員統(tǒng)計銀聯(lián)金額易出現(xiàn)誤差，進而影響POS繳款的準確性和及時性。因此信息技術(shù)部門先使POS機自帶的“批結(jié)算”功能與醫(yī)院的HIS結(jié)合起來，增加收入月報表中POS卡付費一欄，便于統(tǒng)計出每位收費員在結(jié)算期的POS卡交易金額。收費員將每日現(xiàn)金和“POS簽購單”分別匯總，現(xiàn)金核對無誤繳存銀行，POS簽購單與解款單一起附在收入日報表上。收費處負責人應(yīng)不定期對收費員備用金、每日現(xiàn)金未繳存數(shù)進行盤點，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺，及時查明原因，以免造成醫(yī)院損失。

2 記賬憑證制作過程 收入核算崗位記賬分錄不同

2.1 風險提示 收入核算崗會計根據(jù)原始單據(jù)的不同，編制記賬憑證也有差異，但記賬憑證制作過程風險較小，主要防止匯總統(tǒng)計偏差。

2.2 會計核算

2.2.1 如果用現(xiàn)金結(jié)算，收入核算崗位會計，按照上交的門診收入日報表中的項目，核對銀行解款單金額，記賬分錄如下。

借：現(xiàn)金(或銀行存款)

應(yīng)收醫(yī)療款-醫(yī)保基金

貸：醫(yī)療收入-門診收入-掛號收入

醫(yī)療收入-門診收入-檢查收入

醫(yī)療收入-門診收入-化驗收入

藥品收入-門診收入

現(xiàn)在用POS卡付費，會計上記賬分錄有所不同，按照最新的，2012年1月1日起執(zhí)行《醫(yī)院會計制度》要求，先要在一級科目“應(yīng)收賬款”科目下，增設(shè)一個二級明細科目“應(yīng)收POS款(**銀行)”科目，記賬分錄：

借：應(yīng)收賬款·應(yīng)收POS款(**銀行)

應(yīng)收醫(yī)療款-醫(yī)?；?/p>

貸：醫(yī)療收入-門診收入-掛號收入

門診收入-檢查收入

門診收入-化驗收入

門診收入-藥品收入-西藥

門診收入-藥事服務(wù)費收入

銀聯(lián)POS款項到賬后，應(yīng)再做一筆入賬記賬分錄：

借：銀行存款

貸：應(yīng)收賬款-應(yīng)收POS款(**銀行)

2.2.2 收入核算崗位人員，按照上交的住院收入日報表項目，核對銀行解款單金額，記賬分錄如下。

住院病人用現(xiàn)金繳納預(yù)交金時，

借：現(xiàn)金(或銀行存款)

貸：預(yù)收醫(yī)療款-預(yù)收住院病人醫(yī)療款 (收預(yù)交金)

病人出院結(jié)賬時，

借：預(yù)收醫(yī)療款-預(yù)收住院病人醫(yī)療款 (退預(yù)交金)

應(yīng)收醫(yī)療款-醫(yī)保基金

貸：醫(yī)療收入-住院收入-床位收入

住院收入-檢查收入

住院收入-化驗收入

藥品收入-住院收入

…

現(xiàn)在住院病人用POS卡支付住院預(yù)交金時，

借：應(yīng)收賬款-應(yīng)收POS款(**銀行)

貸：預(yù)收醫(yī)療款-預(yù)收住院病人醫(yī)療款 (收預(yù)交金)

病人出院結(jié)賬時，

借：預(yù)收醫(yī)療款-預(yù)收住院病人醫(yī)療款 (退預(yù)交金)

應(yīng)收醫(yī)療款-醫(yī)?；?/p>

貸：醫(yī)療收入-住院收入，床位收入

住院收入-檢查收入

住院收入-化驗收入

住院收入-藥品收入-西藥

住院收入-藥事服務(wù)費收入

…

銀聯(lián)POS款項到賬后，應(yīng)再做一筆入賬記賬分錄：

借：銀行存款

貸：應(yīng)收賬款-應(yīng)收POS款- **銀行[3]

3 明細賬登記過程 往來賬崗位增加對POS卡回款逐筆勾對工作

3.1 風險提示 銀聯(lián)公司對醫(yī)院基本戶的回款一般要滯后實際交易日2-3個工作日，尤其是在月末、法定節(jié)假日，時間一長就產(chǎn)生了醫(yī)院對銀聯(lián)公司債權(quán)，醫(yī)院作為一類特殊的公共服務(wù)性行業(yè)，24小時營業(yè)，這有別于其他商戶，銀聯(lián)POS付款隨時都會發(fā)生，由于銀聯(lián)結(jié)算日與當?shù)蒯t(yī)保結(jié)賬日，存在一個時間差，使得銀聯(lián)結(jié)算日與醫(yī)保結(jié)賬日，日期上存在不一致，特別是在夜間急診收費處突發(fā)情況較多，稍微結(jié)賬不及時就會造成雙方結(jié)賬金額的出入，給以后POS卡回款勾對工作帶來不便[4]。

3.2 會計核算及風險防范 會計記賬憑證完成后，往來賬崗位會計根據(jù)記賬憑證，手工做好每天POS卡消費逐筆登記工作，隔日財務(wù)部門會收到客戶收款入賬通知單并附有一張列示清算日期、入賬日期、商戶名稱、交易筆數(shù)、入賬金額等的POS商戶資金清算回單，往來賬崗位人員根據(jù)這兩張單子進行逐筆勾對，發(fā)現(xiàn)無法勾對的付款記錄，及時查明原因。隨著刷卡筆數(shù)的增加，就可以采用銀行未達賬勾對模式，收入核算崗會計在錄入相關(guān)會計憑證的同時逐筆錄入刷卡單據(jù)，往來賬會計依據(jù)銀聯(lián)公司提供POS消費明細對賬單在對賬系統(tǒng)中逐筆錄入數(shù)據(jù)，月末賬務(wù)處理結(jié)束后，進行電腦自動鉤對并編制銀聯(lián)未達賬調(diào)節(jié)表。通過以上這些POS卡結(jié)算的管理方法，讓POS卡付費結(jié)算的作用發(fā)揮到最大，不僅是交費時方便了各方，在后續(xù)的工作中也能盡量避免產(chǎn)生額外的麻煩。

4 醫(yī)藥費發(fā)生退費 收費窗口退費管理方式不同

4.1 案例簡述 福建醫(yī)大附屬協(xié)和醫(yī)院的財務(wù)科負責人告訴記者，此前有一部分患者家屬故意大額刷信用卡交費，到出院時退還沒用完的錢，銀行方面還沒有回款給醫(yī)院，導致醫(yī)院要先行墊付大額的退款費用。醫(yī)院不堪重負，部分醫(yī)院已不允許患者使用信用卡來交費。醫(yī)院被惡意套現(xiàn)叫停刷信用卡。

4.2 風險提示 患者家屬利用信用卡預(yù)繳住院押金，且故意超額支付，待出院結(jié)算時，要求退還大量現(xiàn)金，從而實觀信用卡套現(xiàn)。而且，不法分子給予住院患者一定利益，并借機為之刷卡代繳押金，或勾結(jié)醫(yī)院內(nèi)部人員，開具短期住院手續(xù)或開具住院手續(xù)后發(fā)生極少費用即辦理出院手續(xù)，實現(xiàn)套現(xiàn)目的。

所謂信用卡套現(xiàn)是指持卡人不是通過正常合法手續(xù)(ATM或柜臺)提取現(xiàn)金，而通過其他手段將卡中信用額度內(nèi)的資金以現(xiàn)金的方式套取，同時又不支付銀行提現(xiàn)費用的行為。

4.3 會計核算 在醫(yī)院就診期間，退費是醫(yī)院的一項正常事項，病人會因為各種原因，譬如檢查化驗項目臨時取消，藥物不良反應(yīng)要求退藥或換藥，以前用現(xiàn)金付款，辦好正常退費手續(xù)，就直接可以現(xiàn)金退款[5]。如果用POS卡結(jié)賬，發(fā)生退費時，步驟會煩一點，刷卡付費后1個月內(nèi)發(fā)生退費的，可以直接聯(lián)機退費，這種退費方式需要錄入上次刷卡付費時打印出的簽購單上的交易參考號，只有卡號和交易參考號相符才能進行聯(lián)機操作。因為銀聯(lián)公司關(guān)于POS退費管理有關(guān)規(guī)定，刷卡消費后發(fā)生退費必須返還到原銀行卡，不得用其他方式進行退款，有些病人可能會要求以現(xiàn)金退回，這時收費員應(yīng)該耐心解釋，嚴格按照“卡里來卡里去”原則，通過POS機取消該筆交易。

4.4 風險防范 由于套現(xiàn)的觀象較為常見，因此為了防止此類事件的發(fā)生，醫(yī)院可以采取相應(yīng)的措施，使用POS卡直接扣款支付醫(yī)療費而不采用預(yù)授權(quán)交易方式，醫(yī)院對住院押金的支付上限、支付次數(shù)、支付時間等不做規(guī)定，而患者無需醫(yī)生出具手續(xù)即可自主決定繳納方式，醫(yī)院繳費窗口對繳費者的身份進行審核。

總之，在不斷深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革背景下、醫(yī)院多種所有制形式并存、醫(yī)療市場競爭加劇的環(huán)境下，醫(yī)院與銀行關(guān)系將不僅僅是收款、付款、借款、還款等簡單現(xiàn)金往來方式，更多地將會體現(xiàn)在住院病人POS卡分期支付、引進醫(yī)療設(shè)備融資、國庫集中授權(quán)支付等新的經(jīng)濟事項上，這要求會計人員能夠與時俱進，基于會計信息真實性及有用性原則，按照新《醫(yī)院會計制度》要求，對相關(guān)的經(jīng)濟事項進行合理的會計核算，及時防范風險。

1 孫理，馬長富，劉瑤．醫(yī)院推廣銀聯(lián)卡消費的現(xiàn)狀與解決方案[J].中國醫(yī)藥指南，2010，8(25)：157-158.

2 田少宇.關(guān)于醫(yī)院收費處存款方式的探討[J].會計師，2010，8：95-96.

3 侯常敏，程薇，劉建民．新《醫(yī)院會計制度》解讀與銜接[M].北京：經(jīng)濟科學出版社，2011：252-268.

4 王靖旭，崔慧婷，夏修偉.醫(yī)院銀聯(lián)POS消費特征及管理的研究[J].經(jīng)濟師，2012，7：236-237.

5 賈梅，劉輝．POS結(jié)算方式下的醫(yī)院財務(wù)管理建議[J].財務(wù)與審計，2012，7：63.