探析高校干部人事檔案信息化建設(shè)

【摘 要】高校干部人事檔案是選拔和任用干部的重要參考依據(jù)。隨著信息化程度的不斷發(fā)展，高校干部人事檔案也將逐漸融入信息化這一主流發(fā)展趨勢(shì)當(dāng)中。針對(duì)高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，探析未來干部人事檔案信息化的新舉措及必要性。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；信息化；建設(shè)

所謂檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。具體而言，就是把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫；通過計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、提取、分析和加工。[1]

高校干部人事檔案是教職工工作、學(xué)習(xí)和生活的現(xiàn)實(shí)反映和原始記載，它包含：個(gè)人履歷、學(xué)習(xí)工作鑒定、考核、學(xué)歷、職稱、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、工資等材料。隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展和人事制度改革的進(jìn)一步深化，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式弊端日益顯露出來，因此，以信息化建設(shè)為契機(jī)，創(chuàng)新高校人事檔案管理模式，顯得尤為重要。

一、高校干部人事檔案工作的管理現(xiàn)狀

隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展，高校干部人事檔案由于自身的涉密性和特殊性，一直徘徊于信息化大門之外，信息化建設(shè)的現(xiàn)狀很不樂觀，主要表現(xiàn)的如下幾方面：

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作的重視程度還不夠，沒有真正從戰(zhàn)略的高度認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要意義和作用，不同程度地出現(xiàn)了疏于指導(dǎo)，政策不予傾斜，不愿太多投入經(jīng)費(fèi)等問題，使檔案信息化成為難以落實(shí)的空話。[2]

（二） 干部人事檔案內(nèi)容殘缺，主次顛倒，“三齡一歷”工作沒有切實(shí)到位貫徹。例如：生日越來越小，參加工作時(shí)間越來越早，黨齡越來越長(zhǎng)；考核材料千篇一律百年不變，套話連篇，根本無法真實(shí)反映出干部德政績(jī)等實(shí)際情況；體現(xiàn)教職工科研和職稱的材料少，工資材料冗長(zhǎng)而意義不大等等諸多問題。

（三） 缺少“復(fù)合型”人才。檔案工作者學(xué)歷普遍不高，很多都是半路入門，除了要盡快掌握檔案專業(yè)知識(shí)還要求有相當(dāng)水平的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，以此適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。管理人員作為檔案工作的主體，他們的素質(zhì)高低很大程度上決定了檔案管理工作的水平。

（四）有些啟動(dòng)信息化建設(shè)的單位所采用的數(shù)據(jù)庫不完善。比如：有些僅僅就是簡(jiǎn)單的excel和單一的統(tǒng)計(jì)表格，[3]有的單位同一人的數(shù)據(jù)信息在兩個(gè)職能部門的數(shù)據(jù)庫中卻顯示不同，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)不可靠，即使付出了很多的前期努力也勞而無益。

二、高校干部人事檔案信息化建設(shè)的新舉措

俗話說：窮則變，變則通，通則久。隨著信息化形勢(shì)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的重中之重。探索中的檔案工作者結(jié)合實(shí)際，對(duì)未來工作作出如下嘗試性探討：

（一）主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和職能部門的配合，建章立制，加大宣傳

檔案屬于邊緣崗位，任何一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)縱有千頭萬緒的工作擺在面前，也不會(huì)把檔案放在第一位，所以主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視是十分必要的，工作中勤于溝通、上下互相配合。同時(shí)，建立相關(guān)干部人事檔案信息化建設(shè)規(guī)定、辦法、細(xì)則，構(gòu)建協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理體制，宏觀上加強(qiáng)政策指導(dǎo)；本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的理念和心態(tài)加大宣傳，通過一系列信息化建設(shè)為高校發(fā)展、個(gè)人利益作出貢獻(xiàn)的典型事例，實(shí)實(shí)在在讓更多的人了解干部人事檔案信息化建設(shè)的重要性，從而揭開人事檔案千古以來的神秘面紗，為今后更好的開展干部人事檔案工作打下夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）扎扎實(shí)實(shí)做好干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，為數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供有力保障

我們想在短時(shí)間內(nèi)以“大躍進(jìn)”的方式來全面實(shí)施高校干部人事檔案信息化是不現(xiàn)實(shí)的，但我們也不能坐等靠，消極對(duì)待。[4]務(wù)必要靜下心來，穩(wěn)打穩(wěn)扎，從小細(xì)節(jié)做起，比如：做好紙質(zhì)和電子材料的收集工作；認(rèn)真細(xì)致做好干部人事檔案甄別、整合、歸類工作；完善現(xiàn)有的人事管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，并且保證原始數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

（三）培養(yǎng)適應(yīng)高校干部人事檔案管理的“復(fù)合型”人才，以人為本，做好人力保障

針對(duì)復(fù)合型人才奇缺的現(xiàn)狀，可根據(jù)自身情況，有目的有計(jì)劃的引進(jìn)、調(diào)撥相關(guān)人員。有針對(duì)性的進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面促進(jìn)檔案信息化建設(shè)?！陡刹繖n案工作條例》第三十八條規(guī)定：各級(jí)組織、人事部門，要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有中專（或高中）以上學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事干部檔案管理工作，并注意對(duì)他們的教育和培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性。要妥善地解決他們職級(jí)待遇，按國家統(tǒng)一規(guī)定評(píng)定專業(yè)職務(wù)，保持隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定。

（四）深入調(diào)研，選擇適合本單位實(shí)際情況的檔案管理軟件系統(tǒng)，為信息化建設(shè)提供必要前提

俗話說：工欲善其事，必先利其器。器指的就是工具，在干部人事檔案信息化建設(shè)過程中就是檔案管理軟件。好檔案管理軟件，一定程度上決定了信息化建設(shè)的成敗。應(yīng)該從實(shí)際工作出發(fā)，深入調(diào)研，對(duì)比分析，選擇有一定的前瞻性、穩(wěn)定性的檔案管理軟件。不但能處理各種特殊情況，也足以應(yīng)對(duì)未來幾十年乃至十幾年出現(xiàn)的新載體、新情況。

三、高校干部人事檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）充分發(fā)揮干部人事檔案多元化功能

高校干部人事檔案對(duì)于師資隊(duì)伍建設(shè)、選拔任用干部、人才引進(jìn)和流動(dòng)都起到了不可替代的作用。信息化的社會(huì)大環(huán)境下，干部人事檔案的服務(wù)功能已經(jīng)大大增加，比如：出國旅游、留學(xué)、晉級(jí)考試、公正材料、身份證明、信用度調(diào)查、公務(wù)員考試等等事宜，干部人事檔案的信息化建設(shè)大大滿足了干部人事檔案對(duì)社會(huì)的服務(wù)功能，凸顯干部人事檔案的重要作用。

（二）提高干部人事檔案管理工作的利用率和工作效率

干部人事檔案由于其自身的特殊性，不可能一成不變，它始終保持著一個(gè)遞增的循環(huán)過程，每年都有不斷增加的材料。高校干部人事檔案還有一個(gè)轉(zhuǎn)遞、流動(dòng)的過程，人才的引進(jìn)和工作的調(diào)動(dòng)都促進(jìn)了干部人事檔案的利用率；信息化無疑將會(huì)提高工作效率。

（三）對(duì)未來高等教育事業(yè)的全面、可持續(xù)發(fā)展提供了有力保障

學(xué)校組織人事等部門根據(jù)信息化后的干部人事檔案，可以更快捷更清晰的獲取一手信息數(shù)據(jù)和人才信息，對(duì)選拔干部和人才，職稱評(píng)定，改革創(chuàng)新、科研、師資隊(duì)伍建設(shè)等工作都帶來很大的便利。通過查閱各種人事信息數(shù)據(jù)，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)科專業(yè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等狀況深層次分析，為學(xué)校政策法規(guī)的制定、發(fā)展方向的預(yù)測(cè)提供依據(jù)。[5]

綜上所述，高校干部人事檔案為學(xué)校教育事業(yè)和改革推進(jìn)的發(fā)展提供了最基本的信息資源庫，作用不容忽視。作為檔案工作者，我們有責(zé)任和義務(wù)努力推進(jìn)干部人事檔案事業(yè)的新發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)大變革。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉冬梅.高校人事檔案信息化建設(shè)探析[J]. 湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（6）：170.

[2]陳曉梅.淺析高校人事檔案信息化管理存在的問題與對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)師，2012，（8）：71.

[3] 姬廣萍.淺談高校人事檔案信息化建設(shè)[J].赤子， 2012，（8）：155.

[4]叢筠.高校檔案信息化建設(shè)思考[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2011，（22）：246.

[5]薛曉峰.淺析新時(shí)期高校檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（3）.

作者簡(jiǎn)介：

張晶（1982—），女，遼寧大連人，大連職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室，館員職稱。