新時代高校檔案管理工作初探

□文/朱煥芝 朱秀春 陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山市中醫(yī)院；3.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山）

高校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評估工作的重要內(nèi)容。目前，高校的發(fā)展正面臨著新的機(jī)遇，作為高校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。就目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺，對加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有充分意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用。

2、檔案管理人員缺乏。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低是高校普遍存在的問題。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對管理工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好地掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

3、檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一。目前，高學(xué)校檔案室的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，機(jī)械的手工抄寫不僅勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的整理速度。查閱檔案因管理方式落后、案卷調(diào)動頻繁而造成嚴(yán)重磨損，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

4、收集資料不夠完整。比如：外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個人成績，且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

5、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。有的高校檔案室不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，影響保管使用效果。

二、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策

1、提高認(rèn)識。首先，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制，提高和增強(qiáng)高校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好高校檔案工作的先決條件。要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依；其次，要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2、加強(qiáng)人員配備。搞好檔案設(shè)施建設(shè)，學(xué)校檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理。首先，要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得本校辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度等，嚴(yán)格按規(guī)章辦事；其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要設(shè)立專門檔案室，配備六防，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。提高現(xiàn)代化管理水平，檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先，觀念現(xiàn)代化，即要正確確立高校檔案是重要的信息資源這一重要觀念；其次，在具體管理上要與時俱進(jìn)，要正確確立高校檔案管理的理念，制定一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制；第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即通過網(wǎng)絡(luò)化途徑收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

4、加強(qiáng)檔案的收集和整理。學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位下發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動合同、工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。建立健全高校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對高校的正確評估、有利于對教師和學(xué)生的全面考核、有利于查找和使用歷史資料、有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要堅(jiān)持把高校檔案建好、管好、用好，就一定能把高校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

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