論提高閱覽室報(bào)紙時(shí)效的技巧——以東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館為例

曾錦華

(東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 東莞 523808)

1 整理報(bào)紙

在整理報(bào)紙環(huán)節(jié)要眼明手快，科學(xué)安排。對(duì)報(bào)紙進(jìn)行裝訂時(shí)，先理清版面，按正版副版順序疊放，或者按照英文字母順序水平疊放在工作臺(tái)上;但如果沒(méi)有版疊區(qū)別的報(bào)紙，工作人員按照阿拉伯?dāng)?shù)字順序標(biāo)注的版面進(jìn)行疊放整理。在整理報(bào)紙過(guò)程中，需要工作人員熟練而迅速地進(jìn)行一系列基礎(chǔ)工作來(lái)確保報(bào)紙整齊有序。這項(xiàng)工作需要業(yè)務(wù)熟悉、操作方法到位、眼心手協(xié)調(diào)一致，如果眼神不準(zhǔn)，方法不當(dāng)，那么工作起來(lái)既費(fèi)時(shí)，又容易出錯(cuò)。

2 裝訂報(bào)紙

2.1 需注意的問(wèn)題

2.1.1 版次未齊報(bào)紙應(yīng)注意的細(xì)節(jié)。一份報(bào)紙可能出現(xiàn)版次未齊的情況，對(duì)于這種情況，不應(yīng)急于定論缺版，可先放置一邊，留意后面的報(bào)紙是否會(huì)出現(xiàn)未齊的那些版面，湊齊之后再裝訂;如實(shí)在不能補(bǔ)齊，可留到最后做催缺。以保證裝訂工作的流暢、緊湊。

2.1.2 幾期報(bào)紙同時(shí)到的情況。對(duì)于同一批次收到同種報(bào)紙幾期的情況，更要細(xì)心。應(yīng)注意它們的日期，以免相互雜亂。對(duì)此，要眼細(xì)心細(xì)，一步到位。如果弄錯(cuò)，等裝訂好再返工，則耗時(shí)耗力，影響報(bào)紙上架閱讀。

2.1.3 其他情況。館內(nèi)其他部門的報(bào)紙、郵局多送的報(bào)紙以及放置在其他閱覽區(qū)的報(bào)紙都要一一挑出來(lái)，等記到完成后，再處理。這樣做的目的是保證主體工作完成之后，再處理細(xì)枝末節(jié)的部分，優(yōu)先保證閱覽室的閱讀。

3 報(bào)紙記到

3.1 首選郵發(fā)代碼輸入記到

東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館現(xiàn)在采用的是廣州圖創(chuàng)計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)有限公司開(kāi)發(fā)的圖書(shū)館集群管理系統(tǒng)。在登錄頁(yè)面、輸入賬號(hào)和密碼之后，選擇期刊記到管理，轉(zhuǎn)“期刊記到處理”再點(diǎn)擊，進(jìn)入記到頁(yè)面后，有isbn/issn、題名、著者等選項(xiàng)。實(shí)際上，報(bào)紙不像期刊有統(tǒng)一的issn編碼，可以進(jìn)行掃描輸入;“著者”輸入法更談不上，報(bào)紙不存在“著者”之說(shuō)。所以issn等輸入記到方式對(duì)于期刊記到來(lái)說(shuō)操作迅速快捷，但對(duì)于報(bào)紙不太適用。

報(bào)紙最明顯的地方，莫過(guò)于標(biāo)題。標(biāo)題輸入法相對(duì)其他來(lái)說(shuō)，確實(shí)是個(gè)比較不錯(cuò)的選擇。但當(dāng)進(jìn)行記到時(shí)，一般需要兩手配合，而且操作鍵盤面較大。且當(dāng)報(bào)紙題名過(guò)長(zhǎng)或題名接近時(shí)，會(huì)給輸入帶來(lái)許多麻煩。

在實(shí)際操作過(guò)程中，筆者用小鍵盤輸入郵發(fā)號(hào)碼進(jìn)入記到面進(jìn)行記到：一只手拿報(bào)紙，一只手記到，而右手記到只要在小鍵盤這個(gè)小范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)字和短橫杠的敲擊，這樣操控面不大，兩手相協(xié)調(diào)，速度快。報(bào)紙以郵發(fā)代碼輸入記到時(shí)，能夠準(zhǔn)確無(wú)誤直接進(jìn)到報(bào)紙的記到頁(yè)面，而且郵發(fā)號(hào)碼固定是3到4個(gè)數(shù)字加一短橫桿，這就避免了過(guò)多輸入字母、需要從鼠標(biāo)切換到主鍵盤上的情況，相對(duì)來(lái)說(shuō)，記到的速度要比題名輸入提高30%左右。

3.2 巧記強(qiáng)記郵發(fā)代碼，提高記到速度

當(dāng)記到的工作人員拿過(guò)報(bào)紙，如果沒(méi)有記住郵發(fā)代碼，就需要在報(bào)紙版面上尋找郵發(fā)代碼，所需時(shí)間較長(zhǎng)，而且比較費(fèi)神。要避免這個(gè)問(wèn)題，最好的辦法就是工作人員花一定的時(shí)間記住郵發(fā)。要記一百到幾百條郵發(fā)，容易混淆，這里也存在巧記的問(wèn)題。郵發(fā)報(bào)刊代號(hào)用二組號(hào)碼組成，中間連以橫線。橫線前第一組號(hào)碼一般代表報(bào)刊出版地，報(bào)紙為單號(hào)。如：北京出版的報(bào)紙的郵發(fā)全以“1”開(kāi)頭，如：《人民日?qǐng)?bào)》1-1，《北京日?qǐng)?bào)》1-13;《北京晚報(bào)》1-14。出版地為上海的則是“3”開(kāi)頭，如：《上海日?qǐng)?bào)(英文版)》3-96;《上海東方體育日?qǐng)?bào)》3-77等。一般來(lái)說(shuō)，國(guó)內(nèi)大城市報(bào)紙比較具有代表性，尤其在經(jīng)濟(jì)政治方面。所以原則上，筆者所在院校一是采購(gòu)本地區(qū)本省的報(bào)紙，二是采購(gòu)北京出版的全國(guó)性的報(bào)紙，上海出版的報(bào)紙也占相當(dāng)大的一部分。這樣，在記這些報(bào)紙郵發(fā)的時(shí)候，就不用費(fèi)時(shí)去記“-”前面的地區(qū)碼了。而橫線后第二組號(hào)碼是各省、市、區(qū)郵政部門自編的報(bào)刊流水號(hào)，每種郵發(fā)代號(hào)代表唯一的報(bào)刊，這就需要花一些時(shí)間去記了。但我們可以巧記，比如：采取聯(lián)想記憶法，1-68《經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)》，就聯(lián)系“經(jīng)濟(jì)”的好的彩頭就是“發(fā)”即“8”，加上“6”即“路”或者“順”就是“一路發(fā)”、“順發(fā)”，這樣就把《經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)》的郵發(fā)記住了;再比如：《北京日?qǐng)?bào)》和《北京晚報(bào)》可以結(jié)合起來(lái)記，記住《北京日?qǐng)?bào)》是1-13，那么《北京晚報(bào)》就是接著的數(shù)字1-14。

3.3 非日?qǐng)?bào)的報(bào)紙記到：復(fù)制粘貼，節(jié)省時(shí)間

在處理非日?qǐng)?bào)的報(bào)紙時(shí)，謹(jǐn)慎一點(diǎn)的做法，就是對(duì)日期進(jìn)行說(shuō)明：或直接選擇應(yīng)到日期，或在備注格里寫好日期。如果是后者，手必須在鍵盤和鼠標(biāo)之間來(lái)回?fù)Q，耗費(fèi)不少工夫;而如果采取復(fù)制粘貼的辦法，將當(dāng)天絕大多數(shù)報(bào)紙的日期復(fù)制粘貼到備注格進(jìn)行日期說(shuō)明，僅僅對(duì)少數(shù)不同日期報(bào)紙稍改一下備注即可。這樣只需用鼠標(biāo)即可完成，不僅能提高速度，也能讓報(bào)紙?jiān)琰c(diǎn)上架，保證了報(bào)紙的時(shí)效性。

4 報(bào)紙上架

4.1 合理排序，助推速度

目前筆者所在圖書(shū)館的報(bào)紙是按題名字母順序上架的。筆者注意到，如果一次性排序，不僅需要的工作臺(tái)面大，而且耗時(shí)耗神，反而不如先粗分類，再細(xì)致排列兩次分類排序報(bào)紙的做法快。因此，我們基本上采取粗分和細(xì)分兩次分類排序的操作方法進(jìn)行報(bào)紙上架前的準(zhǔn)備工作。

具體的粗分方法是：把題名為“中國(guó)”開(kāi)頭的不進(jìn)行細(xì)分，在第一次分類中全歸類到一起;把那些首字母緊鄰的/訂的份數(shù)較少的放到一起，如l/m/n/開(kāi)頭的放到一塊。以題名聲母為“j”類較多，又單獨(dú)放成一疊。這樣分類之后，再把每疊的報(bào)紙細(xì)分排序。首字母下按題目的第二字音序進(jìn)行再排列。這樣做既節(jié)約了工作人員的時(shí)間，又能使讀者在第一時(shí)間看到報(bào)紙。

4.2 音序排序，異?？旖?/h3>

在報(bào)紙的排序上，采取讀者熟悉的題名拼音排序法(郵發(fā)排序?qū)τ谝话阕x者來(lái)說(shuō)，不容易接受，不容易發(fā)現(xiàn)郵發(fā)號(hào)碼)。

4.3 架標(biāo)制作，醒目原則

筆者所在圖書(shū)館采用的是框體報(bào)架。為了提高上架效率，工作人員采用以下做法：在報(bào)架的切面兩端，一邊貼順序，一邊貼題名郵發(fā);報(bào)夾架于報(bào)架里面，在報(bào)夾的中間位置，貼上醒目的序號(hào)、郵發(fā)、題名，這樣上架、整架，一目了然。

5 查缺工作

5.1 缺期巧處理

在遇到有缺期時(shí)，可以先把該份報(bào)紙暫時(shí)擱置一邊，待其他報(bào)紙都完成記到后，再來(lái)核實(shí)該報(bào)紙是否缺期。在需要核實(shí)時(shí)，采取的方法是：直接到架上去查看報(bào)紙。這樣做一是可以核對(duì)這兩期是否有?？?、休刊的說(shuō)明或者有合刊的情況，尤其是重大節(jié)日之后來(lái)的報(bào)紙，需聯(lián)系前后期報(bào)紙，進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。二是核實(shí)一下是不是架上的報(bào)紙就是缺到期數(shù)(可能前面工作人員操作失誤未記到)。三是兩期在手，可以結(jié)合它的出版規(guī)律，明確缺到的期數(shù)和日期，尤其是期號(hào)不相連的情況下，需要仔細(xì)算清楚。最后，為了記到方便醒目，往往在題名后備注它的出版規(guī)律，這樣一進(jìn)入該份報(bào)紙登記界面，就能很清楚地知道它出版的規(guī)律。這些方法和技巧的利用，給工作帶來(lái)一些便利和快捷，也能提高記到催缺的準(zhǔn)確性。

5.2 催缺妙設(shè)計(jì)

以前筆者采用excel進(jìn)行當(dāng)日的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。這樣，不僅每天都要做表格，容易混淆，而且郵局方面也需要匯總。所以，筆者改變這種做法，采用每年一表的方法：表內(nèi)當(dāng)日的催缺信息標(biāo)紅，以此起說(shuō)明和醒目作用，提醒郵局注意當(dāng)日所缺，也能注意到以往缺到未補(bǔ)和已補(bǔ)到的報(bào)紙情況，圖書(shū)館和郵局都不需要額外匯總;在當(dāng)日收到補(bǔ)缺的報(bào)紙，會(huì)在此條催缺信息后，注明“已補(bǔ)”。這樣不僅簡(jiǎn)化了工作流程，而且提高了催缺的針對(duì)性，也使催缺信息更加準(zhǔn)確明了。

6 使用工具，提高效率

在整理報(bào)紙的過(guò)程中，如果能配合使用工具，則會(huì)提高工作效率。比如：手套的使用能夠幫助館員快速裝訂、記到報(bào)紙;在清理版面的時(shí)候，使用貼膚的薄膠手套，既能夠增加摩擦力，又便于翻報(bào)紙;在用電腦記到時(shí)使用麻布手套，拿報(bào)紙的時(shí)候就不用擔(dān)心衛(wèi)生和鉛污染問(wèn)題。

總之，在報(bào)紙記到過(guò)程中，除了掌握閱覽室報(bào)紙管理效率的方法技巧之外，圖書(shū)管理員還必須有心、用心，熟悉業(yè)務(wù)，熟練計(jì)算機(jī)的使用。只有這樣，才能做到細(xì)致快捷，提高報(bào)紙的利用率，保證報(bào)紙的時(shí)效性。

［1］張桂花.公共圖書(shū)館報(bào)紙服務(wù)工作的實(shí)踐與思考——以東莞圖書(shū)館為例［J］.黑龍江科技信息，2010(10)：127-128.

［2］陳茹.不規(guī)則期刊的記到方法［J］.科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2005(22)：59-60.

［3］李娜華.國(guó)家圖書(shū)館館藏中文報(bào)紙記到特殊狀態(tài)的處理［J］.圖書(shū)情報(bào)論壇，2011(3)：23-25.