高校干部檔案“三齡一歷”存在的問題及對(duì)策探究

鄭新鶯

（福建師范大學(xué)檔案館，福建閩侯 350108）

高校干部檔案“三齡一歷”存在的問題及對(duì)策探究

鄭新鶯

（福建師范大學(xué)檔案館，福建閩侯 350108）

高校干部檔案管理工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)的工作，是組織人事工作的重要內(nèi)容。真實(shí)性和完整性是干部檔案的生命。筆者通過對(duì)干部檔案中“三齡一歷”信息的審核，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存的部分干部檔案內(nèi)容信息存在內(nèi)容失真現(xiàn)象，本文從分析干部檔案的“三齡一歷”信息存在問題的原因入手，提出進(jìn)一步改進(jìn)高校干部檔案管理的有效途徑。

干部檔案；三齡一歷；問題；對(duì)策

“三齡一歷”是指干部檔案中涉及的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間和學(xué)歷學(xué)位情況，這是干部檔案的核心信息，也是組織人事部門用人的重要依據(jù)。真實(shí)性和完整性是干部檔案的生命。“三齡一歷”不僅關(guān)系到每個(gè)干部的切身利益，而且也是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。筆者通過對(duì)“三齡一歷”信息的審核，發(fā)現(xiàn)部分干部檔案中的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨情況、學(xué)歷學(xué)位等信息存在內(nèi)容失真現(xiàn)象，本文從分析存在問題的原因入手，提出進(jìn)一步改進(jìn)高校干部檔案管理的有效途徑。

1 “三齡一歷”信息存在的問題及原因剖析

干部檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)決定了材料形成者在填寫出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間及學(xué)歷學(xué)位時(shí)應(yīng)前后一致，規(guī)范完整、真實(shí)準(zhǔn)確。如果干部檔案中“三齡一歷”前后記載不一致，既影響組織考察用人，也給人事工作的決策如在辦理調(diào)資、退休和落實(shí)待遇等帶來困擾，甚至影響到干部個(gè)人的切身權(quán)益。通過對(duì)“三齡一歷”信息的審核，發(fā)現(xiàn)部分干部檔案“三齡一歷”信息混亂現(xiàn)象比較突出，歸結(jié)起來主要有：

1.1 時(shí)間記載前后不一致

1.1.1 出生時(shí)間

部分干部檔案中記載的出生日期存在前后不一致，身份證年齡和干部檔案中記載年齡存在不相符的現(xiàn)象，時(shí)間相差少則1-3個(gè)月，多則相差幾年；部分干部的出生年月存在公歷、農(nóng)歷填寫隨意，公歷農(nóng)歷來回填，年齡越填越?。粋€(gè)別干部檔案材料中記載出生日期有明顯涂改現(xiàn)象。這種失真現(xiàn)象多數(shù)是個(gè)人主觀因素所致。某些人為了達(dá)到某種目的，有意識(shí)地將出生日期改至符合特定要求的范圍內(nèi)，直接造成了年齡的失真。

1.1.2 參加工作時(shí)間

部分干部檔案中首份工資表記載的參加工作時(shí)間與之后形成工資表所體現(xiàn)時(shí)間不一致，有的同年不同月，有的年月都不同，甚至相差幾年；有的干部檔案調(diào)入前工資表記載的參加工作時(shí)間與調(diào)入后形成的時(shí)間也不相同；有的干部檔案中記載屬于回鄉(xiāng)知青，但其參加工作時(shí)間卻認(rèn)定其從插隊(duì)之日起算。以上這些情況主要是由于組織人事部門在制成材料時(shí)因個(gè)別干部不熟悉業(yè)務(wù)或不了解政策或工作不細(xì)致造成材料的失實(shí)。

1.1.3 入黨時(shí)間和加入民主黨派情況

部分干部檔案《入黨志愿書》中記載“支部大會(huì)通過接收申請(qǐng)人為預(yù)備黨員決議的時(shí)間“與上級(jí)黨組織審批的時(shí)間有出入，有的相差幾天，個(gè)別相差1年。這種情況主要是工作人員對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉或工作疏忽，隨意填寫日期，或相關(guān)工作人員未及時(shí)上報(bào)上級(jí)黨組織審批，造成入黨時(shí)間上的差距。而干部檔案中關(guān)于加入各民主黨派的材料，大部分缺少加入相關(guān)黨派的申請(qǐng)和獲批的材料，有的只在后期填寫的《專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表》或《干部任免表》中體現(xiàn)，這主要是由于干部本人或相關(guān)工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)造成材料的缺失。

1.2 檔案材料缺失或歸檔不夠完整

這種問題主要體現(xiàn)在學(xué)歷學(xué)位方面，如部分干部檔案中缺少普通高等學(xué)校招生錄取表、學(xué)習(xí)成績(jī)單、畢業(yè)生登記表和學(xué)位申請(qǐng)書等學(xué)籍材料；部分干部檔案中缺少高中及之前的整套材料；部分干部檔案存在本科階段成績(jī)單中“授予學(xué)士學(xué)位情況”一欄中沒有體現(xiàn)授予學(xué)位情況；部分干部雖已獲得更高的學(xué)歷學(xué)位，但至今未及時(shí)向組織申請(qǐng)更改學(xué)歷學(xué)位后歸檔；部分干部在國(guó)（境）外取得學(xué)歷學(xué)位，未經(jīng)國(guó)家統(tǒng)一認(rèn)證且未將其相關(guān)學(xué)籍材料歸入存檔。這些檔案材料缺失或歸檔不齊全現(xiàn)象的存在，歸納起來原因主要有：一是干部本人缺乏檔案意識(shí)，未將學(xué)校轉(zhuǎn)遞的學(xué)習(xí)材料及時(shí)歸檔；二是高校相關(guān)部門管理不夠到位，材料形成不完整；三是各部門的兼職檔案員未認(rèn)真履行職責(zé)，沒有及時(shí)將歸檔材料上交；四是干部檔案管理部門在收集歸檔時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，影響了干部檔案材料的完整性。

1.3 各類材料信息記載不統(tǒng)一

部分干部檔案中還存在個(gè)人填寫“三齡一歷”信息與各相關(guān)部門生成的歸檔材料信息不統(tǒng)一的情況，如干部履歷表、職稱評(píng)審表等個(gè)人填寫的是一個(gè)時(shí)間信息、一種學(xué)歷學(xué)位，人事部門生成的工資材料是一種信息，組織部門制作的干部任免表又是一種信息，而工會(huì)等部門收集的獎(jiǎng)勵(lì)材料又記載另一個(gè)時(shí)間，從而導(dǎo)致檔案中同一個(gè)人的出生日期、參加工作時(shí)間版本的多樣化。這種信息不統(tǒng)一、資源無共享，給“三齡一歷”審核工作、干部檔案的提供利用和落實(shí)政策上造成很大困難，嚴(yán)重影響了干部檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

2 進(jìn)一步改進(jìn)高校干部檔案管理的有效途徑

2.1 擴(kuò)大宣傳，增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)

首先，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視意識(shí)。干部檔案工作是人事工作的重要組成部分，但往往處于被忽視狀態(tài)。新形勢(shì)下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要像重視人事工作一樣重視干部檔案工作。只有領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)提高了，才能做到干部檔案工作有計(jì)劃、有布置、有落實(shí)，才能在人力、物力和財(cái)力等檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上給予重視與支持，從而改進(jìn)當(dāng)前高校干部檔案工作狀況，營(yíng)造干部檔案信息化建設(shè)的發(fā)展環(huán)境，更好地發(fā)揮高校干部檔案的價(jià)值［1］。

其次，增強(qiáng)全體員工對(duì)檔案的參與意識(shí)。切實(shí)通過《檔案法》及有關(guān)干部檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，使他們了解和認(rèn)同檔案的價(jià)值，讓廣大教職工意識(shí)到干部檔案與每個(gè)人有著密切關(guān)系，意識(shí)到干部檔案關(guān)系到他們職稱評(píng)定、競(jìng)聘上崗、離退休待遇等切身利益，讓他們切身感受到干部檔案對(duì)工作和生活的影響，促使干部檔案材料形成者重視各類干部檔案材料的生成，自覺地將學(xué)歷證明等檔案材料歸檔入卷，確保干部檔案材料的規(guī)范性、真實(shí)性和完整性。

再者，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)。干部檔案工作并非是一項(xiàng)獨(dú)立的管理工作，這項(xiàng)工作始終與各個(gè)部門緊緊地結(jié)合在一起。如學(xué)籍材料由教務(wù)處、研究生處形成，職稱評(píng)定、工資、聘用、退休等材料由人事部門形成，干部任免、入黨材料由組織部門形成，違紀(jì)違法材料由紀(jì)檢監(jiān)察部門形成，審計(jì)材料由審計(jì)部門形成，加入各民主黨派材料由統(tǒng)戰(zhàn)部門收集，表彰獎(jiǎng)勵(lì)來自不同部門。有的材料甚至還存在一份材料由多人經(jīng)手、多部門認(rèn)可才能存入干部檔案。同時(shí)，即使是在人事部門內(nèi)部，由于分工的不同，材料形成也呈現(xiàn)分散狀況，要將這些廣泛分散在不同機(jī)構(gòu)的材料集中起來，其難度可想而知。因此，這就需要干部檔案材料制成者和專兼職檔案員都必須具有很強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，這是做好干部檔案管理工作最重要的一個(gè)方面。

2.2 落實(shí)制度，做到依法治檔

干部檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真的工作。要保證高校干部檔案案卷的質(zhì)量，必須健全管理制度。首先，要根據(jù)本單位干部檔案工作的實(shí)際情況，在檔案材料的收集、接收、審核、整理、傳遞、保管、查借閱等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，規(guī)范辦事程序，做到有章可循、有規(guī)必依［2］。其次，在完善制度的基礎(chǔ)上，要加大制度的執(zhí)行力，關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況，嚴(yán)格遵循各項(xiàng)規(guī)章制度，按制度辦事，不搞因人而異。比如在檔案?jìng)鬟f方面，嚴(yán)把檔案的入口關(guān)和出口關(guān)；在檔案利用方面，嚴(yán)格查閱、借閱檔案的審批關(guān)，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的程序和手續(xù)，一律不得查閱、借檔，以此來維護(hù)檔案的神圣和權(quán)威性。從而實(shí)現(xiàn)以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，真正將高校干部檔案管理工作納入科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的軌道。

2.3 強(qiáng)化收集，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)

檔案材料的收集是干部檔案工作的基礎(chǔ)，高校干部檔案不是自行產(chǎn)生的，是干部檔案工作者通過各種渠道將所管干部產(chǎn)生的檔案材料收集起來整理而成的。目前，高校干部檔案收集方式主要依靠干部檔案管理部門主動(dòng)索要。為此，一要堅(jiān)持按照收集歸檔的制度要求，落實(shí)檔案材料收集歸檔責(zé)任，堅(jiān)持經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集相結(jié)合的辦法，從材料形成的源頭做起，經(jīng)常與學(xué)院、組織人事和教務(wù)科研、工會(huì)等形成檔案材料的各部門聯(lián)系，主動(dòng)向他們提出提高歸檔材料質(zhì)量的建議和要求。二要暢通收集渠道，建立一個(gè)縱橫交織、上下貫通的檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，教育兼職檔案員要認(rèn)真履行職責(zé)，按要求做好材料收集歸檔，確保及時(shí)移交，保證歸檔材料齊全完整。同時(shí)，要建立檔案收集歸檔工作的崗位責(zé)任制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)收集歸檔不利的部門和負(fù)責(zé)人采取一定的制約措施，做到獎(jiǎng)懲分明，充分調(diào)動(dòng)兼職檔案員工作的積極性和主動(dòng)性。三要以高校的發(fā)展為中心，突出各類人員的特點(diǎn)，擴(kuò)大收集歸檔范圍，充實(shí)干部檔案內(nèi)容。如對(duì)教學(xué)科研人員的檔案，增加學(xué)術(shù)成果、教學(xué)測(cè)評(píng)、師德評(píng)價(jià)等業(yè)績(jī)考評(píng)的材料；對(duì)管理干部的檔案，著重充實(shí)考核考試、優(yōu)勢(shì)特長(zhǎng)、廉政考核、履職業(yè)績(jī)等考核評(píng)價(jià)的材料。因此，只有重視干部檔案材料的收集，才能完善干部檔案管理的實(shí)體建設(shè)。

2.4 嚴(yán)格鑒別，提高歸檔質(zhì)量

為了確保檔案材料收集的精煉高效、準(zhǔn)確齊全，還要加強(qiáng)對(duì)歸檔材料的審查與鑒別，嚴(yán)把歸檔材料的入口關(guān)。對(duì)接收材料都要逐份核對(duì)，發(fā)現(xiàn)“三齡一歷”信息前后不一致、檔案材料前后矛盾、手續(xù)不完備等情況，要認(rèn)真嚴(yán)格審查，做到隨時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決，不得隨意將不符合歸檔要求的材料入卷。只有把好材料入口關(guān)，才能從根本上杜絕檔案信息失真現(xiàn)象發(fā)生，維護(hù)干部檔案的真實(shí)性和規(guī)范性。鑒于人事信息的動(dòng)態(tài)性，要不斷對(duì)新材料進(jìn)行審核鑒別，予以認(rèn)定并充實(shí)檔案內(nèi)容。對(duì)新接收的干部檔案，要逐頁逐份核對(duì)，保證內(nèi)容的真實(shí)、材料的完整。發(fā)現(xiàn)材料缺失的，要及時(shí)發(fā)函向原單位催討或向本人追要；發(fā)現(xiàn)材料缺少形成日期、本人署名、單位印章等情況，應(yīng)及時(shí)退回補(bǔ)齊手續(xù)再接收；對(duì)收集的材料有疑問、有差錯(cuò)的，要立即組織調(diào)查，核實(shí)清楚；對(duì)干部檔案涂改的，要查清責(zé)任，對(duì)違反政策規(guī)定的有關(guān)內(nèi)容要予以糾正。同時(shí)，要求人事部門協(xié)同干部檔案管理部門及時(shí)做好新進(jìn)人員“三齡二歷”信息的審核與認(rèn)定工作，發(fā)現(xiàn)前后矛盾不一致的，要認(rèn)真審核認(rèn)定，并將新進(jìn)人員“三齡二歷”確認(rèn)登記表由本人簽名、人事部門蓋章后存入個(gè)人檔案，作為今后提供各類服務(wù)的有效憑證。

2.5 與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化管理

現(xiàn)代信息化環(huán)境下，如何利用信息技術(shù)管理干部檔案已成為干部檔案管理部門工作的重要內(nèi)容。通過干部檔案信息化建設(shè)，從收集到整理再到服務(wù)，有利于提高干部檔案的利用效率，尤其通過實(shí)時(shí)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務(wù)和人才選拔工作提供幫助。為此，高校干部檔案管理應(yīng)盡快從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變、從實(shí)體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、管理流程自動(dòng)化、信息共享整體化。在統(tǒng)一使用全國(guó)通用干部檔案管理軟件和干部檔案全文數(shù)據(jù)庫建成的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善、發(fā)全可靠的干部檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校之間、上級(jí)主管部門以及全國(guó)干部檔案信息資源的共享[3]。這樣，既方便利用者，又提高了干部檔案利用工作的效率和質(zhì)量，也實(shí)現(xiàn)了干部檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，最終解決了干部“三齡一歷”信息資源的共享，保證了各類材料信息的統(tǒng)一。

2.6 穩(wěn)定隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

干部檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、服務(wù)性和保密性強(qiáng)的工作，它對(duì)從事這項(xiàng)工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化和專業(yè)知識(shí)的要求都比較高。高校干部檔案要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)，就需要有一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、知識(shí)面寬、德才兼?zhèn)涞母刹筷?duì)伍。加強(qiáng)干部檔案的干部隊(duì)伍建設(shè)，是干部檔案規(guī)范化管理在新的歷史條件下的客觀要求和重要保證。為此，第一，干部檔案專職人員必須要有高度的愛崗敬業(yè)精神和強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感，遵紀(jì)守法、刻苦鉆研業(yè)務(wù)、潛心于干部檔案管理工作中去；要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)歷史、政策的了解，在處理歷史留存問題上能夠得心應(yīng)手，在具體工作能做到細(xì)、實(shí)、全、準(zhǔn)；同時(shí)，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，掌握應(yīng)用計(jì)算機(jī)和其他有關(guān)方面的知識(shí)技能，以提高干部檔案信息服務(wù)能力。第二，由于學(xué)校檔案員變換頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，且工作兼職多，沒有精力和時(shí)間投入檔案工作，工作調(diào)動(dòng)人員也沒有辦好交接工作等。因此，要保持干部隊(duì)伍的連續(xù)性和穩(wěn)定性，各部門要選拔作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、勤懇工作、忠于職守的中共黨員作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集工作，幫助查閱干部檔案等服務(wù)性工作。第三，作為檔案部門負(fù)責(zé)人也要定期做好兼職檔案員的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，提高他們對(duì)檔案信息的采集和處理的業(yè)務(wù)能力，使每位從事檔案工作人員都能做到嚴(yán)把“四關(guān)”，即檔案接收關(guān)、材料制作關(guān)、材料移交關(guān)和定期檢查關(guān)。

總之，干部檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)決定高校干部檔案管理工作是項(xiàng)系統(tǒng)工程，應(yīng)動(dòng)態(tài)管理，今后要積極探索高校干部檔案管理新模式和方法，全面推進(jìn)高校干部檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，更好地為組織人事工作服務(wù)，為高校的決策服務(wù)。

［1］朱玉媛,周耀林.干部檔案管理原理與方法[M].武漢:武漢大學(xué)出版社,2011.11.

［2］谷麗萍.論高校人事檔案的規(guī)范化管理[J].山西大同大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2012（3）.

［3］顧彩霞.如何做好高校干部檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2011，（4）.

On Problemsand CountermeasuresofCadreArchives“ThreeAgesOne Calendar”inHigherEducation

Z HE N G X inying
(F u j ian N ormal U ni v ersity,M inhou F u j ian350108)

C adre archi v es management w or k in higher education has st rict pol icy,and it is an important par t of organi z ation and personnel w or k.A uthenticity and integrity are the soul of cadre archi v es.B y e x amining the“three ages one calendar”information of cadre archi v es,some unt ruth phenomenonha v ebeen disco v ered.T his ar ticle analy z es the causes of the problems in the“three ages one calendar”informationof cadrearchi v es,and puts for w ard some countermeasures to impro v e it.

C adre A rchi v es;T hree A ges O ne C alendar;P roblems;C ountermeasures.

G647

A

1672-2094(2013)01-0162-04

責(zé)任編輯：鄧榮華

2012-12-20

鄭新鶯（1970-），女，福建仙游人，福建師范大學(xué)檔案館副研究員，碩士。主要從事人事管理、人事檔案管理。