高校圖書館捐贈文獻(xiàn)編目工作探析

關(guān)葵葵

(漳州師范學(xué)院圖書館，福建 漳州 363000)

現(xiàn)代高校圖書館普遍都接受外界的文獻(xiàn)捐贈。接受文獻(xiàn)捐贈，可以大大豐富圖書館的館藏、節(jié)約文獻(xiàn)購置經(jīng)費，還有利于圖書館宣傳自我、擴(kuò)大社會影響。接受捐贈文獻(xiàn)越來越成為圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的一項重要內(nèi)容。作為圖書館，爭取捐贈文獻(xiàn)是一個很重要的課題;同樣重要的是，對此類文獻(xiàn)進(jìn)行有效地管理，特別是對文獻(xiàn)進(jìn)行編目著錄，體現(xiàn)這些文獻(xiàn)的特性。

1 捐贈文獻(xiàn)的特點

1.1 能夠豐富館藏資源，彌補(bǔ)購置經(jīng)費的不足

在很大程度上，捐贈的大量文獻(xiàn)資源緩解了圖書館購置經(jīng)費緊張的狀況，而且在圖書館受贈的文獻(xiàn)中，有許多是通過正常訂購渠道買不到的具有較高學(xué)術(shù)價值和經(jīng)濟(jì)價值的精品文獻(xiàn)，這些文獻(xiàn)有效地改善了館藏文獻(xiàn)的結(jié)構(gòu)。

1.2 有助于館藏資源的深度建設(shè)

捐贈文獻(xiàn)中有部分是專家學(xué)者針對自己從事的專業(yè)購買的研究資料，甚至是他們自己的專業(yè)著作。這些贈書反映了某一學(xué)科領(lǐng)域的最新發(fā)展水平，非常有助于館藏資源深度建設(shè)。

1.3 有助于館藏資源的廣度建設(shè)

捐贈文獻(xiàn)的形式多種多樣，有圖書、期刊、報紙、光盤等;從捐贈文獻(xiàn)的出版情況來看，有正式出版物，也有內(nèi)部資料、宣傳手冊、廣告、作者手稿等，這在很大程度上增加了圖書館館藏的品種，拓展了館藏資源建設(shè)。

1.4 有助于特色館藏建設(shè)

如果一個圖書館沒有自己的館藏特色，它就很難生存和發(fā)展。圖書館在接受捐贈文獻(xiàn)的過程中，可以根據(jù)收藏特點和收藏對象及圖書館的類型，有針對性地建設(shè)自己的特色館藏。

2 規(guī)范捐贈文獻(xiàn)的著錄

對于捐贈文獻(xiàn)的著錄，許多高校圖書館都不太重視。有的圖書館把捐贈文獻(xiàn)按照正常購置的文獻(xiàn)一樣加工著錄;有的圖書館是只在捐贈文獻(xiàn)的版權(quán)頁或題名頁加蓋“捐贈”圖章，而在文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)庫中沒有描述;有的圖書館只是在捐贈文獻(xiàn)機(jī)讀目錄的某個字段進(jìn)行了一些簡單的著錄。這都無法準(zhǔn)確、完全、詳盡、規(guī)范地揭示該類文獻(xiàn)的特性。

捐贈圖書不同于一般的普通圖書，捐贈圖書含有捐贈者和捐贈方式信息，需要揭示出來。這就要求在對捐贈圖書進(jìn)行編目之前，圖書館采編部門先制定相應(yīng)的規(guī)則與著錄章程，以保證隨時間推移與編目人員變動后的有效操作。對于捐贈文獻(xiàn)著錄信息必須做到精煉、詳盡，文字表達(dá)意思要準(zhǔn)確、規(guī)范，做到前后一致，具有連續(xù)性，且著錄內(nèi)容必須表達(dá)出捐贈者和贈送方式。

對于捐贈文獻(xiàn)的著錄，具體應(yīng)達(dá)到以下三點要求：一是捐贈文獻(xiàn)的編目既要符合編目規(guī)則的要求，又要遵循機(jī)讀目錄格式原則，在適當(dāng)?shù)臋C(jī)讀目錄字段添加，而不是隨意添加捐贈信息;二是讀者能夠通過某一檢索點實現(xiàn)對該類文獻(xiàn)的直接檢索，得到該類文獻(xiàn)的具體內(nèi)容;三是要方便圖書館工作人員對捐贈文獻(xiàn)的入藏、分布情況和借閱情況等進(jìn)行統(tǒng)計［1］。

3 捐贈文獻(xiàn)的編目描述

捐贈文獻(xiàn)與正常采購文獻(xiàn)的不同，在于獲得方式的不同，所以，可以在機(jī)讀目錄的獲得方式相關(guān)字段加以區(qū)分。在中國機(jī)讀目錄格式中，010字段記錄國際標(biāo)準(zhǔn)書號以及出版物的獲得方式，011字段記錄由ISSN中心根據(jù)ISO3297分配的、具有唯一性的連續(xù)出版物標(biāo)識號以及說明獲得方式［2］，依據(jù)贈送形式，可錄入“贈送、捐贈、捐資”等文字予以揭示。在《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》(第二版)第一章總則附注項中規(guī)定“凡對其余七個著錄項目有必要進(jìn)一步補(bǔ)充說明的內(nèi)容，均可著錄于本項。包括在有關(guān)項目中無法全部著錄的信息;取自在編文獻(xiàn)，而不是取自規(guī)定信息源的信息;取自在編文獻(xiàn)以外的信息;編目員自擬信息;重要的文獻(xiàn)內(nèi)容提示?！保?］據(jù)此，文獻(xiàn)的來源形式、捐贈者情況、捐贈目標(biāo)等信息可在附注項中加以說明。與捐贈圖書著錄有關(guān)聯(lián)的主要字段是300字段和310字段。300字段是一般性附注，可對捐贈者情況和相關(guān)捐贈形式加以描述。310字段是裝訂及獲得方式附注，可描述諸如“某某(或組織)捐贈”、“某某(或組織)捐資購置”等內(nèi)容。通過對捐贈文獻(xiàn)在附注項的著錄，可以規(guī)范捐贈文獻(xiàn)的編目，準(zhǔn)確、完全、詳盡、規(guī)范地描述和展示捐贈文獻(xiàn)的特性，對于不斷增加的捐贈文獻(xiàn)情況有客觀反映。

4 捐贈文獻(xiàn)的直接檢索

圖書館的文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)常用的檢索點為：ISBN/ISSN、題名、責(zé)任者、主題詞、分類號、索取號、叢書名、出版者、訂購號以及題名拼音和責(zé)任者拼音等，而附注項的信息內(nèi)容，不作為檢索途徑排檢點輸出，所以，捐贈文獻(xiàn)信息僅在附注項的描述，無法實現(xiàn)捐贈文獻(xiàn)在計算機(jī)上的直接檢索，得到此類文獻(xiàn)的全面展示。因此，當(dāng)捐贈文獻(xiàn)經(jīng)規(guī)范編目、分類典藏入各具體書庫后，如何對該類文獻(xiàn)進(jìn)行直接檢索，得到包括收藏點的直接顯示等具體信息內(nèi)容，還應(yīng)從檢索系統(tǒng)常用的檢索點入手，尋找可以添加捐贈信息的字段。按照中國機(jī)讀目錄格式的著錄要求，適合添加捐贈信息的檢索點也只有“主題詞”一項。具體措施是對每一種捐贈文獻(xiàn)按照常規(guī)文獻(xiàn)編目，先進(jìn)行常規(guī)的主題標(biāo)引著錄，再根據(jù)本館實際，制定出相應(yīng)的規(guī)范的能夠反映捐贈文獻(xiàn)性質(zhì)的特定主題詞，然后將特定主題詞標(biāo)引著錄到相應(yīng)文獻(xiàn)上。具體在“610非控主題詞”字段予以標(biāo)引著錄，它用于記錄受控主題詞表之外的自選關(guān)鍵詞或自由詞［4］。例如，可以用“捐贈饋贈文獻(xiàn)”、“基金提供文獻(xiàn)”作為特定的主題詞表達(dá)某一類捐贈文獻(xiàn)，當(dāng)以該特指主題詞為檢索點時，就能夠檢索出相應(yīng)的文獻(xiàn)，使讀者更好地利用捐贈文獻(xiàn)。

5 捐贈文獻(xiàn)編目實例解析

以筆者所在圖書館為例，在編目著錄捐贈文獻(xiàn)時，首先在驗收庫中進(jìn)行設(shè)置，以區(qū)別正常采購的文獻(xiàn)。在驗收庫中，對以下信息進(jìn)行限定，經(jīng)費來源：贈送;發(fā)行商：捐贈;總括號：加上字母前綴 ZS(贈送)以示區(qū)別。同時設(shè)置捐贈文獻(xiàn)專用的條碼號。條碼號是圖書館入藏文獻(xiàn)的唯一標(biāo)識，不論其館藏地點、書刊狀態(tài)等如何改變，條碼號一般是不會改變的。所以，對捐贈文獻(xiàn)使用專門的條碼號，以區(qū)別于其他正常采購的文獻(xiàn)很有必要。我館正常采購的文獻(xiàn)以A開頭，設(shè)置捐贈文獻(xiàn)的條碼號AZ開頭，以示區(qū)別。部分字段實例如下：

010##@a978-7-03-032609-6@dCNY59.00(贈送)

200 1#@a代數(shù)廣義逆引論@ADai Shu Guang Yi Ni Yin Lun@f莊瓦金著

210##@a北京@c科學(xué)出版社@d2011

215##@aXII，415頁@d24cm

300##@a本書作者與贈送者為本校老師

310##@a本書由莊瓦金老師捐贈

320##@a有書目(第384-410頁)和索引

606 0#@a廣義逆@AGuang Yi Ni@x概論

610 0#@a捐贈饋贈文獻(xiàn)

本例是新增捐贈文獻(xiàn)的著錄方法。如果出現(xiàn)系統(tǒng)查重，某捐贈文獻(xiàn)屬于館藏已有文獻(xiàn)，或者是捐贈文獻(xiàn)作為新增種類著錄后，應(yīng)讀者需求，圖書館又購進(jìn)一定數(shù)量的復(fù)本，這兩種情況的著錄就應(yīng)該注意。在圖書館文獻(xiàn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，一種館藏文獻(xiàn)只能有一條書目數(shù)據(jù)，這條數(shù)據(jù)既要能體現(xiàn)出捐贈文獻(xiàn)信息，又要能反映正常采購文獻(xiàn)的信息。部分字段實例如下：

010##@a978-7-80597-930-4@dCNY298.00(全套十冊)

200 1#@a海拔3658@AHai Ba 3658@f方達(dá)明著

210##@a福州@c海風(fēng)出版社@d2010

215##@a344頁@d21cm

225 2#@a黎明街文叢@ALi Ming Jie Wen Cong

300##@a本書作者為本校校友

310##@a本書部分復(fù)本由方達(dá)明先生捐贈

410#0@12001@a黎明街文叢

606 0#@a短篇小說@ADuan Pian Xiao Shuo@y中國@z現(xiàn)代@j選集

606 0#@a中篇小說@AZhong Pian Xiao Shuo@y中國@z現(xiàn)代@j選集

610 0#@a捐贈饋贈文獻(xiàn)：AZ004456

本例在310字段指出部分復(fù)本捐贈，同時在610字段指出捐贈文獻(xiàn)的條碼號，讓讀者能很清楚地區(qū)分捐贈文獻(xiàn)與正常采購的文獻(xiàn)。

總之，高校圖書館應(yīng)做好捐贈文獻(xiàn)的編目工作，科學(xué)、系統(tǒng)地管理捐贈文獻(xiàn)，使捐贈文獻(xiàn)在人們的學(xué)習(xí)和科研中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

［1］李學(xué)聚.關(guān)于捐贈文獻(xiàn)編目著錄的探討［J］.蘭臺世界，2010(18)：75-76.

［2］［4］謝琴芳.CALIS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(上冊)［M］.北京：北京大學(xué)出版社，2000：79，82，431.

［3］國家圖書館《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》修訂組.中國文獻(xiàn)編目規(guī)則(第二版)［M］.北京：北京圖書館出版社，2005：21.