基于信息平臺的低碳直線—矩陣組織結(jié)構(gòu)研究

■任競斐 任佩瑜

一、管理組織結(jié)構(gòu)中制約效率的“法約爾橋”問題

管理組織是現(xiàn)代企業(yè)運行的最基本的載體，企業(yè)運行效率同管理組織結(jié)構(gòu)密切相關(guān)。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)在歷史演化過程中，不斷地改進等級制度的縱橫向工作任務的分解和執(zhí)行，但組織的橫向協(xié)作問題，以及對復雜的管理信息的處理和傳遞卻一直未能得到很好的解決，導致企業(yè)在組織生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)低效率和高消耗的現(xiàn)象。這一問題，就是管理組織科學研究中遺留下來的百年未能解決的“法約爾橋(Fayol bridge)”問題。

法約爾在其著作《工業(yè)管理與一般管理》中指出:“等級路線就是信息由最高權(quán)力機構(gòu)向下發(fā)出或把信息上報給最高權(quán)力機構(gòu)，中間經(jīng)過等級制度每一級的傳遞路線。這條路線對于保證傳達的需要和指揮的統(tǒng)一是很有必要的，但它并不總是最迅速的途徑。在一些大企業(yè)里，特別是對于政府機構(gòu)來說，這種方法有時甚至需要很長時間?！盵1]法約爾一方面將等級制度視為管理的基本原則，另一方面也意識到等級制度的部門林立造成橫向溝通困難，必然帶來低效率問題。對此，他提出了“法約爾橋(也稱法約爾跳板)”的解決思路，這就是組織內(nèi)的跨部門溝通。然而，法約爾橋本身存在問題，即由于“總體利益和部門利益的沖突使得人們只關(guān)注后者，從而孤立自己的部門”，法約爾橋并不是一個穩(wěn)定的組織結(jié)構(gòu)要素，其會隨著人際關(guān)系的離散和部門利益驅(qū)使而消失，跨部門間的直接橫向聯(lián)系會中斷，從而導致組織的整體協(xié)作效率降低。法約爾橋問題說明了組織協(xié)同效率和等級制度橫向部門之間的沖突，也說明了管理中存在組織內(nèi)部縱橫向復雜關(guān)系的協(xié)調(diào)難題。百年以來，這一問題在管理變革和組織演進的過程中一直沒有得到有效解決，使組織效率的提升和組織成本控制面臨瓶頸。

二、基于信息平臺和低碳管理模式的直—矩組織結(jié)構(gòu)

(一)基于信息平臺的直—矩組織結(jié)構(gòu)設(shè)計

在信息平臺的基礎(chǔ)上，將現(xiàn)代管理組織與先進信息技術(shù)有機結(jié)合，集成直線職能制和矩陣制的優(yōu)點，解決傳統(tǒng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)存在的“法約爾橋”問題，達到降低組織內(nèi)部消耗和任務高效達成的雙重目標，實現(xiàn)低碳管理要求。在研究中，首先應厘清幾個基本概念。

1.基于先進信息技術(shù)的低碳管理，是指通過各種有效的先進信息化手段，如物聯(lián)網(wǎng)、射頻識別技術(shù)(RFID)、遙感傳感等技術(shù)在生產(chǎn)經(jīng)營或者管理過程中，解決縱橫向復雜關(guān)系的高度智能化問題，從達到而降低組織消耗(碳排量)，提高勞動生產(chǎn)率(降低碳排量)的目的的管理理論、技術(shù)及其運用。本質(zhì)上，管理所追求的過程的高效低耗就是低碳生產(chǎn)方式中的管理表現(xiàn)。低碳管理模式的本質(zhì)就是在管理過程中有效地節(jié)約勞動時間[2](第一卷，P342)，大幅度地節(jié)約生產(chǎn)成本和提高生產(chǎn)效率。

2.基于先進信息平臺的低碳管理組織結(jié)構(gòu)，是指在新型信息化技術(shù)平臺支持下，將管理組織復雜的縱向和橫向關(guān)系有機統(tǒng)一起來，實現(xiàn)管理過程中信息處理的高效低耗，從而降低消耗的管理組織結(jié)構(gòu)。

3.基于先進信息平臺的直—矩組織結(jié)構(gòu)，是指在先進信息平臺支持下，將直線職能組織結(jié)構(gòu)與矩陣組織結(jié)構(gòu)有機結(jié)合起來，解決管理過程中復雜的縱橫向關(guān)系和協(xié)同工作問題的管理組織結(jié)構(gòu)。

基于先進信息平臺的低碳企業(yè)管理直—矩組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1說明:實線表明直線職能路徑;虛線表明橫向協(xié)同關(guān)系和路徑;點線表示監(jiān)督關(guān)系;信息化協(xié)同平臺在信息系統(tǒng)支持下將管理組織的縱橫向關(guān)系有機結(jié)合起來，實現(xiàn)信息溝通和管理的高效低耗運行;通過直線職能將企業(yè)最高決策與下屬生產(chǎn)經(jīng)營單位具體工作聯(lián)系起來;運行方式是以信息流程和工作流程相結(jié)合為路徑。

(二)基于信息平臺的直—矩組織結(jié)構(gòu)的管理效率建模分析與比較

管理的技術(shù)本質(zhì)就是管理過程中的信息運動，因為管理的任何事件，如預測決策、計劃實施、反饋、控制以及評價等都是以信息為載體進行處理和傳遞的。因此，“組織就是信息處理的網(wǎng)絡(luò)，組織過程就是降低與組織結(jié)構(gòu)相關(guān)的不確定性的過程，組織行為就是具體的信息處理過程”[3]。

組織的信息運動效率與組織的管理效率直接相關(guān)，與組織環(huán)境的影響無關(guān)，因此可以從組織內(nèi)的信息運動效率來反映或評價管理組織的效率。在其他技術(shù)經(jīng)濟條件不變的情況下，時間的節(jié)約，就意味著效率的提高。同時，在單位碳排量不變的情況下，組織的效率的提高，就意味著單位資源消耗的減少，組織的單位碳排量相對下降。

我們通過建立組織結(jié)構(gòu)信息處理與傳遞的運動效率的模型，對傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)與直—矩結(jié)構(gòu)的管理信息的運動時間進行比較，便可得出結(jié)論。由于企業(yè)管理信息在處理和傳遞上具有順序邏輯關(guān)系和并行邏輯關(guān)系兩種典型類型，因此我們以這兩種類型來進行分析。

在建立組織結(jié)構(gòu)管理信息處理和傳遞的效率模型時，首先要定義管理過程中的信息、信息事件和信息組件三種事物。管理信息，是指在管理組織和管理過程中代表生產(chǎn)經(jīng)營管理的事物、知識、情況和問題的各種信號;所謂管理信息事件，是指管理過程中對生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)運行產(chǎn)生影響的必須在一定時間內(nèi)處理的表現(xiàn)為信號或信號集合的重要事情;所謂管理信息組件，是指包含在管理信息事件中的一個信號或幾個信號。一個管理信息事件可以分解成若干管理信息組件，管理組織對管理信息組件可分解并同步化處理，從而提高解決管理信息事件的效率，有利于精細化地處理各種管理事件。管理信息的事件和組件的關(guān)系可用下式表達:

式中:Ii是第i個管理信息事件;ij是管理信息事件中的第j個信息組件。

管理信息事件在組織管理過程中的處理和傳遞模型如下:

1.傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)的管理信息事件順序處理與傳遞模型

所謂管理信息順序處理和傳遞模型是指在傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，管理信息事件的處理方式是由第一個部門將一個信息事件處理完后再移交到下一個部門進行處理的抽象簡化表現(xiàn)形式。若以n代表信息處理和傳遞的部門數(shù)，ti代表第i個信息事件處理時間，則信息事件順序模型的全部處理時間T的計算公式為:

2.直—矩結(jié)構(gòu)管理信息并行處理與傳遞模型

所謂直—矩組織結(jié)構(gòu)管理信息并行處理模型，是指將管理信息事件分解成若干信息組件，由第一個部門將第一個信息組件處理完后立即將其移交到下一個部門進行處理，自己再開始處理第二個信息組件 (其余組件和部門處理方式以此類推)，從而使信息事件基本上在各部門中并行處理與傳遞的抽象簡化表現(xiàn)形式。按照并行移動方式，一個信息事件的全部處理時間T可用下面公式計算:

式中，T平——平行移動模型的處理時間

tmax——各部門中最長的信息處理時間

根據(jù)建模計算可知，在信息平臺支持的直—矩結(jié)構(gòu)中，管理信息可以在縱橫向部門中并行同步處理，從而解決了法約爾橋問題，可以大大地提高組織協(xié)同效率，實現(xiàn)高效低耗的運動。

三、低碳直—矩結(jié)構(gòu)管理模式的實現(xiàn)技術(shù)和運行流程

伯恩斯認為，機械組織和有機組織之間的區(qū)別就在于邊界在功能、角色和責任之間劃定的方式。機械的組織更多地根據(jù)更嚴格的分離、差異化和專業(yè)化的邏輯來起作用。而在有機的系統(tǒng)中，把過程、功能和其他一些東西區(qū)分開來的邊界是不固定的，而且比較模糊[4](P34－42)。因此，讓機械組織向有機組織轉(zhuǎn)變需要模糊組織邊界。直—矩制結(jié)構(gòu)就是這樣的一種組織。

首先，它是基于信息化綜合集成管理系統(tǒng)的，利用信息技術(shù)，通過內(nèi)部的信息化平臺協(xié)作模糊部門邊界，消除信息孤島，減少橫向協(xié)作成本。其次，該組織將通過現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應用，實現(xiàn)遠程管理，在兼顧社會和環(huán)境效益的基礎(chǔ)上將分散在各地的子企業(yè)有機整合起來，實現(xiàn)企業(yè)高效低耗的低碳管理目標。第三，在直—矩制組織結(jié)構(gòu)實際運營過程中，還須根據(jù)信息化管理需要再造流程，進行工作的分類運行和分類管理，讓組織適應不斷變化的工作任務。因此，低碳管理模式下的直—矩組織結(jié)構(gòu)有效運行必須依賴以下三種關(guān)鍵技術(shù)和工作流程:

(一)信息化協(xié)同平臺技術(shù)

在直—矩制組織結(jié)構(gòu)中，應用現(xiàn)代先進信息化技術(shù)，如物聯(lián)網(wǎng)、射頻識別(RFID)、遙感傳感等技術(shù)，在直線職能組織系統(tǒng)中有機構(gòu)建橫向協(xié)作的信息協(xié)同矩陣平臺，實現(xiàn)組織縱橫向交互的信息流，以提高管理效率，降低內(nèi)部協(xié)作成本。

信息化協(xié)同平臺技術(shù)的運用實際上在企業(yè)內(nèi)部形成了一個網(wǎng)絡(luò)組織，正如BUTERAF所認為的，這種組織是一個可識別的多重聯(lián)系和多重結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)，具有高度自組織能力，在“共享”和“協(xié)調(diào)”目標以及松散、靈活的組織文化理念的支持下共同處理組織事務，以維持組織的運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)組織的合作[5](P403－419)。

(二)基于直—矩組織結(jié)構(gòu)的工作分類

直—矩組織將通過企業(yè)流程再造，從顧客和管理的需求出發(fā)來重新定義工作，進行工作的分類運行和分類管理。通常按照經(jīng)驗，組織的工作根據(jù)經(jīng)驗可作如下分類:

1.計劃類工作(即程序性工作，或授權(quán)工作)，此類工作不用通過信息化協(xié)同平臺協(xié)商，只是按照正常的工作程序，在授權(quán)的基礎(chǔ)上按計劃執(zhí)行。該類工作的年工作量通常約占全部工作的60%～70%左右。

2.需要多部門協(xié)同工作，此類工作由于涉及部門多，許多部門協(xié)同才能有效完成，因此這類工作應通過信息協(xié)同平臺協(xié)同完成。此類工作的年工作量通常約占全部工作的15% ～25%左右。

3.重大決策但需要多部門和員工群眾參與討論和決策的工作，這類決策以及管理工作充分體現(xiàn)了管理的參與性、民主性、公開性和公正性，可以使決策更加科學合理，形成良好的企業(yè)文化，提升企業(yè)凝聚力，提高工作效率。這類工作也需要通過信息協(xié)同平臺來完成。此類工作的年工作量通常約占全部工作的15%～25%左右。

圖2 基于信息技術(shù)的直線職能矩陣制結(jié)構(gòu)的工作流程圖

4.應急性或核心重大決策性工作，此類工作屬于緊急的必須立刻處理的工作，或者屬于保密和重大決策工作，既不能按計劃處理，又不能通過平臺處理，只能由企業(yè)或組織的高層領(lǐng)導作出決策和處理。此類工作的年工作量約占全部工作的5%左右。

在這四類工作中，前三類可能存在著一定程度的交叉，特別是第二和第三類。這是由于這些工作本身就具有同質(zhì)性和同步性的原因，同時由于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作隨著市場和環(huán)境的變化而變化，具有一定的不確定性，因此，工作分類存在一定的彈性或柔性，不同的企業(yè)有不同的分法，不能強求一致。

(三)基于信息化的低碳直—矩組織結(jié)構(gòu)管理工作流程

如前所述，直—矩結(jié)構(gòu)根據(jù)工作分類，在現(xiàn)代信息技術(shù)和協(xié)同平臺的支持下，按照一定的信息流程進行運動，這將極大地提高管理效率，降低成本，從而實現(xiàn)低碳管理模式的要求。(見圖2)

可見，基于信息技術(shù)的低碳管理模式下的直—矩制組織，實質(zhì)上是現(xiàn)代信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和工作分類等管理技術(shù)在組織設(shè)計和運用上的綜合集成，通過這一組織結(jié)構(gòu)的變革和工作流程的設(shè)計，將實現(xiàn)高效低耗的低碳管理目標。

四、創(chuàng)新與結(jié)論

在本研究中，我們在以下幾方面進行了創(chuàng)新研究:

第一，提出了適應低碳經(jīng)濟發(fā)展方式的低碳管理的理論與技術(shù)，使我國在經(jīng)濟發(fā)展轉(zhuǎn)型中能夠形成低碳經(jīng)濟、低碳技術(shù)和低碳管理的完整的理論體系框架。

第二，提出了組織在信息技術(shù)的支持下發(fā)展的趨勢，這就是整合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)縱橫向關(guān)系的直線職能矩陣組織結(jié)構(gòu)，從而解決了百年的“法約爾問題”，提高了組織管理的效率。

第三，提出了管理的技術(shù)本質(zhì)是信息運動的理論，并通過管理信息處理與傳遞的數(shù)學模型來分析和評價組織效率，由于這種方式不受市場、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)等外因影響，因而評價組織管理效率更科學。

對直—矩管理組織結(jié)構(gòu)的實現(xiàn)技術(shù)和運行流程進行歸納和建模分析，解決了百年來在管理組織結(jié)構(gòu)中固有的法約爾橋問題，管理資源消耗明顯降低，低碳經(jīng)濟效應明顯。

[1](法)法約爾.工業(yè)管理與一般管理[M].北京:機械工業(yè)出版社，2007.

[2]馬克思恩格斯全集[M].北京:人民出版社，1995.

[3]Jay Galbraith.Designing Complex Organization.United States: Addison－Wesley Publishing Company，1973.

[4]Hernes， Tor.The Spatial Construction of Organization. Amsterdam:JohnBenjamins Publishing Company，2003.

[5]Buteraf.Adapting the Pattern of University Organization to the Needs of the Knowledge Economy.European Journal of Education， 2000，(4).