SAP系統(tǒng)中物資模塊與財(cái)務(wù)模塊的應(yīng)用探討

李葉

摘要：SAP系統(tǒng)作為一種信息技術(shù)服務(wù)工具，通過(guò)與業(yè)務(wù)相融合，可使企業(yè)的管理與決策更加及時(shí)便捷。目前，國(guó)有大中型企業(yè)雖已廣泛推廣應(yīng)用SAP，但由于SAP的嚴(yán)謹(jǐn)性，集成數(shù)據(jù)的廣泛性，要充分發(fā)揮SAP系統(tǒng)的作用實(shí)屬不易。本文闡述了SAP系統(tǒng)的主要特點(diǎn)及實(shí)施意義，并結(jié)合A公司的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討其易沉積的主要問(wèn)題及解決辦法，以期為后續(xù)上線企業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：SAP；物資操作；財(cái)務(wù)管理；企業(yè)應(yīng)用

一、SAP系統(tǒng)簡(jiǎn)介

SAP源自Systems Applications and Products in Data Processing，是SAP公司產(chǎn)品——企業(yè)管理解決方案的軟件名稱(chēng)。SAP是目前全世界排名第一的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）軟件，有針對(duì)所有企業(yè)的數(shù)據(jù)和應(yīng)用集成方法程序，將業(yè)務(wù)和技術(shù)進(jìn)步融入了商品化軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)運(yùn)行集成化、業(yè)務(wù)流程合理化、績(jī)效監(jiān)控動(dòng)態(tài)化、管理改善持續(xù)化，可使企業(yè)協(xié)調(diào)運(yùn)作，提升自身的決策支持效率和管理水平，最終提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

1.SAP系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

SAP主要特點(diǎn)包括集成性、實(shí)時(shí)性和規(guī)范性。

集成性表現(xiàn)在SAP是一個(gè)信息高度集成的管理系統(tǒng)，不僅可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部的物流和資金流、信息流實(shí)現(xiàn)集成，也可將企業(yè)外部有關(guān)供貨商及其市場(chǎng)和客戶的物流、資金流和信息流集成在一起。

實(shí)時(shí)性表現(xiàn)在SAP系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)交換和通信能力，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)時(shí)在線管理。

規(guī)范性是SAP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息集成的必要條件，包含兩方面內(nèi)容：一是信息規(guī)范，這通常指數(shù)據(jù)的名稱(chēng)、代碼和定義必須明確一致；二是業(yè)務(wù)流程規(guī)范，這是保證信息資源完整的必要條件，否則必然造成數(shù)據(jù)的流失或不完整。

2.實(shí)施SAP系統(tǒng)的重要意義

企業(yè)應(yīng)高度重視信息化建設(shè)，把信息化納入建設(shè)綜合性國(guó)際能源公司目標(biāo)體系之中，列為實(shí)施“資源、市場(chǎng)、國(guó)際化”戰(zhàn)略的重要保證措施之一，實(shí)施SAP的主要目的在于：

（1）加快兩化融合。通過(guò)信息化建設(shè)企業(yè)可不斷提高信息化水平，把信息化融合到業(yè)務(wù)當(dāng)中，借助信息技術(shù)服務(wù)提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

（2）參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)。首先，SAP系統(tǒng)使企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程能及時(shí)、高質(zhì)量地完成客戶的訂單，最大程度地發(fā)揮現(xiàn)有資源的作用，并根據(jù)客戶訂單即生產(chǎn)狀況做出調(diào)整資源決策；其次，其把企業(yè)資源狀況和調(diào)整方向清晰地反映給管理者和決策者，使調(diào)整的過(guò)程變得短暫、簡(jiǎn)單。SAP使企業(yè)組織變成了扁平式，溝通便捷高效。SAP的主要特點(diǎn)實(shí)時(shí)性主要體現(xiàn)在以財(cái)務(wù)管理為核心，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同，供應(yīng)鏈與銷(xiāo)售鏈的協(xié)同。比如，采購(gòu)和銷(xiāo)售部門(mén)的業(yè)務(wù)員可以使用數(shù)尺信息設(shè)備輸入各種勞務(wù)數(shù)據(jù)，并實(shí)時(shí)送給財(cái)務(wù)系統(tǒng)；公司職員可以借助這一平臺(tái)進(jìn)行考勤，申報(bào)收支，而財(cái)務(wù)人員只需把自動(dòng)輸送過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)整理，生成各類(lèi)帳表，財(cái)務(wù)系統(tǒng)及時(shí)、高效。

（3）提升管理水平。信息化建設(shè)是支持主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)展，提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要舉措，對(duì)業(yè)務(wù)支撐作用日益顯著。只有早日建成以ERP為核心的統(tǒng)一信息系統(tǒng)平臺(tái)，才能提高公司管理水平；才能為公司發(fā)展提供更加強(qiáng)有力的支撐。

二、案例分析

1.背景介紹

A公司是某集團(tuán)公司為了適應(yīng)市場(chǎng)需要，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，做強(qiáng)、做精專(zhuān)業(yè)化技術(shù)服務(wù)而成立的。目前在崗職工2萬(wàn)多人，屬某集團(tuán)下的工程技術(shù)服務(wù)板塊，主要從事鉆井、測(cè)井、錄井，固井壓裂等主營(yíng)業(yè)務(wù)，市場(chǎng)分布跨度大，既有包括新疆，玉門(mén)，吐哈，蘇里格，青海，在內(nèi)的國(guó)內(nèi)市場(chǎng)，也有包括哈薩克斯坦、沙特阿拉伯、埃及在內(nèi)的廣泛國(guó)際市場(chǎng)，因而財(cái)務(wù)核算較為復(fù)雜。

為了節(jié)約人力、物力等各項(xiàng)成本，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資源的運(yùn)營(yíng)能力，提高工作效率，并能更有效的為管理層提供便捷的綜合查詢(xún)、決策的信息資料，A公司在集團(tuán)內(nèi)部率先試行SAP系統(tǒng)中的物料模塊MM與財(cái)務(wù)模塊FI，并把財(cái)務(wù)FMIS與ERP融合系統(tǒng)作為信息化管理手段，使之成為財(cái)務(wù)與物資業(yè)務(wù)的信息平臺(tái)，進(jìn)而充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在公司經(jīng)營(yíng)管理全過(guò)程中的作用，突出融合系統(tǒng)在財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化管理和增強(qiáng)源頭治理及過(guò)程控制中的重要意義。

2.A公司現(xiàn)有SAP系統(tǒng)中物資模塊與財(cái)務(wù)模塊的管理模式

物資模塊是SAP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)模塊，主要有采購(gòu)、庫(kù)房與庫(kù)存管理、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等管理功能。某項(xiàng)一般性物資在SAP系統(tǒng)中經(jīng)過(guò)計(jì)劃申報(bào)、計(jì)劃審批，創(chuàng)建采購(gòu)訂單后，保管員就可進(jìn)行收貨、發(fā)料操作。財(cái)務(wù)在FMIS融合系統(tǒng)中只需要讀取，生成集成憑證，此項(xiàng)物資從物資業(yè)務(wù)端到財(cái)務(wù)核算就完成了。月末在SAP系統(tǒng)中導(dǎo)出所需要的物資報(bào)表，審核無(wú)誤即可。而所有這些操作，需在SAP系統(tǒng)程序員維護(hù)好各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息的前提下，才能準(zhǔn)確完成。因此物資部門(mén)前端的業(yè)務(wù)工作非常重要，直接決定財(cái)務(wù)集成憑證能否接收成功、財(cái)務(wù)核算是否準(zhǔn)確。

經(jīng)過(guò)近三年的實(shí)踐，A公司物資部門(mén)各崗位業(yè)務(wù)操作熟悉度有很大的提高，出錯(cuò)率也在減少。但目前仍有三個(gè)棘手的問(wèn)題：

（1）SAP剛上線時(shí)，物資模塊關(guān)鍵用戶及最終用戶人員對(duì)系統(tǒng)熟悉度及認(rèn)知度都較低，操作的熟練水平也較弱。在批量導(dǎo)入大量的物料及主數(shù)據(jù)時(shí)，忽視評(píng)估類(lèi)的重要性，造成很多物料評(píng)估類(lèi)錯(cuò)誤，接收的集成憑證歸集費(fèi)用要素不正確。而評(píng)估類(lèi)的修改相當(dāng)困難，首先，如果當(dāng)月收貨修改評(píng)估類(lèi)，當(dāng)月必須無(wú)庫(kù)存，采購(gòu)訂單必須關(guān)閉。其次，如果收貨后跨月修改評(píng)估類(lèi)，除了當(dāng)月無(wú)庫(kù)存外，上月也必須無(wú)庫(kù)存，采購(gòu)訂單關(guān)閉。因而在物料存在大量的評(píng)估類(lèi)錯(cuò)誤情況下，不僅造成財(cái)務(wù)核算需在FMIS中大量手工調(diào)整憑證，增加工作量。并且從SAP本身來(lái)看，采集、記錄、集成的數(shù)據(jù)也已失真，從而使SAP系統(tǒng)失去原有的業(yè)務(wù)支持、提供決策服務(wù)支持的功能。

（2）目前，財(cái)務(wù)上的經(jīng)濟(jì)數(shù)量指標(biāo)，計(jì)量單位與物資部門(mén)申請(qǐng)物料時(shí)上報(bào)的計(jì)量單位不統(tǒng)一，造成財(cái)務(wù)接收過(guò)來(lái)的集成憑證經(jīng)濟(jì)數(shù)量指標(biāo)不準(zhǔn)確，沒(méi)有任何參考與決策價(jià)值。SAP系統(tǒng)方面計(jì)量單位設(shè)置也存在問(wèn)題，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算中經(jīng)濟(jì)數(shù)量指標(biāo)數(shù)值有誤。不僅如此，當(dāng)審計(jì)人員對(duì)A公司進(jìn)行審計(jì)時(shí)，根據(jù)財(cái)務(wù)上的數(shù)量指標(biāo)進(jìn)行分析、比較、預(yù)測(cè)得出的結(jié)論也與實(shí)際情況不一致。這不僅違背了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性原則，更是與當(dāng)初實(shí)施SAP系統(tǒng)的預(yù)期目標(biāo)背道而馳。

（3）財(cái)務(wù)核算上，個(gè)別會(huì)計(jì)科目借貸方發(fā)生數(shù)金額無(wú)參考價(jià)值。如A公司在上線前期，保管員按系統(tǒng)程序完成入庫(kù)操作時(shí)，SAP系統(tǒng)程序就已寫(xiě)定會(huì)計(jì)憑證，會(huì)產(chǎn)生集成憑證如下：

借：原材料——集成 **

貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款——材料款 **供應(yīng)商來(lái)結(jié)算，財(cái)務(wù)端做發(fā)票校驗(yàn)會(huì)產(chǎn)生集成憑證：借：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款——材料款 **

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅進(jìn)項(xiàng)稅 **貸：應(yīng)付賬款——原材料款 **

這實(shí)際上虛增了應(yīng)付賬款-暫估應(yīng)付款-材料款借方發(fā)生數(shù)。導(dǎo)致報(bào)表取數(shù)、現(xiàn)金流量取數(shù)困難。實(shí)際上應(yīng)付賬款科目屬負(fù)債類(lèi)科目，應(yīng)在貸方反映發(fā)生數(shù)。所以SAP財(cái)務(wù)模塊端做發(fā)票校驗(yàn)應(yīng)是如下會(huì)計(jì)憑證：

借：應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅進(jìn)項(xiàng)稅 **

貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款——材料款 **（紅字）

應(yīng)付賬款——原材料款 **

SAP系統(tǒng)上線前期，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)未能有效與財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)相結(jié)合，不能充分滿足財(cái)務(wù)報(bào)表編制要求，因而在SAP系統(tǒng)運(yùn)行后，賬務(wù)數(shù)據(jù)總是不盡人意，報(bào)表取數(shù)很費(fèi)時(shí)間。目前，由于SAP存在大量的集成數(shù)據(jù)，對(duì)系統(tǒng)程序進(jìn)行修改愈顯困難。

3.問(wèn)題整改建議

A公司實(shí)施SAP系統(tǒng)的目的是要建立公司決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制，為公司提供豐富的管理信息。在SAP系統(tǒng)完全投入實(shí)際運(yùn)行后，公司可根據(jù)管理需要，即時(shí)反饋和糾正管理中存在的問(wèn)題。

隨著SAP系統(tǒng)的應(yīng)用和公司業(yè)務(wù)流程的合理化，公司管理水平預(yù)期將會(huì)得到明顯提高。為實(shí)現(xiàn)實(shí)施SAP系統(tǒng)最初目標(biāo)，目前，就A公司現(xiàn)有SAP系統(tǒng)存在的問(wèn)題而言，可進(jìn)行如下改進(jìn)：

（1）在日常工作中，財(cái)務(wù)模塊繼續(xù)收集、整理評(píng)估類(lèi)維護(hù)錯(cuò)誤、經(jīng)濟(jì)數(shù)量指標(biāo)SAP與FMIS有出入的物料。歸集后，由集團(tuán)公司統(tǒng)一在年末結(jié)賬后、來(lái)年開(kāi)賬前將錯(cuò)誤的信息集中修改，導(dǎo)入下一年的SAP系統(tǒng)。新的物料計(jì)劃上報(bào)時(shí)，要高度重視評(píng)估類(lèi)，經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核后方可上報(bào)，確保準(zhǔn)確。發(fā)票校驗(yàn)產(chǎn)生的集成憑證在年初導(dǎo)入程序時(shí)，將SAP系統(tǒng)程序的借、貸方重新寫(xiě)入，會(huì)計(jì)科目應(yīng)付賬款-暫估應(yīng)付款-材料款用紅字在貸方反映。這樣，賬務(wù)上此科目貸方余額顯示的是貨已到，未開(kāi)票結(jié)算的材料款。往來(lái)報(bào)表與現(xiàn)金流量表只要取此科目的貸方余額即可反映未結(jié)算的材料款。

（2）為了更熟練、高效、準(zhǔn)確的利用SAP系統(tǒng)工具，使之高效地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及管理工作。需對(duì)SAP系統(tǒng)最終用戶的財(cái)務(wù)人員、物資模塊人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，將物資模塊、財(cái)務(wù)模塊的業(yè)務(wù)流程及注意事項(xiàng)集中進(jìn)行學(xué)習(xí)與疏理，并輔以測(cè)試系統(tǒng)練習(xí)，達(dá)到實(shí)施SAP系統(tǒng)所需要的熟練、熟知程度，將上線前期的人員培訓(xùn)工作落到實(shí)處，不能流于形式。財(cái)務(wù)人員通過(guò)培訓(xùn)還應(yīng)熟練掌握物資模塊，以便能快速找到錯(cuò)誤原因，并對(duì)物資人員進(jìn)行指導(dǎo)，最終達(dá)到降低差錯(cuò)率，提高工作效率的目的。

（3）任何一項(xiàng)工程實(shí)施，最重要的是要保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性。因此在上線SAP系統(tǒng)時(shí)，導(dǎo)入的初始數(shù)據(jù)一定先要力求準(zhǔn)確、完整，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)提高工作效率，按集團(tuán)公司規(guī)定時(shí)間完成目標(biāo)。只有這樣，SAP集成的數(shù)據(jù)與信息才能為決策與管理服務(wù)，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，從而提高公司的管理與業(yè)務(wù)水平，提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力。

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