高校二級學(xué)院辦公室行政管理的功能定位及實(shí)踐

王建尤

（三明學(xué)院 機(jī)電工程學(xué)院，福建 三明 365004）

一 目標(biāo)管理下對辦公室職能的解析

就組織管理的一般要求而言，目標(biāo)管理是確保各項(xiàng)工作齊頭并進(jìn)的保證；在高校普遍執(zhí)行二級管理的當(dāng)下，目標(biāo)管理是確保全校和部門內(nèi)部工作全面推進(jìn)的保障。

（一）聯(lián)系上級部門的職能解析

目標(biāo)管理活動(dòng)是由兩大工作組成，即目標(biāo)分解和目標(biāo)協(xié)同。此時(shí)的聯(lián)系上級部門，則主要體現(xiàn)為目標(biāo)分解方面。具體而言，高校黨委針對特定目標(biāo)制定出學(xué)校各項(xiàng)總體目標(biāo)，之后便在目標(biāo)分解的基礎(chǔ)上具體到各二級學(xué)院進(jìn)行計(jì)劃與實(shí)施。在高校普遍以內(nèi)涵發(fā)展作為目標(biāo)導(dǎo)向的當(dāng)下，總體目標(biāo)往往涉及到國有資產(chǎn)的配置和財(cái)務(wù)關(guān)系的規(guī)范環(huán)節(jié)。從而，二級學(xué)院辦公室的職能便內(nèi)含有根據(jù)上級目標(biāo)輔助組織建設(shè)和制度建設(shè)的要件。從目前高校的現(xiàn)狀看，二級學(xué)院管理層都在學(xué)?？傮w目標(biāo)的基礎(chǔ)上，將其具體為本部門所應(yīng)實(shí)現(xiàn)的子目標(biāo)；然后，二級學(xué)院辦公室將遵循學(xué)院管理層的意圖后，起草具體的實(shí)施方案。

（二）協(xié)調(diào)所在部門的職能解析

正如上文對目標(biāo)管理的界定，其還包含著目標(biāo)協(xié)同的要件。而目標(biāo)協(xié)同的有效進(jìn)行不僅依賴于上級部門的行政監(jiān)督，還在于本部門內(nèi)部的自我控制職能的實(shí)現(xiàn)；而履行部門內(nèi)部自我控制職能的主體便是二級學(xué)院辦公室。以財(cái)務(wù)關(guān)系為例，辦公室負(fù)責(zé)人的職責(zé)之一還要定期核實(shí)收支情況并及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)層做出匯報(bào)。在規(guī)范財(cái)務(wù)關(guān)系方面，辦公室則須在二級學(xué)院黨政的授權(quán)下，適時(shí)掌握本部門預(yù)算資金的使用狀況；并及時(shí)在部門職工大會(huì)上進(jìn)行公示或通報(bào)。

以上不難看出，二級學(xué)院辦公室的職能可以用“服務(wù)”二字概括。這種服務(wù)常態(tài)分為聯(lián)系上級和協(xié)調(diào)本部門兩個(gè)方面。那么在具體討論辦公室行政管理功能定位時(shí)，則著重于從第二個(gè)方面展開探討。

二 解析基礎(chǔ)上對辦公室行政管理的功能定位

（一）對外的功能定位

1．聯(lián)系上級部門的功能。關(guān)于這一點(diǎn)已經(jīng)在職能部門的討論中闡述清楚了，作為行政管理的功能定位而言，則是聚焦于具體實(shí)施環(huán)節(jié)。在高?？茖庸芾頇C(jī)制下，辦公室負(fù)責(zé)人在履行聯(lián)系上級部門的前提，應(yīng)是在二級學(xué)院管理層的授權(quán)之下的。正是因?yàn)檫@樣，辦公室實(shí)則以高校基層主體的地位起到了“外傳內(nèi)答”的功能。“外傳”意味著通過收集內(nèi)部民意或是各類訴求，在遵循上傳程序的基礎(chǔ)上來履行自身的行政職能?！皟?nèi)答”體現(xiàn)為，辦公室行政管理首先應(yīng)在高校黨委的統(tǒng)一管理之下，從而作為聯(lián)系的橋梁來完成下行信息傳遞。

2．聯(lián)系兄弟部門的功能。這里的兄弟部門不僅包括教學(xué)部門，也包括非教學(xué)部門。前者諸如其它二級學(xué)院，后者諸如校辦。之所以強(qiáng)調(diào)這種功能在于，建立與二級學(xué)院的聯(lián)系將有助于促進(jìn)本部門“社會(huì)資源”的拓寬，從而建立起良性互動(dòng)的互補(bǔ)效應(yīng)。針對聯(lián)系非教學(xué)部門而言，則在于建立起良性互動(dòng)的信息交流機(jī)制。不難理解，受到我國社會(huì)文化特征的決定，良性互動(dòng)關(guān)系的建立將為本部門的資源配置提供先機(jī)。

（二）對內(nèi)的功能定位

對內(nèi)則嚴(yán)格界定在二級學(xué)院內(nèi)部，這也成為了辦公室行政管理另一領(lǐng)域的功能定位。實(shí)踐表明，辦公室與內(nèi)部成員間的行政聯(lián)系主要包括：（1）傳遞上級文件精神；（2）承辦部門內(nèi)的二級教職工代表大會(huì)；（3）對內(nèi)部行政和教學(xué)管理人員進(jìn)行績效考核；（4）協(xié)助二級管理層組織和協(xié)調(diào)內(nèi)部有關(guān)事項(xiàng)等。其中，以下再著重就第三和第四項(xiàng)功能進(jìn)行討論。

1．人員績效考核。一般來說，行政和教學(xué)管理人員應(yīng)履行坐班制，這與一線教師的角色還有不同。因此，若要維系各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室行政管理應(yīng)將考核有關(guān)人員的坐班履行情況納入其中；同時(shí)，在涉及到假期值班和教學(xué)期間值周要求時(shí)，辦公室行政還應(yīng)落實(shí)和考核相關(guān)人員的履職情況。

2．內(nèi)部事項(xiàng)協(xié)調(diào)。目前高校都在進(jìn)行績效工資改革，這一改革不僅可以看作是高校工資制度的一種變革，也同樣是薪酬利益配置制度的變革。從目前所反饋的信息來看，二級學(xué)院的教職工難免存在不穩(wěn)定情緒。因此，辦公室在行政管理中首先應(yīng)充分收集民意和訴求，并按時(shí)、合規(guī)的向主管部門傳遞；同時(shí)，還應(yīng)向教職工認(rèn)真解釋文件精神。當(dāng)然，其它內(nèi)部事項(xiàng)協(xié)調(diào)也應(yīng)這樣展開。

三 功能定位下的實(shí)踐模式構(gòu)建

（一）聯(lián)系上級部門的實(shí)踐

圍繞著國有資產(chǎn)配置來構(gòu)建。在二級學(xué)院的教學(xué)與管理方面，都涉及到國有資產(chǎn)的配置等問題。對于教學(xué)方面來說，諸如專業(yè)實(shí)訓(xùn)室的建設(shè)；對于后者而言，則包括日常管理中所需要的電腦和文件柜等。從二級學(xué)院內(nèi)涵發(fā)展的角度出發(fā)，應(yīng)大力爭取高校管理層對前者的資金支持；并也應(yīng)對后者的使用進(jìn)行成本控制。此時(shí)，辦公室行政管理中的重要內(nèi)容就在于，將學(xué)院這些訴求通過正式書面材料及時(shí)上傳給高校管理層。并在協(xié)助部門管理者在非正式場合上與高層所進(jìn)行的信息互動(dòng)?；蛟S其他作者對于非正式場合的行政管理視而不見，但結(jié)合我國傳統(tǒng)文化的特征來看，這恰是辦公室行政管理的客觀延伸。

（二）聯(lián)系兄弟部門的實(shí)踐

本文已經(jīng)申明，對于具體的教學(xué)管理內(nèi)容存而不論。那么建立起聯(lián)系兄弟部門的實(shí)踐又為哪般呢。本文認(rèn)為，在高校目標(biāo)管理下的目標(biāo)協(xié)同，仍需要各平級部門建立起自主的協(xié)調(diào)機(jī)制來。如，同級院系之間在教學(xué)等場地上的協(xié)調(diào)與溝通；或者，學(xué)院同行政部門在被考核與考核之間的協(xié)調(diào)與溝通，這些都需要通過與兄弟部門建立聯(lián)系來完成。因此，存在著聯(lián)系需要的情況下，辦公室應(yīng)代表學(xué)院管理層先期與兄弟部門建立起信息溝通意向，然后在組織實(shí)施下來促成正式交流和開展。關(guān)于這一點(diǎn)，實(shí)則是對行政程序的一種遵守，也是高校二級部門之間工作聯(lián)系的最佳選擇。

（三）人員績效考核的實(shí)踐

針對學(xué)院教學(xué)和行政管理人員各項(xiàng)考核結(jié)果，不僅直接反映在績效獎(jiǎng)金的發(fā)放上，還存在著公開、公平、公正的問題。因此，辦公室行政管理在這方面工作的開展，須建立在高校、學(xué)院等兩級行政章程規(guī)定內(nèi)來進(jìn)行。與此同時(shí)，辦公室還應(yīng)向被考核人員充分闡述績效考核體系的具體組成。本著權(quán)責(zé)對等原則，辦公室還應(yīng)與教職工代表組成工作監(jiān)督小組，從而促進(jìn)該項(xiàng)工作的穩(wěn)步進(jìn)行。從目前的情況來看，高校行政管理和教學(xué)人員仍承擔(dān)著較大的工作任務(wù)，因此在針對坐班或其他的一些情況的檢查應(yīng)采取靈活、柔性化的方式。

（四）內(nèi)部事項(xiàng)協(xié)調(diào)的實(shí)踐

不難理解，高校的院系辦公室除了事務(wù)性的工作，主要是起中介作用。從而，在進(jìn)行內(nèi)部事項(xiàng)協(xié)調(diào)時(shí)難免因缺少授權(quán)而處于尷尬局面，如上文提到的績效獎(jiǎng)金的發(fā)放問題。為了增強(qiáng)辦公室在此處行政管理的力度，學(xué)院應(yīng)建立具體的工作績效考核辦法，并在全院教職工中通過的情況下，由辦公室協(xié)同本部門的黨政組成專門的考核小組來履行考核工作。這樣一來，實(shí)則就為辦公室的行政管理建立起了“合法”地位。當(dāng)然，這仍處在不斷摸索之中。

四 其他方面：建立以人為本的行政管理模式

“以人為本”的管理理念是高校辦公室一切管理理念的基礎(chǔ)和核心。教育要以育人為根本。以學(xué)生為主體；辦學(xué)要以人才為本，以教師為主體。辦公室工作性質(zhì)就決定了其在工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)上，都要樹立為教師、為學(xué)生、為職工服務(wù)的思想。以人為本的管理主體，體現(xiàn)在兩個(gè)方面．一是以辦公室管理者為本，另一個(gè)是以工作人員為本。所謂以辦公室管理者為本，是指辦公室管理者作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者，擁有上級賦予的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力，對辦公室工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。辦公室要實(shí)現(xiàn)真正、有效的管理目標(biāo)，辦公室管理者應(yīng)該不斷提高自身管理素質(zhì)，樹立正確的用人觀念，做到公正、公平、公開地處理各項(xiàng)對人的事宜，使被管理者感受到了公正評價(jià)和公平待遇：所謂以工作人員為本，是指要樹立工作人員是辦公室管理的主體．而不是被管理的客體。以人為本的實(shí)質(zhì)就在于充分發(fā)揮人在管理中的主體作用，通過研究人的需要、動(dòng)機(jī)和行為。并以此激發(fā)人的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)管理的高效益。按照這一思想，工作人員是做好整個(gè)辦公室管理工作的根本因素，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室管理者應(yīng)把辦公室的每位成員視為管理中的重要 資源。并在管理中構(gòu)建民主平等的人際關(guān)系，以辦公室工作為中心形成強(qiáng)大的凝聚力，使每位成員都能獨(dú)立自主的工作。積極主動(dòng)地發(fā)揮他們的創(chuàng)造精神和創(chuàng)造力，最大限度地發(fā)掘和調(diào)動(dòng)他們的潛力，提高辦公室管理的效益。

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