淺議檔案信息資源的開發(fā)和利用

劉新喻

(青海廣播電視大學(xué)教務(wù)處，青海 西寧 810008)

隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，人類邁進了一個以信息技術(shù)為中心的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境新時代，通過網(wǎng)絡(luò)人們可以輕松地搜索到大量的信息，信息已深入到社會生活的各個方面，成為國家重要的戰(zhàn)略資源，然而面對如此海量、龐雜的檔案信息，檔案管理怎樣走出傳統(tǒng)的思維和工作模式，對這些在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的信息進行科學(xué)的管理和加工，使其成為整個社會的記憶和財富;如何利用信息化手段，提高檔案信息資源的開發(fā)層次和深度，以便最大限度、最大范圍地發(fā)揮出檔案信息資源的潛在價值和作用，創(chuàng)造出經(jīng)濟效益和社會效益，是當(dāng)前檔案工作者面臨的一個主要任務(wù)。

一、檔案信息資源開發(fā)與利用的概述

檔案信息資源的開發(fā)與利用就是檔案管理部門根據(jù)社會需要，將收集到的檔案信息資料，按照不同的目的和要求，采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術(shù)，進行不同方式、不同深度的發(fā)掘、采集、編纂、儲蓄、傳輸，并迅速、準確地以多種形式和渠道向社會提供系統(tǒng)的、高水平的檔案信息資源，以滿足檔案用戶的利用需要。通過開發(fā)將零亂無序的信息變?yōu)檎R有序的信息資源，做到能最大限度地發(fā)揮出檔案信息資源的作用。所以，它主要包括兩方面:1.開發(fā)的客體要素—檔案信息資源及其內(nèi)容、價值，這是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提，2.開發(fā)的主體要素—檔案信息資源的開發(fā)隊伍，這是檔案開發(fā)利用的主體和關(guān)鍵要素。

二.檔案信息資源的開發(fā)利用是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要

檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)，檔案利用工作是達到這一目的的直接途徑，是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在整個檔案工作中占有極為重要的地位，其作用主要表現(xiàn)在:第一，檔案利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作中最富有活力的環(huán)節(jié);第二，做好利用工作是帶動整個檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵步驟;第三，搞好利用工作能夠促進檔案工作由被動變主動，做好做活檔案工作;第四，檔案利用工作是為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的基本措施，社會經(jīng)濟發(fā)展對檔案信息依賴程度提高，需求量增加，檔案工作的性質(zhì)決定它要為經(jīng)濟與社會發(fā)展服務(wù)。改革開放以來，檔案工作已成為黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，社會的不斷進步，經(jīng)濟建設(shè)的迅速發(fā)展，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了極好的機遇，大力開發(fā)檔案信息資源，建立檔案信息服務(wù)網(wǎng)站、建立檔案反饋系統(tǒng)，是社會主義經(jīng)濟建設(shè)的需要，也是社會主義先進文化建設(shè)的基本要求。它數(shù)量巨大，涉及到社會的方方面面，各個行業(yè)，上至國家，下至企業(yè)，社區(qū)直至家庭、個人，是人類自身認識和改造客觀世界經(jīng)驗和智慧的總結(jié)，蘊藏著極大的價值，能在不同的時間與空間范圍內(nèi)發(fā)揮作用，是國家的基礎(chǔ)資源，是國家信息資源體系的一個重要組成部分，所有這些，都對檔案信息資源開發(fā)提出了新的需求。檔案信息資源的利用作為各級領(lǐng)導(dǎo)實行科學(xué)決策、科學(xué)管理的重要依據(jù)，一方面，各級黨委和政府在進行宏觀決策和制定規(guī)劃、計劃時，需要大量的檔案資料作為依據(jù)和參考;另一方面，各項具體的工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、重點工程建設(shè)，在解決一系列難題的過程中，需要查閱檔案資料。歷史和現(xiàn)實的實踐經(jīng)驗證明檔案工作在不同的歷史階段，對經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)具有重要的推進作用，檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能發(fā)揮它們應(yīng)有的價值。所以加強檔案信息資源開發(fā)利用，是時代賦予檔案工作的責(zé)任，是經(jīng)濟快速發(fā)展和社會進步的必然要求，也是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展的必然選擇。

三.做好檔案信息資源開發(fā)利用的幾點措施

檔案是歷史的記錄，檔案信息是原生信息，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作是整個檔案工作的目的和歸宿。因此，工作的關(guān)鍵體現(xiàn)在服務(wù)方式和服務(wù)手段的改進上，檔案部門要充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，從深層次、高水平、高效率的角度出發(fā)開發(fā)檔案信息資源，加快檔案信息數(shù)字化，促進檔案事業(yè)有一個新的發(fā)展，推動檔案信息資源開發(fā)利用工作。

1.轉(zhuǎn)變觀念，強化意識是開發(fā)利用檔案信息資源的重要前提。

檔案信息資源的開發(fā)利用，必須樹立正確的思想觀念，要破除“檔案信息無用論”的觀念，認為“檔案只是過時的材料，檔案工作只是看門守攤，無所作為”，看不到檔案信息資源對工作查考，對經(jīng)濟、文化建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究的重要作用;要破除“開發(fā)檔案信息資源危險論”在過去相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，將檔案的機要性和保密性不適當(dāng)?shù)丶右詳U大神秘化，擔(dān)心開發(fā)檔案信息資源，會造成檔案內(nèi)容的失密和檔案利用者的失控，會給自己帶來麻煩，惹出事端。因此，不愿意深層次開發(fā)檔案信息，這也是開發(fā)檔案信息資源的一個思想障礙，必須改革那些不適應(yīng)檔案開發(fā)利用的管理方式，形成一套切實可行的服務(wù)機制，由“管理型”向“管理服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，提高認識，自覺主動地開發(fā)檔案信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，從而充分發(fā)揮檔案信息資源的價值。

2.完備的法律規(guī)章是開發(fā)利用檔案信息資源工作的保障。

在信息化條件下，檔案信息開發(fā)利用工作必須做到有法可依、有章可循。如:電子文件和數(shù)字化檔案的法律地位問題、電子文件的集中備份安全保管問題、電子文件和數(shù)字化檔案的安全保密問題、電子文件接收管理和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標準化問題、檔案信息資源開發(fā)利用過程中保護公民隱私的問題等等，應(yīng)制定相應(yīng)的法律法規(guī)和標準，應(yīng)把檔案信息資源開發(fā)利用工作納入《檔案法》的修改內(nèi)容中去。使檔案信息管理法制化。

3.利用現(xiàn)代化的信息管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)。

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)已滲透到社會生活的方方面面，建立信息網(wǎng)絡(luò)是及時準確提供檔案信息資源的重要途徑。檔案管理部門應(yīng)加大網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的投資，配備復(fù)印機等簡易印刷設(shè)備，配備具有計算機專業(yè)知識的專業(yè)技術(shù)人才，加強對檔案管理人員普及計算機基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員實際操作技能。做到人人懂管理，人人會操作，使檔案信息在手段、途徑、范圍和檢索上都發(fā)生根本的變化，以便將不同載體上的檔案信息，通過計算機錄入等多種手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息來實現(xiàn)檔案信息的自動化管理，逐步建立一批高效率的全文檔案信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，開展檔案計算機檢索、網(wǎng)絡(luò)信息咨詢服務(wù)以及網(wǎng)上檔案信息的開發(fā)利用，突破時空的限制。信息網(wǎng)絡(luò)化可為檔案信息的社會化服務(wù)提供最佳的技術(shù)手段，可使檢索變得簡捷快速，提高信息檢索的查全率和查準率，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫化、檔案信息資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化。

4.豐富的館藏量是檔案信息資源開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)條件。

做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)，沒有檔案信息資源，就不可能進行開發(fā)利用，“巧婦難做無米之炊”所以，檔案部門要加大收集檔案資源的力度，擴大檔案的接收范圍和征集門類，使檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富，要注意收集反映社會重大變遷的多種載體檔案，不斷豐富充實館藏的檔案信息資源，此外，在豐富館藏中，還應(yīng)注意收集反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟、歷史、文化真實情況的特色檔案材料，解決傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化問題，使傳統(tǒng)載體的檔案信息資源得到有效開發(fā)利用。以滿足社會需求為導(dǎo)向，有效地開發(fā)傳統(tǒng)檔案信息資源，整理編目、優(yōu)先數(shù)字化那些最具有現(xiàn)實利益問題的各類檔案信息資源，如房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、城市低保檔案、合作醫(yī)療檔案、農(nóng)民工檔案、學(xué)籍檔案、拆遷檔案、社保檔案等等，開展檔案數(shù)字化工作，建立各級各類檔案數(shù)據(jù)庫，并通過多種信息平臺實現(xiàn)檔案信息資源共享，用戶可以不受時間、空間等的限制，隨時、準確地從網(wǎng)上查到自己所需的各種檔案信息資源，使館藏的信息更豐富，更具有地方特色，更好地服務(wù)社會，以便檔案工作進入到方便快捷利用傳統(tǒng)載體檔案的新階段。

5.加強編輯工作是開發(fā)利用檔案信息資源的根本途徑。

檔案信息編研工作是檔案信息資源開發(fā)利用的另一重要途徑和形式，能為領(lǐng)導(dǎo)決策、政策咨詢、投資等社會需求提供可靠的、高層次的信息服務(wù)。檔案工作者要堅持“以利用為中心”，可通過對庫藏的各種形式的檔案信息同一進行內(nèi)容上的整理、儲存、在分析研究的基礎(chǔ)上，編輯文件匯集、史料選編，撰寫大事記、年鑒等參考資料，形成編研成果或編輯出版檔案史料，內(nèi)部或公開出版發(fā)行，實現(xiàn)同一事物的多種表現(xiàn)形式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者，編輯工作的著眼點也應(yīng)放在“高、精、尖、實”上，既要尊重檔案管理工作的科學(xué)規(guī)律，做好檔案的分類、整理、著錄、鑒定等各項檔案基礎(chǔ)工作，還要充分利用信息化技術(shù)手段，在更高層次上提高檔案信息資源的科學(xué)管理水平，從而使檔案信息得到最大限度的利用。

6.提高檔案人員的素質(zhì)是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵。

檔案信息資源的開發(fā)，人員素質(zhì)很重要。開發(fā)檔案信息資源是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是對檔案承載的信息進行采集、加工、存貯和輸出的過程，是把檔案信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，為用戶接收的過程。因此，要培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的高層次的信息管理人員，優(yōu)化檔案干部隊伍的人員結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)，加強檔案人才的梯隊建設(shè)。業(yè)務(wù)上要精益求精，不僅要掌握傳統(tǒng)檔案組卷、歸檔、編目錄工作，還要有一定的現(xiàn)代科技知識和較強的信息捕捉能力，要有計劃地引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理等現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，提高工作效率和管理水平。同時，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，千方百計地為檔案人員創(chuàng)造崗位培訓(xùn)、函授、進修深造的機會，不斷掌握現(xiàn)代化的管理經(jīng)驗，更新知識，提高其業(yè)務(wù)水平，才能有利于檔案信息資源的開發(fā)工作，真正承擔(dān)起檔案信息資源建設(shè)者和“導(dǎo)航員”的角色。

總之，檔案信息資源的開發(fā)利用工作是一項長期的、艱巨的工作任務(wù)。我們要抓住國家信息化建設(shè)和“加強信息資源開發(fā)利用工作”的契機，創(chuàng)新工作機制，利用現(xiàn)代化手段加強檔案信息資源建設(shè)，以滿足物質(zhì)文明、政治文明、精神文明建設(shè)的需要，最大限度地充分發(fā)揮檔案信息資源的作用和價值，開創(chuàng)檔案信息資源開發(fā)利用的新局面，為全面建成小康社會做出新的貢獻。

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