高校檔案信息化的途徑與模式分析

朱海峰

（集寧師范學院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

1 前言

信息化浪潮在很大程度上推動了人們的傳播方式、生活方式以及生產(chǎn)方式的改變，作為具備著記載人類歷史文明發(fā)展、承載信息特征的檔案，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已被徹底打破，并且開始朝向數(shù)字化的管理方向不斷發(fā)展.所以，怎樣使檔案服務于以信息化為顯著特征的社會發(fā)展，已經(jīng)成為高校迫切解決及深入探究的課題.在信息化社會環(huán)境的發(fā)展過程當中，雖然高校逐步形成了諸多的聲像、數(shù)碼及電子文檔等檔案，但是，高校目前的信息化管理并不能夠與日益增長的應用需求相適應，所以深入研究高校檔案信息化建設模式，進一步探究高校檔案信息化的途徑，直接關系到高校檔案事業(yè)的發(fā)展前，具有十分重要的現(xiàn)實意義.

2 高校檔案信息化的含義及內容

2.1 高校檔案信息化的含義

高校檔案信息化具體指的是在高校各項檔案管理活動當中，對現(xiàn)代信息技術加以全面的應用，開發(fā)出潛在的信息資源，使檔案成為用戶便于利用及接受的信息產(chǎn)品，同時以其為媒介，促使高校共享檔案信息資源的實現(xiàn).具體來講，就是以網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)庫為主體，將檔案信息諸如實物、文字、聲像和圖紙等保存在磁盤或者光盤等載體中，借助于計算機終端與計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)共享及有效利用檔案信息資源，為廣大用戶提供豐富、便捷而又生動的檔案信息服務.對高校檔案信息化加以總結概括，可以將其劃分成四方面：（1）轉變高校檔案管理模式；（2）共享檔案信息資源；（3）實現(xiàn)檔案信息一體化的查詢、接收、存儲、傳遞、著錄、瀏覽的管理；（4）實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化及數(shù)字化.

2.2 檔案信息化建設的主要內容

從總體上來看，高校檔案信息化建設的主要內容包括;（1）建設檔案信息資源，強化電子文件的歸檔管理和檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢；（2）建設檔案信息管理應用系統(tǒng)，將符合規(guī)范的、統(tǒng)一的檔案管理軟件在高校加以推廣，為檔案信息資源的共享和檔案信息的交換創(chuàng)造有利的條件；（3）建設檔案信息化基礎設施，推進計算機管理檔案的運用，健全及建立校園網(wǎng)及檔案局域網(wǎng)連通，實現(xiàn)同步管理紙質檔案與電子檔案的網(wǎng)絡化；（4）建設檔案信息化制度，按照國家相關規(guī)定制定高校電子文件管理及歸檔的規(guī)章制度；（5）建設檔案信息化人才隊伍，各個高校均應當為自身的檔案部門配備有著較強能力的專業(yè)計算機人才，強化檔案人員網(wǎng)絡知識及計算機知識的培訓；（6）建設檔案信息化安全保障機制，積極采取科學有效的管理措施及技術手段，強化監(jiān)控網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)，增強網(wǎng)絡安全意識及檔案信息安全意識.

3 高校信息化建設模式

現(xiàn)階段，檔案界關注及討論的焦點便是檔案信息化建設，自從國家檔案局于2002年對《全國檔案信息化建設實施綱要》加以印發(fā)以后，我國各個高校便開始投入到探索及研究信息化建設的工作中，并且部分高校已經(jīng)相繼取得了可喜的成就，但仍然難以避免的存在著一系列有待于解決的問題，檔案信息化仍然有著較長的探索路子.

所謂高校檔案信息化建設具體指的是對現(xiàn)代化先進的技術進行充分的應用，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，同時恰當?shù)墓芾頇n案以及提供利用服務的一種檔案管理方式.高校檔案信息化的內容主要有：（1）轉變傳統(tǒng)實體的管理模式，為最大化的信息共享的實現(xiàn)提供條件；（2）檔案信息資源的數(shù)字化；（3）提供利用、存儲、收集的網(wǎng)絡化；（4）現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術及信息技術的應用.從當前現(xiàn)有的條件而言，我國高校的檔案信息化建設尚處在研究和探索的進程當中，且未落定塵埃，因此，高校檔案信息化模式也處在發(fā)展過程中.

高校信息化建設模式應當將檔案信息化建設模式與數(shù)字化校園有機的加以融合，使檔案信息化建設模式同時具備著數(shù)字檔案館的功能.隨著數(shù)字化校園的發(fā)展及逐漸形成的相關檔案信息化建設標準，將為高校構建檔案信息化模式提供有利的條件，并通過檔案工作與校園網(wǎng)絡文書工作對接的實現(xiàn)，將會促使檔案信息的提供利用、檢索和存儲成為可能.就未來的發(fā)展來說，由于技術的不斷趨于成熟，各高校將會逐步實現(xiàn)校與校之間的檔案信息共享、各高校間的交流以及跨空間提供檔案的現(xiàn)代化操作方式，進而使高校構建檔案信息化建設模式的全面實現(xiàn)成為可能.

4 高校檔案信息化建設的途徑

4.1 轉變傳統(tǒng)管理模式，提升綜合服務水平

高校的檔案信息管理者應當積極的響應時代發(fā)展的號召，盡快的轉變管理觀念，徹底的摒棄以往傳統(tǒng)的管理模式，加強現(xiàn)代化信息技術的應用，以便于實現(xiàn)檔案信息資源的共享，進而促進工作質量和服務水平的提高.還要適當?shù)霓D移工作重心，為全新檔案管理模式的創(chuàng)建奠定扎實的思想基礎.要從以往的“你求我供”的被動服務方式切實的轉變成網(wǎng)上主動提供的服務方式.以便在當前的網(wǎng)絡環(huán)境中，促進管理自動化和檔案業(yè)務工作自動化的真正實現(xiàn).

4.2 加強建設檔案信息化的基礎設施

所謂檔案信息化的基礎設施建設指的是硬件和軟件的投入.高校檔案部門應當在有關部門及學校的大力支持下，一方面，對相應的設備加以配備，比如大型數(shù)碼攝像機、圖文掃描機和數(shù)據(jù)庫服務器等；另一方面，對于與校檔案信息管理相配套的網(wǎng)路應用系統(tǒng)，要全面的覆蓋利用、收集、編目、整理、存儲、歸檔、檢索等服務功能，并且還應當與多種操作系統(tǒng)及硬件平臺的運行相適應，具備一定的安全控制能力，同時具備與其他數(shù)據(jù)系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)和連接的能力.

4.3 重視檔案價值的利用

真正的檔案價值就在于利用，實現(xiàn)檔案信息化管理將為充分利用檔案信息提供必要條件.建設高校檔案信息化的一大途徑便是對校園網(wǎng)充分的加以利用，以此將檔案信息網(wǎng)站建立起來，通過校園網(wǎng)把檔案信息公布給廣大師生，同時在網(wǎng)頁中設置目錄查詢、機構簡介、政策法規(guī)和業(yè)務規(guī)范等諸多欄目，正確的引導兼職檔案員的各項業(yè)務操作，切實促進檔案信息利用者利用檔案能力的提高.另外，還應當開展檔案信息服務，通過校園網(wǎng)利用者進入到網(wǎng)站中，從而實現(xiàn)對檔案信息的瀏覽和檔案信息資源的共享，有助于高校檔案館新形象的樹立，也有利于檔案館貼近用戶、面向社會，從而構建新型的檔案信息服務模式.

4.4 加大宣傳檔案信息化建設的力度，做好各項宣傳工作

高校檔案館應當不斷的強化宣傳檔案信息化建設的力度，盡快做好檔案歸檔辦法、檔案范圍和電子文件歸檔意義的宣傳工作，把具體應歸檔電子文件的范圍在校園網(wǎng)上公布出來，拓展宣傳的范圍，以促進人們對檔案信息化建設認識的提高.檔案館的各個管理人員應當真正的深入到歸檔部門的實際工作中，積極的將調研工作展開，對各部門的歸檔情況和電子文件形成的意見要廣泛的加以聽取，并制定出與高校檔案館的管理及發(fā)展相適應的電子文件歸檔范圍，同時要明確檔案信息化建設的各項政策及法規(guī).

4.5 增強檔案管理人員的隊伍建設

高校檔案信息化建設不可或缺的環(huán)節(jié)就是檔案管理人員的隊伍建設，其綜合素質與高校建設檔案信息化的進程有著直接的關系.所以，高校的檔案管理人員必須切實的掌握廣博的知識，同時熟練的掌握先進的網(wǎng)絡技術，將自己培養(yǎng)成現(xiàn)代化的復合型人才.在目前的知識經(jīng)濟時代，檔案信息用戶和信息資源之間的重要紐帶及橋梁就是檔案工作人員，并且科學的管理與先進的設備均迫切的需要高水平、高素質的人才加以掌握，所以，高校對檔案工作人員的教育和培養(yǎng)應給予高度的重視，要通過相關教育和培訓使檔案工作人員能夠熟練的運用現(xiàn)代化通信設備、計算機和現(xiàn)代信息技術，通過這些設備和技術管理、維護、使用和制作電子信息，促進高校檔案信息化水平的不斷提高.除此之外，高校還應當大力鼓勵檔案工作人員積極地參與到繼續(xù)教育中去，比如參觀考察、脫產(chǎn)進修、在職培訓和學術研討等，從而使檔案工作人員的業(yè)務水平和知識結構能夠切實的滿足高校檔案信息化發(fā)展及建設的需要.

5 結束語

總而言之，高校檔案信息化建設并非是一蹴而就的事情，而是有著較強復雜性的系統(tǒng)性工程，這便需要高校始終立足于建設和發(fā)展實際，盡快的實現(xiàn)檔案信息管理思想的轉變，并且采取行之有效的措施，才能為檔案工作新模式的創(chuàng)建提供強而有力的保障.

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