出版社的書(shū)稿檔案工作研究

王素芳

（人民教育出版社，北京 100081）

書(shū)稿檔案是記錄出版社編輯、出版圖書(shū)過(guò)程與成果的記錄材料.反映了每一種圖書(shū)選題、定稿、出版、發(fā)行的全過(guò)程，一般為成套記錄.檔案中包含了書(shū)稿合同、協(xié)議、歷次審批意見(jiàn)、校樣稿、退稿意見(jiàn)、讀者評(píng)價(jià)等信息，對(duì)出版社未來(lái)工作規(guī)劃、出版方向等具有重要的參考價(jià)值.因此，書(shū)稿檔案的管理工作尤為重要.各出版社書(shū)稿檔案工作，在同級(jí)檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度下，由其主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查.本文從書(shū)稿檔案包含的具體內(nèi)容、對(duì)出版社發(fā)展的作用及如何加強(qiáng)管理三方面進(jìn)行了分析與研究，旨在為促進(jìn)出版社更好地適應(yīng)市場(chǎng)新形勢(shì)的發(fā)展提供幫助.

1 書(shū)稿檔案的內(nèi)容

書(shū)稿檔案的內(nèi)容包括書(shū)稿選題、編輯、加工、定稿、發(fā)行出版以及宣傳等，為全程記錄行為.因此書(shū)稿檔案材料具有多樣化、系統(tǒng)化等特點(diǎn).具體來(lái)說(shuō)，可分為兩大類(lèi)：一類(lèi)為主體材料，主要包含：（1）選題列選單，例如書(shū)稿請(qǐng)示報(bào)告、書(shū)稿上級(jí)指示等;（2）著(譯)作原稿(手稿);（3）書(shū)稿編輯、加工過(guò)程記錄，例如出版社責(zé)任編輯、編輯主任、外審、總編等出具的審核意見(jiàn);（4）書(shū)稿出版發(fā)行情況記錄，例如付印樣本、發(fā)行版次、印刷份數(shù)記錄等;（5）其他事項(xiàng)，例如稿酬(發(fā)行版稅)通知單等.另一類(lèi)為書(shū)稿檔案背景材料，主要包含:（1）書(shū)稿被列選前進(jìn)行的調(diào)查證文記錄報(bào)告;（2）讀者與作者來(lái)往的有關(guān)書(shū)稿評(píng)論的信件;（3）重要會(huì)議紀(jì)要，例如較大型書(shū)稿意見(jiàn)會(huì)紀(jì)要、與書(shū)稿發(fā)行相關(guān)的學(xué)術(shù)會(huì)議紀(jì)要等;（4）媒體報(bào)道，例如新書(shū)發(fā)布會(huì)、媒體宣傳記錄等.書(shū)稿檔案以書(shū)名立卷，每出一種書(shū)立一卷或數(shù)卷，并按卷夾封面所列項(xiàng)目填寫(xiě).書(shū)稿檔案按出版年度歸檔，跨年度的書(shū)稿檔案，應(yīng)在圖書(shū)出版年度內(nèi)歸檔.出版社編輯室，在出書(shū)后三個(gè)月內(nèi)將完整的書(shū)稿檔案移交出版社總編室.

2 書(shū)稿檔案的作用

2.1 書(shū)稿檔案是對(duì)編輯工作能力水平進(jìn)行考核的重要參考依據(jù)

書(shū)稿檔案中詳細(xì)記載了編輯對(duì)于圖書(shū)的初審、定稿、編輯、加工過(guò)程中的工作內(nèi)容及工作成果，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題如何提出解決方案、修改意見(jiàn)等記錄可作為出版社考核編輯工作能力、學(xué)識(shí)水平、工作態(tài)度等方面的重要依據(jù).其中編輯主任的評(píng)審意見(jiàn)對(duì)于編輯人員的職稱(chēng)評(píng)定、工作獎(jiǎng)懲等都具有重要參考價(jià)值.

2.2 為出版社的經(jīng)濟(jì)利益提供保障

書(shū)稿檔案中包括初稿人（作者）、相關(guān)責(zé)任人與出版社共同簽訂的出書(shū)協(xié)議或合同，作為約束簽約雙方的硬性條款，具有一定的法律效力.一旦某一方發(fā)生了違約行為，例如侵權(quán)、版權(quán)糾紛等，則書(shū)稿檔案中的協(xié)議或合同則可以作為法律依據(jù)，進(jìn)行相關(guān)申訴程序.特別是近年來(lái)，我國(guó)加入世貿(mào)組織后，版權(quán)糾紛案件越發(fā)增加，人們對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重視程度大大提高.

2.3 書(shū)稿檔案具有較高的收藏價(jià)值和藝術(shù)價(jià)值

著名歷史學(xué)家、經(jīng)濟(jì)學(xué)家、文學(xué)家、畫(huà)家、政治家等的書(shū)稿檔案常常被人們收藏，并且隨著時(shí)間的推移，其收藏價(jià)值和藝術(shù)價(jià)值不斷攀升.部分書(shū)法字帖、畫(huà)稿等本身就是國(guó)家的重要?dú)v史財(cái)富，見(jiàn)證了我國(guó)悠久的歷史文化發(fā)展過(guò)程.

2.4 數(shù)字圖書(shū)檔案館

圖書(shū)檔案館是知識(shí)的寶庫(kù)，是知識(shí)的海洋.隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)圖書(shū)檔案館已經(jīng)逐漸被數(shù)字化的圖書(shū)檔案館所替代.數(shù)字圖書(shū)檔案館(DigitalLibrary)作為一種多媒體制作的分布式信息系統(tǒng)，是用處理和存儲(chǔ)各種圖文并茂文獻(xiàn)的圖書(shū).它依據(jù)載體的性質(zhì)、地域的分布將信息資源用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行存貯，以便于讀者的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)和應(yīng)用.數(shù)字圖書(shū)檔案館就是虛擬的、沒(méi)有圍墻的圖書(shū)檔案館，是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下共建共享的可擴(kuò)展的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng).這種系統(tǒng)規(guī)模之大、分布之廣、使用之便利是傳統(tǒng)圖書(shū)檔案館所無(wú)法比擬的.數(shù)字圖書(shū)檔案館溝通機(jī)制的網(wǎng)絡(luò)化、信息技術(shù)的現(xiàn)代化以及對(duì)信息內(nèi)容時(shí)間和空間整合的自主性都符合了ELearning的特征.數(shù)字圖書(shū)檔案館是沒(méi)有圍墻的圖書(shū)檔案館，不需要繁瑣的借還手續(xù),極大地提高了圖書(shū)檔案館的工作效率.信息資源數(shù)字化既不受時(shí)間、地域的限制,又能提供所需的各種資源，利用起來(lái)既方便又快捷，資源十分豐富，能夠盡最大限度地滿(mǎn)足各種讀者的需求，這與E-Learning的終身性、網(wǎng)絡(luò)化的特征十分符合.所謂數(shù)字圖書(shū)檔案館，就是對(duì)信息資源進(jìn)行科學(xué)地處理，通過(guò)智能檢索和技術(shù)加工，提煉出所需的響應(yīng)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包括文本、圖表、聲頻等等.因此，數(shù)字圖書(shū)檔案館能夠向廣大用戶(hù)提供高深的技術(shù)和知識(shí)，提供具有個(gè)性化的學(xué)習(xí)環(huán)境，非常符合E-learning的特征.

圖書(shū)檔案館是未來(lái)圖書(shū)館的主要形式.E-learning不受時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)自主、開(kāi)放式地學(xué)習(xí)，而圖書(shū)檔案館中的主要內(nèi)容如：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體、信息檢索、遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)、網(wǎng)上課堂、各類(lèi)開(kāi)放課件等是開(kāi)展E-learning服務(wù)的重要因素,它們相互聯(lián)系、相互依賴(lài),共同發(fā)揮重要作用.高校圖書(shū)館是高校的信息中心,是學(xué)術(shù)科研的重要輔助機(jī)構(gòu).高校圖書(shū)檔案館的E-learning服務(wù)依賴(lài)于數(shù)字化技術(shù),使多層次學(xué)習(xí)對(duì)象能在不同學(xué)習(xí)系統(tǒng)中進(jìn)行電子資源的共享與利用,滿(mǎn)足E-learning環(huán)境下各種學(xué)習(xí)需求,從而提高圖書(shū)檔案館電子資源的利用率.

2.5 為確保圖書(shū)質(zhì)量、責(zé)任落實(shí)到位提供重要憑據(jù)

書(shū)稿檔案中詳細(xì)記錄了原稿、校樣稿、出版社各級(jí)審批意見(jiàn)、作者稿費(fèi)單等，這些都是重要的憑據(jù)，為出版社檢查圖書(shū)出版質(zhì)量、各環(huán)節(jié)落實(shí)責(zé)任制提供可靠資料.例如有些圖書(shū)可能會(huì)在出版后發(fā)生一些政治問(wèn)題，或者業(yè)務(wù)上出現(xiàn)糾紛.則根據(jù)書(shū)稿檔案記錄可明確責(zé)任，為處理善后提供參考.

2.6 為培訓(xùn)編輯和研究出版史提供資料

書(shū)稿檔案記錄了圖書(shū)從選題到編輯、加工、定稿、發(fā)行的全過(guò)程，因此可作為年輕編輯培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的重要參考文獻(xiàn).同時(shí)，書(shū)稿檔案也記錄了我國(guó)科學(xué)文化發(fā)展的歷史，可作為研究出版史發(fā)展規(guī)律、總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)的珍貴資料.

3 如何加強(qiáng)書(shū)稿檔案管理

了解了書(shū)稿檔案的主要內(nèi)容及重要作用后，管理者應(yīng)制定合理的管理制度及實(shí)施措施，更好的發(fā)揮書(shū)稿檔案的優(yōu)勢(shì).筆者就如何加強(qiáng)書(shū)稿檔案管理總結(jié)如下幾點(diǎn)：

3.1 確定部門(mén)、確定專(zhuān)人進(jìn)行管理

設(shè)定專(zhuān)人專(zhuān)職人員來(lái)完成書(shū)稿檔案的管理工作.根據(jù)對(duì)書(shū)稿檔案的了解、熟悉程度來(lái)看，應(yīng)有編輯人員擔(dān)任此項(xiàng)管理工作.總編室作為歸口管理部門(mén)重點(diǎn)管理,并在其內(nèi)部設(shè)專(zhuān)職書(shū)稿檔案管理員，在人員選用上，要求責(zé)任心強(qiáng)，熟悉檔案管理知識(shí)，熟悉編輯業(yè)務(wù).此外要制定良好的用人機(jī)制，防止人員頻繁更換，給檔案管理工作帶來(lái)不便.

3.2 制定管理辦法

根據(jù)新聞出版總署的《書(shū)稿檔案管理辦法》,結(jié)合實(shí)際情況,制定本社的具體管理辦法.我們的管理辦法著重抓了以下幾方面:一是制定了切實(shí)可行的歸檔項(xiàng)目,使歸檔范圍既明確又具體.二是分類(lèi)管理,將歸檔的檔案按專(zhuān)業(yè)(或分部門(mén))編號(hào)管理.三是實(shí)行分級(jí)管理,即實(shí)行社與各出版中心(編輯室)分級(jí)管理.四是逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理,建立計(jì)算機(jī)編目、檢索系統(tǒng),打破過(guò)去傳統(tǒng)的手工管理的落后局面.

3.3 定期檢查、定期處理

近些年，圖書(shū)出版、發(fā)行規(guī)模不斷擴(kuò)大，圖書(shū)種類(lèi)也日益多樣化，因此書(shū)稿檔案管理工作顯得更為復(fù)雜，難度也逐漸加大.特別是有著多年經(jīng)營(yíng)歷史的出版社，書(shū)稿檔案隨時(shí)間的推移，積累的檔案不論從種類(lèi)還是數(shù)量上來(lái)看，都是非常龐大的.因此對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行定期檢查和管理，不但有利于檔案更加清晰的分門(mén)別類(lèi)，而且也能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題，并采取合理解決方案，便于今后檔案資料的使用.在檢查中，發(fā)現(xiàn)有些圖書(shū)檔案已經(jīng)失去了保存和利用價(jià)值，可以采取清冊(cè)逐一銷(xiāo)毀.對(duì)于具有重要價(jià)值的檔案資料要進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，對(duì)于因客觀原因變化，保存期限出現(xiàn)浮動(dòng)的，可視情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整.

4 書(shū)稿檔案的保護(hù)

書(shū)稿檔案展覽最關(guān)鍵也是最重要的環(huán)節(jié)在于展覽之時(shí),這個(gè)階段是外界與書(shū)稿檔案展品接觸最廣泛,也可能是事態(tài)變化最急速,造成損失最大的時(shí)候,所以,此階段書(shū)稿檔案展品的保護(hù)工作一直受到人們的關(guān)注,引起了人們的重視.書(shū)稿檔案信息管理建設(shè)中引入知識(shí)管理的理念與管理模式將大大提高服務(wù)質(zhì)量，為了更好地讓書(shū)稿檔案應(yīng)用知識(shí)管理服務(wù)，本文以很多實(shí)際單位調(diào)查數(shù)據(jù)為例，深入分析了目前檔案管理部門(mén)在服務(wù)過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后有針對(duì)性地提出知識(shí)管理應(yīng)用建議.總之，我們必須抓住知識(shí)管理對(duì)圖書(shū)情報(bào)管理帶來(lái)的創(chuàng)新機(jī)遇，深人剖析知識(shí)管理的理論與實(shí)踐問(wèn)題，從而促進(jìn)現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)學(xué)和圖書(shū)檔案館管理的可持續(xù)發(fā)展.

4.1 要特別注意做好展覽過(guò)程中的防光工作

從傳統(tǒng)的書(shū)稿檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的角度來(lái)看,光照是對(duì)書(shū)稿檔案造成損壞最大的因素之一,而在書(shū)稿檔案展覽過(guò)程中,由于展覽的需要,往往需要一些特殊的照明支持,才能達(dá)到展覽的效果,所以,光照幾乎不可避免.最后是光的照射角度,相對(duì)而言,直射光比折射或反射光對(duì)書(shū)稿檔案有更大的殺傷力,所以,在照明設(shè)備的布局上要多加考慮,盡量避免光照直射展品,以減弱光照的破壞.著名學(xué)者錢(qián)學(xué)森曾經(jīng)指出“現(xiàn)在的圖書(shū)館、博物館、信息單位人員應(yīng)該是信息專(zhuān)家和信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設(shè)者，也是使用的導(dǎo)向和顧問(wèn).”可見(jiàn)，圖書(shū)檔案館對(duì)于人才的要求是十分嚴(yán)格的.實(shí)現(xiàn)人才戰(zhàn)略，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)合理的用人、育人機(jī)制，加強(qiáng)在崗人員的技術(shù)培訓(xùn)非常重要.信息服務(wù)中的數(shù)據(jù)的采集與整理，材料的加工與運(yùn)用都是一個(gè)需要高技術(shù)含量的過(guò)程，這就需要對(duì)館員的知識(shí)與技能具有更高的要求.因此，培養(yǎng)一批既有豐富的學(xué)科知識(shí)，又能熟練應(yīng)用E-learning開(kāi)展工作的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)圖書(shū)檔案館的建設(shè)是圖書(shū)檔案館建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急.

4.2 加強(qiáng)工作人員對(duì)隱性知識(shí)的意識(shí)及重視

首先，需要讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，書(shū)稿檔案需要進(jìn)行管理改革，又信息管理轉(zhuǎn)向知識(shí)管理，可以給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行集中培訓(xùn)和指導(dǎo)，這點(diǎn)我校經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院可以擔(dān)任此任務(wù).其次，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所有館員進(jìn)行知識(shí)傳播，讓館員們知道他們身上蘊(yùn)藏著大量的有價(jià)值的隱性知識(shí)，必須把它們顯性化.通過(guò)對(duì)館員的培訓(xùn)，面對(duì)圖書(shū)檔案館大量的文獻(xiàn)資料，工作人員應(yīng)該根據(jù)自己的隱性知識(shí)來(lái)進(jìn)行篩選，對(duì)大量信息進(jìn)行去粗取精，盡量把精品提供給讀者.

4.3 發(fā)揮知識(shí)領(lǐng)航的作用

在隱性知識(shí)顯性化的過(guò)程中，書(shū)稿檔案工作人員的主要任務(wù)，除了傳統(tǒng)的為大量文獻(xiàn)資料分類(lèi)、編目、排放書(shū)架等工作，更應(yīng)該發(fā)揮出知識(shí)領(lǐng)航的作用，例如編寫(xiě)新書(shū)推介、新論集錦等專(zhuān)欄，直接向讀者介紹各知識(shí)領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)；定期舉辦新書(shū)評(píng)價(jià)會(huì)、研討會(huì)，邀請(qǐng)作者和學(xué)者一起進(jìn)行知識(shí)的交流.

5 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于出版社而言，書(shū)稿檔案管理是極為重要的工作部分.能否做好圖書(shū)檔案管理工作關(guān)系到出版社的圖書(shū)質(zhì)量高低，并且對(duì)圖書(shū)出版后的市場(chǎng)發(fā)展、讀者評(píng)價(jià)等都有著較大的影響.可以說(shuō)書(shū)稿管理工作是決定圖書(shū)命運(yùn)的關(guān)鍵一環(huán).因此，出版社應(yīng)高度重視書(shū)稿管理工作，掌握其發(fā)展規(guī)律與內(nèi)在聯(lián)系，借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理水平，以更好的發(fā)揮書(shū)稿檔案的作用.應(yīng)根據(jù)出版社的發(fā)展規(guī)劃，制定合理的書(shū)稿管理辦法，更新理念，提高管理效率.從而更好地發(fā)揮書(shū)稿檔案的資源優(yōu)勢(shì)作用，促進(jìn)出版事業(yè)更快發(fā)展.

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