淺談用審計監(jiān)督防范物資采購風險

○元遠方

（天津偉恩服裝有限公司 天津 300051）

物資采購風險貫穿于采購過程的各個環(huán)節(jié)，包括采購計劃、采購詢價、供應商選擇、采購決策、采購招標、合同評審、訂單處理、驗收入庫，直到發(fā)料使用為止的全過程中所面臨的各種風險評估與審計。為此，本文就以下兩個問題略陳管見。

一、物資采購主要的風險類型

1、物資采購外因型風險

一是采購價格風險。由于供應商操縱投標環(huán)境，在投標前相互串通，有意抬高價格，使物資采購蒙受損失的價格風險。當物資采購單位認為價格合理批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價而引起采購風險。

二是采購質(zhì)量風險。由于供應商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導致物資采購單位所需的產(chǎn)品性能達不到質(zhì)量標準，從而給物資采購單位帶來嚴重損失，并且可能使需求單位在經(jīng)濟、技術(shù)、人身安全等方面造成損害。

三是采購合同欺詐風險。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，有時候很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。合同欺詐風險主要包括：以虛假的合同主體身份與物資采購單位訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔保；接受合同當事人給付的貨款、預付款，擔保財產(chǎn)后逃之夭夭；簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證；供應商設置的合同陷阱，如供應商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。

四是技術(shù)進步風險。物資采購單位采購的產(chǎn)品由于社會技術(shù)進步引起貶值，無形損耗甚至被淘汰，造成原有的已采購物資的積壓損失，或者由于某種物資因技術(shù)進步而發(fā)生變化，導致原有物資因質(zhì)量不符合要求不得不棄之。采購物資由于新項目開發(fā)周期縮短，如計算機新型機不斷出現(xiàn)，更新周期愈來愈短，剛剛購進了大批計算機設備，但因信息技術(shù)發(fā)展，所采購的設備已經(jīng)被淘汰或使用效率低下，造成因技術(shù)進步而招致的風險損失。

五是采購意外風險。物資采購過程中由于自然、經(jīng)濟政策、價格變動等因素所造成的意外風險。如交通意外事故等，不能正常供貨，遭受缺貨風險損失。

2、物資采購內(nèi)因型風險

一是采購計劃風險。物資采購單位采購部門及人員計劃管理技術(shù)不適當或不科學，導致采購中的計劃風險，即采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃等與目標發(fā)生較大偏離。

二是采購合同風險。首先，由于合同訂立者未嚴格按法律規(guī)定辦事，導致企業(yè)蒙受巨大的損失。如情況不明，盲目簽約；違約責任約束簡化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定；鑒證、公證合同比例過低等等。其次，合同行為不正當。如賣方采取不正當手段，對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標底；給予虛假優(yōu)惠，或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品，導致合同風險。再次，采購合同日常管理混亂。如合同殘缺現(xiàn)象時有所聞，以致履行時找不到合同文件，使物資采購單位難以判別對方是否違約，同時企業(yè)自身也常常因為合同管理混亂造成違約而被對方追究。

三是采購驗收風險。由于人為因素造成所采購物資在進入倉庫前未按合同及制度要求，對采購物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、單據(jù)等多方面的審核和驗收而引發(fā)的風險。如在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同規(guī)定要求；在價格上發(fā)生變形等。

四是采購存量風險。采購量不能及時供應需要，發(fā)生需求中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風險。物資采購過多，造成積壓，其中多數(shù)因技術(shù)進步而導致的無形損耗，使物資采購單位大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會利潤，形成存儲損耗風險。物資采購時對市場行情估計不準，盲目進貨，結(jié)果很快價格下跌，引起價格風險?！傲銕齑妗辈呗钥赡芤蚬坛霈F(xiàn)干擾因素，使物資采購單位因無貨發(fā)生需求中斷而陷入困境或因供應商供貨不及時而造成缺貨的風險。

五是采購責任風險。物資采購單位經(jīng)辦部門或個人責任心不強或管理水平不高，也確有不少風險是由于采購人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起合同糾紛。

二、防范物資采購風險的主要對策

1、審計監(jiān)督物資采購計劃

物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學；調(diào)查預測是否存在偏離實際的情況；計劃目標與實現(xiàn)目標是否一致；采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃是否有保證措施。

2、審計監(jiān)督物資采購招標與簽約

依法訂立采購合同是避免合同風險，防患于未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎。首先，管理審計要對采購經(jīng)辦部門是否履行職責進行審計。審查采購經(jīng)辦部門和人員是否對供應商進行調(diào)查，包括供貨方的生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財務狀況。每年是否對供應商進行一次復審評定，所有供應商都必須滿足ISO9000標準要求，考評主要指標是對每年所執(zhí)行的合同情況，如供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準時交貨率、物質(zhì)批次合格率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務等進行評審，是否在全面了解的基礎上，作出選擇合格供應商的正確決策，使合同建立在可行的基礎上。物資采購招標是否按照規(guī)范的程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其次，管理審計要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結(jié)算方式等各項內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標準，逐一進行審核。

3、審計監(jiān)督物資采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋

當前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此，建立合同臺賬、做好合同匯總，是加強合同管理，控制合同風險的一個重要方面。一是對于已簽訂合同，檢查是否整理成冊，妥善保管；是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。審查合同管理部門是否對交付合同進行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是否合規(guī)，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。合同履行完畢是否及時建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進行分類匯總，及時提出報告和匯總表，報送單位領(lǐng)導，及時接運和按時承付貨款。是否運用先進管理手段，向相關(guān)部門提供及時準確、真實的反饋信息，提高合同管理水平。

4、審計監(jiān)督物資采購合同執(zhí)行

一是審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況。是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，是否及時與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關(guān)合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進行了妥善保存，以備查詢。

二是審查物資驗收工作執(zhí)行情況。是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收控制。對不合格品控制執(zhí)行情況審計，審計物資管理部門是否對發(fā)現(xiàn)的不合格品及時記錄。管理審計還應重視對合同履行違約糾紛處理的審計。

三是審查采取“零庫存”策略的企業(yè)，是否保持一定的產(chǎn)成品存貨以規(guī)避缺貨損失；是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的需要；是否建立牢固的外部契約關(guān)系，保證供貨渠道穩(wěn)定，降低風險，規(guī)避成本。

5、審計考核物資采購績效

管理審計應督促相關(guān)部門建立合同執(zhí)行管理的各個環(huán)節(jié)的考核制度，并加強審計檢查與考核，審查是否把合同規(guī)定的采購任務和各項相關(guān)工作轉(zhuǎn)化成分解指標和責任，明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質(zhì)量標準，分解落實到各有關(guān)部門和個人，結(jié)合經(jīng)濟效益進行考核，以盡量避免合同風險的發(fā)生。

6、建立采購全過程、全方位審計監(jiān)督

全過程的審計是指從計劃、審批詢價、招標、簽約、驗收、核算和付款等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同，質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制點的審計監(jiān)督，以防止舞弊行為。全方位的審計是指內(nèi)控審計、財務審計、制度考核三管齊下，把審計監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質(zhì)量風險的第二道防線?？茖W規(guī)范的采購機制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。