會(huì)計(jì)電算化工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

○周英珠

（廈門華天涉外職業(yè)技術(shù)學(xué)院 福建 廈門 361009）

會(huì)計(jì)電算化的施行，使得會(huì)計(jì)人員逐漸擺脫了繁瑣的工作，提高了工作效率。然而，隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提出了更高的要求，從而使會(huì)計(jì)電算化工作面臨著新挑戰(zhàn)，也使得在當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中存在著的一些阻礙會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展的問(wèn)題，必須得到解決。

一、會(huì)計(jì)電算化工作中存在的問(wèn)題

會(huì)計(jì)電算化工作是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，要進(jìn)行大量復(fù)雜的工作。雖然我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作前景看好，但是會(huì)計(jì)電算化工作中仍然存在著不可忽視的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1、認(rèn)識(shí)不到位

一些單位的領(lǐng)導(dǎo)和一些企業(yè)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作認(rèn)識(shí)不全面。有的認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化是單純地利用計(jì)算機(jī)代替手工記賬的工作，認(rèn)為只是減輕會(huì)計(jì)人員記賬工作負(fù)擔(dān)、提高記賬、算賬工作效率方面而已，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到開展會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代發(fā)展的必然，是管理現(xiàn)代化的需要，是會(huì)計(jì)進(jìn)入信息化的基礎(chǔ)，是今后企業(yè)決策的重要依據(jù)。并且沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到，建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理決策及管理方面的作用，無(wú)法發(fā)揮電算化的優(yōu)勢(shì)，從而使會(huì)計(jì)工作人員提供的信息不能及時(shí)有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。還有些人受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)思想的禁錮，膚淺地認(rèn)為“算盤”和“賬本”就是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的工具，因而在財(cái)務(wù)軟件的更新及電算化硬件投入等方面支持力度不夠。

2、管理工作薄弱

重視和加強(qiáng)對(duì)電算化的管理是會(huì)計(jì)電算化工作順利開展的重要保障。但從現(xiàn)實(shí)工作來(lái)看，電算化管理工作還存在許多缺陷，需要加以完善。主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

（1）重視賬務(wù)功能，忽視管理功能。一直以來(lái)，當(dāng)前的會(huì)計(jì)工作主要從事事后核算，事前的分析預(yù)測(cè)和事中的控制，因計(jì)算復(fù)雜而很難得到實(shí)施。然而會(huì)計(jì)電算化的單位卻存在著重視報(bào)賬功能忽視管理功能的現(xiàn)象。例如：采用財(cái)務(wù)軟件的業(yè)務(wù)核算、薪資核算，固定資產(chǎn)核算等功能較強(qiáng)，而具備管理型功能模塊的成本核算、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系以及資金供求預(yù)測(cè)等模塊，根本上還沒(méi)有設(shè)計(jì)或者內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單，功能不全面，限制了電算化財(cái)務(wù)軟件管理功能。

（2）存在沒(méi)有嚴(yán)密的管理制度或有章不循的現(xiàn)象。由于基礎(chǔ)工作薄弱，建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理工作不能正常監(jiān)控運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏信息管理的交流與溝通。

3、專業(yè)人才匱乏

不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì)計(jì)、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)而來(lái)，他們業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很匱乏，缺乏用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)。表現(xiàn)較為突出的是對(duì)財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握得不夠透徹和熟練，對(duì)軟件的認(rèn)識(shí)有局限性，在上機(jī)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)操作上的錯(cuò)誤，對(duì)財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障不能及時(shí)排除，延緩任務(wù)完成的時(shí)間及進(jìn)度，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運(yùn)行，這已成為快速實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的障礙。

4、檔案管理制度不完善

沒(méi)有及時(shí)制定會(huì)計(jì)電算化人員的工作職責(zé)，會(huì)計(jì)檔案很可能造成人為的破壞或者自然災(zāi)害，乃至單位會(huì)計(jì)信息泄密或者丟失，一旦計(jì)算機(jī)硬件中的硬盤受到破壞，儲(chǔ)存在硬盤里的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將無(wú)法恢復(fù)。

5、會(huì)計(jì)的保密性、安全性差

一方面由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤媒介上的數(shù)據(jù)容易被修改，有時(shí)甚至能不留痕跡地進(jìn)行修改；另一方面數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，使得未經(jīng)授權(quán)的人員有可能瀏覽、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作要特別防范。

二、推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化工作的對(duì)策

會(huì)計(jì)電算化的廣泛應(yīng)用，一方面大大提高了會(huì)計(jì)工作效率，保證了會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，另一方面，給會(huì)計(jì)工作提出了新的需求，也面臨著新的挑戰(zhàn)，必須采取一些有效的措施來(lái)積極應(yīng)對(duì)，才能推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)高效且快速地發(fā)展。

1、提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的認(rèn)識(shí)

首先是要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化的深度重視，如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化所遇到的問(wèn)題，如人員配備、資金問(wèn)題、部門間的合作與協(xié)調(diào)、配套改革等，將很難得到解決。其次要提高財(cái)務(wù)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)的認(rèn)識(shí)。從表面上看，會(huì)計(jì)電算化只不過(guò)是將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算工作中，減輕會(huì)計(jì)人員的核算負(fù)擔(dān)，提高會(huì)計(jì)核算的速度與精度。而實(shí)際上，會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算速度與精度的改進(jìn)，它更加促進(jìn)了會(huì)計(jì)人員自身的素質(zhì)和知識(shí)的提高，更促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作時(shí)率和質(zhì)量的全面提升，使會(huì)計(jì)理論和實(shí)務(wù)都將有所變化。

2、改進(jìn)財(cái)務(wù)核算軟件的管理功能

由于當(dāng)前的財(cái)務(wù)軟件都重點(diǎn)開發(fā)賬務(wù)處理與報(bào)表管理，對(duì)于其他如成本核算、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)等功能開發(fā)力度較小，使得在處理此類問(wèn)題時(shí)，不能自動(dòng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，不能充分發(fā)揮軟件的管理功效和預(yù)測(cè)功能?？梢哉f(shuō)當(dāng)前的許多軟件只是減少了會(huì)計(jì)的一小部分工作量，沒(méi)有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。所以要提高會(huì)計(jì)核算效率，達(dá)到管理輔助作用的目的，就必須站在企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的高度，對(duì)電算化軟件進(jìn)行升級(jí)或替換。電算化軟件的升級(jí)或者替換必須要達(dá)到日常核算固定程序化的工作由計(jì)算機(jī)完成，例如月末的成本結(jié)轉(zhuǎn)，日常的部分支付憑證處理等，再進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)分析及風(fēng)險(xiǎn)提示，具有與其他部門數(shù)據(jù)共享和導(dǎo)入等功能。同時(shí)要把更多的人員解放出來(lái)去做管理控制和復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)功能的整體升級(jí)和高效工作。

3、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)管理工作

會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)管理工作是會(huì)計(jì)電算化高效實(shí)施的前提。做好會(huì)計(jì)電算化管理工作，一是建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度。因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好處理方法，因而要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。二是加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)手工模式的改造。采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用時(shí)，必須經(jīng)過(guò)新舊系統(tǒng)（計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與手工賬）的對(duì)接，再找到最佳的人機(jī)處理方式，重新確定業(yè)務(wù)流程。三是重新調(diào)整會(huì)計(jì)及整個(gè)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位分工，建立一系列現(xiàn)代企業(yè)管理制度，提高企業(yè)管理要求。

4、提升會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)操作能力

會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作增添了新內(nèi)容，從各方面都要求會(huì)計(jì)人員提高自身素質(zhì)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)水平首先必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度既要重視高級(jí)技術(shù)人才的培養(yǎng)，又要重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。其次要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的再進(jìn)修，一是會(huì)計(jì)人員樹立會(huì)計(jì)信息化的觀念；二是會(huì)計(jì)人員掌握更豐富的會(huì)計(jì)電算化相關(guān)知識(shí)；三是要求會(huì)計(jì)人員的知識(shí)更新的及時(shí)性、有效性。

5、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作

由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，由于這些信息載體的物理特性，為了保證它的安全性，在形成這些電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)采取如下措施。

（1）必須采用準(zhǔn)備雙份即“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，在每份電子數(shù)據(jù)的備份上注明形成電子檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名，并存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅，從而造成數(shù)據(jù)的不可恢復(fù)。同時(shí)還應(yīng)注意，在保存這些電子檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。

（2）對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

（3）企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案管理制度，要有合格的檔案管理人員，如完善的資料借出和歸還手續(xù)的登記，完善的標(biāo)簽和索引方法和安全可靠的檔案保管設(shè)備。

6、加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性

會(huì)計(jì)信息的安全性對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的正常運(yùn)行尤其重要，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由于存儲(chǔ)載體的變化、處理方式的變更，使會(huì)計(jì)信息的安全性受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，要從以下幾個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)。

（1）要?jiǎng)?chuàng)造良好的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全的宏觀控制，政府主管部門還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)制度，對(duì)危害計(jì)算機(jī)安全的行為進(jìn)行制裁，為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)創(chuàng)造一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。

（2）建立計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的管理制度。應(yīng)當(dāng)擬定一套完整的管理制度，包括對(duì)濕度、防火、防雷擊、防靜電等的管理，也包括對(duì)人文環(huán)境的管理，如防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)工作區(qū)域，防止設(shè)備被盜等，以保證設(shè)備的完好，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。

（3）建立內(nèi)部安全控制制度。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員都有可能造成會(huì)計(jì)信息的外漏，因此必須建立以下的內(nèi)部控制制度。一是實(shí)行權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理，明確管理員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍，相互制約，相互促進(jìn)。二是建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。例如采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份認(rèn)證、授權(quán)等。三是對(duì)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好必要的標(biāo)號(hào)，文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明，對(duì)整個(gè)修改更新過(guò)程都應(yīng)當(dāng)做好登記。四是強(qiáng)化審計(jì)線索制度。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動(dòng)記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲?jì)人員查詢或跟蹤檢查。

如今的會(huì)計(jì)電算化是管理現(xiàn)代化和會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需求，是科技時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展要求實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需要?？傊S著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化工作將面臨巨大的變化，會(huì)計(jì)電算化工作也將出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，如果經(jīng)濟(jì)單位不能重視和及時(shí)解決會(huì)計(jì)電算化工作的問(wèn)題，將不利于會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展。

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