科學(xué)的績效評估實現(xiàn)醫(yī)院行政類電子檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化

鄭璐

摘? 要：目前，電子檔案管理已成為醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院行政類電子檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化符合大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢，有利于提升醫(yī)院整體建設(shè)，而科學(xué)的績效評估是實現(xiàn)這一目標的必要手段，本文將從橫向?qū)Ρ确治鐾袠I(yè)行政電子檔案管理情況，縱向借鑒分析國內(nèi)外行政電子檔案管理先進案例，分析醫(yī)院行政類電子檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)先進的、有效的科學(xué)的績效評估管理思路，實現(xiàn)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、模式創(chuàng)新和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：績效評估;醫(yī)院行政類電子檔案管理;創(chuàng)新;優(yōu)化

中圖分類號：G647.24? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.179

目前關(guān)于電子檔案現(xiàn)代化及規(guī)范化管理辦法已在社會各行各業(yè)得到充分利用，成效顯著，同時近年來隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化的廣泛應(yīng)用，電子檔案管理由于順應(yīng)了新時期政府信息化和管理現(xiàn)代化的必然趨勢而逐漸開展。本研究通過查閱、收集相關(guān)醫(yī)院、部門實施行政電子檔案管理工作的現(xiàn)狀以及工作過程中存在的問題，利用《數(shù)字檔案室評估細則》進行評估，內(nèi)容包括電子檔案基本情況、管理、設(shè)施、開發(fā)利用、檔案數(shù)據(jù)等，評估醫(yī)院行政電子檔案管理效果。

本研究課題作為河南省檔案科技項目“醫(yī)院行政類電子檔案管理績效評估研究”（2020-R-18）的重要組成部分，運用問卷調(diào)查法、文獻研究法、實踐法、案例分析等多種方法與手段，根據(jù)醫(yī)院行政類電子檔案的特點，結(jié)合績效評估相關(guān)理論進行比較分析總結(jié)，一方面從橫向?qū)Ρ确治鐾袠I(yè)行政電子檔案管理情況，另一方面從縱向借鑒分析國內(nèi)外行政電子檔案管理先進案例，理順醫(yī)院行政電子檔案管理現(xiàn)狀，詳細記錄管理過程中出現(xiàn)的問題，探討對應(yīng)措施，總結(jié)醫(yī)院行政電子檔案先進的、有效的管理思路，涵蓋制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和模式創(chuàng)新等方面，梳理出適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展實際需求的具有可復(fù)制性和推廣價值的醫(yī)院行政電子檔案管理規(guī)范，提高醫(yī)院檔案管理和利用效率，為電子檔案管理績效評估提供參考性建議，為黨和政府及社會公眾提供有效的檔案信息服務(wù)。全文包括三個部分。

一、對比同行業(yè)行政電子檔案管理績效評估情況

電子檔案管理績效評估體系的指標包括組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、信息服務(wù)、業(yè)務(wù)技能六個標準。組織管理指標是指醫(yī)院行政類電子檔案管理是否具有健全完善的組織、制度標準，包括組織架構(gòu)、管理制度、業(yè)務(wù)聯(lián)系、財務(wù)保障等。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指標就是醫(yī)院檔案管理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配置，包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、庫房現(xiàn)代化建設(shè)。業(yè)務(wù)指標、數(shù)字檔案資源建設(shè)和信息服務(wù)指標包括電子文件歸檔、保管、移交、鑒定、統(tǒng)計分析、開發(fā)利用等，是檔案管理的主要工作性能的體現(xiàn)，它們能夠更好地確保檔案的完整性、及時性、安全性。業(yè)務(wù)技能指標是指檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新和提升。

本研究以發(fā)放問卷和實地考察相結(jié)合的形式收集了3個市級醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)績效相關(guān)數(shù)據(jù)，以《數(shù)字檔案室評估細則》為指導(dǎo)，分析后得出以下結(jié)論：行政電子檔案建設(shè)需要科學(xué)、動態(tài)、長期及均衡的投入。各單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財務(wù)投入、信息平臺建設(shè)、人才配置參差不齊;檔案部門主動服務(wù)意識薄弱，檔案工作宣傳、檔案電子資源開發(fā)及信息開放力度不夠。檔案信息化建設(shè)多元化、協(xié)同化服務(wù)以及遠程查詢服務(wù)比較欠缺。

二、借鑒國內(nèi)外行政電子檔案管理先進案例

上世紀80年代以來，隨著政務(wù)信息公開化的呼聲， 績效評估研究逐漸成為國內(nèi)外學(xué)術(shù)界的一個熱點話題。職能科室績效評估體系與臨床醫(yī)技科室有很大不同，管理更復(fù)雜，相關(guān)研究卻不多。比如國外的六步程序法、三階段法、績效金字塔模型等，國內(nèi)有學(xué)者提出將評價指標維度分為科室管理能力（職能完成指標）、工作業(yè)績（效率指標）、可持續(xù)發(fā)展能力（學(xué)習(xí)、創(chuàng)新指標）和滿意度指標，并采用菲爾德咨詢法獲取多個二級指標，確定指標權(quán)重?？偨Y(jié)來說，醫(yī)院行政類電子檔案績效評估還是要依據(jù)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理具體情況進行差異化考核和評估。

三、科學(xué)的績效評估實現(xiàn)醫(yī)院行政類電子檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化

1.建立科學(xué)完善的醫(yī)院行政類電子檔案績效評估體系

隨著醫(yī)院管理進一步的精細化和嚴格化，醫(yī)院行政類電子檔案績效評估體系需要緊跟時代步伐，運用科學(xué)的方法從多角度進行多元化研究。除了通過最新的系統(tǒng)及技術(shù)層面的保障以確定電子檔案來源可靠、管理科學(xué)、長期可用之外，還要重視醫(yī)院自身發(fā)展規(guī)律和社會需求，建立適合醫(yī)院的自查和績效評估體系，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，形成經(jīng)驗推廣。

2.醫(yī)院行政類電子檔案績效評估指標內(nèi)容、權(quán)重和評分標準不是一成不變的，應(yīng)當(dāng)伴隨著醫(yī)院發(fā)展動態(tài)調(diào)整。比如電子檔案的安全問題，我們需要根據(jù)醫(yī)院的實際情況，制定并不斷完善醫(yī)院行政類電子檔案的管理和使用制度，如行政檔案的訪問制度，信息存取制度、建立附錄系統(tǒng)，增加評估權(quán)重突出其重要性，實現(xiàn)更高的績效管理和更遠的戰(zhàn)略目標。

3.完善溝通和激勵制度

醫(yī)院行政類電子檔案績效評估體系在實施過程中需要通過廣泛溝通和多方反饋來不斷完善，同行業(yè)之間的信息溝通和借鑒、檔案使用者和使用效果的及時反饋，及時修改，會在很大程度上提升檔案管理績效，促進整個醫(yī)院進一步發(fā)展。激勵機制的建立包括正激勵和負激勵，需要充分結(jié)合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，考慮檔案工作人員個體需求。

績效評估的最終目標是實現(xiàn)醫(yī)院整體效能的提升，目前，大多數(shù)醫(yī)院的檔案發(fā)展處于信息孤島的狀況，沒有形成由內(nèi)到外、自上而下層層支撐的關(guān)系，仍需進一步的研究和完善。

（鄭州市中醫(yī)院? 河南鄭州? 450000）