OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與實(shí)際應(yīng)用管理改革建議

陸 穎

（廣西第一工業(yè)學(xué)校，廣西 南寧 530023）

隨著社會(huì)的發(fā)展，電子類管理系統(tǒng)給管理改革帶來(lái)了方便，如資料共享縮短查找時(shí)間；通知瞬間可知；成本低廉?，F(xiàn)廣西某些單位使用的 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是利用電子技術(shù)基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代而研發(fā)出來(lái)的應(yīng)用在辦公中的一種管理軟件，對(duì)促進(jìn)管理具有明顯的作用。如何將OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用在實(shí)際的管理中，如何拿捏管理的尺度和方式，應(yīng)用中需要注意何問(wèn)題，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)如何順應(yīng)現(xiàn)代管理的需求，將成為本文研究討論的重點(diǎn)，筆者在實(shí)踐中總結(jié)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，綜合同行使用反饋交流的信息，借此增進(jìn)下一步改革的資料完善度。

1 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用內(nèi)容與作用

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使管理人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)[1][2]。OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)具體包括：（1）個(gè)人辦公：待辦事宜、日程安排、工作日志、通訊錄；（2）網(wǎng)絡(luò)通訊：Internet郵件管理、內(nèi)部郵件管理、即時(shí)通訊公告；（3）工作流流程設(shè)計(jì)器：流程任務(wù)管理及查詢、流程任務(wù)分析統(tǒng)計(jì)；（4）公共信息：知識(shí)管理論壇、在線調(diào)查；（5）業(yè)務(wù)子系統(tǒng)：公文收發(fā)、人事管理、會(huì)議管理、車輛管理、辦公資產(chǎn)接待管理等[3]。該系統(tǒng)功能應(yīng)用戶的需要而逐漸增強(qiáng)，前后共經(jīng)歷了三個(gè)階段較為明顯的革新，由單一的文檔處理到如今的綜合管理，現(xiàn)使用的該系統(tǒng)已能滿足多數(shù)用戶的需求，既有個(gè)人資料的收集，又有部門(mén)資料的共享，同時(shí)也可以開(kāi)展及時(shí)的論壇與調(diào)查，使用公共辦公資源等等，滿足時(shí)代發(fā)展的需求，綜合性極強(qiáng)。

2 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)注意的問(wèn)題

2.1 工作人員具有電子信息化觀念

傳統(tǒng)的文件傳輸都是經(jīng)過(guò)紙質(zhì)材料作為媒介，上面有管理部門(mén)的公章和相應(yīng)負(fù)責(zé)人的簽名。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)省掉了專人遞送的過(guò)程，直接將文件傳送給領(lǐng)導(dǎo)審批和需要閱讀的人，簽名和閱讀情況都將經(jīng)過(guò)電子信息反饋給相應(yīng)的管理人員。過(guò)程之快，使用也方便，如遇特殊事情需要相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)急處理的，也可以很輕松快速的解決，獲得答復(fù)意見(jiàn)或指導(dǎo)結(jié)果，只要有規(guī)范的傳遞程序即可，避免隔級(jí)傳送。其中需要那些不太愿意使用電腦的人員改變觀念，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，接受電子信息，感受其帶來(lái)的方便與快捷性，否則將會(huì)給自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的推行帶來(lái)阻礙。營(yíng)造宏觀的氛圍和相互學(xué)習(xí)的意識(shí)，改變觀念不是難題。

2.2 工作人員具有網(wǎng)絡(luò)安全與道德意識(shí)

信息技術(shù)發(fā)展迅速，同時(shí)良性行為和不良行為就開(kāi)始利用信息傳送媒介進(jìn)行較量，為此應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)管理安全，關(guān)注不良份子是否利用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的資源，進(jìn)行敲詐和哄騙，防患于未然。管理人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，防止使用人員資料對(duì)外泄密，一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)格按照管理中制定的管理辦法，采取補(bǔ)救措施，遏制其再次發(fā)生，情節(jié)嚴(yán)重者可向相應(yīng)管理部門(mén)遞交查處報(bào)告。又因資源共享之后，使用人員可以獲悉管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部各種資料，一類人員因某些事情不滿，而對(duì)個(gè)別人員或職能部門(mén)采取保密資料外泄和發(fā)不良用語(yǔ)以攻擊的行為。實(shí)時(shí)監(jiān)控內(nèi)部使用人員不文明用語(yǔ)的行為，規(guī)范道德意識(shí)，引導(dǎo)規(guī)范使用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

2.3 工作人員具備積極的關(guān)注性

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)加快了事情傳遞過(guò)程，提升了效率，部門(mén)文件傳送的管理人員就應(yīng)時(shí)時(shí)關(guān)注系統(tǒng)中是否有新信息，做好相應(yīng)的回應(yīng)和傳接工作，切勿一天關(guān)注一次，將原本快捷的事情耽誤，進(jìn)而影響工作進(jìn)程，甚至讓人對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生不佳印象。工作隊(duì)伍的工作積極程度在一定程度上影響了工作進(jìn)程的開(kāi)展，嚴(yán)重的將制約辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣，做好管理人員的管理工作就顯得尤為重要，建立明確獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制對(duì)提高積極性幫助較大，有條件的部門(mén)或機(jī)構(gòu)可以采取此措施，完善管理制度，獎(jiǎng)罰分明。加強(qiáng)工作隊(duì)伍的積極性管理，提升使用者對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好印象，增進(jìn)改革進(jìn)程的快速發(fā)展。

3 管理改革OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求與動(dòng)向

3.1 資源共享性

資源共享是利用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)將特定的規(guī)范資料存放在一定的數(shù)據(jù)平臺(tái)上供使用者參考查閱，提升資料的利用率。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備此功能，管理者將信息公布于內(nèi)部使用平臺(tái)，使用者根據(jù)自己的需要進(jìn)行檢索，同時(shí)也能為多客戶提供訪問(wèn)同一信息的空間，較為方便的提高了資源利用率，減少資源整理和查閱過(guò)程中用去的時(shí)間?？吹椒奖愕耐瑫r(shí)也要考慮其共享之后的安全性，在共享的時(shí)候就應(yīng)考慮安全基礎(chǔ)，建立完備的防護(hù)系統(tǒng)和管理權(quán)限，任何使用者都必須嚴(yán)格把控自己權(quán)限，管理人員不定期進(jìn)行檢查，這樣能保證整個(gè)共享數(shù)據(jù)資源的安全性，充分利用資源的作用。

3.2 信息傳遞快速性

時(shí)間代表效益，快速的傳遞信息，能有效的提高效益，增加需求人員獲取信息的及時(shí)性?？焖賯鬟f信息也為辦事人員減輕了工作時(shí)間壓力帶來(lái)的負(fù)擔(dān)，總工作時(shí)間不變，但是傳遞過(guò)程中原方式需要2天甚至更多，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)卻只需幾分鐘就可以實(shí)現(xiàn)，無(wú)疑為辦事人員提供了更多時(shí)間，抓住時(shí)間差較快較好，高質(zhì)量的完成工作。信息傳遞快速性是工作人員的需求，但是也是組織者更希望的看到的結(jié)果，更為社會(huì)快節(jié)奏、高效率的發(fā)展提供解決渠道。

3.3 管理有序性

過(guò)去的管理模式，存在雜亂、推卸責(zé)任、效率低、資料整理難等問(wèn)題，同時(shí)辦公耗損和成本總是保持平穩(wěn)并有逐漸上升的趨勢(shì)，不僅是資源的浪費(fèi)，也會(huì)給工作中埋藏同事之間因分工不明而引發(fā)的摩擦，不利于建設(shè)和諧的工作環(huán)境。并且高層管理者因工外出就無(wú)法批復(fù)和處理文件，日益繁雜的工作又堆積而至，無(wú)暇顧及事情的輕重緩急，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，管理者可以在遞交文件中標(biāo)明需要處理的時(shí)間和重要程度，緩解了工作壓力。特別是那些工作信息采集量較大的機(jī)構(gòu)，人工就大大增加了額外的負(fù)擔(dān)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以直接順應(yīng)大家的需求，根據(jù)預(yù)定原則進(jìn)行分類上報(bào)，降低差錯(cuò)出現(xiàn)率，從而實(shí)現(xiàn)差誤為0的規(guī)范管理。

3.4 成本效益性

傳統(tǒng)的通知方式利用紙和電話作為媒介，快速發(fā)展的進(jìn)程中哪些方式將制約信息的傳播，并且需要成本較高。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將傳統(tǒng)的通知方式用電子形式傳播出去，尤其是節(jié)約了傳播過(guò)程中長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印的費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的工作形式，與社會(huì)發(fā)展進(jìn)程接軌，更突顯了社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)代化管理標(biāo)志，日耗銷量成倍減少，減少了辦公原始成本的投入。例如發(fā)布的管理辦法、上級(jí)下發(fā)傳閱文件及學(xué)科資料等，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文件保存一項(xiàng)能實(shí)現(xiàn)此功能，用戶將需要信息存入個(gè)人文件柜里，長(zhǎng)期保存不會(huì)被破壞，省掉了傳統(tǒng)傳輸過(guò)程中打印后再進(jìn)行的交流麻煩，節(jié)約成本是不言而喻的了。當(dāng)然那些必須要打印存檔的文件，也可以很好的解決好，化解了電子操作與實(shí)際辦公之間的矛盾。

4 結(jié)論與建議

4.1 結(jié)論

經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)的電子管理系統(tǒng)，順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展需要，能有效的將管理部門(mén)意識(shí)形態(tài)對(duì)開(kāi)，并達(dá)到和諧共處，共同提升的目的。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的開(kāi)發(fā)價(jià)值，并且醫(yī)學(xué)信息、水庫(kù)、電力和高校等企事業(yè)管理中應(yīng)用與推廣，均取得良好的效果。實(shí)際應(yīng)用中需要更新部分老同志的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)其學(xué)習(xí)和交流意識(shí)，讓其接受新思維和新觀念。時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物需要大家以更為包容的態(tài)度接受，同時(shí)也要大膽的應(yīng)用到相關(guān)領(lǐng)域，充分發(fā)揮其價(jià)值與作用。

4.2 建議

（1）加強(qiáng)宣傳，適時(shí)引導(dǎo)

電子信息技術(shù)的更新速度非常之快，一些年紀(jì)較高的使用人員可能一時(shí)間無(wú)法適應(yīng)其更換速度，面對(duì)時(shí)較為茫然。在這樣的大環(huán)境下購(gòu)置者應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，增加引導(dǎo)的力度，避免使用過(guò)程中出現(xiàn)倦怠現(xiàn)象，或者逐漸忘記一些非常用功能。加強(qiáng)宣傳就顯得尤為重要，可以避免不良使用行為導(dǎo)致的差異影響。恰到時(shí)機(jī)的適時(shí)引導(dǎo)，能喚起使用者的新認(rèn)識(shí)，加深對(duì)常用功能的熟練程度，并且能制約更新過(guò)程中出現(xiàn)的不適心理。

（2）規(guī)范管理流程，責(zé)任到人

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用過(guò)程中雖然速度加快了，但是應(yīng)有的程序仍然不能減少，否則就會(huì)導(dǎo)致不必要的麻煩，增加最高決策者的額外負(fù)擔(dān)。按照原有程序進(jìn)行呈報(bào)，分管部門(mén)清楚具體情況能給決策和討論提供參考意見(jiàn)。規(guī)范管理流程起到舉足輕重的作用，責(zé)任到人，可以避免不清楚上級(jí)主管審批部門(mén)的使用者遞交錯(cuò)誤申報(bào)表而影響材料和信息的傳遞。實(shí)際管理中必須狠抓流程，落實(shí)責(zé)任，嚴(yán)格制止各級(jí)申報(bào)行為的出現(xiàn)，防患資料的對(duì)外泄露。

（3）整合資源，提高辦事效率

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的儲(chǔ)存功能，可以儲(chǔ)存文檔、圖片和視頻，給使用者提供了方便的數(shù)據(jù)平臺(tái)，管理者也更容易收集各方面的電子信息資料，各部門(mén)要實(shí)行資源整合，避免使用過(guò)程中的重復(fù)勞動(dòng)，或者幾經(jīng)更替正確信息變換成有誤資源。整合資源，提高資源共同使用程度，能明顯的提高辦事效率，主要表現(xiàn)在資料收集過(guò)程時(shí)間縮短，規(guī)范程度提高。

[1]高玉斌.標(biāo)準(zhǔn)化在編寫(xiě) OA辦公自動(dòng)化項(xiàng)目文檔中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程.2009.8.8:37-39.

[2]李云.OA辦公自動(dòng)化在高校教學(xué)管理中的作用[J].工會(huì)論壇.2010.5:133-134.

[3]楊剛.基于 OA辦公自動(dòng)化的工作流程系統(tǒng)的研究與開(kāi)發(fā)[D].電子科技大學(xué)2006.3