研究所檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系

周海英 郭智慧 李 波

（總后軍事交通運(yùn)輸研究所，天津 300161）

研究所檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系

周海英 郭智慧 李 波

（總后軍事交通運(yùn)輸研究所，天津 300161）

在科研檔案工作中引入績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，既是加強(qiáng)科研檔案管理的需要，也是保障研究所中心任務(wù)的需要。文章首先分析了研究所科研檔案工作的特性，并在此基礎(chǔ)上論述了科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)的意義、主要內(nèi)容以及構(gòu)建績(jī)效評(píng)價(jià)體系的基本原則，結(jié)合工作實(shí)際，明確了構(gòu)建研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系的基本思路，研究確定了評(píng)價(jià)指標(biāo)，構(gòu)建了評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

績(jī)效評(píng)價(jià)；指標(biāo)體系；科研檔案；檔案管理；研究所

1 科研檔案工作特性分析

研究所科研檔案是科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)的全過程積累，是重要的科技儲(chǔ)備資源，也是衡量研究所科研水平的重要標(biāo)志之一?？蒲袡n案工作是科研工作的延續(xù)，在對(duì)科研過程文件進(jìn)行規(guī)范化管理的同時(shí)，還能對(duì)今后的科研工作提供借鑒和指導(dǎo)作用[1]?？蒲袡n案工作具有以下特性。

（1）服務(wù)性?？蒲袡n案管理的最終目的是為科研人員提供檔案服務(wù)，為研究所科研工作發(fā)展提供保障。因此，服務(wù)性是科研檔案工作的最大特性，服務(wù)質(zhì)量水平也自然成為評(píng)價(jià)檔案工作績(jī)效的重要指標(biāo)之一。

（2）連續(xù)性。科研檔案是研究所科研工作的歷史記錄，科研工作的漸進(jìn)性和連續(xù)性決定了科研檔案管理必須具有連續(xù)性，才能真實(shí)、完整地記載研究所科研工作的發(fā)展和取得的科研成果，才能更好地為科研創(chuàng)新服務(wù)。保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定和加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)是保證檔案工作連續(xù)性的根本保證。

（3）時(shí)效性。科研檔案管理的時(shí)效性，即科研項(xiàng)目完成后的一定時(shí)間內(nèi)（通常為兩個(gè)月），檔案人員必須進(jìn)行歸檔管理，通知科研項(xiàng)目組進(jìn)行歸檔，并及時(shí)進(jìn)行立卷整理，以便提供借閱服務(wù)?？蒲袡n案管理的時(shí)效性是體現(xiàn)檔案人員工作積極性與主動(dòng)性的重要因素之一，也是檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)的主要指標(biāo)。

（4）繁瑣性?？蒲袡n案管理是一項(xiàng)繁瑣、細(xì)致的工作，這種繁瑣細(xì)致體現(xiàn)在整理檔案的分類、立卷、編目、鑒定、借閱、匯編、數(shù)字化處理、檔案咨詢等各個(gè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)[2]。以上基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是科研檔案工作的主體，也是績(jī)效評(píng)價(jià)的主要內(nèi)容。

做好科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)的意義有如下幾個(gè)方面。

（1）有利于科研檔案工作健康有序地開展?？蒲袡n案工作績(jī)效評(píng)價(jià)是以擬定的評(píng)價(jià)指標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)科研檔案管理工作進(jìn)行測(cè)量和評(píng)價(jià)。這不僅僅是對(duì)科研檔案管理的檢查和監(jiān)督，更是一個(gè)幫助各級(jí)管理人員發(fā)現(xiàn)問題、查找根源、解決問題的重要過程[3]?？?jī)效評(píng)價(jià)為管理人員提供了一整套工作標(biāo)準(zhǔn)，使管理人員明確工作方向和工作目標(biāo)，自覺規(guī)范檔案工作行為，從而為檔案事業(yè)各項(xiàng)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案工作健康有序地開展。

（2）有利于完善科研檔案管理的責(zé)任機(jī)制?？?jī)效管理是一種責(zé)任機(jī)制，目的在于“分解目標(biāo)，落實(shí)責(zé)任”[4]，也就是將科研檔案工作納入各級(jí)人員的崗位責(zé)任制，將管理職責(zé)落實(shí)到檔案室及各相關(guān)人員，從而有效提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的檔案意識(shí)。通過績(jī)效管理的引入，有利于檔案管理責(zé)任機(jī)制和監(jiān)督制約機(jī)制的形成，達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的目標(biāo)。

（3）有利于充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性與主動(dòng)性。在科研檔案工作中引入績(jī)效評(píng)價(jià)，一方面可以明確檔案人員的工作職責(zé)，直觀地反映檔案工作對(duì)研究所科研管理工作的重要性，引起檔案人員的高度重視和認(rèn)真對(duì)待；另一方面，績(jī)效評(píng)價(jià)通過大量的信息，對(duì)檔案人員工作業(yè)績(jī)做出相對(duì)客觀的認(rèn)定和評(píng)價(jià)，也可使檔案人員有機(jī)會(huì)全面了解自身工作的優(yōu)點(diǎn)和欠缺[5]。以上兩方面因素會(huì)給檔案人員帶來動(dòng)力，同時(shí)也注入壓力，是調(diào)動(dòng)檔案人員工作積極性、主動(dòng)性和責(zé)任感的有效手段。

因此，在科研檔案中引入績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，既是加強(qiáng)科研檔案管理的需求，也是保障研究所中心任務(wù)——科研工作的需求。因此，需要構(gòu)建一套科學(xué)、合理、可行的科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系，切實(shí)加強(qiáng)科研檔案管理，提高服務(wù)，保障質(zhì)量。

2 績(jī)效評(píng)價(jià)的主要內(nèi)容

研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)的主要內(nèi)容，應(yīng)以檔案室履行職能情況作為評(píng)估的主體?？蒲袡n案室既承擔(dān)檔案行政管理職能，又承擔(dān)著檔案實(shí)體管理職能，因此，績(jī)效評(píng)價(jià)必然以這兩項(xiàng)職能為主要內(nèi)容。根據(jù)科研檔案工作的特性及績(jī)效評(píng)價(jià)的價(jià)值取向，科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)的主要內(nèi)容應(yīng)包含以下5個(gè)方面。

（1）組織管理。組織管理是軟環(huán)境內(nèi)容，是指檔案管理是否具備領(lǐng)導(dǎo)重視、分工明確、配合協(xié)調(diào)、責(zé)任到人的組織機(jī)構(gòu)和管理制度[6]。該項(xiàng)內(nèi)容是科研檔案工作順利開展的組織保證。

（2）條件設(shè)施。條件設(shè)施是基礎(chǔ)性內(nèi)容，是指檔案室必須具備符合檔案保管要求的場(chǎng)地、設(shè)施和設(shè)備等。它是科研檔案工作有序開展的必要條件。

（3）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)?；A(chǔ)業(yè)務(wù)是主體性內(nèi)容，是考察檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，包括檔案收集、整理、編目、保管、鑒定、利用等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的開展情況，是績(jī)效評(píng)價(jià)的主要內(nèi)容。

（4）服務(wù)利用。服務(wù)利用是評(píng)價(jià)性內(nèi)容，是檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)的核心和重點(diǎn)。服務(wù)利用包括檢索工具、編研開發(fā)和利用效果等。

（5）安全保密。安全保密也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性內(nèi)容?，F(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中廣泛運(yùn)用，檔案資料的存儲(chǔ)、傳輸逐步電子化、網(wǎng)絡(luò)化，安全保密的評(píng)價(jià)考核也是必不可少的。

3 科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的原則

有什么樣的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)有什么樣的評(píng)價(jià)結(jié)果。對(duì)研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)工作來說，具體的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)必須實(shí)用，同時(shí)要考慮被評(píng)價(jià)單位的現(xiàn)實(shí)情況。因此，在構(gòu)建評(píng)價(jià)體系時(shí)，不僅要考慮績(jī)效評(píng)價(jià)的一般要求，還要結(jié)合科研檔案工作的實(shí)際情況，遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、定性與定量相結(jié)合以及目的性原則。

3.1 科學(xué)性原則

科學(xué)性原則是構(gòu)建科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系的首要原則。對(duì)科研檔案管理進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目蒲袘B(tài)度為前提，以客觀事實(shí)為依據(jù)，運(yùn)用科學(xué)的評(píng)價(jià)手段和方法，避免評(píng)價(jià)者的主觀臆斷和個(gè)人情感因素，最終形成對(duì)主體客觀一致的評(píng)價(jià)。

3.2 系統(tǒng)性原則

科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)本身是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括制度、人員、設(shè)施、技術(shù)等多方面因素。因此，只有運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，從系統(tǒng)的角度出發(fā)，從整體上把握科研檔案工作的特性和功能，從科研檔案管理的可持續(xù)發(fā)展出發(fā)，才能對(duì)其作出整體的分析和評(píng)價(jià)。要準(zhǔn)確分析各要素之間的內(nèi)在聯(lián)系，把各要素看成是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，進(jìn)行不同層次的全方位評(píng)價(jià)。

3.3 定性與定量相結(jié)合原則

科研檔案工作評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)當(dāng)有一定的可度量性，給出標(biāo)準(zhǔn)值和允許的誤差，以便于執(zhí)行；但同時(shí)也應(yīng)考慮到影響效率的復(fù)雜因素，有些目標(biāo)只能用定性的方式進(jìn)行描述與評(píng)價(jià)。將客觀直觀的可量化指標(biāo)用定量方式表達(dá)出來，而將不便、不能量化的結(jié)果以定性的方式描述清楚，才是實(shí)事求是、客觀公正的項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)。

3.4 目的性原則

目的性是評(píng)價(jià)的最基本特征。研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)的目的是了解科研檔案管理工作的現(xiàn)狀，為其今后的發(fā)展提供決策依據(jù)，最終提高科研檔案工作的服務(wù)保障效能。因此，在指標(biāo)體系系統(tǒng)中的各級(jí)、各類、各層指標(biāo)及其權(quán)重必須能全面、完整、充分地體現(xiàn)研究所科研檔案管理所要達(dá)到的目標(biāo)。

4 績(jī)效評(píng)價(jià)體系框架結(jié)構(gòu)與指標(biāo)體系

績(jī)效評(píng)價(jià)體系框架結(jié)構(gòu)的確立是構(gòu)建評(píng)價(jià)體系的首要環(huán)節(jié)，它將決定評(píng)價(jià)指標(biāo)的價(jià)值取向及其操作的難易程度。在這里，本文根據(jù)前文的分析，擬從組織管理、條件設(shè)施、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、服務(wù)利用以及安全保密等5個(gè)維度來構(gòu)建科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際操作的可行性，將評(píng)價(jià)體系確定為三層（圖1）。其中，第一層指標(biāo)是績(jī)效評(píng)價(jià)的最高層指標(biāo)，用來衡量科研檔案工作的最終績(jī)效；第二層和第三層指標(biāo)均是上一層指標(biāo)的進(jìn)一步細(xì)化，主要用來衡量科研檔案工作各個(gè)維度績(jī)效的關(guān)鍵領(lǐng)域，讓績(jī)效評(píng)價(jià)工作具有可操作性，使評(píng)價(jià)結(jié)果具有代表性和較高的認(rèn)同度。

選取具體的評(píng)價(jià)點(diǎn)，將評(píng)價(jià)指標(biāo)具體化，建立評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。具體步驟如下。

（1）選取指標(biāo)。根據(jù)科研檔案工作的職能、目標(biāo)及特性，在第一層指標(biāo)的基礎(chǔ)上，采取“十字對(duì)焦、職責(zé)修正”的思路和方式[7]，盡可能地列舉能夠體現(xiàn)其績(jī)效且符合指標(biāo)選取原則的第二層指標(biāo)，進(jìn)而類推，在第二層指標(biāo)的基礎(chǔ)上列舉第三層指標(biāo)。

（2）優(yōu)選指標(biāo)。結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，由于科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)實(shí)踐還處于探索之中，不能一味地追求大而全的指標(biāo)體系，需要考慮評(píng)價(jià)指標(biāo)的可操作性等問題。為此，本文依據(jù)評(píng)價(jià)工作對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)的一般性要求——可測(cè)度（信度）和代表性（效度）建立優(yōu)選指標(biāo)工具（圖2）[8]，并將第一步選取的指標(biāo)用這一工具進(jìn)行分類，將易測(cè)性強(qiáng)且具有高代表性的指標(biāo)作為評(píng)價(jià)體系的指標(biāo)[9]。

（3）修正指標(biāo)。將優(yōu)選出來的指標(biāo)，再次廣泛征求意見建議，對(duì)相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行調(diào)整和修正，并明確各指標(biāo)的含義，確保指標(biāo)體系的科學(xué)性和可操作性。經(jīng)過修正，本文構(gòu)建的研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系由5個(gè)一級(jí)指標(biāo)、14個(gè)二級(jí)指標(biāo)和39個(gè)三級(jí)指標(biāo)組成。

（4）明確指標(biāo)權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)評(píng)價(jià)工作便于操作的原則，本文采用層次分析法來確定各指標(biāo)權(quán)重[10]，并采用10分制形式作為各指標(biāo)評(píng)分的標(biāo)準(zhǔn)（表1）。

圖1 研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系框架結(jié)構(gòu)

表1 研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)體系

圖2 績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)的優(yōu)選級(jí)別

5 績(jī)效評(píng)價(jià)體系的實(shí)施

本文所提到的科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)，是針對(duì)檔案管理部門進(jìn)行的考核，對(duì)檔案管理人員的個(gè)人評(píng)價(jià)暫不做考慮。因此，該評(píng)價(jià)體系適用于上級(jí)主管機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)單位科研檔案工作的考核評(píng)價(jià)，考核小組成員由上級(jí)機(jī)關(guān)人員組成?？己诵〗M通過對(duì)被考評(píng)單位科研檔案工作在組織管理、條件設(shè)施、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、服務(wù)利用以及安全保密等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，打分，最后確定各被考評(píng)單位科研檔案工作最終排序?？己说淖罱K結(jié)果是評(píng)出優(yōu)良等級(jí)，并以相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行獎(jiǎng)懲。鑒于績(jī)效評(píng)價(jià)在系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行，因此應(yīng)首先制定下發(fā)《科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制實(shí)施辦法》，確定考核分?jǐn)?shù)、等級(jí)以及對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度等，然后對(duì)應(yīng)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行一定的表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

6 結(jié)語

科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)是績(jī)效評(píng)價(jià)工作得以有效開展的重要基礎(chǔ)[11]。研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其標(biāo)準(zhǔn)的主要作用是為研究所科研檔案管理這一特殊的服務(wù)保障工作提供相對(duì)客觀的評(píng)判依據(jù)和基準(zhǔn)。此指標(biāo)體系是對(duì)研究所科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)的探索和嘗試，經(jīng)信度和效度檢測(cè)均具有良好的可靠性，但在實(shí)際操作中，由于影響科研檔案工作績(jī)效評(píng)價(jià)的因素很多，此指標(biāo)體系還有待于逐步發(fā)展和完善，關(guān)于指標(biāo)權(quán)重的確立以及評(píng)價(jià)方法的研究，也需要繼續(xù)深入探索。

[1] 李淼.新時(shí)期科研檔案資源開發(fā)研究[J].蘭臺(tái)世界,2010(11):34-35.

[2] 陳雪.檔案工作的特點(diǎn)及檔案人員職業(yè)素質(zhì)要求初探[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品,2010(11):255.

[3] 董慶鵬.博物館的績(jī)效管理論述[J].科學(xué)與財(cái)富,2011(5):373-374.

[4] 于娟.淺談績(jī)效考核在檔案管理工作中的作用[J].管理科學(xué),2010(31):66.

[5] 孫春蘭.檔案管理中的績(jī)效評(píng)價(jià)[J].綏化學(xué)院學(xué)報(bào),2008(6):176-177.

[6] 張璟瑜.企業(yè)檔案管理的績(jī)效評(píng)價(jià)體系[J].山西檔案,2010(3):17-20.

[7] 徐斌.績(jī)效管理流程與實(shí)務(wù)[M].北京:人民郵電出版社,2006.

[8] 于長(zhǎng)海,高立波.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)滿意度評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的信度與效度研究[J].中國(guó)全科醫(yī)學(xué),2012(10):1079-1080.

[9] 孔令謙.圖書館競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)服務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系[J].圖書館學(xué)刊,2012(3):72-75.

[10] 呂元智.公共檔案館服務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建[J].上海檔案,2011(3):15-19.

[11] 楊道玲.服務(wù)導(dǎo)向的政府部門電子政務(wù)績(jī)效評(píng)估研究[D].武漢:武漢大學(xué),2008:92-93.

Study on Evaluating System abou t Per form ance of Scien tific Research Archives Work in Institute

Zhou Haiying, Guo Zhihui, Li Bo
(M ilitary Transportation Institute of the General Logistics Department, Tianjin 300161)

It’s necessary for both strengthening the management of scientif c research archives and guaranteeing the core tasks of institute that introducing performance evaluating mechanism into scientific research archives work. In this paper the characteristics of scientif c research archives work in institute were analyzed f rstly, and then the meaning and contents of perform ance evaluating of scientif c research archives work as well as the basic principles of constructing the evaluating system about performance were discussed; according to the practical work the basic thoughts of constructing the evaluating system about performance of scientif c research archives work in institute were ensured, the evaluating indexes were studied and determ ined, the evaluating indexes system was constructed.

performance evaluating, index system, scientif c research archives, archives management, institute

G271

：ADOI：10.3772/j.issn.1674-1544.2013.01.017

周海英（1973- ），女，碩士，工程師，研究方向：科技成果、檔案管理。

2013年1月3日。