加強高職院校設備采購工作的思考

謝景權(quán)

（無錫職業(yè)技術學院，江蘇 無錫 214121）

近年來，高職院校用于購置儀器設備的投入不斷增長，以我院為例，截止2012年底，設備總值已達到1.7億元，生均值超過1.4萬元。如何做好設備采購工作，提高公共財政資金的使用效益，是一個值得重視的問題。筆者從梳理設備采購流程出發(fā)，結(jié)合采購前、采購中、采購后的幾個重要環(huán)節(jié)，進行了探索性的思考。

1 采購計劃及預算環(huán)節(jié)

《政府采購法》等相關法律法規(guī)都明確要求，政府采購必須按照批準的預算執(zhí)行。在實際執(zhí)行中，預算不到位，會使學院的采購工作無法做到通盤籌劃，甚至會出現(xiàn)短期內(nèi)對同類設備（如計算機、服務器）進行重復招標的現(xiàn)象，采購工作處于無序狀態(tài)，采購部門疲于應付。

預算不到位的原因有以下幾點：一方面學院管理層對預算管理重視程度不夠，預算是一回事，實際執(zhí)行又是另外一回事，使預算流于形式；個別老師在項目申報采購預算時應付了事，一定程度上也影響了預算編制的準確性。另一方面，高校的經(jīng)費來源和使用不同于政府機關。從來源來看雖然主要來源于國家財政撥款，但其經(jīng)費來源渠道較多，資金構(gòu)成較為復雜，包括縱向、橫向科研經(jīng)費，部、省、市專項經(jīng)費及各類捐贈資金等，這些常規(guī)撥款外經(jīng)費的數(shù)額和到位時間上難以確定，增加了預算的不確定性。

針對以上情況，筆者認為高職院校理應按《政府采購法》的要求加強采購工作中的預算管理。其一，學院上下應充分重視預算管理工作，對納入預算的優(yōu)先采購，預算外非特殊情況的不予采購，增加預算的剛性約束。其二，加強預算編制的準確性，強化預算編制的績效管理。根據(jù)項目最終執(zhí)行情況對預算編制進行績效考核。預算編制準確的單位，在安排下一年度預算時予以優(yōu)先考慮，形成倒逼機制。其三，鑒于高校經(jīng)費來源渠道多元，常規(guī)撥款外的其他專項經(jīng)費執(zhí)行周期比較緊的現(xiàn)狀，各申購部門根據(jù)部門發(fā)展規(guī)劃建立項目庫的做法值得肯定。通過立項論證的項目，成熟一個入庫一個。對于項目庫中的項目分清輕重緩急，合理確定先后順序，這樣有利于預算外經(jīng)費到位后，馬上有相應的項目能銜接上，既可有效避免“突擊花錢”，又能確保重點及緊急項目支出的需要，提高資金的使用效益。

2 項目調(diào)研及論證環(huán)節(jié)

對于學校來說，項目立項實施前充分、準確的調(diào)研論證，不僅直接關系到預算制定的科學準確，同時也是順利實施采購，確保設備采購質(zhì)量和效益的關鍵。相反，項目調(diào)研不充分、論證不嚴謹，會對后期的執(zhí)行帶來諸多問題。比如，對設備價格心中沒底，會出現(xiàn)實際采購價格嚴重超出預算的情況；未充分考慮與設備配套的水、電、氣等輔助設施，勢必會影響設備的正常使用；對應進行招標采購的設備指定了生產(chǎn)廠家及規(guī)格、型號等，或僅提供設備名稱但未明確詳細的技術要求，會給后期實施采購帶來困難；對學院設備存量缺少了解，導致盲目購置、重復購置現(xiàn)象，影響資金的使用效益等等。

筆者認為解決項目調(diào)研及論證環(huán)節(jié)存在的問題應從以下幾個方面入手：其一，應從學校層面規(guī)范項目管理，明確項目負責人的職責，明晰項目申報、論證、立項、實施等工作流程及要求，避免項目論證流于形式。項目申報部門、預審立項歸口管理部門（如教務處、科產(chǎn)處）、采購部門既要分段負責、層層落實管理責任，又要避免因條塊分割，各自獨立管理，而出現(xiàn)不同職能部門對申購部門各提各的要求，導致申購部門不斷補報材料。其二，一般來說，項目在通過立項論證、同意實施之后，才能明確項目資金來源，對于此前調(diào)研階段發(fā)生的費用，學院應設立專門的經(jīng)費，避免前期調(diào)研因缺少必要的經(jīng)費而停留于“紙上談兵”。實踐證明，通過前期的充分調(diào)研，所節(jié)約的設備采購資金是驚人的，遠遠多于學院專項經(jīng)費的投入。其三，學院應鼓勵教師走出去，讓他們多參加各種設備展會，了解各自專業(yè)領域設備發(fā)展現(xiàn)狀；加強校際交流，了解兄弟院校實施同類項目時的經(jīng)驗和教訓；強化校企交流，向擁有同類設備的企業(yè)了解他們對設備使用情況的評價等。

3 采購實施環(huán)節(jié)

3.1 采購方式的選擇

按照《政府采購法》的有關規(guī)定，政府采購分為政府集中采購、部門集中采購、分散采購等三大類，同時不同大類下又可分為公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購及國務院政府采購監(jiān)督管理部門認定的其他采購方式（如：協(xié)議供貨、定點采購、批量集中采購等）。屬于分散采購大類的，各學校在實際執(zhí)行時，都會根據(jù)有關法律法規(guī)制定本校的招標限額，如我院規(guī)定單項或批量金額達到5萬及以上應該采用招標的方式進行采購，但在執(zhí)行時，如果不根據(jù)實際情況靈活運用政府采購方式，一味生搬硬套，往往會出現(xiàn)有效投標單位不足三家而流標，造成采購效率低下，甚至會因設備供應不及時而影響正常的教學秩序。比如，我院智能工廠項目需采購一臺磨床，經(jīng)前期調(diào)研，國內(nèi)生產(chǎn)廠商中只有長沙機床廠生產(chǎn)的磨床技術指標達到學院要求，如果對該采購項目采用公開招標的方式，勢必會造成符合條件的供應商不足三家而流標。再如，我院于2010年通過公開招標方式確定了全院安防系統(tǒng)的供應商，2011年智能工廠廠房建成后，智能工廠周邊也需增建安防系統(tǒng)，預算金額超過5萬。如果對此項目重新招標，產(chǎn)生新的中標單位，新建系統(tǒng)與老系統(tǒng)的兼容、系統(tǒng)后期的維護等方面會出現(xiàn)諸多現(xiàn)實問題。

設備采購中應堅持“靈活運用采購方式，提高采購效率”的原則。根據(jù)申購部門不同項目特點和《政府采購法》的有關規(guī)定，靈活運用公開招標、邀請招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購等采購方式，做到既要堅持原則，又要靈活運用，合理降低采購的人力及時間成本，提高效率。比如，對采購小批量通用類設備，如計算機、服務器、投影機等，應盡量選用政府采購中心協(xié)議供貨專欄公布的當期中標型號，這樣可大幅縮短采購周期。再比如，對上述智能工廠周邊安防系統(tǒng)項目完全可以采取跟標的方式（不超過原中標合同金額的10%）。采購方式的選用，同時要注意應建立在充分調(diào)研論證的基礎上，特別是采用單一來源這類缺少競爭性的采購方式時，更應避免因調(diào)研不充分，對市場價格不了解，而導致高價買了低質(zhì)的東西，使學校利益蒙受損失。

3.2 招標文件的編制

完善的招標文件應包含投標人的資格要求，招標項目的技術規(guī)格、要求、數(shù)量，合同主要條款，評標方法、評標標準等關鍵信息。實際執(zhí)行中，特別是學校實施的分散采購招標項目，往往不規(guī)范，將本應在招標文件中一次性告知的內(nèi)容分成三部分：1）在招標公告中先對投標人的資格作出要求；2）在公告期間對招標項目的技術規(guī)格、要求再進行細化，形成招標文件；3）評標方法、評標標準等在招標文件中語焉不詳，在開標前再約請有關專家討論確定。這種做法導致的結(jié)果是：一方面，招標文件要求不明確，廠家不知道該如何響應招標文件；另一方面，即使產(chǎn)生了評標結(jié)果，也容易讓人覺得中標單位已經(jīng)內(nèi)定，質(zhì)疑招標工作的公平。

要解決這方面的問題筆者認為：一是學校應規(guī)范招標文件的格式及內(nèi)容。招標文件中的技術要求、參數(shù)等應明確，不能模棱兩可，以避免因要求不明確，而導致各投標人對招標文件的不同理解；評標方法、評標標準等關鍵信息必須在招標文件中予以明確告知，不能把招標文件中評分標準之外的其他要求作為評分辦法，導致對投標單位的不公。二是評分辦法及細則作為招投標雙方都必須遵循的“游戲規(guī)則”，在制訂時要根據(jù)項目實際情況，采取定性與定量評價相結(jié)合、明標與暗標相結(jié)合、實物評標與投標書評標相結(jié)合等方法，靈活設置評標辦法，做到評標辦法既明確，又便于操作。比如：在家具、新生生活用品招標中，要求每家投標商必須提供樣品，專家根據(jù)樣品情況打樣品分，并將樣品設置為暗標，增加評標的公正性。三是從工作流程上要求對招標文件實行審簽制度。由申購部門、招標部門、財務及紀監(jiān)審監(jiān)督部門成員及有關專家從各自專業(yè)角度對招標文件進行把關，只有通過審簽的招標文件方可對外發(fā)布。

3.3 采購合同的簽訂

無論設備采購采用了何種采購方式，供應商確定后一般都要簽訂采購合同。在簽訂合同時，如不對一些問題加以重視，項目最終的實施效果就會大打折扣。比如：未將合同文本與招標文件、投標文件中有關內(nèi)容進行認真核對，對中標人在合同文本中的“縮水”條款審查不嚴；合同中未明確違約責任，導致供應商違約時找不到合法依據(jù)，無法有效追償；在設備采購（如機床）中，合同中設備吊裝費用不確定，易產(chǎn)生糾紛和矛盾等等。

加強這方面的工作，一是要根據(jù)監(jiān)督制度的要求，采購經(jīng)辦人、合同審核及驗收人員相分離，不能由采購經(jīng)辦人一桿子管到底，缺少監(jiān)督，容易導致內(nèi)外勾結(jié)，損害學院的利益。二是訂立合同時，合同中標的、數(shù)量、質(zhì)量指標、價款、付款方式、履行期限、送貨地點、雙方權(quán)利及義務、違約責任、質(zhì)保條款等內(nèi)容必須完整、明確。三是按政府相關法律規(guī)定，實行合同審簽制度。分別由不同職能部門及法律專家，根據(jù)招標文件、投標文件等有關資料，分別從不同關注點對合同進行審核。

4 設備的驗收環(huán)節(jié)

設備采購中，經(jīng)常出現(xiàn)重視前期確定供應商及產(chǎn)品價格等環(huán)節(jié)，往往會忽視后期設備到位后的質(zhì)量驗收工作。驗收不嚴、不細，會使前期各環(huán)節(jié)的努力前功盡棄。比如：我院在采購電腦時，合同上明確要求CPU是I5系列的，實際供貨的時候，供應商以次充好，將CPU換成I3系列，此外，內(nèi)存上要求是1＊4G，而實際供貨時用2＊2G內(nèi)存代替。驗收人員如對計算機配置不熟悉，未按合同逐項驗收，容易導致不合要求的產(chǎn)品蒙混過關。

質(zhì)量驗收是合同履行中的重要內(nèi)容，也是整個采購流程中的重要環(huán)節(jié)。各校應建立職責明確、可操作性強的驗收制度，規(guī)范驗收流程。對于小額設備，由申購部門牽頭組織相關人員進行驗收；對于大額設備，應由申購部門、歸口管理部門、資產(chǎn)管理部門、財務部門、紀監(jiān)審部門及有關專家組成驗收小組，進行專項驗收；對校內(nèi)沒有能力驗收的設備，應委托國家認可的質(zhì)量檢測機構(gòu)參加驗收。此外，甚至可以利用供應商之間的競爭機制，約請其他供應商代表參與驗收，利用體外監(jiān)督發(fā)現(xiàn)中標商的不實承諾。

高校設備采購工作涉及面廣、責任重大，在今后的工作中，我們應以“程序合法、價格合理、設備合用”為工作目標，不斷探索采購工作新途徑和新方法，更好地服務于教學、科研一線。

［1］董偉，深化高校政府采購工作的思考［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2010（2）：129－130.

［2］杜文平，對提升高校政府采購工作效率的幾點思考［J］.大學教育，2012（5）：112－113.

［3］賈愛平，蘭州交通大學政府采購項目管理［D］.西安：西安理工大學，2009.