信息化時(shí)代高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

彭利華，陳永強(qiáng)

（1.武漢紡織大學(xué) 檔案室，湖北 武漢 430073；2.武漢紡織大學(xué) 數(shù)學(xué)與計(jì)算機(jī)學(xué)院，湖北 武漢 430073）

隨著檔案學(xué)研究領(lǐng)域的開闊與多學(xué)科化，研究內(nèi)容的豐富與深化，檔案工作實(shí)踐中層出不窮的新事物、新問題強(qiáng)烈地呼喚著檔案工作人員的綜合素質(zhì)不斷提高。檔案信息化是一項(xiàng)嶄新的事業(yè)，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是檔案工作者長期面對和堅(jiān)持的工作，其核心力量是人才隊(duì)伍的建設(shè)。

一、高校檔案管理職業(yè)素質(zhì)要求

高校檔案人員應(yīng)具有良好的政治水平和思想政治素質(zhì)，較強(qiáng)的服務(wù)意識，能提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。工作中應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，任勞任怨，堅(jiān)持原則，具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)和較強(qiáng)的事業(yè)心。

掌握檔案管理專業(yè)知識和工作技能技巧，具有一定的知識面和相應(yīng)的學(xué)科知識，了解分管檔案所涉及的內(nèi)容，可準(zhǔn)確分類編寫檔案，能合理地綜合使用開發(fā)檔案。

掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，具有辦公軟件、數(shù)據(jù)庫和多媒體應(yīng)用等操作應(yīng)用能力，掌握檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化知識，不斷強(qiáng)化檔案人員的創(chuàng)新觀念和信息化適應(yīng)能力。

要有較強(qiáng)的法律意識，努力學(xué)習(xí)和遵守《檔案法》、《保密法》及高校有關(guān)檔案管理方面的規(guī)章制度。

二、當(dāng)前高校檔案管理存在的問題

管理意識上，高校部分有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏重視，管理人員把檔案部門看成是機(jī)密重地，檔案信息發(fā)布渠道越窄越好，認(rèn)為只要能維持現(xiàn)狀，不出大的問題即可。管理中大鍋飯、吃皇糧的思想大量存在，能者多勞是很多領(lǐng)導(dǎo)的口頭禪，“干多干少一個(gè)樣”的管理思路成為檔案行業(yè)內(nèi)部人才流失、優(yōu)秀人才引不進(jìn)來和檔案人員不愿進(jìn)取的因素。

人員技術(shù)素質(zhì)上，檔案工作隊(duì)伍缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的“全才”，觀念及管理模式陳舊，缺乏創(chuàng)新精神。大多數(shù)人員知識結(jié)構(gòu)比較單一，意識還停留在傳統(tǒng)觀念上，技術(shù)知識層面上還不具備檔案信息化管理素質(zhì)。檔案部門僅僅滿足傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案工作人員普遍只適應(yīng)手工管理方式，不了解也不想接觸現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識。

投入資源上，普遍存在投入較少的問題，檔案部門軟硬件很難獲得大規(guī)模提升，人員也得不到應(yīng)有的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)。高校檔案信息化所需要的設(shè)備無法到位，全校各組成部門工作的信息化程度不高，管理信息的互通和共享不夠。在檔案管理人員的來源和使用方面，檔案部門成了解決教師人才引進(jìn)家屬和學(xué)校教職工轉(zhuǎn)崗及冗員的部門，使檔案信息化管理的普及難以實(shí)現(xiàn)。

三、高校檔案管理職業(yè)素質(zhì)提高途經(jīng)

（一）全面了解檔案管理

充分認(rèn)識到檔案是無形資產(chǎn)，在高校的全盤工作中起著重要的輔助作用，應(yīng)把檔案工作放到重要的議事日程。高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與支持能充分激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，并設(shè)身處地了解他們的處境和情感，取得相互理解、信任和尊重，促進(jìn)他們更積極主動(dòng)地完成檔案工作。

（二）建立激勵(lì)機(jī)制

把干多干少、能力高低與高校檔案管理人員的工資獎(jiǎng)金、職稱評定、年終評比、提拔使用和福利待遇切實(shí)地相互聯(lián)系起來，建立長期有效的激勵(lì)機(jī)制并使其制度化。

（三）制定人才發(fā)展戰(zhàn)略

當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展速度已經(jīng)超過了檔案行業(yè)隊(duì)伍建設(shè)的速度，因此對檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)已是迫在眉睫。加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識培訓(xùn)，使每一位檔案工作者懂得必備的檔案信息管理知識和信息技術(shù)的應(yīng)用知識，具有適應(yīng)信息化挑戰(zhàn)的能力，提高應(yīng)用信息技術(shù)和駕馭信息資源的整體素質(zhì)。在條件許可的情況下，選拔中青年管理人員到大專院校有針對性地進(jìn)行委托培養(yǎng)，切實(shí)提高現(xiàn)代化管理、信息技術(shù)、信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。

（四）提高檔案人員綜合素質(zhì)

高校檔案管理人員觀念的更新、認(rèn)識的改變、管理模式的改進(jìn)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)與技術(shù)技能的提高是高校檔案信息化的重要保證。檔案信息化是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，對于高校人力資源開發(fā)和人才隊(duì)伍建設(shè)都有特殊的要求，必須樹立依靠人才的思想，以觀念更新為先導(dǎo)、技術(shù)保障為手段。

首先，加強(qiáng)高校檔案管理人員的思想政治教育，培養(yǎng)較高的政治水平。嚴(yán)格遵守國家的有關(guān)法律、法規(guī)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》和學(xué)校有關(guān)規(guī)章制度，不斷增強(qiáng)法制觀念。樹立不為名利、敬業(yè)愛崗、甘于寂寞、埋頭苦干、全心全意為教職工服務(wù)的奉獻(xiàn)精神。

其次，加強(qiáng)高校檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。高校檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求高校檔案管理人員具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，能不斷豐富檔案專業(yè)理論知識，熟悉高校檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟。在信息時(shí)代，要用科學(xué)的手段，深入研究檔案的管理方法和檔案資源的開發(fā)利用，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、多媒體等技術(shù)，把先進(jìn)的信息技術(shù)管理手段應(yīng)用到檔案工作中，用現(xiàn)代化管理理念駕馭信息技術(shù)，用信息技術(shù)提升檔案管理水平。

再次，高校檔案管理人員要不斷地更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)。高校檔案資源作為高校的基礎(chǔ)性原生信息源需要得到深入廣泛地開發(fā)和利用，高校檔案管理作為高校的基礎(chǔ)性管理工作應(yīng)該在管理模式和方式上進(jìn)行變革。高校檔案工作者必須確定正確的指導(dǎo)思想，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)。每個(gè)高校檔案管理人員要認(rèn)識到高校檔案管理的現(xiàn)代化是檔案管理內(nèi)涵和手段的深刻變革，其內(nèi)涵不僅是實(shí)物對象，其手段不是簡單的手工操作計(jì)算機(jī)化，其目標(biāo)也不是單純的檔案知識館藏化，而是要用科學(xué)先進(jìn)的檔案管理信息化方法，更加全面、方便、簡潔地服務(wù)高校教職工，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化。

四、總結(jié)

高校檔案信息化必須改變傳統(tǒng)的高校檔案管理理念和運(yùn)行模式，將改變高校檔案資源的積累過程、存儲(chǔ)介質(zhì)、保存形態(tài)、檢索手段、利用方式等各個(gè)方面和階段。高校檔案信息化是新事物，將打破傳統(tǒng)的高校檔案管理隊(duì)伍模式，更加注重復(fù)合型的素質(zhì)要求。高校檔案管理人員要由傳統(tǒng)檔案管理者向現(xiàn)代檔案信息管理者轉(zhuǎn)變，具備信息化時(shí)代高校檔案管理的綜合職業(yè)素質(zhì)。

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