我國中小物流企業(yè)內部控制應用問題淺析

馬 芹

一、我國內部控制概況

內部控制是指由企業(yè)董事會、經理層以及其他員工實施的，為財務報告的可靠性、經營活動的效率效果、相關法律的遵循行等目標的實現而提供的合理保證的過程。這一概念最早是美國的COSO委員會在1992年定義的。在2013年5月14日COSO發(fā)布2013InternalControl–IntegratedFramework(Framework),新版2013COSO框架希望針對企業(yè)近些年的新情況和新問題給出建議，并且進一步指導使用者理解“有效的內控控制”實現的必要元素。內部控制在我國的制定是2008年5月五部委聯合發(fā)布的《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，這是我國第一部關于企業(yè)內部控制的基本規(guī)范。該基本規(guī)范自2009年7月1日起在上市公司范圍內實施，并且鼓勵非上市的其他大中型企業(yè)執(zhí)行。2010年4月五部委又聯合發(fā)布了《企業(yè)內部控制評價指引》（1個）、《企業(yè)內部控制應用指引》（16個）和《企業(yè)內部控制鑒證指引》（1個），并規(guī)定自2011年1月1日起首先在境內外同時上市的公司施行，自2012年1月1日擴大到上交所、深交所主板上市的公司執(zhí)行，并鼓勵非上市打針行企業(yè)提前執(zhí)行。

從企業(yè)管理角度思考，內部控制在企業(yè)管理中處于核心地位，已成為企業(yè)不可或缺的管理機制。隨著社會競爭的加劇，內部控制應用的好壞越來越成為企業(yè)生存的主要決定因素。物流行業(yè)作為一項新興的行業(yè)，要想保持良好的速度發(fā)展下去就必須從自身的經營管理入手，不斷完善內部控制的應用。然而，現階段我國中小物流企業(yè)發(fā)展迅速，在擴張規(guī)模的同時并沒有很好的注意到企業(yè)自身的經營與發(fā)展，于是出現一些經營規(guī)模小、經營次序混亂、安全事故時有發(fā)生和企業(yè)內部各種制度不健全等特點。中小物流企業(yè)想克服這些不足進一步發(fā)展，不得不依靠規(guī)范的內部控制。

二、我國中小物流企業(yè)內部控制應用存在的問題

（一）內部控制環(huán)境較差

首先，我國對內部控制的研究起步較晚，導致中小物流企業(yè)的管理層對內部控制的理論的意識很淡薄。他們認為內部控制就是內部監(jiān)督，就是制定一些規(guī)章制度來約束員工的行為，不能為企業(yè)創(chuàng)造經濟價值。而且，他們認為憑自己的管理經驗就可以保證公司的正常運營，制定內部控制是對他們管理經營權的干預，并且受經濟利益的驅使，管理層更注重經營而忽視管理，這樣內部控制的應用缺少了管理層的支持。

其次，組織機構設置不合理。物流行業(yè)是一個新興的行業(yè)，很多中小物流企業(yè)發(fā)展的時間也不長，這樣就使得企業(yè)的董事會、監(jiān)事會和內部審計部門等的缺失。由于企業(yè)規(guī)模小、人員不足，導致企業(yè)各內部機構間、各經辦人員間缺乏職責權利的牽制，出現了董事長與總經理身為一人、董事會和總經理班子人員重疊。這種交叉任職的后果就是董事會與總經理班子之間權責不清、制衡力度減弱、一人獨權。

再次，人力資源管理滯后。現階段，許多中小物流企業(yè)在員工崗位培訓方面沒有形成完善的制度，當前物流企業(yè)員工普遍存在綜合素質不高的問題。而且在進行人員招聘的時候，許多中小物流企業(yè)不重視對專業(yè)能力的考核，沒有制定良好的人力資源計劃，沒有明確的聘用與辭退機制和積極有效的激勵機制，提供給員工的發(fā)展空間較小，這樣就會使員工缺乏積極的工作和創(chuàng)造熱情。

最后，沒有形成積極健康的企業(yè)文化。中小物流企業(yè)普遍對企業(yè)文化的建設和認識程度不夠，企業(yè)的管理者不重視誠信和道德觀念的建設，管理層對企業(yè)出現的問題不及時積極的提出處理意見而是睜一只眼閉一只眼。在這種環(huán)境下，企業(yè)從內部就形成了一種不良的作風，整個企業(yè)缺乏一種積極向上的正能量，員工在心中對企業(yè)也沒有精神上的認可。

（二）缺乏有效的風險管理

一方面，中小物流企業(yè)的管理層對風險的識別度不夠。由于中小物流企業(yè)管理層的職業(yè)素質不是很高，導致他們對企業(yè)的風險意識比較淡薄，不能全面的認識到企業(yè)可能面臨的風險。比如，外部環(huán)境的風險：科技發(fā)展帶來配送上裝置改變的風險；顧客要求發(fā)貨上高速度的風險；新物流法頒布帶來的風險；自然災害導致的貨物損壞的風險等。內部環(huán)境的風險：人員流失的風險；倉儲中安全事故的風險；財務狀況的風險等。

另一方面，大多數中小物流公司并沒有建立積極有效的風險管理機制。企業(yè)對經營中可能出現的比如資金短缺、償債能力不足等財務風險的評估與防范認識不足；對與客戶可能出現的合同風險、分包商的責任風險等也沒有制定書面文件進行責任的歸咎。

另外，缺乏行之有效的風險應對措施。中小物流企業(yè)的管理層應該考慮風險如何被控制，企業(yè)應該根據風險分析的結果結合風險承受度，權衡風險與收益，確定風險應對措施。但是，目前，并沒有設立專門的內審機構進行風險的預測與防范，也沒有根據企業(yè)可能出現的問題制定一系列的風險預警機制。

（三）控制活動不規(guī)范

第一，業(yè)務流程不規(guī)范。由于中小物流企業(yè)規(guī)模較小、人力或物力資源不是很充分，就會導致一些必要的程序的簡化，業(yè)務流程比較混亂。比如很多崗位需要分離，像接收訂單與派車，收款與開票，送貨與貨物追蹤等。而在現實中，很多中小物流企業(yè)為了壓縮成本，一個業(yè)務員同時負責整個流程，丟貨、發(fā)錯車等時有發(fā)生。

第二，規(guī)章制度不健全。一些物流公司沒有完整的公司章程和員工手冊，也沒有把員工的工資與業(yè)績考核掛鉤，這樣就會使整個公司的運營沒有戰(zhàn)略上的指導，公司運營陷入混亂。

（四）信息與溝通存在不足

一個良好的信息與溝通系統(tǒng)有助于提高內部控制的效率和效果，但是我國的中小物流企業(yè)大多沒有科學的組織結構，沒有標準化的工作流程，所以也就不可能形成暢通有效的信息傳遞渠道。另外，中小物流企業(yè)由于人員技術水平有限，一些先進的管理技術軟件還不能積極有效的使用，比如WMS（倉庫管理系統(tǒng)）和物流ERP系統(tǒng)（保持企業(yè)與貨主、供應商信息交換的業(yè)務系統(tǒng)）。這就使得信息的存儲與傳遞在各個合作商之間缺乏有效的溝通。

（五）缺乏內部監(jiān)督機制

很多中小物流企業(yè)并未設立專門的內部審計機構，即使有些公司設立內部審計部門但是也相對比較簡單，得不到企業(yè)的重視并且高層對其施加壓力使得內審人員職責受限。并且還有一些企業(yè)對會計和內部審計的職能認識不清，為了節(jié)省開支通常把會計和內部審計合二為一，這樣機構之間缺乏獨立性，也就缺乏相應的監(jiān)督機構。

三、加強我國中小物流企業(yè)內部控制應用的建議

（一）健全內部控制環(huán)境，強化內部控制意識

內部控制環(huán)境是中小物流企業(yè)實施內部控制的基礎，直接影響內部控制實施的效果。首先，管理層必須提高對內部控制的認識，要從思想上認可內部控制并不是干預管理而是對公司的管理與發(fā)展起指導規(guī)范作用。這就要求管理層通過培訓等方式加強學習，明確目標并建立正確合理的經營觀念，認真參與內部控制的設計，嚴格遵守內部控制。其次，要根據中小物流企業(yè)的實際情況設立合理的組織機構，不能因為公司規(guī)模小就減少機構的設置，對于重要的牽制職位還是應該各設其職，不相容的職務嚴格分設崗位，杜絕一人權利過于集中而獨控公司的情況。再次，對于人力資源管理上應該制定人力資源規(guī)劃并規(guī)范管理模式，強化對外招聘的力度，而且中小物流企業(yè)可以對員工進行規(guī)劃，為其量身制定發(fā)展的職業(yè)生涯設計，幫助員工在企業(yè)中找到自己的位置，使其更好地為公司服務；制定一些激勵機制，從多方面激勵員工。最后，建立完善企業(yè)文化。企業(yè)文化是全體員工的共同價值觀，具有較強的凝聚力。作為中小物流企業(yè)應該定期進行公司文化的宣講，組織開展誠信和道德文明建設，在員工招聘進入企業(yè)的時候著重介紹企業(yè)文化，讓新員工了解企業(yè)文化并認可企業(yè)文化，各層管理者也要時刻謹記企業(yè)文化，嚴格按照公司的各項要求規(guī)范自己的行為。

（二）加強中小物流企業(yè)風險管理

中小物流企業(yè)面對日趨激烈的生存競爭環(huán)境，要想使企業(yè)能夠做好做大就必須時刻警醒可能出現的風險，建立積極有效的風險管理系統(tǒng)。例如建立風險預警、識別、評價和報告等，對企業(yè)的風險進行全面的控制。一方面，管理層要強化風險意識，積極進行關于風險方面的培訓學習，然后根據公司的實際情況制定出可能出現的風險以及相應的風險防范應對措施。另一方面，做好財務風險的控制，通過對企業(yè)財務指標的監(jiān)控定期對經營活動進行評價，而且分析財務風險成因有關的指標變量及異常數據，確定財務風險的控制點，以達到預測和警示風險的目標，包括籌資風險的評估，合理安排企業(yè)籌資結構，制定償還計劃。

（三）規(guī)范控制活動

控制活動貫穿于企業(yè)內部各個層級和所有的職能部門，它直接影響各種政策和程序在企業(yè)中的應用。所以作為中小物流企業(yè)，除了要遵守國家頒布的各種法規(guī)條文及符合會計政策外，應該在工作流程上多向那些運作良好規(guī)模較大的企業(yè)學習，經常進行外出參觀學習，根據自身情況設計一條運作精良的工作流程，即使是很簡單的流程也要嚴格按照規(guī)定進行操作，不相容的職位一定要進行分離，定期對重要崗位進行輪崗。而且，還要制定公司規(guī)章和員工手冊，對員工的工作定期進行獎勵處罰，定期對員工進行技術上的指導。

（四）強化信息與溝通

信息對于企業(yè)決策至關重要，小物流企業(yè)應建立信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化信息結構，提高企業(yè)信息化管理水平。積極通過內外部多種渠道收集信息，包括但不限于行業(yè)信息、宏微觀經濟信息、政策法規(guī)信息、監(jiān)管信息等，并對這些信息進行加工處理以獲得決策依據。一方面，企業(yè)應充分利用信息技術手段，建立高效的內部控制信息系統(tǒng)，加強信息在各部門之間的傳遞與溝通，通過信息交流使各個部門能及時、準確了解企業(yè)的資金流和物流情況，確保信息的真實性和有效性，提高企業(yè)決策科學性。而且內部溝通還應讓員工積極發(fā)言，對于公司可以隨便發(fā)表一些建議和改進方法，在以人為本的基礎上不斷提高人才管理；另一方面，強化物流企業(yè)與外部相關部門的溝通力度，完善預警機制以便及時糾正企業(yè)錯誤信息，進一步完善內部控制體系。

（五）建立內部監(jiān)督機制

內部監(jiān)督可以保證企業(yè)內部控制工作的有效運行，建立內部監(jiān)督機制對于健全內部控制具有十分重要的意義。作為中小物流企業(yè)可以從一下方面進行完善：第一，企業(yè)應設置內部審計機構或建立內部控制自我評估系統(tǒng),加強對本企業(yè)內部會計控制的監(jiān)督和評估,及時發(fā)現漏洞和隱患,并針對出現的新問題和新情況及內部控制執(zhí)行中的薄弱環(huán)節(jié),及時修正或改進；第二，會計與內部審計監(jiān)督人員的責任分工要明確，兩者要互相監(jiān)督，不定期聘請專家對內部審計人員進行培訓學習，使內部審計人員具備財務基礎、管理及法律等相關知識，不斷完善內部審計人員知識結構。

四、總結

中小物流企業(yè)要想經營良好不斷發(fā)展壯大自己的規(guī)模，就必須重視內部控制的應用，要根據企業(yè)發(fā)展經營的特點，增強內部控制意識，制定一系列適合企業(yè)實施的內部控制制度，積極有效的把內部控制放到企業(yè)中去運行。在內部控制的應用實施過程中不斷的取其精華去其糟粕，切實把內部控制當成企業(yè)未來成長的努力方向，這樣，中小物流企業(yè)必定會更快更強的發(fā)展。

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